オフィスや現場にあるPC、什器、共有備品。これらを適切に管理するために「備品管理シール」の導入を検討されている担当者は多いでしょう。
しかし、単にシールを貼るだけでは「所在不明」や「棚卸しの負担」を根本的に解決することはできません。
本記事では、備品管理シールの基本的な作り方や選び方から、最新の「位置情報」を活用した効率化事例までを徹底解説します。
備品管理にシール（ラベル）が必要な理由と運用のメリット
備品管理においてシール（管理ラベル）を貼付することは、組織運営の基盤を整える第一歩です。
多くの企業が導入している理由は、単なる慣習ではなく、経営に直結する具体的なメリットがあるからです。
「何が・どこに・誰にあるか」を明確にし、紛失を防止する
備品管理シールがあることで、物理的な確認作業が劇的にスムーズになります。
シールに記載された管理番号や部署名を確認するだけで、目の前にある備品が「台帳上のどのデータに該当するか」が即座に判明します。これにより、「誰が持っていったかわからない」といった曖昧な状況を排除し、組織全体で資産を守る体制が構築されます。
棚卸し作業のスピードアップとヒューマンエラーの削減
年に数回行われる棚卸しは、多くの担当者にとって負担の大きい業務です。
しかし、全備品にシールが貼られていれば、台帳と現物を照合するスピードが格段に向上します。特にバーコードやQRコードを印字したシールであれば、スマホや専用リーダーで読み取るだけで照合が完了するため、手書きや目視によるチェックミスを最小限に抑えることが可能です。
備品の私物化や不正な持ち出しを抑止する視覚的効果
備品に「〇〇株式会社 管理番号001」というシールが貼られているだけで、心理的な抑止力が働きます。これは「会社が資産を適切に管理している」という姿勢を従業員に示すことになり、悪意のない私物化や、社外への安易な持ち出しを防ぐ効果があります。
整然とシールが貼られた職場環境は、ガバナンスの維持にも寄与します。
備品管理シールの作り方とテンプレート活用のポイント
備品管理シールを導入する際、コストを抑えて自作するか、品質を重視して外注するかは悩ましいポイントです。結論から言えば、管理する備品の数と、使用環境によって最適な方法は異なります。
Excelテンプレートを活用して自作する方法とメリット
Excelなどの表計算ソフトには、無料で利用できるラベル作成用テンプレートが豊富に存在します。これを利用すれば、管理台帳のデータから「差し込み印刷」の機能を使って、大量の管理番号を一括でラベル化できます。
コストを最小限に抑えつつ、自社の管理フローに合わせた自由なレイアウトを作成できるのが最大の利点です。
テプラやラベルプリンターを使って現場で即時発行する
ラベルプリンターを活用する最大のメリットは、現場での機動力です。
新しい備品が届いたその場で、キーボード入力やPC接続により、必要な情報を印字して貼り付けることができます。専用テープは耐水性や耐光性に優れたものも多く、一般的なコピー用紙での自作ラベルに比べて、文字が消えにくいという特徴があります。
業者に外注すべきケース（耐久性や大量発行が必要な場合）
資産数が数千件に及ぶ場合や、屋外、工場など過酷な環境で使用する備品の場合は、専門業者への外注が適しています。外注ラベルは「アルミ銘板」や「ポリエステルフィルム」など、市販のプリンターでは対応できない高耐久な素材を選択できます。
また、偽造防止のホログラム加工や、剥がすと「開封済」の文字が浮かび上がる加工など、高度なセキュリティ対策も可能です。
失敗しない備品管理シールの「記載項目」と「運用ルール」
シールを作ること以上に重要なのが、「何を記載し、どう運用するか」というルールの設計です。
情報が多すぎるとラベルが大きくなり貼り付け場所に困り、少なすぎると台帳との照合が困難になります。
最低限記載すべき4項目（管理番号・名称・所有部署・購入日）
管理番号は台帳との紐付けに必須。名称は現物確認のため。所有部署は紛失時の返却先特定のため。そして購入日は、減価償却や買い替え時期の判断材料となります。
これら4項目があれば、万が一ネットワーク上の台帳が確認できないオフライン環境でも、その場で備品の属性を概ね把握することが可能です。
バーコードやQRコードを印字してデジタル管理へ移行する
今後の備品管理のトレンドは「スキャン管理」です。シールにQRコードを含めることで、スマートフォンのカメラで読み取るだけで管理システムへアクセスし、修理履歴や詳細スペックを確認できるようになります。手入力の手間が省けるだけでなく、入力ミスを物理的にゼロにできるため、管理精度が飛躍的に高まります。
剥がれにくい貼り付け位置と、貼り替え時のルール化
シールは経年劣化や摩擦で剥がれることがあります。「剥がれかかっているのを見つけたら、速やかに管理部署へ届け出て再発行する」という運用ルールを周知徹底しましょう。
また、貼り付ける際はアルコール等で脱脂を行うといった、基本的な作業フローを定めておくだけで、シールの維持率は大きく向上します。
【目的別】備品管理シールの素材・ラベルの選び方
備品にはさまざまな種類があり、すべて同じシールで対応するのは現実的ではありません。対象物の特性に合わせて素材を選ぶことが、長期的な運用を成功させる鍵です。
PCや周辺機器に適した「再剥離・改ざん防止」タイプ
