受付システムでオフィスDXを推進！メリット・自作方法・比較ポイントを解説

オフィスの受付では、来訪者への応対や担当者への取り次ぎに、多くの手間がかかります。

こうした受付業務を効率化するのが「受付システム」です。本記事では、受付システムの機能や導入メリット、自作する方法、市販製品の比較ポイントを解説します。

受付を起点にオフィスDXを進める方法も紹介するため、来客対応やオフィス運用を見直したい方は参考にしてください。

Contents

受付システムとは？オフィスDXを進める仕組み

受付システムとは、来訪者の受け付けから担当者への連絡、来訪履歴の保存までをデジタル化する仕組みです。

定型作業をシステムに任せ、受付方法の統一や来訪データの活用につなげられるため、オフィスDXを進める手段として注目されています。

受付システムの基本的な機能と来客対応の流れ

受付システムの基本的な機能には、来訪者情報の入力、訪問先の検索、担当者への通知、来訪履歴の保存などがあります。事前に来訪予定を登録し、発行したQRコードなどで受け付けられる製品もあります。

一般的な流れは、来訪者が端末で受付を行い、システムから担当者へ通知が届き、担当者が迎えに行くというものです。受付担当者を介さずに連絡できるため、取り次ぎにかかる時間や伝達ミスを減らせます。

有人受付・受付電話・紙の来客簿との違い

有人受付は柔軟で丁寧な対応がしやすい一方、受付担当者の配置が必要です。受付電話は低コストで導入できますが、電話を受けた従業員が担当者を探して取り次ぐため、業務が中断されることがあります。

紙の来客簿は手軽ですが、記入漏れや判読しにくい文字が発生しやすく、履歴の検索や集計にも手間がかかります。

受付システムなら、担当者への直接通知と情報の保存ができ、受付対応も一定の手順にそろえられます。

受付システムの主な種類｜来客通知型・入退館管理型・遠隔接客型

受付システムは、大きく来客通知型・入退館管理型・遠隔接客型に分けられます。来客通知型は、受付後に訪問先の担当者へ自動で連絡するタイプで、一般的なオフィスに向いています。

入退館管理型は、入館証の発行や扉の解錠、入退館記録の管理などに対応し、セキュリティを重視する企業に適しています。遠隔接客型は、離れた場所にいるスタッフが映像や音声を通じて来訪者を案内する仕組みです。まず受付に求める役割を明確にすると、自社に適した種類を選びやすくなります。

受付業務のデジタル化がオフィスDXにつながる理由

オフィスDXとは、デジタル技術やデータを活用して業務の流れや働き方を改善する取り組みです。

受付システムでは、来訪者の入力、担当者への連絡、履歴の保存を仕組み化できます。

来訪者と従業員の双方が利用するため、DXの効果を実感しやすい業務といえます。

オフィスに受付システムを導入するメリット

受付システムの導入には、業務負担の軽減、来客対応の迅速化、来訪記録の一元管理などのメリットがあります。受付担当者を常駐させることが難しい小規模オフィスや、総務担当者が複数の業務を兼務している企業にも有効です。

複数拠点で同じシステムを使用すれば、受付方法や管理ルールも統一できます。

受付担当者や総務部門の取り次ぎ業務を削減できる

従来の受付では、総務部門などが来訪者の用件を聞き、内線電話やチャットで担当者へ連絡する必要がありました。担当者が不在の場合には、別の従業員を探す作業も発生します。

受付システムから担当者へ直接通知できれば、第三者による取り次ぎを減らせます。総務部門は来客のたびに業務を中断せず、本来の業務に集中できます。

来訪者の待ち時間を減らしてスムーズに案内できる

受付電話では、電話に出られる人が見つからない場合や、担当者の内線番号が分からない場合に、来訪者を待たせることがあります。受付システムなら、部署名や担当者名を画面から選択し、直接通知できます。

来訪予定と連携し、QRコードなどで受け付ける仕組みを利用すれば、氏名や会社名を毎回入力する手間も減らせます。受付から担当者の呼び出しまでが円滑になることで、来訪者の負担を抑え、企業の印象向上にもつながります。

