棚卸は、企業が保有する商品や原材料、備品などの数量や状態を確認し、帳簿上のデータと実際の在庫を照合する重要な作業です。しかし、「棚卸は何のために行うの？」「具体的にどう進めればいい？」と疑問を持つ方もいるでしょう。
また、対象物が多い現場では、確認や捜索に時間がかかることもあります。本記事では、棚卸の意味や目的、基本的なやり方、効率化するためのポイントをわかりやすく解説します。
棚卸とは？意味や対象となる棚卸資産をわかりやすく解説
棚卸とは、企業が保有している商品や原材料などの在庫について、実際の数量や状態を確認する作業です。
正確な在庫状況を把握するために欠かせない業務であり、適切な在庫管理や正確な決算にもつながります。ここでは、棚卸の基本について解説します。
棚卸とは在庫の数量や状態を確認する作業
棚卸とは、企業が保有する商品や原材料、仕掛品などを実際に確認し、その数量や状態を把握する作業のことです。帳簿や在庫管理システムに記録されている数量と、実際に保管されている数量が一致しているかを確認します。
在庫を一つひとつ数えるだけではなく、破損や劣化、紛失などが発生していないか確認することも重要です。帳簿上では在庫が存在していても、実際には紛失していたり、販売できない状態になっていたりする場合があります。
棚卸によって実際の在庫状況を正確に把握することで、帳簿との差異を明らかにし、適切な在庫管理や会計処理につなげられます。
棚卸の対象となる「棚卸資産」とは
棚卸の対象となる「棚卸資産」とは、企業が販売する目的で保有している商品や製品、製造や販売のために使用する原材料などの資産を指します。業種によって対象は異なりますが、小売業であれば店頭や倉庫にある商品、製造業であれば原材料や製造途中の仕掛品、完成した製品などが代表的です。
また、消耗品や貯蔵品なども、未使用のまま保管されている場合には棚卸資産として扱われることがあります。そのため、棚卸を実施する際は、あらかじめ自社で何が棚卸の対象になるのかを整理しておくことが大切です。対象を明確にすることで、確認漏れを防ぎ、より正確な棚卸につながります。
棚卸を行う時期と頻度
棚卸を行う時期や頻度は企業によって異なりますが、一般的には決算期に合わせて実施します。決算では期末時点で保有している棚卸資産の金額を確定する必要があるため、実際の在庫数量を確認し、正確な資産額を算出しなければなりません。
一方で、棚卸は年に1回だけ行うとは限りません。月次や四半期ごとに実施したり、商品や保管場所を分けて定期的に確認する「循環棚卸」を取り入れたりする企業もあります。
定期的に棚卸を行えば、在庫差異や紛失などの問題を早期に発見しやすくなります。自社の在庫量や管理体制に合わせて、適切な頻度を設定することが重要です。
棚卸を行う4つの目的
棚卸を行う主な目的は、実際の在庫状況を正確に把握し、適切な在庫管理や会計処理につなげることです。具体的には「帳簿と実在庫の差異を確認する」「破損・劣化・紛失などを把握する」「適正在庫を維持する」「正確な利益や資産額を算出する」といった4つが挙げられます。
例えば、帳簿上の在庫数と実際の数量に差があれば、入力ミスや商品の紛失などが発生している可能性があります。また、長期間動いていない在庫を把握できれば、過剰在庫の見直しにもつながるでしょう。
棚卸は単に在庫を数える作業ではなく、企業の在庫管理や経営状況を正確に把握するための重要な業務です。
帳簿上の在庫と実際の在庫を照合する
棚卸では、帳簿上の在庫と実際の在庫を照合し、数量の差異を確認します。
入力ミスや記録漏れ、紛失などによって差が生じることもあるため、定期的に確認し、正確な在庫データを維持することが重要です。
在庫の破損・劣化・紛失などを確認する
棚卸では、在庫の数量だけでなく、一つひとつの状態を確認することも重要です。帳簿上では在庫として記録されていても、実際には商品が破損・劣化して販売できなくなっていたり、保管場所がわからず紛失していたりする場合があります。
こうした在庫を把握せずに放置すると、帳簿上の在庫数と実際に販売・使用できる数量に差が生じます。棚卸の際に商品の状態や所在まで確認し、問題のある在庫を適切に処理することで、より正確な在庫管理が可能になります。
適正在庫を把握して過剰在庫や欠品を防ぐ
棚卸は、適正在庫を把握し、過剰在庫や欠品を防ぐためにも役立ちます。実際の在庫状況を確認することで、必要以上に保有している商品や、反対に不足している商品を把握しやすくなるためです。
