地震や台風、大雨などの自然災害が発生した際、企業には従業員の安全を確認し、必要な対応を速やかに行うことが求められます。
特に従業員数が多い企業や、複数の拠点を持つ企業では、電話やメールなどを使って一人ひとりの状況を確認するには大きな負担がかかります。
そこで活用されているのが「安否確認システム」です。
災害発生時の通知や安否情報の回答、回答結果の集計などを効率化し、総務・人事部門の負担を軽減しながら迅速な状況把握を支援します。
本記事では、安否確認システムの基本的な仕組みや主な機能、導入するメリット、選定時のポイントについて解説します。
さらに、安否確認だけでは把握しにくい「従業員の所在」に着目し、位置情報を活用した防災対策についても紹介します。
安否確認システムとは？
安否確認システムとは、災害や緊急事態が発生した際に、従業員の安否状況を確認するためのシステムです。
企業から従業員への一斉通知や、従業員からの回答、その回答結果の集計・管理などをオンライン上で行えることが一般的です。
ここでは、安否確認システムの役割や、従来の方法との違い、企業に必要とされる理由について解説します。
安否確認システムの役割
安否確認システムの主な役割は、災害発生時に従業員の安否状況を迅速に確認し、企業側が必要な対応を判断できるようにすることです。
大規模な地震などが発生した場合、企業の担当者は従業員が無事なのか、負傷していないか、出社できる状態なのかなどを確認する必要があります。
しかし、従業員一人ひとりに電話やメールで連絡して状況を確認する方法では、対象者が多いほど確認に時間がかかります。
また、災害によって通信環境が不安定になっている場合、連絡そのものが難しくなる可能性もあります。
安否確認システムでは、あらかじめ登録された従業員に対して一斉に通知を送り、専用の画面などから安否状況を回答してもらいます。
回答結果は管理者側でまとめて確認できるため、誰が回答済みなのか、どのような状況なのかを把握しやすくなります。
このように、安否確認に必要な連絡・回答・集計の業務を効率化し、災害時の初動対応を支援することが安否確認システムの大きな役割です。
従来の安否確認方法との違い
従来の安否確認では、電話やメール、社内の連絡網などを利用して従業員の状況を確認する方法が一般的でした。
しかし、従業員数が増えたり、勤務形態が多様化したりすると、こうした方法だけでは確認作業が複雑になる場合があります。
例えば、担当者が従業員に個別に連絡する場合、連絡がつかない従業員を何度も確認したり、回答内容をExcelなどへ手作業でまとめたりする必要があります。
災害発生直後は担当者自身も被災している可能性があるため、限られた人数で大量の確認作業を行うことは大きな負担となります。
安否確認システムを利用すれば、登録された従業員への通知や回答の受付、回答状況の集計などをシステム上で行えます。
回答状況を一覧で確認できるため、未回答者を把握したうえで追加の連絡を行うといった対応もしやすくなります。
電話やメールを完全に置き換えるというよりも、災害時の安否確認業務を仕組み化し、担当者の負担を抑えながら効率的に状況を把握できる点が大きな違いといえるでしょう。
企業に必要とされる理由
企業にとって、災害発生時に従業員の安全を確認することは重要な責務の一つです。
特に大規模な災害では、通常の業務を停止して従業員の安全確保を優先する必要があり、その後の事業継続についても判断しなければなりません。
しかし、従業員の人数が多い企業や複数の拠点を持つ企業では、誰が無事なのかを短時間で確認することは容易ではありません。
在宅勤務やフリーアドレス、外出・出張など、従業員の働き方が多様化していることも、安否確認を難しくする要因となります。
安否確認システムを導入しておけば、災害発生時に必要な連絡や回答を一定のルールに沿って行えるため、担当者の属人的な作業を減らせます。
また、回答結果をもとに、出社可能な従業員の把握や負傷者への対応など、次の判断につなげることも可能です。
このように、安否確認システムは従業員の安全確保だけでなく、災害時の初動対応を円滑にし、企業のBCP対策を支える仕組みとして重要性が高まっています。
主な機能と仕組み
安否確認システムには、災害発生時に従業員へ連絡する機能だけでなく、安否情報を回答してもらい、その結果を管理者が確認するためのさまざまな機能があります。
製品によって搭載されている機能は異なりますが、ここでは多くの安否確認システムで利用される代表的な機能について紹介します。
従業員への一斉通知・自動配信
安否確認システムの代表的な機能の一つが、災害発生時に従業員へ一斉に通知を送る機能です。
