会社では、パソコンや文房具、会議室の備品などさまざまな物品が日常的に使用されています。しかし、適切な管理が行われていないと「どこにあるかわからない」「同じものを重複購入してしまう」といった問題が起きやすくなります。備品管理はコスト管理や業務効率にも関わる重要な業務のひとつです。
本記事では、会社における備品管理の必要性から、エクセルでの備品管理表の作り方、さらにシステム化の考え方までをわかりやすく解説します。
会社の備品管理が必要な理由と放置すると起きる問題
ここでは、会社において備品管理がなぜ必要なのか、また管理を行わない場合にどのような問題が起きるのかについて紹介します。
備品が「どこにあるかわからない」が発生する
備品管理を行っていない会社では、「必要な備品がどこにあるかわからない」という問題が頻繁に発生します。たとえば、プロジェクターやノートパソコン、工具などの共有備品は、誰がどこで使っているのかが把握できないと探す時間が増えてしまいます。こうした状況が続くと、社員は備品を探すために時間を費やすことになり、業務効率が低下します。
また、探しても見つからない場合には「紛失したのではないか」といった疑念が生まれ、管理部門への問い合わせも増えてしまいます。備品の所在を明確にすることは、日常業務をスムーズに進めるためにも重要です。
紛失・故障・二重購入でコストが増える
備品の管理ができていない場合、企業のコスト増加につながる可能性があります。たとえば、すでに社内にある備品の存在が把握できていないと、同じ備品を再度購入してしまうことがあります。また、故障した備品の状況を管理していない場合、修理が必要なものを放置してしまったり、使えない備品をそのまま保管してしまうこともあります。
結果として、不要な購入費や修理費が発生することになります。備品の購入日や状態を管理しておくことで、適切なタイミングでの交換や修理が可能になり、コストの最適化につながります。
棚卸・監査・経理処理で困る
会社では、定期的に棚卸や監査が行われることがあります。その際、備品の管理台帳が整備されていないと、実際の備品と記録が一致しないという問題が発生します。特に高額な備品や固定資産に該当する物品は、経理上の管理も必要です。
管理台帳がない場合、購入日や金額、使用場所などを確認するのに多くの時間がかかってしまいます。備品管理を適切に行うことで、棚卸作業や監査対応がスムーズになり、経理処理の正確性も高まります。
会社の備品管理方法は3種類｜エクセル・台帳・システム
ここでは、会社で一般的に行われている備品管理の方法について紹介します。備品管理の方法は大きく分けて「紙の台帳」「エクセル管理」「備品管理システム」の3種類があります。
会社の規模や備品数に応じて、適した方法を選ぶことが重要です。
①紙の台帳管理（小規模向けだが限界がある）
紙の台帳を使った備品管理は、最もシンプルな方法です。備品名や購入日、保管場所などをノートや台帳に記録して管理します。小規模な会社で備品の数が少ない場合には、この方法でも運用が可能です。しかし、備品数が増えると管理が難しくなるという課題があります。紙の台帳では検索ができないため、特定の備品を探すのに時間がかかります。
また、更新履歴が残りにくく、誰がいつ変更したのかがわからなくなることもあります。そのため、備品数が増えてきた場合には別の管理方法への移行が必要になります。
②エクセルの備品管理表（最も現実的な選択肢）
多くの会社で採用されているのが、エクセルを使った備品管理表です。エクセルで管理することで、備品の一覧を簡単に作成でき、検索や並び替えなどの機能も利用できます。
また、テンプレートを作成すれば、備品情報を統一された形式で管理することができます。担当者が更新することで、備品の増減や移動も記録できます。特別なシステムを導入する必要がなく、導入コストも低いため、中小企業にとって現実的な管理方法といえるでしょう。
③備品管理システム（備品数が多い会社は効果大）
備品の数が多い会社では、専用の備品管理システムを導入する方法もあります。システムを利用すると、備品の登録・検索・貸出管理などを一元的に行うことができます。さらに、バーコードやQRコードを使った管理に対応しているシステムもあり、棚卸作業を効率化することも可能です。
備品数が数百〜数千点に及ぶ場合や、複数拠点で備品を管理している企業では、システム化によって管理の負担を大幅に減らすことができます。
備品管理表（エクセル）の作り方｜会社で使える項目例
ここでは、エクセルで備品管理表を作成する際に設定しておきたい管理項目について紹介します。
最低限必要な管理項目
エクセルで備品管理表を作成する場合、まずは最低限必要な基本情報を整理することが重要です。一般的には次のような項目が設定されます。
・備品番号
・備品名
・購入日
・保管場所
・担当部署
・状態（使用中・保管中など）