過剰在庫は保管スペースや管理コストの増加だけでなく、商品の劣化や陳腐化につながる可能性があります。一方、在庫が少なすぎると欠品が発生し、販売機会を逃す原因になります。
棚卸で得た情報を仕入れや生産計画に反映し、適切な在庫量を維持することが大切です。
正確な利益や棚卸資産の金額を算出する
棚卸は、企業の利益や棚卸資産の金額を正確に算出するためにも必要です。期末に保有している商品や原材料などの棚卸資産は、企業の資産として決算書に反映されます。そのため、実際の在庫数量が正しく把握できていなければ、棚卸資産の金額にも誤差が生じます。
また、期末の棚卸資産額は売上原価の計算にも関係するため、利益にも影響します。正確な決算を行うためにも、棚卸によって実際の在庫を確認し、適切な金額を算出することが重要です。
棚卸のやり方は？基本的な流れを5ステップで解説
棚卸を正確かつ効率的に行うには、事前準備から在庫データの修正まで、手順を決めて進めることが大切です。
ここでは、一般的な棚卸のやり方を5つのステップに分け、それぞれの作業内容や注意点をわかりやすく解説します。
1．棚卸の実施日・対象・担当者を決める
まずは、棚卸を実施する日程や対象となる在庫、作業を行う担当者を決めます。実施日を決める際は、商品の入出庫が少なく、通常業務への影響を抑えやすいタイミングを選ぶとよいでしょう。
また、商品や原材料、仕掛品など、何を棚卸の対象とするのかを事前に明確にしておくことも重要です。対象となる保管場所についても整理しておけば、確認漏れを防ぎやすくなります。さらに、担当者ごとに確認する場所や役割を割り振り、作業手順を共有しておくことで、重複や数え間違いを防ぎ、スムーズに棚卸を進められます。
2．棚卸表や在庫リストなどを準備する
棚卸を始める前に、対象となる商品名や品番、保管場所、帳簿上の数量などをまとめた棚卸表や在庫リストを準備します。必要な情報を一覧にしておくことで、どの在庫を確認すればよいかが明確になり、確認漏れを防ぎやすくなります。
紙の棚卸表を使用する場合は、記入方法や修正方法などのルールをあらかじめ統一しておきましょう。在庫管理システムやタブレットなどを利用する方法もあります。また、保管場所を整理し、同じ商品をまとめておくなど、実際に在庫を数えやすい環境を整えておくことも効率化につながります。
3．現物を確認して数量や状態を記録する
準備が整ったら、倉庫や店舗などに保管されている現物を確認し、実際の数量を数えて記録します。このとき、単に個数を確認するだけでなく、商品の破損や劣化、使用期限などの状態も確認することが大切です。
また、数え終わった在庫と未確認の在庫が混在すると、二重にカウントしたり、確認漏れが発生したりする可能性があります。確認済みの場所や商品がわかるようにするなど、作業ルールを統一しましょう。複数人で実施する場合は担当範囲を明確にし、同じ基準で記録することで、より正確な棚卸につながります。
4．実在庫と帳簿上の在庫を照合する
現物の確認が完了したら、棚卸で数えた実際の在庫数量と、帳簿や在庫管理システムに記録されている数量を照合します。両者が一致していれば問題ありませんが、数量に差がある場合は、その内容を記録して確認する必要があります。
在庫差異は、入出庫時の入力ミスや記録漏れ、返品処理の漏れ、商品の紛失、数え間違いなど、さまざまな原因で発生します。そのため、差異が見つかったからといってすぐに帳簿上の数字を修正するのではなく、必要に応じて再度現物を確認しましょう。正確な照合が、在庫データの信頼性向上につながります。
5．差異の原因を確認して在庫データを修正する
実在庫と帳簿上の数量に差異が見つかった場合は、原因を確認したうえで在庫データを修正します。まずは数え間違いがないか再確認し、入出庫の記録漏れや入力ミス、返品処理、紛失などが発生していないかを調べましょう。
原因を特定せずに数字だけを修正すると、同じ在庫差異が繰り返される可能性があります。そのため、差異が生じた理由を記録し、必要に応じて入出庫の方法や保管場所、管理ルールなどを見直すことが大切です。棚卸の結果を日々の在庫管理の改善に活用することで、次回以降の棚卸の負担軽減にもつながります。
棚卸の代表的な方法とそれぞれの特徴
棚卸には、在庫の確認方法や実施するタイミングによって、いくつかの方法があります。
