近年、多くの企業で取り組まれている「ワンオンワン（1on1ミーティング）」。人材育成やエンゲージメント向上の手法として注目される一方で、「形骸化している」「雑談で終わってしまう」といった声も少なくありません。特にフリーアドレスを導入している企業では、物理的な距離や人の所在が見えにくくなることで、ワンオンワンの運用に新たな課題が生じやすくなります。
本記事では、フリーアドレス環境におけるワンオンワンの課題を整理し、総務・人事が押さえるべき運用設計と成功のポイントを解説します。
ワンオンワンとは？今あらためて注目される理由
ワンオンワンは以前から多くの企業で取り入れられてきましたが、近年あらためて注目を集めています。その背景には、働き方の多様化やマネジメントの難易度が高まっていることがありますが、従来の一律的な管理手法では、個々の状態や課題を把握しきれなくなりつつあります。
本章では、ワンオンワンの基本的な考え方を整理しつつ、なぜ今の時代に必要とされているのかを改めて確認します。
ワンオンワンの基本的な定義と目的
ワンオンワンとは、上司と部下、または同僚同士が定期的に1対1で行う対話の場を指します。重要なのは、業務進捗の確認や指示出しではなく、本人の状態や考え、悩みを引き出すことに主眼が置かれている点です。日常業務では表に出にくい不安や課題、キャリアへの思いなどを共有することで、早期の課題発見や成長支援につながります。
近年は、働き方の多様化やマネジメントの複雑化により、個々の状況を丁寧に把握する必要性が高まっています。その中で、ワンオンワンは「人を理解するための時間」として、改めて重要視されているのです。
評価面談との違いと、混同されやすいポイント
ワンオンワンと評価面談は、実施形式が似ているため混同されがちですが、目的は大きく異なります。評価面談は成果や目標達成度を確認し、評価を決定する場であるのに対し、ワンオンワンは評価を目的としない対話の場です。
しかし、制度設計が曖昧なまま導入されると、「結局評価の話になる」「上司から一方的に話される」といった状況が生まれやすくなります。そうなると、部下は本音を話しにくくなり、ワンオンワン本来の価値が失われてしまいます。
両者の役割を明確に切り分けることが、形骸化を防ぐための重要なポイントです。
人材育成・エンゲージメント向上における役割
継続的に行われるワンオンワンは、人材育成の土台となる取り組みです。定期的な対話を通じて、本人の強みや課題、関心領域を把握することで、より適切な育成や配置につなげることができます。
また、「自分の話を聞いてもらえている」「理解してもらえている」という実感は、エンゲージメント向上にも直結します。特にフリーアドレスやリモートワークが進む中では、孤立感を防ぐ役割としても重要です。ワンオンワンは、個人と組織をつなぐ接点として、ますます欠かせない存在になっています。
フリーアドレス環境で起こりやすいワンオンワンの課題
フリーアドレスは柔軟な働き方を実現する一方で、コミュニケーションのあり方に変化をもたらします。特にワンオンワンにおいては、「会いにくさ」や「調整のしづらさ」といった課題が表面化しやすくなります。
本章では、フリーアドレス環境ならではの構造的な課題を整理し、なぜワンオンワンがうまく機能しにくくなるのかを紐解いていきます。
「どこにいるかわからない」ことで生じる調整負荷
フリーアドレス環境では、固定席がないため、相手がどこで働いているのか分からない状況が日常的に発生します。その結果、「声をかけようと思ったが見つからない」「今は話しかけていいのか判断できない」といった小さな迷いが積み重なります。
こうした調整負荷は、ワンオンワンの実施を後回しにする原因になりがちです。一度延期されると、そのまま実施されなくなるケースも少なくありません。
総務・人事の視点では、制度としては存在しているものの、環境要因によって実行されていない状態とも言えます。
偶発的な対話が減り、関係構築が難しくなる背景
