「監視」ではなく「見守」。ハイブリッドワークにおいて必要な社員を見守ることの重要性とその方法を解説 -

新しい働き方として期待される「ハイブリッドワーク」ですが、一方で社内コミュニケーションを分断してしまうのではないかなどの課題も心配されています。今回は、そんな新しい働き方に取り組んでいく上で重要な「社員の見守り」についてご紹介します！

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社内コミュニケーションの希薄化が招くダメージ

ハイブリッドワークが普及していく中で心配されているのは「社内コミュニケーションの希薄化」ですが、社内のコミュニケーションが減っていくことでどのような問題があるのでしょうか。

成長機会喪失による生産性の低下

社員全員が原則オフィスワークとされていた時には、会社に行けば上司・同僚・チームのメンバーと必然的に顔を合わせることができるのが普通でした。日常的に顔を合わせているので、偶発的に起こるコミュニケーションの機会は、間違いなくハイブリッドワークよりも多いでしょう。業務上で必要な確認もチャットではなく直接会話をして行うことができるので、そこから派生した内容の確認もできたり、またその会話の中で新たな気づきがあるなどして、業務としても社員自身としても成長の機会を得ることができたでしょう。

ハイブリッドワークでは社員がそれぞれ選んだ場所で働いているため、お互いが「会おう」「コミュニケーションをとろう」と思わなければこのようなコミュニケーションの機会は創出されません。そうなると先述したような成長の機会が得られなくなるため、社員自身の成長も遅れ、業務面でもクオリティが下がるなどの生産性が低下することが考えられるでしょう。

モチベーション低下による業績の低下

オフィスワークでは側に他の社員がいるので、何かを成し遂げた時の達成感を気軽に共有することができたり、反対に何か失敗してしまった時には一緒に振り返り、何が悪かったのかを反省して次に生かすことができます。このような達成感や失敗したと悔やむ気持ちを誰かと共有することで、社員はモチベーションを保ち、次の業務に対して前向きに取り組むことができるようになります。ハイブリッドワークやテレワークでは偶発的なコミュニケーションの機会が減少してしまうため、このような直接的に業務に関わってくることではないけれど、モチベーションを維持・向上させるためのコミュニケーションをとる機会が少なくなってしまいます。モチベーションの低下は言い換えると、業務に対して後ろ向きになってしまうということなので、業務効率の低下、生産性の低下、業績の低下、、、という悪循環を生み出してしまいます。

人材の流出による企業の成長速度の低速化

近年の働き手は企業に対する執着が薄くなっているため、モチベーションの低い状態が続くと、次の職場を求めるきっかけともなります。離職率が上がることで新たな採用コストがかかったり、人材の育成に時間や手間がかかるなど、企業としての成長速度を低下させることが考えられます。

「社員の見守り」で防ぐ企業ダメージ

ハイブリッドワークで社内のコミュニケーションの希薄化が心配されているのは、「いつ」「どこで」「誰が」働いているのかわからなくなってしまうからです。つまり、コミュニケーションの機会を守り、社員のモチベーションを維持させるためには、いつどこで働いているのかを社員同士がお互いに認知できれば良いということです。

注目すべきは、「社員同士が、お互いに」というところです。自分の上司が、自分の部下が、同僚がどこで働いているかを認知することで、コミュニケーションの機会を生み出すことができるようになります。「知りたいことがあるけれど、今携わっている業務に直接必要なことではない。そんなことで上司にチャットや電話をして教えてもらうのも手間をかけてしまって申し訳ない。」そんな時に上司がオフィスにいることがわかれば、自分がオフィスに足を運んで、上司に話しかけることで問題を解決することができるようになります。

ここでさらに重要なのは、聞かなくてもお互いの居場所を把握できているということです。「今オフィスにいますか？」という質問を事前に投げかける必要があるとすれば、話は振り出しに戻ってしまいます。社員同士の見守りでは、コミュニケーションの機会を生み出すだけでなく、そのハードルを下げるものであることが求められます。

気軽にコミュニケーションをとることができるようになれば、業務上の会話だけでなく、「今日はいい天気だね！」「元気ないように見えるけど大丈夫？」といったような日常的な会話が生まれるようになります。日常的な会話によって円滑なコミュニケーションが取れるようになると、業務上の会話も円滑に行うことができるようになります。そうすると社内の雰囲気もよくなり、会社が社員にとって働きやすい場所になります。そのような場所で働いているうちに社員のモチベーションは維持・向上され、成長を促し、生産性向上、業績向上、企業の成長速度向上、と好循環を生み出すことができるでしょう。