それぞれにメリットや注意点があるため、在庫の種類や数量、保管場所、業務体制などに合わせて適切な方法を選ぶことが大切です。
リスト方式｜在庫リストをもとに現物を確認する
リスト方式とは、帳簿や在庫管理システムから作成した在庫リストをもとに、現物の数量や状態を確認する方法です。リストに記載された商品名や品番、保管場所などを確認しながら実在庫を数え、その結果を記録します。
事前に確認すべき在庫がわかるため、作業を進めやすい点がメリットです。一方、リストに記載されていない在庫を見落としたり、帳簿上の数量を意識して数えてしまったりする可能性もあります。確認漏れを防ぐため、保管場所ごとに担当範囲を明確にするなどの工夫が必要です。
タグ方式｜確認済みの商品にタグを付けて管理する
タグ方式とは、棚卸の対象となる商品や保管場所に棚札などのタグを付け、現物を確認しながら数量を記録する方法です。確認したタグを回収したり、確認済みであることがわかる状態にしたりすることで、棚卸の進捗を管理します。
現物を起点に確認するため、在庫リストに記載されていない商品を発見しやすく、確認漏れや二重カウントを防ぎやすい点が特徴です。一方、タグの作成や配布、回収などの準備に手間がかかる場合があります。在庫数が多い場合は、タグの管理方法をあらかじめ決めておくことが重要です。
一斉棚卸｜すべての在庫を決められた日に確認する
一斉棚卸とは、決められた日に棚卸対象となる在庫をまとめて確認する方法です。決算期など特定のタイミングで実施されることが多く、その時点におけるすべての在庫数量や状態を把握できます。
一度に全体の在庫を確認できるため、帳簿と実在庫の差異を把握しやすい点がメリットです。一方、在庫数が多い企業では作業量が増え、担当者の負担が大きくなりやすい点に注意が必要です。
通常業務を停止または制限する場合もあるため、実施日や担当者、作業範囲などを事前に計画しておく必要があります。
循環棚卸｜対象を分けて定期的に確認する
循環棚卸とは、すべての在庫を一度に確認するのではなく、商品や保管場所などで対象を分け、一定の周期で順番に棚卸を行う方法です。例えば、保管エリアごとに対象を決め、毎月少しずつ確認していく方法があります。
一度に確認する在庫を限定できるため、通常業務への影響や担当者の負担を抑えやすいことがメリットです。また、定期的に確認することで在庫差異を早期に発見しやすくなります。
ただし、対象や実施時期を適切に管理しなければ確認漏れが生じるため、年間の棚卸計画などを作成して運用することが大切です。
棚卸で起こりやすい課題と効率化するポイント
棚卸は対象となる在庫が多いほど、確認や記録に時間がかかり、ミスも発生しやすくなります。
正確かつ効率的に進めるためには、保管場所や作業ルールを整備するとともに、システムなどを活用して作業負担を減らすことが重要です。
在庫の保管場所やルールを整理しておく
棚卸を効率化するためには、日頃から在庫の保管場所や管理ルールを整理しておくことが大切です。同じ商品が複数の場所に分散していたり、決められた場所とは異なるところに置かれていたりすると、棚卸時に探す手間が増え、確認漏れや二重カウントにつながります。
商品や備品ごとに保管場所を決め、使用後は元の場所に戻すなど、社内でルールを統一しましょう。また、棚や保管エリアに番号を付けるなど、場所を特定しやすくすることも効果的です。日常的に整理された状態を維持することで、棚卸時の作業負担を軽減できます。
棚卸の手順やカウント方法を統一する
複数人で棚卸を行う場合は、担当者によって作業方法が異ならないよう、手順やカウント方法を統一することが重要です。ルールが曖昧なまま作業すると、数え間違いや記録漏れ、同じ在庫を複数回数えるといったミスが発生しやすくなります。
例えば、「棚の左から右へ順番に確認する」「確認済みの商品には印を付ける」など、具体的なルールを決めておくとよいでしょう。さらに、担当するエリアや役割を明確にし、事前に作業手順を共有しておけば、担当者が迷うことなく作業でき、棚卸の正確性と効率の向上につながります。
バーコードや在庫管理システムを活用する
棚卸表への手書きや目視だけで棚卸を行うと、数え間違いや転記ミスなどの人的ミスが発生する可能性があります。こうした負担を減らすには、バーコードや在庫管理システムなどのデジタルツールを活用する方法が効果的です。