フリーアドレスでは、毎日同じメンバーが同じ場所に集まることが少なくなります。その結果、ちょっとした雑談や相談といった偶発的な対話が生まれにくくなります。
ワンオンワンは信頼関係が前提となるため、日常的なコミュニケーションが不足していると、形式的な場になりがちです。結果として、表面的な話題に終始し、本音や課題が引き出せなくなります。
環境の変化が、知らず知らずのうちに関係構築のハードルを上げている点は、見落とされがちな課題です。
ワンオンワンが形骸化・属人化しやすい理由
ワンオンワンがうまく機能するかどうかは、マネージャー個人の意識やスキルに依存しやすい側面があります。フリーアドレス環境では特に、実施方法や頻度が現場任せになりやすく、部署ごとの差が広がりがちです。その結果、熱心なマネージャーのもとでは機能する一方で、そうでない部署では形骸化するという属人化が進みます。
総務・人事が全社的な施策として効果を把握しにくくなる点も、大きな課題と言えるでしょう。
なぜワンオンワンは形骸化してしまうのか
ワンオンワンが形骸化する原因は、マネージャーや個人の問題だけではありません。制度設計や運用のあり方、組織構造そのものに要因が潜んでいるケースも多く見られます。
本章では、「目的が曖昧」「現場任せ」「状況が見えない」といったよくある要因を整理し、形骸化が起こるメカニズムを明らかにします。
目的やゴールが共有されていないケース
ワンオンワンを実施する目的やゴールが明確でない場合、「何を話せばいいかわからない」「とりあえず雑談になる」といった状況が生まれやすくなります。目的が共有されていないと、上司と部下の認識にズレが生じ、双方にとって価値を感じにくい時間になってしまいます。
総務・人事としては、制度導入時に「何のために行うのか」を言語化し、共通認識として浸透させることが重要です。
現場任せになり、運用がばらつく問題
多くの企業では、ワンオンワンの重要性を理解しつつも、具体的な進め方は現場に委ねられています。その結果、実施頻度や内容、質にばらつきが生じます。
運用が属人的になると、総務・人事としても全体像を把握しにくく、改善の打ち手が見えなくなります。制度として機能させるためには、最低限のガイドラインや支援策が不可欠です。
総務・人事が状況を把握しにくい構造的要因
ワンオンワンはクローズドな場で行われるため、内容を詳細に把握することはできません。しかし、実施されているかどうか、継続されているかどうかといった情報すら見えない状態では、改善につなげることが困難です。
特にフリーアドレス環境では、実施状況が見えにくくなりがちです。可視化の仕組みを持たないままでは、形骸化に気づくのが遅れてしまいます。
総務・人事が考えるべきワンオンワンの運用設計
ワンオンワンを現場任せにするだけでは、全社的な施策として機能させることは困難です。特にフリーアドレス環境では、制度と環境の両面からの設計が欠かせません。
本章では、総務・人事の立場から考えるべき運用設計のポイントを整理し、マネージャーを支援しながら定着を促す考え方を解説します。
フリーアドレス前提でのルール・仕組みづくり
フリーアドレス環境では、「いつ・どこで・どのくらいの頻度で行うのか」といった基本ルールをあらかじめ整理しておくことが重要です。柔軟な働き方を尊重しつつも、最低限の共通ルールがなければ、ワンオンワンは後回しにされがちです。
環境に合わせた設計を行うことが、定着への第一歩となります。
マネージャー任せにしないための支援設計
ワンオンワンの質を高めるには、マネージャー個人の力量に依存しすぎない仕組みが必要です。質問例やアジェンダの共有、研修の実施など、総務・人事が支援することで、一定の質を担保できます。
支援があることで、マネージャー側の心理的負担も軽減され、継続しやすくなります。
継続・定着を促すための可視化と改善
実施状況や課題を定期的に可視化し、改善を重ねることで、ワンオンワンは形骸化を防ぐことができます。「やって終わり」ではなく、状況を見ながら改善していく姿勢が、長期的な定着につながります。
