病院では日々、多くの医療材料や消耗品が使用されています。これらを適切に管理できていなければ、医療の質や安全性に影響を及ぼすだけでなく、スタッフの業務負担やコスト増大にもつながります。病院の物品管理は、単なる在庫管理ではなく、医療現場全体を支える重要な業務です。
本記事では、病院における物品管理の基本から、よくある課題、改善施策、そして見える化による効果までを体系的に解説します。
病院における物品管理とは？基本と重要性
病院物品管理の対象と役割
病院の物品管理では、注射器やガーゼといった医療材料、手袋やマスクなどの消耗品、医療機器の付属品や備品まで、幅広いアイテムを対象とします。
これらは診療や看護を行ううえで欠かせないものであり、必要なときに、必要な量を、正しい場所で使える状態に保つことが求められます。物品管理の役割は、単に数を数えることではなく、現場が滞りなく医療行為を行える環境を整えることにあります。
医療の質と安全を支える基盤業務としての物品管理
適切な物品管理は、医療安全の確保にも直結します。必要な物品が不足していれば、処置の遅れや代替対応によるリスクが生じる可能性があります。
一方で、期限切れや不適切な保管による品質低下も重大な問題です。物品管理は、医師や看護師が本来の業務に集中できるよう支える“縁の下の力持ち”として、医療の質を下支えする重要な業務といえます。
コスト管理・業務効率化の観点から見た重要性
医療材料は診療報酬や経営にも影響する重要なコスト要素です。過剰な在庫は保管スペースを圧迫し、期限切れによる廃棄ロスを生みます。
逆に欠品が頻発すれば、緊急発注や割高な調達が必要になる場合もあります。適切な物品管理は、無駄な支出を抑えながら業務効率を高め、病院経営を安定させるためにも欠かせません。
病院の物品管理で起こりやすい課題
在庫過多・欠品が発生する原因
病院では「多めに置いておけば安心」という意識から、必要以上に物品を抱えてしまうケースが少なくありません。その結果、使われないまま期限を迎える在庫が増えてしまいます。
一方で、使用量の変動を正確に把握できていないと、突然の欠品が発生することもあります。需要予測が属人的になっていることが、こうした問題の背景にあります。
看護師・医療スタッフの負担増につながる管理業務
物品管理が十分に整備されていない現場では、看護師や医療スタッフが在庫確認や補充作業を担うことになります。本来は患者対応や専門業務に集中すべき時間が、物品探しや発注業務に奪われてしまうのです。このような負担は、業務効率の低下だけでなく、スタッフの疲弊やモチベーション低下にもつながります。
属人化・アナログ管理によるリスク
紙台帳や個人の記憶に頼った管理は、担当者が変わると機能しなくなるリスクを抱えています。また、記録漏れや転記ミスといったヒューマンエラーも起こりやすくなります。情報が分散していると全体像を把握しにくく、改善につなげることも困難です。属人化を解消することが、物品管理改善の第一歩です。
病院物品管理を改善するための具体施策
在庫基準の見直しと適正在庫の考え方
改善の出発点は、在庫基準の明確化です。過去の使用実績をもとに、最低在庫量や発注点を設定することで、過不足のない管理が可能になります。診療科や季節による使用量の違いも考慮し、定期的に基準を見直すことが重要です。「持ちすぎない、足りなくならない」状態を目指すことが、適正在庫管理の基本です。
物品配置・動線を意識した保管ルール整備
物品の保管場所や配置は、業務効率に大きく影響します。使用頻度の高い物品を取りやすい位置に配置し、動線を短くすることで、現場の負担を軽減できます。また、保管ルールを統一することで、誰でも同じ場所から同じ物品を取り出せる状態を作ることができます。整理された環境は、ミス防止にもつながります。
現場負担を減らす運用フローの標準化
発注や補充の手順が人によって異なると、作業のばらつきや抜け漏れが生じます。運用フローを標準化し、誰が担当しても同じ手順で管理できる仕組みを整えることが大切です。業務を仕組み化することで、現場の負担を減らし、安定した運用が可能になります。
物品管理の「見える化」がもたらす効果
どこに・何が・どれだけあるかを把握できているか
物品管理の見える化とは、在庫状況や保管場所を誰でも一目で把握できる状態を指します。情報が可視化されていれば、探す時間が減り、判断も迅速になります。属人的な管理から脱却し、チーム全体で共有できる情報基盤を作ることが重要です。
棚卸・発注業務の効率化とヒューマンエラー削減
見える化によって棚卸作業は簡素化され、発注判断もデータに基づいて行えるようになります。目視や感覚に頼らないことで、数え間違いや記入漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えられます。結果として、管理業務の正確性とスピードが向上します。
データ活用による改善サイクルの構築
蓄積されたデータを分析することで、使用傾向や無駄の発生ポイントが見えてきます。これにより、在庫基準や運用ルールを継続的に見直す改善サイクルを回すことができます。見える化は、一度きりの施策ではなく、改善を続けるための基盤となります。
ツールを活用した可視化の具体例
物品管理システム導入による業務効率化
近年では、ビーコンを活用して物品の所在や使用状況を把握する管理手法が注目されています。医療機器や備品にビーコンを取り付けることで、「どこに・何が・どの程度使われているか」を自動的に把握できるようになります。
これにより、目視確認や手作業による棚卸の負担を減らし、必要な物品を迅速に探し出すことが可能になります。また、リアルタイムで情報を共有できるため、現場と管理部門の連携も円滑になります。ビーコンによる可視化は、人的負担を抑えつつ、精度の高い物品管理を実現する有効な手段といえます。
▶︎ 導入事例はこちらをご参照ください。
まとめ
病院の物品管理は、医療の質・安全・経営を支える重要な基盤業務です。課題の多くは、属人化や情報の見えにくさに起因しています。適正在庫の考え方を取り入れ、見える化やツールを活用することで、現場負担を軽減しながら効率的な管理が可能になります。継続的な改善を重ねることが、より良い医療環境づくりにつながります。
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