例えば、商品のバーコードを読み取って数量を入力すれば、手書きや転記の作業を減らせます。また、在庫管理システムを活用して日々の入出庫を記録しておくことで、帳簿上の在庫状況も把握しやすくなります。自社の在庫量や業務内容に合った仕組みを取り入れ、棚卸作業の効率化やミスの削減につなげましょう。
モノの位置情報を可視化して「探す時間」を減らす
棚卸では、対象となるモノが決められた場所にないことで、探す作業に時間がかかる場合があります。特に、社内で頻繁に移動する備品や機器などは、現在の所在がわからず、確認作業の負担が大きくなりがちです。
そこで有効なのが、モノの位置情報を可視化する方法です。「どこにあるのか」を把握できれば、棚卸のたびに社内や倉庫を探し回る時間を減らせます。また、日常的な備品・資産管理の効率化にもつながります。棚卸の負担を軽減するには、数量の管理だけでなく、モノの所在を把握しやすい環境を整えることも重要です。
モノの位置を可視化して棚卸を効率化する「Beacapp Tag」
棚卸の効率化には、在庫数だけでなく「モノがどこにあるか」を把握できる仕組みづくりも有効です。
モノの位置情報を可視化できる「Beacapp Tag」を活用すれば、棚卸や日常的な資産管理における捜索の負担軽減につながります。
棚卸に時間がかかる原因の一つが「モノを探す作業」
棚卸に時間がかかる原因は、在庫を数えたり記録したりする作業だけではありません。対象となる備品や機器が所定の場所になく、「どこにあるのかわからない」という状況も作業時間が長くなる原因です。
特に、複数のフロアやエリアで共有する備品、日常的に持ち運ぶ機器などは、棚卸時に一つひとつ所在を確認する必要があります。
対象物が多くなるほど、探すために移動する時間や担当者への確認も増えるでしょう。そのため、棚卸を効率化するには「探す時間」を減らすことも重要なポイントです。
Beacapp Tagで備品や機器などの位置を可視化
「Beacapp Tag」は、ビーコンを活用してモノの位置情報を可視化するサービスです。管理したい備品や機器などにビーコンを取り付けることで、対象となるモノがどこにあるのかを確認しやすくなります。
例えば、社内や施設内で移動する備品・機器など、定位置での管理が難しいモノの所在把握に活用できます。棚卸の際にも、対象物の位置を確認してから作業を進められるため、担当者が広い施設内を探し回る負担の軽減につながります。モノの所在を把握しやすい環境を整えることで、よりスムーズな管理を目指せます。
モノの所在を把握して棚卸・資産管理の負担を軽減
棚卸の対象となるモノの所在を把握できれば、「リストにはあるのに現物が見つからない」といった状況を減らしやすくなります。特に、備品や機器が頻繁に移動する環境では、保管場所を一つずつ確認する作業が大きな負担になりがちです。
Beacapp Tagを活用してモノの位置を可視化することで、対象物の捜索にかかる時間を減らし、所在確認を効率化できます。棚卸そのものを自動化するものではありませんが、棚卸時の「探す」という工程を効率化することで、担当者の作業負担軽減や資産管理の効率化につながります。
棚卸だけでなく日常的なモノの管理にも活用できる
Beacapp Tagは、棚卸時だけでなく、日常的なモノの管理にも活用できます。共有する備品や機器を使いたいときに所在がわからないと、探し回ったり、ほかの従業員に確認したりする手間が発生します。
モノの位置を可視化しておけば、必要なときに所在を確認しやすくなり、日々の「探す時間」の削減につながります。また、モノがどこにあるのかを継続的に把握しやすい環境をつくることで、棚卸時の確認作業もスムーズになります。棚卸と日常の資産管理の両面から、効率化を図れる点がメリットです。
まとめ
棚卸は、実際の在庫を確認し、帳簿上の数量との違いや商品の状態を把握するための重要な作業です。正確な棚卸を行うことで、適正在庫の維持や正確な利益の算出にもつながります。
一方、備品や機器の所在がわからないと、探す作業に多くの時間がかかります。棚卸を効率化するには、管理ルールや手順を整えるだけでなく、Beacapp Tagなどを活用してモノの位置を可視化し、日頃から所在を把握しやすい環境を整えることも有効です。
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