オフィスの最終退出、見回りに時間がかかっていませんか？施錠確認を効率化する方法

オフィスの最後の一人になったとき、「もう誰も残っていないかな？」とフロアを見回ってから施錠している方も多いのではないでしょうか。複数フロアや広いオフィスでは、一度確認してもまだ人が残っていて、時間を置いて再び見回ることもあります。

今回は、そんな最終退出時の見回りにかかる負担と、位置情報を活用して効率化する方法をご紹介します。

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オフィスの最終退出時、「誰も残っていないか」の確認に時間がかかる

オフィスを施錠する前には、社員が残っていないかを確認する必要があります。しかし、オフィスが広かったり、複数のフロアや棟に分かれていたりすると、確認するだけでも一苦労です。まずは、最終退出時にどのような負担が生まれているのかを考えていきましょう。

施錠する前に「まだ誰か残っていない？」を確認する必要がある

オフィスを最後に退出する人には、照明や空調を切る、窓や扉を確認する、施錠や警備システムをセットするなど、さまざまな作業があります。こうした最終退出時の作業を終えるためには、まずオフィス内に人が残っていないことを確認しなければなりません。

周囲を見渡して誰もいないように見えても、会議室や個室、別のエリアで仕事を続けている人がいるかもしれません。「おそらく誰もいないだろう」という判断だけで施錠するわけにはいかず、実際にフロアを歩いて確認している職場もあるでしょう。

特に、複数のフロアや棟に分かれている職場では、確認する範囲も広くなります。別のフロアへ階段やエレベーターで移動したり、離れた場所まで足を運んだりと、「人が残っていないことを確認する」ためだけに移動が発生することもあります。

一回あたりの見回りにかかる時間はそれほど長くなくても、毎日のように繰り返されれば担当者にとって負担になります。さらに、見回りに行った時点でまだ人が残っていれば、それで確認が終わるとは限りません。

最終退出時の確認は、安全・セキュリティのためにも欠かせない

誰も残っていないことを確認するのは、施錠のためだけでなく、そこで働く人の安全やオフィスのセキュリティを守るうえでも重要です。

たとえば、個室やWebブースなど周囲から様子が見えにくい場所では、体調不良や事故などが起きても、ほかの人がすぐに気づけない可能性があります。何らかの理由で部屋から出られなくなり、自分から助けを求めることが難しいケースも考えられます。

また、人が残っている状態で施錠したり警備システムをセットしたりすると、残っている人が退出する際に困ったり、人の動きをセンサーが検知して警報が作動したりするなど、運用上のトラブルにつながる可能性もあります。

そのため、「誰も残っていないことを確認する」という工程自体をなくすのではなく、必要な確認は行いながら、そこにかかる負担を減らすことが大切です。

見回りに行ったらまだ人がいた……そして、もう一度確認へ

最終退出時の見回りで特に負担になりやすいのが、一度の確認で終わらないケースです。「そろそろ最後かな」と思ってフロアを見回ったものの、まだ仕事をしている人がいた場合には、そのまま施錠することはできません。一度自分の場所へ戻り、時間を置いてからもう一度確認に向かうといった往復が、タイミングによっては何度も発生することもあります。

ここで負担となるのが、「人が残っているかどうかを確認するためだけの移動」です。まだ人がいることが事前に分かっていれば、わざわざそのタイミングで見回りに行く必要はなかったかもしれません。

見回りが終わるまでは施錠できず、最終退出を担当する人自身も帰ることができません。安全やセキュリティのために必要な確認だからこそ、「行ってみなければ分からない」ことで生まれている余分な往復を減らせないかを考えてみる余地があります。

働き方やオフィスの変化で「見回り」は難しくなっているかも

最終退出時の見回りは、以前から行われてきた業務の一つです。ただ、フリーアドレスやWeb会議の普及などによって、オフィスの使われ方は変化しています。こうした変化によって、「人が残っていないか」を確認する難しさも以前より増しているかもしれません。

固定席なら見渡せたオフィスも、フリーアドレスで変化

固定席が中心だったオフィスでは、誰がどこで働いているのかをある程度予測することができました。最終退出時も、それぞれのデスクや周辺を確認すれば、人が残っているかどうかを把握しやすかったでしょう。

一方、フリーアドレスでは社員がその日の業務や予定に合わせて働く場所を選びます。自席という決まった場所がないため、ラウンジや集中スペース、別のエリアなど、思いがけない場所で仕事を続けている人がいる可能性もあります。

また、フリーアドレス化にあわせて、オフィス内にパーティションや背の高い棚、集中ブースなどを設けているケースもあります。こうしたレイアウトでは、同じフロアであっても場所によっては見通しが悪く、「フロア全体をざっと見渡せば分かる」という確認が難しくなることがあります。

そのため、ワンフロアのオフィスであっても、レイアウトによっては一つひとつのエリアを見て回る必要があり、最終退出時の確認に手間がかかることがあります。

Web会議の普及で「個室に人が残っている」ことも

Web会議が一般的になったことで、オフィス内には会議室だけでなく、Web会議用の個室やブースを設ける企業も増えています。

こうしたスペースは、周囲の音を気にせず会話できる一方で、扉が閉まっていると外から中の様子が分かりにくいことがあります。さらに、利用者がイヤホンやヘッドセットを着けていれば、周囲で人が退出し始めていることに気づかない可能性もあります。

