社員数が増えるにつれ、鍵やICカード、端末、制服など、貴重品の取り扱いが一気に煩雑になってきた。そんな実感はありませんか。
人事部門が担う管理領域が広がる中、手書き台帳やExcelではもう限界という声も少なくありません。
そこで本記事では、貴重品管理の方法やセキュリティ対策について詳しく解説します。
本記事を最後までお読みいただくことで、貴重品管理のポイントを理解し、自社のセキュリティ対策にお役立ていただけますので、是非とも最後までお読みください。
職場での貴重品の管理方法とは
職場における貴重品の管理は、社員の安全と企業の信頼性を保つために重要です。ここでは、各管理方法について解説します。
貴重品をデスクに出さない
職場での貴重品管理において、最も基本的かつ重要な対策の一つが「貴重品をデスクに出さない」ということです。
デスク上に貴重品を置いておくと、他の社員や来客による盗難のリスクが高まります。特に、現金や個人のIDカード、会社の機密情報が含まれる端末などは、目に見える場所に置かないことが肝心です。
デスクに貴重品を出さないためには、まずは日常的に使用するアイテムを見直し、必要最低限のものだけをデスクに置くよう心がけましょう。
例えば、鍵やICカードは、使用後すぐにロッカーや専用のセキュリティボックスにしまう習慣をつけることが大切です。また、デスク周りを整理整頓することで、貴重品を置くスペースを減らし、無意識に出してしまうことを防ぐことができます。
社用ロッカーに入れておく
職場での貴重品管理において、社用ロッカーを活用することは非常に効果的です。
ロッカーは、個人のデスク周りに貴重品を置かずに済むため、盗難や紛失のリスクを大幅に減少させることができます。
特に、鍵付きのロッカーを利用することで、より高いセキュリティを確保することが可能です。
社用ロッカーを利用する際には、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。まず、ロッカーの利用ルールを明確にし、全社員に周知徹底することが必要です。
例えば、ロッカーの使用時間や、どのような物を保管することが推奨されるかを定めておくと良いでしょう。
職場に極力貴重品を持ち込まない
職場での貴重品管理を徹底するためには、まず「持ち込まない」という意識を持つことが重要です。
特に、現金や高価なアクセサリー、個人的な電子機器などは、職場に持ち込むことで盗難や紛失のリスクが高まります。これらのアイテムは、できるだけ自宅に置いておくことを推奨します。
また、職場に持ち込む必要がある場合でも、最小限に留めることが大切です。例えば、業務に必要な最低限の物品だけを持参し、不要なものは持ち込まないように心掛けましょう。
職場で紛失しやすいもの
職場では、さまざまな貴重品が取り扱われていますが、その中でも特に盗まれやすいものがいくつか存在します。
現金・財布
職場において、現金や財布は特に盗難のリスクが高いアイテムです。
多くの人が日常的に持ち歩くため、管理が疎かになりがちですが、実際には非常に注意が必要です。
例えば、デスクの引き出しやカバンの中に無造作に置いておくと、他の社員や来客に簡単にアクセスされてしまう可能性があります。
また、現金や財布はその性質上、すぐに現金化できるため、盗まれた場合の被害が大きくなります。特に、現金を持ち歩く必要がある場合は、できるだけ少額に抑え、必要な時だけ取り出すよう心掛けることが重要です。
アクセサリー類
職場において、アクセサリー類は意外にも盗難の対象となりやすいアイテムの一つです。
特に、ネックレスや指輪、時計などの装飾品は、目を引く存在であるため、他人の目に留まりやすく、盗まれるリスクが高まります。これらのアイテムは、個人の価値観やスタイルを反映するものであり、時には高額なものも含まれるため、特に注意が必要です。
また、アクセサリーはデスクやロッカーに置きっぱなしにすることが多く、管理が疎かになりがちです。例えば、会議中や外出時にデスクに置いたままにしてしまうと、他の社員や来客に簡単にアクセスされる可能性があります。
食べ物
職場における貴重品の管理は、物理的なアイテムだけでなく、食べ物にも注意が必要です。
食べ物は、他の貴重品と異なり、目に見える形で存在するため、無防備に放置されがちです。そのため、職場での食べ物の管理方法を考えることは、セキュリティ対策の一環として重要です。
まず、食べ物をデスクに置かないことが基本です。デスク上に食べ物を置くと、他の社員が手を出しやすくなり、盗まれるリスクが高まります。
また、共用の冷蔵庫を利用する場合は、個人の食べ物に名前を記入することが効果的です。これにより、誰のものであるかが明確になり、無断で取られることを防ぐことができます。
傘
職場での貴重品管理において、意外と見落とされがちなアイテムが「傘」です。
特に雨の日には、多くの社員が傘を持参するため、オフィス内に傘が溢れかえってしまうことがあります。このような状況では、傘が他の人のものと混ざってしまったり、置き忘れたりするリスクが高まります。
傘は比較的安価なアイテムであるため、盗難の対象になりにくいと思われがちですが、実際には他の貴重品と同様に注意が必要です。
そのため、職場では傘を管理するためのルールを設けることが重要です。例えば、傘立てを設置し、使用後は必ずそこに戻すことを徹底する、または個人専用の傘入れを用意するなどの対策が考えられます。
貴重品盗難防止グッズとは
職場での貴重品管理を強化するためには、適切な盗難防止グッズの導入が不可欠です。
これらのグッズは、物理的なセキュリティを提供し、社員が安心して業務に集中できる環境を整える役割を果たします。ここでは、特に効果的な貴重品盗難防止グッズについて紹介します。
鍵付きロッカー
職場での貴重品管理において、鍵付きロッカーは非常に有効な手段です。
