オフィスレイアウトは、一度整えたら終わりではありません。組織変更や人員増加、働き方の見直しなどに合わせて、レイアウトを変更する企業は少なくありません。
Beacapp Hereをご提案する中で、他社の位置情報システムをご利用中のお客様から、
「レイアウト変更のたびにメーカーへ依頼が必要で困っている」
「自分たちでマップやビーコン配置を変更できない」
といったご相談をいただくことがあります。
位置情報システムを比較する際は、精度や価格、機能に目が向きがちですが、実際に運用が始まると「運用負荷」が大きな違いになることも少なくありません。本記事では、導入後だからこそ見えてくる運用面のポイントをご紹介します。
レイアウト変更で初めて気付く「運用」の違い
位置情報システムを比較する際、多くの企業が重視するのは、位置の精度や機能、導入コストなどです。もちろん、これらはサービスを選ぶうえで重要なポイントですが、実際に導入してから「運用方法」や「運用負荷」に悩むケースもあります。
ここでは、導入前には見落とされがちな運用面の違いについてご紹介します。
レイアウト変更に合わせて位置情報システムの設定変更も必要になる
位置情報システムでは、取得した位置情報をオフィスのマップ上に表示します。そのため、レイアウトを変更した際は、新しいレイアウトに合わせてマップ画像やビーコンの配置情報も更新する必要があります。
例えば、部署の移動や会議室の増設によってレイアウトが変わったにもかかわらず、以前のマップのまま運用を続けると、実際のオフィスと表示内容が一致しなくなってしまいます。また、レイアウト変更に伴ってビーコンの設置場所を変更した場合は、ビーコンの配置情報もあわせて更新が必要です。
このように、位置情報システムを継続して運用するためには、レイアウト変更に合わせた設定変更も日常的な運用の一つとなります。
レイアウト変更のたびにメーカーへの依頼が必要な場合もある
位置情報システムの設定変更や更新方法は、サービスによって異なります。中には、マップ画像の差し替えやビーコン配置の変更を導入企業側では行えず、メーカーへの依頼が必要となるサービスもあります。
その場合、レイアウト変更のたびに問い合わせや日程調整が発生し、設定変更が完了するまで待たなければなりません。組織変更や部署の移動、会議室の追加など、小規模なレイアウト変更でも、その都度依頼が必要になるケースもあります。
レイアウト変更は一度で終わるものではありません。変更のたびにメーカーへの依頼や調整が発生すると、担当者にとっては少しずつ運用負荷が積み重なっていきます。
「こんなはずでは…」導入後に相談されることも
Beacapp Hereをご提案する中でも、「レイアウト変更のたびにメーカーへ依頼するのが負担になっている」「自分たちで簡単に設定を変更できると思っていた」といったご相談をいただくことがあります。
位置情報システムを比較する際は、位置の精度や機能、価格に目が向きやすく、導入後の運用方法まで詳しく確認するケースは多くありません。そのため、レイアウト変更をきっかけに初めて運用負荷に気付き、「運用方法まで比較して選べばよかった」と感じる企業もあります。
位置情報システムは、一度導入すると長く利用するシステムです。だからこそ、「設定変更は誰が行うのか」「管理者自身で対応できるのか」といった運用面も、導入前に確認しておきたいポイントです。
レイアウト変更は「特別なこと」ではない
オフィスレイアウトの変更というと、移転や大規模なリニューアルをイメージする方もいるかもしれません。しかし実際には、組織変更や人員の増減、働き方の見直しなどをきっかけに、レイアウトを見直す企業は少なくありません。
位置情報システムを長く運用するためには、こうした変化にも柔軟に対応できる運用のしやすさが重要になります。
組織変更や人員増減でレイアウトは変わる
オフィスレイアウトを変更する理由は、移転だけではありません。部署の再編や人員の増減、新しいチームの立ち上げなど、日々の業務や組織の変化に合わせてレイアウトを見直すことは珍しくありません。
増員に伴ってデスクを追加したり、関連部署同士が連携しやすいよう座席配置を見直したりと、小規模なレイアウト変更は多くの企業で日常的に行われています。 こうした変化に合わせて、オフィス環境を少しずつ改善していくことは、多くの企業で日常的に行われています。