来訪履歴をデータ化してセキュリティを強化できる

受付情報をデータで保存すれば、誰が、いつ、誰を訪問したのかを確認しやすくなります。紙の来客簿のように、ほかの来訪者から記録が見えてしまうことも防げます。

入退館管理機能を備えたシステムでは、入館証の発行や退館時刻の記録も可能です。来訪記録を適切に残すことは、オフィスのセキュリティ対策を見直すうえでも重要です。

受付業務を標準化して特定の従業員への属人化を防げる

来客対応の方法が明文化されていないと、受付を担当する人によって確認事項や連絡方法が変わることがあります。担当者が休んだ際に、ほかの従業員が対応方法を把握していないケースも考えられます。

受付システムに必要な入力項目や通知先を設定すれば、一定の手順で来客対応を進められます。例外時の連絡先や端末トラブル時の代替方法も決めておくと、より安定した運用が可能です。業務を人ではなく仕組みにひも付けることで、属人化の解消につながります。

受付システムは自作できる？市販システムとの違い

受付システムは、タブレットやフォーム作成ツール、チャットツールを組み合わせて自作することも可能です。ただし、設定や保守、情報管理は自社で行います。

導入費だけでなく、運用の手間や障害対応も含めて市販システムと比較しましょう。

タブレットやフォーム、チャットツールを使って自作する方法

自作する場合は、受付にタブレットを設置し、Webフォームに来訪者の氏名、会社名、訪問先などを入力してもらう方法があります。フォームへの回答を自動化ツールと連携させ、メールやSlack、Microsoft Teamsなどへ通知する流れを構築します。

ビデオ会議ツールを使って、受付から指定の担当部署を呼び出す方法も考えられます。ただし、来訪者から見える画面に社内情報やほかの来訪者の記録を表示しないなど、権限や画面設計への配慮が必要です。

自作するメリット｜費用を抑えて小規模に始められる

すでに利用しているタブレットやクラウドサービスを活用すれば、新たな機器やシステムにかかる費用を抑えられます。来訪者数が少なく、必要な機能が担当者への通知だけであれば、シンプルな構成でも対応できるでしょう。

入力項目や通知内容を自社向けに変更し、小規模な実証から始められることもメリットです。

自作するデメリット｜保守やセキュリティ対応の負担がかかる

自作した受付システムでは、不具合の修正やアカウント管理、連携サービスの仕様変更への対応を自社で行います。作成した従業員しか仕組みを理解していない場合、その人の異動や退職によって運用が止まるおそれもあります。

来訪者情報の保存場所、閲覧権限、保存期間、削除方法を決め、不必要な情報を収集しないことも大切です。

自作と市販システムのどちらが向いているか判断するポイント

来訪者が少なく、通知だけを行いたい場合や、社内に設定・保守を担当できる人がいる場合は、自作が選択肢になります。一方、複数拠点で運用する場合や、来客予約、入館証発行、入退館記録などをまとめて管理したい場合は、市販システムが適しています。

将来の利用人数や拠点数、自作にかかる作業時間も含めて、総合的なコストを比較しましょう。

受付システムを比較するときに確認したいポイント

受付システムは、製品ごとに機能や対応端末、料金体系が異なります。まず現在の受付業務を書き出し、解決したい課題と必要な機能を整理しましょう。

そのうえで連携、費用、操作性、セキュリティなどを比較すると、自社に合う製品を選びやすくなります。

来客予約・担当者通知など必要な機能を整理する

最初に、受付で必要な機能を「必須」と「あれば便利」に分けます。例えば、担当者への通知だけでよいのか、来客の事前登録、QRコード受付、入館証発行、会議室予約、退館記録まで必要なのかを確認します。

受付の役割が曖昧なまま比較すると、使わない機能に費用をかけたり、導入後に必要な機能が足りないと分かったりする可能性があります。1日当たりの来訪者数や来訪目的も整理し、実際の利用場面に合ったシステムを選びましょう。