特に、社員が多くなると、個々のデスク周りが煩雑になり、貴重品が盗まれるリスクが高まります。そこで、鍵付きロッカーを導入することで、貴重品を安全に保管することが可能になります。
鍵付きロッカーは、個人の所有物を守るだけでなく、職場全体のセキュリティを向上させる役割も果たします。
社員が自分の貴重品をロッカーに保管することで、デスク上に物を置く必要がなくなり、職場環境が整然とします。また、ロッカーの鍵は個人に管理させることで、責任感を持たせることもできます。
セキュリティボックス
職場での貴重品管理において、セキュリティボックスは非常に有効な手段です。
セキュリティボックスは、鍵や暗証番号でロックされるため、外部からの侵入を防ぎ、貴重品を安全に保管することができます。
また、セキュリティボックスはサイズやデザインが多様で、オフィスのスペースに合わせて選ぶことができます。小型のものから大型のものまであり、現金や重要書類、電子機器など、さまざまな貴重品を収納することが可能です。
さらに、最近ではスマートフォンやタブレットと連携したセキュリティボックスも登場しており、より便利で安全な管理が実現されています。
導入にあたっては、社員への使用方法の周知や、定期的な点検を行うことが重要です。これにより、セキュリティボックスの効果を最大限に引き出し、職場全体のセキュリティを向上させることができます。セキュリティボックスを活用することで、安心して業務に集中できる環境を整えることができるでしょう。
企業が取り組むべきセキュリティ対策とは
職場での貴重品管理を強化するためには、企業が積極的にセキュリティ対策を講じることが不可欠です。ここでは、各対策について解説します。
防犯カメラを複数設置する
職場での貴重品管理において、防犯カメラの設置は非常に重要な対策の一つです。
防犯カメラは、犯罪の抑止力として機能するだけでなく、万が一の盗難や不正行為が発生した際の証拠としても役立ちます。
カメラの設置場所は、出入り口や貴重品が保管されているエリア、共用スペースなど、特に注意が必要な場所を選ぶことが重要です。また、カメラの視野を広げるために、適切な角度や高さに設置することも考慮しましょう。
侵入警報システムを導入する
職場のセキュリティを強化するためには、侵入警報システムの導入が非常に効果的です。
このシステムは、不審者の侵入を即座に感知し、警報を発することで、迅速な対応を可能にします。特に、夜間や休日などの無人の時間帯において、侵入者の侵入を防ぐための強力な武器となります。
侵入警報システムには、モーションセンサーやドアセンサーなど、さまざまなタイプがあります。これらのセンサーは、動きや開閉を感知し、異常を検知した際に警報を発する仕組みです。
さらに、最近ではスマートフォンと連携できるシステムも増えており、リアルタイムで警報の状況を確認できるため、管理者は常に安心感を持つことができます。
ロッカーの暗証番号を定期的に変更するように周知する
職場での貴重品管理において、ロッカーの暗証番号を定期的に変更することは非常に重要な対策の一つです。
暗証番号が長期間同じであると、万が一その情報が漏洩した場合、貴重品が盗まれるリスクが高まります。特に、社員が多い職場では、情報の管理が難しくなるため、定期的な変更が必要です。
具体的には、例えば3ヶ月ごとに暗証番号を変更するルールを設け、その変更を全社員に周知徹底することが効果的です。変更の際には、社員に新しい番号を通知する方法として、社内メールや掲示板を活用することが考えられます。
退出時の施錠確認を徹底する
職場での貴重品管理において、退出時の施錠確認は非常に重要なステップです。
多くの企業では、業務終了後にオフィスの施錠を怠ることがあり、その結果として貴重品が盗まれるリスクが高まります。
特に、社員が帰宅する際に施錠を確認する習慣を徹底することで、セキュリティを強化することができます。
施錠確認を徹底するためには、まず明確なルールを設けることが必要です。例えば、全社員に対して退出時には必ず施錠を確認するように指導し、施錠確認のチェックリストを作成することが効果的です。
オフィスを外から見やすい設計にする
職場のセキュリティを強化するためには、オフィスの設計自体にも工夫が必要です。外から見やすい設計は、犯罪者に対する抑止力となり、貴重品の盗難を未然に防ぐ効果があります。具体的には、窓やドアの配置を工夫し、外部からの視認性を高めることが重要です。
例えば、オフィスの窓を大きくし、明るい照明を使用することで、内部の様子が外から見えやすくなります。
これにより、万が一不審者が近づいても、周囲の人々がその行動に気づきやすくなります。
会社における貴重品管理におすすめのBeacapp Tag
個人の貴重品管理だけではなく、「社用車の鍵」や「稟議書類」など会社における貴重品管理にも気を付ける必要があります。
社内の備品の所在地を可視化する際には、ビーキャップが提供するBeacapp Tagがおすすめです。Beacapp Tagについて気になる方は、下記よりご確認ください。
参考: 【Beacapp Tag】あらゆる現場のモノの所在地を可視化する
まとめ
本記事では、貴重品をデスクに出さない、社用ロッカーに入れておく、職場に極力貴重品を持ち込まないといった基本的な管理方法を紹介しました。
また、職場で特に盗まれやすいものとして現金や財布、アクセサリー類、食べ物、傘などが挙げられます。これらのアイテムは、無防備に放置されることが多く、注意が必要です。
さらに、鍵付きロッカーやセキュリティボックスといった防犯グッズの活用も、効果的な対策の一環です。
企業が取り組むべきセキュリティ対策としては、防犯カメラの設置や侵入警報システムの導入、ロッカーの暗証番号の定期的な変更、退出時の施錠確認の徹底、オフィスの外から見やすい設計などが挙げられます。
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