企業の成長や働き方の変化に伴い、「本社移転」を検討する企業は年々増えています。一方で、本社移転は単なる引っ越しではなく、経営判断・従業員対応・オフィス運用まで含めた大規模なプロジェクトです。
特に総務部は、移転計画の立案から社内外の調整、移転後のオフィス運用までを担う中心的な役割を果たします。準備不足のまま進めてしまうと、「想定以上にコストが膨らんだ」「移転後にオフィスが使われなくなった」といった失敗にもつながりかねません。
本記事では、本社移転の基本から、総務が押さえるべき準備・進め方、そして移転を成功させるためのポイントまでを分かりやすく解説します。
本社移転とは？基本的な考え方
本社移転は、経営戦略や働き方改革と密接に関わる重要な意思決定です。まずは「なぜ移転するのか」「移転によって何を実現したいのか」を整理することが欠かせません。
本社移転が行われる主な理由
本社移転の理由は企業によってさまざまですが、代表的なのは事業拡大や人員増加によるオフィス手狭化です。
また、在宅勤務やフリーアドレスの導入により、従来のオフィス規模や立地が最適でなくなるケースも増えています。加えて、採用力強化を目的にアクセスの良いエリアへ移転する、BCP対策として耐震性や災害リスクの低い建物を選ぶといった理由もあります。
総務としては、表面的な理由だけでなく、その背景にある経営課題や将来像を把握したうえで移転計画を支えることが重要です。
単なる引っ越しではない「経営判断」としての移転
本社移転は、オフィスの場所が変わるだけではなく、働き方や組織文化にも大きな影響を与えます。
例えば、拠点統合によって部門間の連携が活発になる一方、通勤負担が増える従業員が出てくることもあります。そのため、移転は経営戦略の一環として捉え、従業員の働き方や生産性、エンゲージメントまで見据えて判断する必要があります。
総務は、その意図を理解し、具体的な施策に落とし込む役割を担います。
総務が関与する範囲の広さ
本社移転における総務の関与範囲は非常に広く、物件選定のサポート、契約関連業務、レイアウト検討、社内外への周知、引っ越し実務、各種届出対応など多岐にわたります。さらに、移転後のオフィス運用やルール整備まで含めると、プロジェクトは長期化しがちです。
だからこそ、全体像を把握し、抜け漏れなく進める視点が求められます。
本社移転を進める際の準備と進め方
本社移転を成功させるためには、事前準備と段階的な進行が不可欠です。総務が主導して整理すべきポイントを見ていきます。
移転計画の立案とスケジュール管理
まず行うべきは、移転目的・予算・希望時期を整理した移転計画の立案です。
特にスケジュール管理は重要で、物件契約から内装工事、引っ越しまでには想像以上に時間がかかります。繁忙期や決算期と重ならないか、業務への影響は最小限に抑えられるかなども考慮が必要です。
総務は関係部署と連携しながら、現実的で無理のないスケジュールを設計する役割を担います。
関係部署・外部業者との調整
本社移転では、経営層、人事、IT、各部門、そして不動産会社や内装業者、引っ越し業者など、多くの関係者が関わります。情報共有が不十分だと、認識のズレや手戻りが発生しやすくなります。
総務はハブとなり、定期的な進捗共有や意思決定の場を設けることで、プロジェクトを円滑に進めることが求められます。
従業員への周知・コミュニケーション
移転は従業員にとっても大きな変化です。通勤時間の変化や座席ルールの変更など、不安や疑問を感じる人も少なくありません。
移転の背景や目的、今後の働き方について丁寧に説明し、早めに情報を共有することで、理解と協力を得やすくなります。総務主導で説明会やFAQを用意するのも有効です。
本社移転で総務が直面しやすい失敗・課題
準備を重ねても、本社移転では想定外の課題が生じやすいのが実情です。よくある失敗例を把握しておきましょう。
移転後のオフィスが使われない
せっかく新しいオフィスに移転したにもかかわらず、「思ったより出社率が低い」「会議室や席が余っている」といったケースは少なくありません。
在宅勤務の定着により、従来と同じ感覚で面積や席数を決めてしまうと、過剰投資につながる恐れがあります。移転前に現状の出社状況を把握できていないことが原因となるケースが多いです。
コスト削減目的が逆効果になる
本社移転はコスト削減を目的に行われることもありますが、短期的な賃料だけを見て判断すると、結果的に不便な立地や使いにくいオフィスになってしまうことがあります。
通勤負担の増加や生産性低下は、見えにくいコストとして後から影響します。総務はコストと働きやすさのバランスを意識した提案が求められます。
移転後の運用まで手が回らない
移転作業そのものに追われ、移転後のオフィス運用やルール整備が後回しになるケースも多く見られます。結果として、座席の使い方が定まらず混乱が生じたり、利用実態が分からないまま改善できなかったりします。
本社移転は「移って終わり」ではなく、「移った後が本番」であることを意識する必要があります。
本社移転を成功させるためのポイント
本社移転を単なる引っ越しで終わらせず、企業価値向上につなげるための考え方を整理します。
移転前に「今の働き方」を把握する
移転計画を立てる際には、現在の出社状況やオフィス利用実態を把握することが重要です。感覚や印象ではなく、データをもとに判断することで、適切なオフィス規模やレイアウトを検討できます。
総務が主体となって現状を可視化することが、失敗を防ぐ第一歩となります。
移転後を見据えたオフィス設計・運用
移転後のオフィスは、従来の延長ではなく、今後の働き方に合わせて設計することが求められます。フリーアドレスやハイブリッドワークを前提とする場合、座席数やスペース配分を柔軟に考える必要があります。
運用ルールも含めて検討することで、移転後の混乱を防ぐことができます。
Beacapp Hereを活用した移転後のオフィス改善
移転後のオフィス運用を最適化するうえで有効なのが、出社・在席状況をデータで把握する仕組みです。Beacapp Hereを活用すれば、誰がどの程度オフィスを利用しているのかを可視化でき、感覚に頼らない改善が可能になります。
本社移転をきっかけにデータを活用したオフィス運用に取り組むことで、継続的な最適化につなげることができます。
まとめ
本社移転は、総務にとって負荷の大きい業務である一方、企業の働き方を見直す大きなチャンスでもあります。移転の目的を明確にし、準備・進め方・移転後の運用まで見据えて取り組むことで、失敗を防ぐことができます。
特に、データを活用した現状把握と改善は、これからの本社移転に欠かせない視点です。
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