管理者が対象者を一人ずつ選択して連絡する必要がなく、多数の従業員に対して同時に情報を届けられます。
また、システムによっては、地震の発生や気象警報などをきっかけとして、自動的に安否確認を開始できる機能が搭載されています。
担当者が災害発生を確認してから手動で連絡する必要がないため、初動対応の迅速化につながります。
通知内容についても、単純に「無事ですか」と確認するだけではなく、本人の安否状況や負傷の有無、現在の居場所、出社の可否など、企業が必要とする情報を回答してもらう形式に設定できる場合があります。
ただし、災害時には通信環境が通常と異なる可能性もあるため、メールだけでなくアプリやSMSなど、複数の通知手段に対応しているかを確認することも重要です。
自社の従業員が確実に通知を受け取れる環境を考えながら、必要な機能を選ぶ必要があります。
安否情報の回答・自動集計
通知を受けた従業員が、自身の状況を回答する機能も安否確認システムの基本的な機能です。
スマートフォンやパソコンなどから専用の画面へアクセスし、あらかじめ設定された質問に回答することで、自分の状況を企業へ伝えられます。
例えば、「本人は無事か」「負傷しているか」「家族は無事か」「出社できるか」といった項目を設定しておけば、災害時に企業が必要とする情報を効率的に収集できます。
さらに、従業員から寄せられた回答をシステムが自動的に集計することで、担当者が回答内容を一件ずつ確認して表にまとめる作業を減らせます。
全体の回答率や未回答者、負傷者などを一覧で確認できれば、優先して対応すべき従業員を把握しやすくなります。
災害時は限られた時間と人員で対応する必要があるため、情報収集だけでなく、その後の集計や整理まで効率化できることは大きなメリットです。
従業員の状況や回答結果の可視化
安否確認システムでは、従業員から集めた情報を管理者が一覧で確認できる機能も重要です。
誰が回答したのか、誰が未回答なのか、どのような状況なのかをまとめて確認できれば、災害発生後の状況把握を効率化できます。
例えば、従業員を部署や拠点などの単位で分類し、それぞれの回答状況を確認できるシステムであれば、組織全体の安否状況を把握しやすくなります。
未回答者が多い部署を確認して追加連絡を行うなど、状況に応じた対応にもつなげられます。
また、回答結果をもとに、負傷者や出社が困難な従業員などを抽出できる機能があれば、優先順位を付けた対応も行いやすくなります。
安否確認は、回答を集めること自体が目的ではありません。収集した情報をもとに、企業として次に何をすべきか判断することが重要です。
そのため、単純な回答機能だけでなく、管理者が状況を直感的に把握できるかどうかも、システムを選ぶ際の重要なポイントになります。
導入するメリット
安否確認システムを導入することで、災害時の連絡や情報収集を効率化できるだけでなく、総務・人事部門の負担軽減や、その後の事業継続にもつなげられます。
特に従業員数が多い企業や、多様な勤務形態を採用している企業では、導入による効果を得やすいでしょう。ここでは、代表的な3つのメリットを紹介します。
災害時の初動対応を迅速化できる
災害発生時には、従業員の安否確認だけでなく、避難誘導や被害状況の確認、災害対策本部の設置など、さまざまな対応を同時に進める必要があります。
そのため、安否確認に時間をかけすぎると、その後の対応にも影響する可能性があります。
安否確認システムを導入していれば、従業員への通知から回答の収集、結果の集計までを効率的に進められるため、初動対応に必要な情報を早い段階で把握しやすくなります。
例えば、回答結果から負傷者や支援が必要な従業員を確認し、必要な対応を優先的に行うといった判断が可能です。
また、未回答者を把握することで、追加の連絡が必要な対象者を絞り込むこともできます。
災害発生直後は、情報が不足している中で迅速な判断を求められます。
安否確認に必要な作業をあらかじめ仕組み化しておくことで、担当者が情報収集以外の重要な業務にも対応しやすくなる点は大きなメリットです。
総務・人事部門の負担を軽減できる
災害時の安否確認は、総務部や人事部などが中心となって対応するケースが多くあります。
しかし、従業員数が多い企業では、全員に連絡して回答を確認するだけでも膨大な作業量になります。
特に電話やメールを使った手作業での確認では、連絡先の確認、回答内容の記録、未回答者への再連絡、集計結果の作成など、多くの業務が発生します。
さらに、災害発生時は担当者自身の安全確保も必要になるため、限られた人数で対応しなければならないケースもあります。