リース物件のPCなどは、返却時にシールをきれいに剥がす必要があるため「再剥離性」のある素材が最適です。一方で、社内セキュリティを強化したい場合は、ラベルを剥がすと「VOID」という文字が残る素材を使用することで、内部不正や機材のすり替えを視覚的に検知できる体制を整えることができます。
什器や工具など、過酷な環境に耐える「高耐久・強粘着」タイプ
スチール製のキャビネットや、現場で使う工具類には「強粘着」タイプのラベルが必要です。
特に屋外で使用する可能性がある備品には、紫外線による退色を防ぐラミネート加工が施されたものを選びましょう。これにより、数年経過しても管理番号が読み取れないといったトラブルを防ぐことができます。
一括読み取りを実現する「RFIDタグ（ICタグ）」の活用
最新の管理手法として注目されているのがRFIDタグです。
これはシールの中にICチップが内蔵されており、電波で情報を読み取ります。バーコードと違い、箱の中に入った状態や、高い場所にある備品を数メートル離れた場所から「一括で」読み取れるため、棚卸し時間を数分の一に短縮できる革新的な技術です。
シール管理の限界と「位置情報」による次世代の備品管理
「備品が見当たらない」という状況が発生するたびに、社員がフロア中を探し回る時間は、企業にとって大きな損失（人件費の無駄）となります。
この課題を解決するのが、ビーコンなどの位置情報技術を活用した「動的な管理」です。
シール（目視・スキャン）だけでは解決できない「所在不明」の課題
バーコード管理では、誰かがスキャンし忘れた瞬間に、データの正確性が失われます。
特に複数人で共有する台車、プロジェクター、計測器などは、返却場所が守られないことが多く、結果として「台帳上はあるはずなのに見つからない」という状況が常態化してしまいます。これは目視を前提としたシール管理の構造的な限界です。
「どこにあるか探す時間」が社員の生産性を低下させている
ある調査では、オフィスワーカーは1日に平均20分以上「モノを探す時間」に費やしていると言われています。
備品管理においても同様で、必要な時に機材が見つからず、同僚に聞き回ったりフロアを歩き回ったりする時間は、本来の業務時間を奪い、組織の生産性を著しく低下させる要因となります。
ビーコンと所在地検知ツールで備品管理を自動化するメリット
Bluetoothを発信する小型の「ビーコン」を備品に貼り付けることで、管理は自動化されます。受信機がビーコンの信号をキャッチし、サーバー上で「どのエリアに何があるか」をリアルタイムに更新し続けるため、人間がスキャン作業を行う必要がなくなります。
これにより、台帳は常に最新の状態に保たれ、「探す」という行為そのものを組織から消し去ることができます。
Beacapp Tagが変える備品管理の未来（阿蘇くまもと空港のDX事例）
こうした位置情報技術を最大限に活用し、現場の課題を劇的に解決しているのが、ビーキャップが提供する「Beacapp Tag（ビーキャップタグ）」です。
シール感覚で貼れる小型ビーコン「Beacapp Tag」の特長
Beacapp Tagは、非常に小型かつ軽量で、既存の備品にシールを貼るような手軽さで導入できます。
電池寿命も長く、一度貼り付ければ長期間にわたってメンテナンスフリーで位置情報を発信し続けます。複雑な配線工事も不要なため、オフィスや病院、そして空港といった公共施設でも迅速に導入できるのが強みです。
【事例】広大な空港でのカート回収を効率化し「探す時間」を50分削減
阿蘇くまもと空港では、約200台のカートにBeacapp Tagを装着しました。これにより、保安室や巡回担当者のタブレット上で「どのエリアに何台のカートがあるか」がリアルタイムで見える化されました。
結果として、1人あたり1日約50分もの「カートを探す時間」を削減することに成功。目視に頼っていたアナログな管理が、データに基づく効率的な運用へと進化しました。
移動距離15%カット！シニア人材の働きやすさと自律的な運用を実現
巡回業務を担うのは、地域のシニア人材の方々です。これまでは「どこにあるかわからないモノ」を求めて1日約20kmも歩く過酷な環境でしたが、導入後は移動距離が約3km（15%）削減されました。
アプリ画面も直感的で分かりやすく設計されており、デジタルに不慣れな層でも使いこなせる点が、現場のモチベーション向上と自律的な業務改善に繋がっています。
Beacapp Hereとの連携で実現する「探さない」備品管理
Beacapp Tagで得た位置情報は、所在地検知ソリューション「Beacapp Here」のマップ上で確認できます。
これは、空港のカート管理だけでなく、オフィスの共有PC、病院のME機器、工場の仕掛品など、あらゆる「モノの管理」に応用可能です。従来のシール管理の良さを活かしつつ、最新のテクノロジーを掛け合わせることで、管理工数を最小化し、業務効率を最大化する次世代の備品管理を実現します。
まとめ
備品管理シールは資産管理の第一歩ですが、目視や手動スキャンを前提とした運用には限界もあります。
阿蘇くまもと空港の事例が示す通り、シールを「Beacapp Tag」に置き換えることで、捜索時間を大幅に削減し、現場の負担を劇的に軽減することが可能です。
アナログな管理から一歩進み、位置情報を活用した「自動で、探さない」仕組みへ。業務効率化とストレスフリーな環境づくりをお考えなら、ぜひBeacapp Hereのソリューションをご検討ください。
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