こんにちは！ビーキャップの添田です。
在宅勤務やテレワークなど、働く場所を選ばないハイブリッドワークという働き方が、急速に広がっています。通勤時間が軽減されたり、育児や介護との両立ができる、また自分に合った働きやすい環境で仕事ができるということで、労働者からは人気の高い働き方です。しかし一方で、総務・労務・人事などの管理部門や各部門の管理職者からは、悲痛の声が上がっています。
「オフィスに出社していない社員・部下の勤務状況をどうやって管理するか」
社員が個人単位で働き方を選べるようになったことで、その働き方・働く場所が複雑化し、管理部門・管理職者の頭を悩ませています。そこで今回は、ハイブリッドワークに対応できる勤怠管理にシフトチェンジするために、勤怠管理の根本から整理をしてみたいと思います。
Contents
勤怠管理の基本ルール
テレワークや在宅勤務などのオフィス外で業務についている場合でも、勤怠の管理は通常通り義務付けられています。勤怠管理における基本的なルールについて確認しましょう。
出退勤の時間管理
勤怠管理は、労働基準法に定められた義務です。働基準法第108条では、労働時間や日数、残業時間、深夜労働時間など賃金計算の基礎となる項目ごとに賃金台帳へ記入しなくてはならないとされているため、総労働時間だけでなく、項目ごとに管理・記録していく必要があります。
労働日ごとに始業時間と終業時間を記録していくことで結果的に、労働日、休日、残業時間、深夜労働時間などについて管理できることに繋がるので、原則として労働日の出退勤時間を管理の基本としている企業が多いでしょう。
労働者の自己申告に頼らない客観的な管理
厚生労働省のガイドラインによると、労働者の自己申告のみによる労働時間管理は原則として認められていません。その理由は、実際の労働時間とは異なる虚偽の申告がされる場合があるからです。例えば労働時間に制限が設けられており、またそれを超えてしまいそうな場合、実際の労働時間よりも少なく申請をされてしまう場合があります。自己申告のみの勤怠管理だと、この虚偽の申請を見抜くことができかねますので、原則認められていないというわけです。
そこで推奨されているのが、タイムカードやICカード、PCの使用ログ、オフィスへの入退室の記録などの客観的な勤怠管理です。客観的な管理を行うことで、不正や改ざんを防いでより正確な管理ができます。またシステム上に登録されるものを選ぶことで、労働者・管理者ともに入力や集計の手間を削減することができます。
(参考: 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省）
ハイブリッドワークにおける勤怠管理の課題と解決策
労働者からは受け入れられているハイブリッドワークという働き方ですが、管理部門や管理者層からは、働く姿が見えないということで、勤怠管理のしづらさが問題視されています。しかし、感染症の拡大や労働人口の減少などの影響により、より労働者の働きやすい労働環境を提供していかなければならないこともまた事実です。
そこで、ハイブリッドワークにおいても管理がしやすくなるよう、現在の課題とその解決策について解説しましょう。
⑴勤務実態の把握
課題：勤務実態が見えない
テレワークや在宅勤務はオフィス外での勤務となるため、オフィス内にあるタイムカードやICカードの読み取り機を利用して勤怠管理を行っていた企業では、自己申告による勤怠管理をせざるを得なくなります。また労働者本人の姿が見えないことで、企業が定めた適切な労働時間での就業となっているかの判断が難しくなります。
解決策：Web会議ツールを使用した顔を合わせての朝終礼の実施
勤務実態の管理をするにあたり、申告された時間とメールの送信履歴を照らし合わせその整合性を確認することや、勤怠システムを新たに導入すること、またPCの使用ログを確認するなどの方法が考えられます。
さまざまな方法の中でおすすめしたいのが、Web会議ツールを使用した顔を合わせての朝終礼の実施です。この方法はシステムによる管理よりは多少時間がかかってしまう、また場所を選ぶ必要があるというデメリットもありますが、何よりのメリットは労働者の健康管理も同時に行えるということです。
ハイブリッドワークの普及により、社員間のコミュニケーションが減少していることは度々問題として挙げられます。コミュニケーションの減少が、精神面の健康状態に影響してしまうことは少なくありません。1日のうちに2回、5分程度でも顔を見て会話をできることで、業務状況の確認と同時に健康状況に変わりがないか、その表情から汲み取ることができます。