安否確認システムを活用すれば、通知や回答の受付、集計などをシステム上で行えるため、担当者が手作業で行う業務を減らせます。
誰が回答していないのかも確認しやすくなるため、必要な対象者に絞って追加対応を行うことも可能です。
日頃からシステムの運用方法や担当者の役割を決めておくことで、災害発生時に担当者が迷わず対応できる体制を整えられます。
BCP対策・事業継続につなげられる
企業にとって災害への備えは、従業員の安全を守るだけでなく、事業をどのように継続・復旧するかという観点も重要です。
災害によって従業員が出社できなくなったり、オフィスや設備が利用できなくなったりすると、通常の業務を継続することが難しくなる可能性があります。
安否確認システムによって従業員の状況を把握できれば、どの程度の人員が業務に対応できるのかを判断する際の情報として活用できます。
例えば、出社可能な従業員を確認したうえで代替要員を検討したり、在宅で業務を継続できる従業員を把握したりすることが考えられます。
もちろん、安否確認システムだけでBCP対策が完結するわけではありません。
重要業務の特定や代替拠点、データのバックアップなど、さまざまな対策と組み合わせることが必要です。
そのうえで、災害発生時に「誰が業務を継続できる状態なのか」を把握する仕組みとして、安否確認システムをBCPの一部に組み込むことが重要です。
導入・選定時に確認したいポイント
安否確認システムを選ぶ際は、機能の多さだけで判断するのではなく、実際に災害が発生した際に従業員と管理者の双方が使いやすいかどうかを確認することが重要です。
また、自社の従業員数や拠点数、勤務形態などによって必要な機能も異なります。ここでは、導入前に確認しておきたいポイントを紹介します。
災害時でも確実に通知・回答できるか
安否確認システムを選ぶ際に、まず確認したいのが、災害発生時でも従業員へ確実に通知を届け、回答してもらえる仕組みになっているかという点です。
災害時には、通信回線の混雑や停電などによって、普段と同じように連絡が取れなくなる可能性があります。
そのため、特定の通信手段だけに依存するのではなく、メールやアプリ、SMSなど複数の手段に対応しているかを確認しておくことが大切です。
また、地震などの災害情報をもとに自動で通知を開始できるかどうかも重要なポイントです。
担当者が災害の発生を確認してから手動で配信する仕組みでは、初動に時間がかかる可能性があります。
さらに、スマートフォンから簡単に回答できるか、ログイン方法が分かりやすいかなど、従業員側の操作性も確認しましょう。
災害時に初めて操作することを想定するのではなく、平時から訓練などを通して利用方法を周知しておくことも重要です。
操作性や運用のしやすさを確認する
安否確認システムは、災害発生時だけでなく、平時の運用についても考えて選ぶ必要があります。
例えば、従業員の入社や退職、異動などが発生した際に、登録情報を簡単に更新できるかどうかは重要なポイントです。
従業員情報を手作業で一件ずつ登録・変更する必要がある場合、担当者の負担が大きくなるだけでなく、更新漏れが発生する可能性もあります。
人事システムなどと連携できる製品であれば、従業員情報の更新を効率化できる場合があります。
また、管理者側の操作性も確認しておきましょう。
災害発生時には迅速な判断が求められるため、回答状況や未回答者、負傷者などを直感的に確認できる画面であることが重要です。
さらに、実際に災害が発生していない平時にも、定期的な訓練やテスト配信を行えるか確認しておくと安心です。
導入して終わりではなく、日常的に運用しながら問題点を改善できるシステムを選ぶことが、実効性の高い防災対策につながります。
自社の規模や働き方に適しているか
安否確認システムにはさまざまな製品があるため、自社の規模や組織構成、働き方に適しているかを確認することも大切です。
例えば、従業員数が少ない企業と、数千人規模の従業員を抱える企業では、必要となる管理機能や料金体系が異なる場合があります。
また、全国に複数の拠点を持つ企業では、拠点ごとの安否状況を確認できる機能が必要になることもあります。
さらに、テレワークやフリーアドレスなど、多様な働き方を採用している企業では、オフィスにいない従業員についても安否確認を行えることが重要です。
出張や外出が多い従業員がいる場合には、現在の勤務状況や所在地などを踏まえた運用も検討する必要があります。
導入前には、現在の防災体制や安否確認の方法を整理し、「何を効率化したいのか」「どの情報を災害時に把握したいのか」を明確にしておきましょう。
そのうえで複数の製品を比較すると、自社に適したシステムを選びやすくなります。
安否確認と「所在把握」を組み合わせる