そのため、位置情報システムも「一度設定したら終わり」ではなく、オフィスの変化に合わせて柔軟に運用できることが求められます。
働き方に合わせた改善も増えている
近年は、フリーアドレスやABW（Activity Based Working）の導入など、働き方に合わせてレイアウトを見直す企業も増えています。コミュニケーションを活性化するために座席配置を変更したり、集中スペースを増やしたりと、実際の運用状況に合わせて改善を重ねるケースも少なくありません。
オフィスは一度完成したら終わりではなく、働き方に合わせて少しずつ変化していくものです。そのため、位置情報システムにも、その変化へ柔軟に対応できる運用性が求められます。
だからこそ、運用しやすさが重要になる
マップ画像の変更やビーコン配置の変更など、日常的なメンテナンスをメーカーへ依頼する運用では、設定変更が完了するまで最新のレイアウトを位置情報システムへ反映できません。その間は、実際のオフィスとマップ表示が一致しないため、本来の使いやすさを十分に発揮できない状態となってしまいます。
また、担当者はメーカーとのやり取りやスケジュール調整も必要になるため、レイアウト変更のたびに運用負荷が積み重なっていきます。
一方、管理者自身でこれらの設定を変更できれば、レイアウト変更にもすぐ対応できます。担当者の負担を減らせるだけでなく、オフィス改善のスピードを止めることなく、常に最新のレイアウトで運用を続けられることも大きなメリットです。こうした運用のしやすさは、位置情報システムを長く運用するうえで重要なポイントといえるでしょう。
Beacapp Hereなら管理者自身で変更できる
Beacapp Hereでは、レイアウト変更時のマップ画像やビーコン配置の変更を管理者自身で行えます。メーカーへの依頼や調整が不要なため、担当者の負担を抑えながら、常に最新のレイアウトで位置情報システムを運用できます。
マップ画像は管理画面から簡単に差し替え
管理画面から新しいレイアウト図面を選択して登録するだけで更新できます。
組織変更や座席配置の見直しなど、オフィスレイアウトが変わるたびにマップもスムーズに更新できるため、実際のオフィスと位置情報システムの表示を一致した状態で維持できます。
ビーコン配置もドラッグ＆ドロップで変更
管理画面上でビーコンをドラッグ＆ドロップするだけで、配置情報を更新できます。
レイアウト変更に伴うビーコンの設置場所変更にもすぐ対応できるため、最新のレイアウトに合わせた状態で運用を続けられます。
オフィス改善のスピードを止めない運用
オフィスレイアウトは、実際に運用してみて初めて改善点が見えてくることも少なくありません。だからこそ、レイアウト変更のたびに位置情報システムの設定変更をメーカーへ依頼する必要があると、最新の状態にアップデートするまでに時間がかかってしまいます。
Beacapp Hereは、管理者自身でマップ画像やビーコン配置を更新できるため、レイアウト変更後もすぐに位置情報システムへ反映できます。担当者の負担を抑えながら、常に最新のレイアウトに合わせて運用できることで、蓄積したデータも継続して活用しやすくなります。
まとめ
増員や組織変更などによるレイアウト変更は、多くの企業で日常的に発生します。それに伴い、位置情報システムでもマップ画像やビーコン配置などのメンテナンスを行う必要があります。こうしたメンテナンスを無理なく続けられるかどうかは、位置情報システムを長く活用するうえで重要なポイントとなり、導入後の満足度にもつながります。そのため、導入を検討する際は、位置の精度や機能、価格だけでなく、「設定変更は誰が行うのか」「管理者自身で対応できるのか」といった運用・メンテナンス面も比較しておくことがおすすめです。
Beacapp Hereでは、管理者自身でマップ画像やビーコン配置を更新できるため、変化の多いオフィスでもスムーズな運用を実現できます。また、ご要望に応じて弊社での設定変更や運用サポートにも対応しています。位置情報システムの導入をご検討中の方や、現在の運用にお悩みの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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