⑵長時間労働の制限
課題：仕事とプライベートの切り離しがしにくい
特に在宅勤務の場合、自宅で業務につくため、仕事と仕事外の切り分けがしにくく、結果として長時間勤務になってしまうというデメリットがあります。これはテレワークも同様で、オフィス勤務よりも「仕事」という環境が身近にあることで生じてしまっているものです。
解決策：システムへのアクセス制限と長時間勤務の申告制の導入
テレワークや在宅勤務を導入している場合、社外から社内のシステムへアクセスしたり、ネットワーク上に保管されているデータを利用することが多くなるでしょう。ハイブリッドワークにおいて、これらの状況はとても便利で、必要不可欠と言っても過言ではないものですが、常にアクセスできる状態にしておくと長時間勤務を引き起こす原因となってしまう恐れがあります。これを防ぐために、深夜帯はアクセスできないようにするなどの、ある程度の制限をするのも良いでしょう。
また「原則残業禁止」や「残業は21時まで」などの基本ルールを設け、超えるようであれば上長への事前申請と承認が必要、というフローを用意することもおすすめです。ルールを設けることで、部下の勤務状況の管理がしやすくなり、超過勤務が多いようであれば注意喚起、また業務内容の見直しと適正化を図ることができます。
より効果的なのは、上記した２つを組み合わせることです。残業について申請がなされていない社員のシステムへのアクセスを制限することで、残業の事前申請が定着し、より管理がしやすくなるでしょう。
勤怠管理で未然に防ぐハードワーク
日本の労働環境において度々問題視されるのが、長時間労働に代表される「ハードワーク」です。なぜこんなにも問題視され、そして解決されないのでしょうか。
日本における長時間労働の問題
日本では「残業は仕事をしている証拠」、「多少の残業は当たり前」と考えている人や企業が少なくありません。この考え方が起因して、長時間労働を生み出しています。
長時間労働の解消は、政府が掲げる働き方改革でも重要な課題の一つで、健康を害し過労死問題を引き起こす直接的原因点されています。そこで厚生労働省では2001年に過労死の労災認定の基準を発表しましたが、まだまだ長時間労働が解消されておらず、2016年からは「過労死等の労災補償状況」の報告に、労働時間による過労死が注目されるような報告が追加されました。これによると、長時間労働は脳や心臓疾患だけでなく、精神障害まで引き起こすとされています。そのため長時間労働における自殺も過労死と認識されるようになったのです。
日本では上記のように「残業は当たり前」という考え方から、長時間労働を軽視する風潮があります。これに加えて昨今の人材不足による人手不足で一人一人の業務量が増えていることも、長時間労働を蔓延させている原因といえるでしょう。
長時間労働が引き起こすデメリット
長時間労働は過度なストレスを生み出し、これによって仕事の生産性の低下させる可能性があります。またこのストレス状態が解消されないことで、睡眠状況に悪影響を及ぼし、心身ともに不健康な状態に陥ってしまうことも考えられます。こうなると人間は本能的に休息を求めるようになりますが、真面目な人ほど「疲れている、けど仕事しなくては」と自分を追い込むようになります。これが政府が危惧する社会問題の入り口で、鬱、自殺、過労死を生み出してしまうきっかけとなるやもしれないのです。
労働者自身の問題に加え、企業側もデメリットを追う可能性があります。
【企業に影響しうるデメリット】
＊残業代や時間外労働の割増賃金増加による、人件費の増加
＊世論の「ブラック企業」認定による、人材獲得・人材定着が困難になる
SNSの発達により企業の情報は広まりやすく、入手しやすいものとなっています。特に若年層では、就職活動や転職活動における情報収集でSNSを活用する比重は高いでしょう。政府の進める働き方改革の影響もあって、若年層では「ライフワークバランス」を意識して職探しをする人が多くなっています。長時間労働はライフワークバランスの維持不可能をイメージさせるので、そういった企業を選ぶ人材は少なく、人材の確保が難しくなっていくのです。
適切な勤怠管理のためにおすすめのツール