安否確認システムによって従業員の無事を確認することは、災害時の重要な対応です。
一方で、「無事である」という情報だけでは、従業員が現在どこにいるのかまでは分からない場合があります。
特にフリーアドレスなど働く場所が固定されない環境では、安否確認に加えて所在を把握する仕組みも重要になります。
安否確認だけでは「今どこにいるか」までは分からない
安否確認システムでは、従業員が自身の状況を回答することで、「無事」「負傷している」「出社できない」といった情報を企業側が把握できます。
しかし、その回答だけでは、従業員が現在どこにいるのかまでは分からないケースがあります。
例えば、「本人は無事」と回答があったとしても、その従業員がオフィスにいるのか、自宅にいるのか、外出先にいるのかによって、企業側が取るべき対応は異なります。
また、オフィス内にいる場合でも、執務エリアや会議室、別フロアなど、具体的な所在まで把握できるとは限りません。
災害時には、従業員の安否だけでなく、現在の所在を把握することが避難誘導や点呼などの初動対応に役立つ場合があります。
そのため、安否確認システムを導入する際には、「従業員が無事か」という情報と、「従業員がどこにいるか」という情報は別のものとして考えることが重要です。
両方の情報を組み合わせることで、災害時の状況をより正確に把握しやすくなります。
フリーアドレスでは従業員の所在把握が難しい
近年は、固定席を設けず、従業員が自由に座席を選んで働くフリーアドレスを導入する企業が増えています。フリーアドレスには、オフィススペースを効率的に利用できるほか、部署を越えたコミュニケーションを促進できるなどのメリットがあります。
一方で、従業員が日によって異なる座席を利用するため、「誰がどこにいるのか」を把握しにくくなるという課題があります。
平時であれば、チャットや電話などで本人に確認することもできます。
しかし、災害発生時には通信環境が不安定になったり、従業員が一斉に避難したりする可能性があります。
そのため、災害時の所在把握を考えるのであれば、普段からオフィス内の在席状況を把握できる仕組みを整えておくことが重要です。
特に総務・人事部門が災害対策を担当する場合、安否確認の仕組みと合わせて、オフィス内の従業員の所在を把握できる環境を整えることで、より迅速な状況確認や避難誘導につなげやすくなります。
平時から所在を把握する仕組みを整える
災害時に従業員の所在を把握したいのであれば、災害が発生してから新しい仕組みを使うのではなく、平時から所在を把握できる環境を整えておくことが重要です。
例えば、位置情報を活用してオフィス内の在席状況を可視化できれば、普段から「誰がどのエリアにいるのか」を確認できます。
こうした仕組みを日常的に利用していれば、災害発生時にも同じ情報を参考にして、オフィス内の状況を把握できます。
また、平時から利用することで、従業員や管理者がシステムの操作に慣れておける点もメリットです。
災害時に初めて操作するシステムよりも、普段から使い慣れている仕組みのほうが、緊急時にもスムーズに活用しやすくなります。
安否確認システムによる「安否の確認」と、位置情報による「所在の把握」は、それぞれ異なる役割を持っています。
両者を組み合わせることで、災害時の従業員対応に必要な情報をより多面的に把握できるようになります。
安否確認と所在把握を組み合わせた防災対策を
安否確認システムは、災害発生時に従業員の安否を確認し、企業として必要な初動対応を行うための重要な仕組みです。
通知や回答、集計などを効率化することで、総務・人事部門の負担を軽減しながら、迅速な状況把握につなげられます。
一方で、安否確認によって「無事である」と分かっても、従業員が現在どこにいるのかまでは把握できない場合があります。特にフリーアドレスやテレワークなど、働き方が多様化している企業では、安否と所在を分けて考えることが重要です。
そのため、安否確認システムによる安否情報と、位置情報を活用した所在情報を組み合わせることで、より実効性の高い防災対策につなげられます。
Beacapp Hereでは、ビーコンなどを活用してオフィス内の従業員の位置情報を可視化できます。
平時にはフリーアドレスの座席管理や在席状況の把握に活用し、災害時には従業員の所在を把握するための情報として活用できます。
「無事かどうか」だけでなく「どこにいるのか」まで把握する視点を取り入れ、平時から災害時まで活用できる防災環境を整えておくことが、企業の防災対策をより強固なものにします。
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