フリーアドレス環境でワンオンワンを成功させるポイント
フリーアドレスだからこそ、従来とは異なる工夫が求められます。重要なのは、「会えないこと」を前提にした上で、どのようにワンオンワンを成立させるかという視点です。
本章では、環境面の工夫や情報の活用を通じて、フリーアドレス環境でもワンオンワンを機能させるための具体的な考え方を紹介します。
「会える・話せる」環境をどう担保するか
ワンオンワンを成功させるには、物理的・心理的に「会いやすい」環境づくりが欠かせません。フリーアドレス環境では、偶然会える機会が減るため、意図的に会える仕組みを整えることが重要になります。
空間と人の情報を活用した運用の工夫
誰がどこで働いているかといった情報を把握できれば、声かけや調整が格段にスムーズになります。空間と人をセットで捉える視点は、フリーアドレス環境におけるワンオンワン運用を支える重要な考え方です。
Beacapp Hereを活用したワンオンワン改善の考え方
Beacapp Hereのように、人やモノの所在を可視化できる仕組みを活用することで、「会えない」「探すのが大変」といった課題を軽減できます。ワンオンワン専用ツールとしてではなく、日常の働き方を支える基盤として活用することで、結果的にワンオンワンが実施しやすい環境を整えることができます。
フリーアドレス時代のワンオンワンを機能させるために
働き方が大きく変化する中で、ワンオンワンの在り方も見直しが求められています。制度を整えるだけでなく、実行され続ける環境と仕組みをどう作るかが重要です。
本章では、これまでの内容を踏まえ、フリーアドレス時代におけるワンオンワンを機能させるための考え方と、総務・人事が担うべき役割を整理します。
ワンオンワンは制度だけでは機能しない
ワンオンワンは制度として導入するだけでは、期待した効果を発揮しません。実施ルールを定めても、忙しさや環境要因によって後回しにされれば、形骸化してしまいます。特にフリーアドレスやリモートワークが進む中では、「会いづらい」「調整が面倒」といった理由で、制度が現場に浸透しにくくなる傾向があります。
重要なのは、制度を“作ること”ではなく、“実行され続ける状態”をどう作るかという視点です。実行を支える環境や仕組み、マネージャーへの支援があってこそ、ワンオンワンは初めて意味を持ちます。
働く「環境」と「仕組み」をセットで考える重要性
フリーアドレスやリモートワークといった働き方の変化は、コミュニケーションのあり方そのものを変えています。従来と同じワンオンワンの運用方法をそのまま当てはめても、うまく機能しないケースが増えているのが実情です。だからこそ、制度設計と同時に「どこで、どのように会うのか」「調整の負担をどう減らすか」といった環境面も合わせて考える必要があります。
環境と仕組みを切り離さずに設計することが、フリーアドレス時代のワンオンワンを機能させる鍵となります。
総務・人事が果たすべき役割と今後の視点
ワンオンワンを全社的に機能させるためには、総務・人事の関与が欠かせません。
現場に任せきりにするのではなく、制度設計、運用支援、環境整備を通じて継続を後押しする役割が求められます。
また、実施状況を把握し、課題を改善につなげる視点も重要です。働き方が今後さらに多様化する中で、ワンオンワンは「人と組織をつなぐ基盤」としての役割を担います。総務・人事がその中心に立つことで、組織全体の成長と変化を支えることができます。
まとめ
フリーアドレス環境におけるワンオンワンは、従来以上に工夫と設計が求められます。
形骸化の原因を個人の問題として片付けるのではなく、環境や仕組みの観点から見直すことが重要です。
総務・人事が中心となり、運用ルールの整備や可視化、環境づくりを進めることで、ワンオンワンは人材育成とエンゲージメント向上の強力な手段になります。働き方が変わる今だからこそ、ワンオンワンの在り方をあらためて見直してみてはいかがでしょうか。
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