オープンスペースに誰もいないからといって、オフィス全体から人がいなくなったとは限りません。会議室や個室、Webブースなど、確認すべき場所が増えたことで、最終退出時の見回りも細かくなっています。

働く場所の選択肢が増えたことは、働きやすさを高める一方で、「最後に誰も残っていないことをどう確認するか」というオフィス運用にも新たな課題を生んでいるといえます。

複数フロア・複数棟なら確認のための移動も大きな負担に

さらに負担が大きくなりやすいのが、オフィスが複数のフロアや棟に分かれているケースです。たとえば、最終退出を担当する人が1階にいる場合、3階や4階まで階段やエレベーターで移動して確認し、まだ人が残っていれば再び元の場所へ戻る必要があります。別棟まで確認するとなれば、移動距離はさらに長くなります。

ここで負担となるのは、実際に人が残っている場合だけではありません。誰も残っていなかったとしても、「誰もいないことを確認するため」にその場所まで移動する必要があります。こうした確認を毎日のように行えば、見回りに使う時間も積み重なっていきます。最終退出者本人が担当する場合は退勤時間に影響し、総務や管理部門などが担当している場合には、本来の業務に使える時間が削られてしまうこともあるでしょう。

オフィスの働き方やレイアウトが変わった今、最終退出時の見回りも「これまでと同じ方法で続けることが最適なのか」を見直してみる余地があります。

「誰かいるかも」ではなく、確認してから見回りに行けたら？

見回りの負担を減らすために考えたいのが、「人が残っているか分からないから、とりあえず見に行く」という行動です。オフィス内の状況を事前に把握できれば、見回りそのものは残しながら、確認に向かうタイミングを変えることができます。

「見回りの回数」ではなく「見に行くタイミング」を変える

最終退出時の負担を減らすためには、見回りそのものを減らすのではなく、見回りに行くタイミングを見直すという方法があります。

たとえば、現地へ行かなくても「まだ人が残っている」ことが分かれば、その時点で見回りに向かう必要はありません。人がいなくなったことを確認してから最終確認へ向かうことで、「行ってみたらまだ人がいた」と何度も往復することを避けやすくなります。

つまり、減らしたいのは安全やセキュリティのために必要な最終確認ではなく、「人が残っているかどうかを知るためだけの見回り」です。現地へ行く前に状況が分かれば、必要な確認を行いながら、最終退出を担当する人の負担を減らすことができます。

「まだ人がいる？」を現地に行かず確認する方法

現地へ行く前にオフィス内の状況を把握する方法の一つが、屋内位置情報の活用です。オフィス内における人の位置情報を取得する仕組みを導入することで、今オフィス内に何人検知されているかをスマートフォンやパソコンなどから確認できます。

フロアごとの状況が分かれば、「このフロアにはまだ人がいる」と判断できるため、人が検知されている間は待ち、状況が変わってから最終確認へ向かうことができます。複数フロアや離れた場所を確認する必要がある職場では、こうした情報が見回りへ向かうタイミングを判断する材料になります。

もちろん、位置情報による検知だけをもって「オフィス内に誰もいない」と判断するものではありません。あくまで最終確認へ向かうタイミングを判断するために活用し、必要な確認や施錠はこれまでどおり行います。

Beacapp Hereなら、手元からフロアの状況を確認できる

屋内位置情報サービス「Beacapp Here」では、オフィス内で検知されている人の所在を、リアルタイムに確認することができます。誰かを探したい時だけでなく、最終退出時の見回りを効率化するために活用することもできます。

フロアごとの検知人数から「まだ人がいるか」を確認

Beacapp Hereでは、スマートフォンアプリやブラウザから、「今、どのエリアで、誰が検知されているのか」を確認することができます。マップ画面ではフロアごとの検知人数も表示されるため、フロアごとに人の滞留状況を一瞬で把握することができます。

たとえば、複数フロアを見回る必要がある場合は、人が検知されていないフロアから先に確認するなど、状況に合わせて見回る順番を工夫できます。その間に、先ほどまで人が検知されていたフロアから人がいなくなれば、続けて最終確認に向かうこともできます。

このように、フロアごとの状況を手元で確認できれば、「とりあえず上から順番に見て回る」のではなく、その時点の状況に合わせて見回る順番を決めることができます。何度も同じフロアを往復することを減らし、より効率的に最終確認を進めることにつながります。

株式会社トランザクション様でも最終退出確認に活用

実際にBeacapp Hereをご利用いただいている株式会社トランザクション様では、もともと複数フロアを行き来する際の「人を探す時間」を減らすことを目的に導入いただきました。現在では、人探しだけでなく、会議室の施錠管理にもBeacapp Hereが活用されています。

同社には普段は人が常駐していない会議室があり、終業後に誰もいなくなったタイミングで施錠する必要があります。以前は施錠へ向かっても、会議が延長していたり、まだ人が残っていたりすることもあり、時間を置いて何度も出直さなければならないことがあったそうです。現在は、Beacapp Hereで会議室に人がいないことを確認してから施錠へ向かう運用をされており、ご担当者様からも、「無駄な往復がなくなってとても助かっています」とのお声をいただいています。

このように、「誰がどこにいるのか」という情報は、人探しだけでなく、日々のオフィス運用における移動や確認の負担を減らすためにも活用できます。

▶トランザクション様の導入事例はこちら
https://jp.beacapp-here.com/case/trans-action/