SlackやMicrosoft Teamsなど社内ツールとの連携を確認する

担当者への通知方法は、受付システムの使いやすさを左右します。普段利用しているSlackやMicrosoft Teams、メール、スマートフォンなどに通知できれば、従業員が新しいツールを常に確認する必要がありません。

通知内容や代理の通知先、従業員情報の更新方法も確認しましょう。既存のアカウント基盤と連携できれば、管理負担を抑えられます。

初期費用だけでなく運用費用や管理工数まで比較する

受付システムの費用には、端末の購入費、初期設定費、月額利用料、保守費用などがあります。プリンターや入退室管理機器を使用する場合は、機器代や消耗品費、設置費が発生することもあります。

価格を比較するときは、数年間利用した場合の総額で考えましょう。従業員情報の登録や来訪予約の管理、端末のアップデートにかかる時間もコストの一部です。受付や取り次ぎにかかっている現在の工数を把握すると、導入による削減効果を検討しやすくなります。

操作性・セキュリティ・サポート体制を確認する

受付端末は、年齢やIT機器への慣れが異なる多くの人が利用します。画面の案内が分かりやすいか、少ない操作で受付を完了できるかを確認しましょう。外国語表示やバリアフリーへの対応が必要な場合は、それらも比較項目に含めます。

さらに、通信の暗号化、アクセス権限、データの保存期間なども確認が必要です。端末やネットワークに不具合が起きたときのサポート窓口、対応時間、復旧までの代替手段も事前に整理しておきましょう。

受付システムを起点にオフィスDXを進める方法

受付システムで担当者への通知までは効率化できますが、その担当者が出社しているか、どこにいるかまでは分からない場合があります。来訪情報に加えて従業員の在席・所在情報も活用すると、来客対応や人を探す業務まで改善できます。

受付のデジタル化だけでは来客対応を完結できない

受付システムが担当するのは、主に来訪者の受け付けと担当者への通知です。その後、誰が迎えに行くのか、担当者が不在のときに誰が代わるのかといった運用は、企業側で決める必要があります。

通知が届いても担当者が会議中だったり、別のフロアにいたりすると、来訪者を待たせてしまいます。受付システムの導入効果を高めるには、代理対応者や通知の優先順位を設定するとともに、担当者の状況を確認できる環境を整えることが大切です。

フリーアドレスでは来訪先の担当者を探す時間が発生する

フリーアドレスでは、従業員が日によって異なる席を利用します。固定席のオフィスと比べて、内線電話や座席表だけでは居場所を確認しにくく、来客時に担当者を探し回ることがあります。

チャットで連絡しても、商談や作業中ですぐに返信できないことがあります。代理で応対する従業員が担当者の居場所を知らなければ、受付対応に時間がかかります。柔軟な働き方を維持しながら来客対応を円滑にするには、従業員の所在を確認できる仕組みが役立ちます。

受付情報と従業員の在席・所在情報を組み合わせる

来訪者から受付があった際に、担当者の出社状況やオフィス内の所在を確認できれば、迎えに行けるかどうかを判断しやすくなります。不在の場合も、同じ部署の従業員や近くにいる人へ代理対応を依頼できます。

受付システムと所在確認ツールは、それぞれ異なる課題を解決するものです。必ずしもシステム同士を直接連携させる必要はありません。受付通知と所在情報を日常の運用の中で使い分けることで、受付から担当者への引き継ぎを効率化できます。

Beacapp Hereで社員の居場所を見える化し来客対応を効率化

Beacapp Hereは、ビーコンなどを活用して、オフィス内にいる従業員の所在を見える化するサービスです。パソコンやスマートフォンからマップを確認し、探している従業員がどのエリアにいるかを把握できます。

受付システムで来訪を把握し、Beacapp Hereで担当者の所在を確認すれば、来訪者を迎えに行くまでの時間短縮が期待できます。また、在席状況やオフィスの利用状況をデータとして捉えることで、座席配置や働く環境の改善にも活用できます。受付業務だけでなく、オフィス全体の運用を見直すことが、より実践的なオフィスDXにつながります。