社員同士がお互いを「見守る」ためには

社員同士で行う見守りの「ポイント」

社員同士がお互いに、「いつ」「どこで」働いているかを自然と認識するためには、ICTツールの活用がおすすめです。近年の感染症拡大によって出社率を制限するため、社員に出社を事前申請させる、出社状況をExcelで管理するなどを行なっている企業もありましたが、やはり申請漏れや登録漏れが多く、問題となるケースが多くありました。またこれらの方法ではどちらもリアルタイムな情報ではないので、「今」の状況を追うことができません。「オフィスにいる」といっても、常に同じ場所、同じ座席にいるとは限りません。ハイブリッドワークで気軽な社内コミュニケーションを実現するためには、「今」どこにいるのかという情報が必要になります。

つまり、社員同士がお互いを見守り、その情報を元に気軽な社内コミュニケーションを実現していくためには、「自動で」「今」の情報を得られることがポイントとなります。そこで、人力では足りない情報を補填するためにも、ICTの力が必要となるのです。

「ichi-watch」で広げる見守りの輪

「ichi-watch」は、オフィスにいる社員が、オフィスのどこにいるのかを簡易的に表示させるアプリです。表示させる場所は企業によって任意に選ぶことができ、またアイコン形式で表示されるため「監視されている」という印象を和らげることができます。

ichi-watchはオフィス向け屋内位置情報サービス導入社数・ユーザー数ともにNo.1の実績※を誇るBeacapp Hereを前進にしたサービスです。基本的には屋内における位置情報をビーコンとスマートフォンで可視化するサービスですが、ただ位置情報を可視化するのではなく、社員同士でお互いを見守りあい、優しい職場を実現することをコンセプトとしています。「監視」ではなく「見守る」ということを大切にしているため、過度な位置情報の追跡やオフィスマップは不要と考えられ、機能としてもとてもシンプルな作りとなっています。「あの人は今オフィスのどこにいる？」というただこれだけを解決し、円滑なオフィスコミュニケーションをサポートします。※2022年11月時点　（株）東京商工リサーチ調べ

コンセプトは異なりますが、基本的な機能はBeacapp Hereと変わりないため、性能面でもセキュリティ面でも安心して使うことができます。オフィスに設置したビーコンの発する電波を社員が持ち歩くスマホが受信することで自動で居場所を表示させるため、社員の手間をかけることがなく運用することが可能です。また在宅勤務をする際は、アプリ内にある在宅勤務登録ボタンを押すだけで登録できるため、「今日は誰が出社しているのかな？」と、アプリを開いた時についでに登録し、運用することができるのです。ichi-watchの利用で、社員の手間をかけず、社員同士がお互いを見守り、気軽にコミュニケーションをとる環境を作ることができるようになります。

▶︎「ichi-watch」について、詳しくはこちらをご覧ください。

https://ichi-watch.com/

「監視」ではなく「見守」であること

これまでハイブリッドワークにおける社内コミュニケーションにおいて「社員の見守り」が重要であることを説明してきましたが、改めて、大切なことは「見守り」であることをご認識いただきたいと思います。似ているようにも感じる言葉・考え方ですが、全く違うものですのでご注意ください。

【見守】危険がないように気を配ること。

【監視】警戒して見張ること。

「見守」が高齢者や子供などの守るべき対象に対して使用される言葉であるのに比べ、「監視」は囚人や捕えられた人を対象にして使用されます。

企業における社員は「監視」の対象ではありません。たとえば、オフィスの利用が少ない社員に対して「ずっと在宅勤務だけれど、しっかり仕事ができているのか」と強制的な出社を促すような発言をしたり、フリーアドレスのオフィスにおいて「出社しているときはずっとカフェスペースにいるようだけど、手を抜いて仕事をしているんじゃないだろうな」というような発言はあってはなりません。人によって集中できる環境は異なります。これらの発言はハイブリッドワークの良さを損わせてしまうと同時に、社員のモチベーションの低下の要因にもなりかねるので、居場所がわかったとしても過度な干渉は不要なので注意しましょう。「監視」ではなく、あくまでも「見守」であることを忘れてはいけません。