備品番号を設定しておくと、同じ名称の備品が複数ある場合でも識別しやすくなります。また、保管場所や担当部署を記録しておくことで、備品の所在をすぐに確認できるようになります。
貸出管理をするなら追加したい項目
共有備品の貸出管理を行う場合は、追加の項目を設定することで管理がしやすくなります。たとえば、以下のような項目を追加すると便利です。
・貸出日
・返却予定日
・利用者名
・貸出状況
これらの情報を記録することで、誰がどの備品を使用しているのかが一目でわかるようになります。特にノートパソコンやプロジェクターなどの共有備品では、貸出管理を行うことで紛失や長期未返却を防ぐことができます。
資産管理をするなら追加したい項目
会社によっては、備品を資産として管理する必要があります。その場合は、経理処理に関連する項目を追加しておくと便利です。具体的には以下のような項目が挙げられます。
・購入金額
・購入先
・耐用年数
・減価償却区分
これらの情報を備品管理表に記録しておくことで、資産管理や経理処理をスムーズに行うことができます。特に高額な備品については、会計処理との連携を意識した管理が重要になります。
エクセル備品管理が失敗する原因と、会社で続く運用ルール
ここでは、エクセルによる備品管理がうまくいかない原因と、長く続けるための運用ルールについて紹介します。
更新担当が曖昧で、結局誰も更新しない
エクセル管理が失敗する大きな原因のひとつは、更新担当が決まっていないことです。誰でも更新できる状態にしていると、「誰かが更新するだろう」と考えられ、結果的に誰も更新しない状況になりがちです。そのため、備品管理の担当部署や責任者を明確にすることが重要です。
備品の購入や廃棄が発生した際には必ず管理表を更新するというルールを決めておくことで、データの正確性を維持することができます。
ルールがないと入力がバラバラになる
入力ルールが決まっていない場合、同じ備品でも表記がバラバラになることがあります。たとえば、「ノートPC」「ノートパソコン」「Laptop」など表記が統一されていないと、検索や集計が難しくなります。
この問題を防ぐためには、入力ルールをあらかじめ決めておくことが重要です。備品名の表記ルールや保管場所の名称などを統一することで、管理表の精度を高めることができます。
棚卸のタイミングがなく、台帳の精度が低下する
備品管理表を作成しても、定期的な棚卸を行わなければ実際の備品と記録が一致しなくなります。長期間棚卸を行わないと、紛失や移動に気づかないまま管理表の精度が低下してしまいます。そのため、年に1回など棚卸のタイミングを決めておくことが重要です。
定期的に実物と管理表を照合することで、備品管理の信頼性を維持することができます。
備品管理システムを自作する前に知っておきたいこと
ここでは、備品管理システムを自作する場合に知っておきたいポイントについて紹介します。
Excelやスプレッドシートで十分なケース
備品数がそれほど多くない場合、専用システムを導入しなくてもエクセルやスプレッドシートで十分に管理できることがあります。特に備品数が数十〜100点程度であれば、エクセルの管理表でも問題なく運用できます。
また、クラウド型のスプレッドシートを利用すれば複数人での同時編集も可能です。まずは既存ツールで運用し、管理が難しくなったタイミングでシステム化を検討するという方法も有効です。
自作が向いている会社・向いていない会社
備品管理システムの自作が向いているのは、社内にITスキルを持つ担当者がいる会社です。データベースやアプリ開発の知識があれば、自社の運用に合わせたシステムを構築することができます。
一方で、IT人材がいない会社では自作システムの維持が難しくなることがあります。担当者が異動や退職した場合、システムの保守ができなくなる可能性もあります。そのため、長期的な運用体制を考えた上で判断することが重要です。
自作するなら最低限ほしい機能
備品管理システムを自作する場合は、最低限必要な機能を整理しておくことが大切です。一般的には以下のような機能が求められます。
・備品の登録・検索機能
・貸出管理機能
・更新履歴の管理
・棚卸データの出力
これらの機能があることで、備品の状況を正確に把握できるようになります。また、将来的な拡張を考えて、データ構造を整理しておくことも重要です。
まとめ
会社の備品管理は、業務効率の向上やコスト削減、監査対応のためにも欠かせない業務です。小規模な会社であれば紙台帳でも管理できますが、多くの企業ではエクセルの備品管理表が現実的な方法といえるでしょう。備品数が増えてきた場合には、備品管理システムの導入や自作も検討する価値があります。
重要なのは、自社の規模や運用に合った方法を選び、継続的に管理を行うことです。適切な備品管理を行うことで、会社全体の業務効率を高めることができます。
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