ハイブリッドワークにおける超過勤務などの問題が生じないよう、適切な勤怠管理を行う必要があります。そのためには勤怠専用のシステムを導入するとともに、サポート用のツールを併用して使用することをおすすめします。
Web会議ツール
すでに企業間の打ち合わせや商談の際に利用している企業も多いかと思いますが、オンラインで会議を行うためのツールです。電話やチャットと違って、相手の顔が見えるということが何よりの良い点です。
朝礼と終礼をWeb会議で行うことで、勤怠状況の確認と業務状況の確認を同時に行うことができ、さらに不足しがちなコミュニケーションを補うことができます。また電話だと管理者と一対一の対話となってしまい、業務上で感じている不満やストレスを発散できない可能性がありますが、複数人で行うことでこれを軽減することも期待できます。また業務の内容や状況にもよりますが、Web会議を常時接続しておくことで、音声や映像を共有し、在席確認とすることもできます。ただしこれには「監視されている」とマイナスに捉えられてしまう場合もあるので注意が必要です。
Web会議ツールは無料で利用できるものもありますので、一度試してみるのはいかがでしょうか。
■Zoom (https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/)
■GoogleMeet (https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/)
■Microsoft Teams
(https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software)
屋内位置情報ツール
オフィスの中にビーコンという端末を設置して、スマホと連動させることでオフィス内にいる社員の所在地を可視化するツールです。通常ではフリーアドレスのオフィスなどで、社員を探すのに活用できるというメリットがあるツールですが、これを勤怠管理に役立てることができます。
例えば管理部門の社員や管理職である上長がテレワークや在宅勤務をしている時、オフィスにいる社員や部下の状況がわからず、適切な管理ができない場合が想定できます。この時に屋内位置情報サービスでオフィスの中をみることができれば、誰がどこで業務についているかを瞬時に確認することができます。また同サービス内の在宅勤務登録システムを利用して在宅登録を行うことで、在宅勤務社員の管理も可能です。
つまり屋内位置情報サービスは、社外にいながらも社内にいる人の確認ができるということで、残業などの長時間労働の把握や注意喚起に活用することができるのです。そして、これらのオフィス内での行動や在宅勤務の状況などについては、クラウド上にログとして保存されます。そうすることで後の勤怠管理の際に、その裏付けとして使用することができるのです。
■Beacapp Here （https://jp.beacapp-here.com/）
まとめ
感染症の拡大や労働人口の減少によって、ハイブリッドワークなどの新しい働き方の導入は避けて通れないものとなっています。オフィス通勤を原則とした働き方が一般的とは言い切れなくなる中、労働者の働く姿が見えないことは、管理部門への負担となっており、適切な管理が行いづらくなっているのは、現状多くの企業が抱えている課題といえるでしょう。
中でも勤怠管理は労働者の賃金や評価、また健康など、あらゆる面に影響を与えるものですので、より迅速に適正な管理を行えるようにしていく必要があります。適切な管理を行うためには、客観的な管理を心がける必要があります。そのために勤怠管理専用のツールだけではなく、サポートのためのツールを併用していくのはいかがでしょうか。
最後までご覧いただきありがとうございました。
勤怠管理のサポートとしておすすめのツール“BeacappHere”については、
ぜひお気軽にお問合せください。
▶︎株式会社ビーキャップ
https://jp.beacapp-here.com/corporate/
▶︎Beacapp Here｜ホームページ
https://jp.beacapp-here.com/
▶︎Beacapp Here｜Facebook
https://www.facebook.com/BeacappHERE/
▶︎Beacapp Here｜Youtube
https://www.youtube.com/channel/UCSJTdr2PlEQ_L9VLshmx2gg