オフィス移転は、レイアウトや設備だけでなく、情報発信の方法を見直す絶好の機会です。近年では、受付やエントランス、共用スペースにデジタルサイネージを導入し、来訪者への案内や社内への情報共有を効率化する企業が増えています。
また、企業ブランドの発信や働きやすいオフィスづくりの一環としても注目されています。本記事では、オフィス移転時にデジタルサイネージを導入・見直すメリットや、効果的な活用方法について解説します。
オフィス移転時にデジタルサイネージを導入・見直す企業が増えている理由
オフィス移転は、新しい働き方やオフィス運用に合わせて情報発信の仕組みを再構築するタイミングです。紙の掲示物では対応しきれない情報更新や来訪者対応を効率化するため、デジタルサイネージを導入・見直す企業が増えています。
オフィス移転は情報発信環境を見直す絶好のタイミング
オフィス移転では、レイアウトや設備の変更だけでなく、情報発信の方法も見直すことが重要です。これまで紙の掲示物やホワイトボードで行っていた案内やお知らせは、デジタルサイネージを活用することでリアルタイムに更新できるようになります。
また、部署の配置変更や共用スペースの新設に合わせて、必要な場所へ適切な情報を届けられる点もメリットです。移転を機に情報発信のデジタル化を進めることで、業務効率の向上や運用負荷の軽減につながります。
受付・入口・共用スペースで求められる役割が変化している
近年のオフィスでは、受付や入口は単なる来訪者対応の場ではなく、企業の第一印象を左右する重要な空間となっています。また、ラウンジや共有スペースでは、社員へのお知らせやイベント情報、災害時の緊急案内など、多様な情報を発信する役割も求められています。
デジタルサイネージを設置することで、用途に応じた情報をタイムリーに表示でき、紙の貼り替え作業も不要になります。利用者にとって分かりやすく、運用する側にとっても効率的な情報発信が実現できます。
デジタルサイネージが企業ブランディングや来訪者対応を支える
デジタルサイネージは、企業ロゴやブランドメッセージ、サービス紹介映像などを表示することで、企業イメージの向上にも貢献します。来訪者に対して受付案内や会議室への誘導を分かりやすく表示できるため、スムーズな来客対応にもつながります。
また、採用動画や企業の取り組みを紹介するコンテンツを配信すれば、企業文化や価値観を効果的に伝えることも可能です。情報発信とブランディングを両立できる点は、オフィス移転時にデジタルサイネージを導入する大きなメリットといえるでしょう。
オフィス移転時にデジタルサイネージを設置するメリット
オフィス移転を機にデジタルサイネージを導入することで、来訪者対応の効率化だけでなく、社内外への情報発信や企業ブランディングの強化にもつながります。
ここでは、移転時に導入することで得られる主なメリットを紹介します。
受付・入口案内をデジタル化して来訪者対応を効率化する
受付や入口にデジタルサイネージを設置することで、来訪者への案内をより分かりやすく、スムーズに行えます。受付方法や会議室への案内、フロアマップ、当日のイベント情報などを画面に表示することで、受付担当者の負担軽減につながります。
また、多言語表示にも対応しやすく、海外からの来訪者にも適切な案内が可能です。オフィス移転を機に受付業務を見直すことで、来訪者の満足度向上と業務効率化の両立を実現できます。
社内向け情報発信をリアルタイムで更新できる
デジタルサイネージは、社内への情報共有ツールとしても効果を発揮します。経営メッセージや社内イベントのお知らせ、業績速報、災害時の緊急連絡などをリアルタイムで配信できるため、情報伝達のスピードが向上します。
紙の掲示物のように貼り替え作業が不要なため、担当者の負担も軽減されます。また、複数拠点へ同時に情報を配信できるため、本社と支社で統一した情報発信を行いたい企業にも適しています。
企業ブランドやオフィスデザインとの統一感を演出できる
新しいオフィスは、企業のブランドイメージを体現する重要な空間です。デジタルサイネージを活用すれば、企業ロゴやブランドカラー、プロモーション映像などを効果的に表示でき、統一感のある空間を演出できます。
また、受付やエントランスで企業理念やサービス紹介を発信することで、来訪者へ企業の魅力を自然に伝えることも可能です。オフィスデザインと情報発信を組み合わせることで、企業価値の向上にもつながります。
紙の掲示物削減による運用負荷・コスト削減につながる
紙の掲示物は、印刷や貼り替え、掲示期限の管理など、運用に手間がかかります。デジタルサイネージを導入すれば、コンテンツをオンラインで更新できるため、印刷コストや管理工数を削減できます。
また、掲示物の貼り忘れや古い情報が残るといったミスも防ぎやすくなります。環境負荷の軽減にもつながるため、ペーパーレス化やSDGsへの取り組みを進める企業にとっても、デジタルサイネージは有効な選択肢といえるでしょう。
移転時に失敗しないデジタルサイネージ導入のポイント
デジタルサイネージは、設置するだけでは十分な効果を発揮できません。
オフィス移転を成功させるためには、設置目的や運用方法を事前に整理し、自社に適した環境を整えることが重要です。
設置場所（入口・受付・執務エリア）ごとの目的を明確にする
デジタルサイネージは、設置場所によって役割が異なります。例えば、入口やエントランスでは企業ロゴや受付案内を表示し、来訪者へ企業の第一印象を伝える役割があります。
受付では受付方法や会議室案内、執務エリアや共用スペースでは社内のお知らせやイベント情報などを発信すると効果的です。設置場所ごとの目的を明確にすることで、表示するコンテンツも整理しやすくなり、利用者にとって分かりやすい情報発信が実現します。
配信するコンテンツと更新体制を事前に決めておく
デジタルサイネージは、継続的に情報を更新することで効果を発揮します。そのため、どのようなコンテンツを配信するのか、誰が更新を担当するのかを事前に決めておくことが重要です。
例えば、受付案内は総務部門、社内イベントや採用情報は人事部門、サービス紹介は広報や営業部門など、担当を明確にすることでスムーズな運用が可能になります。更新頻度やルールをあらかじめ定めておくことで、常に最新の情報を発信できる環境を維持できます。
導入後の保守・運用まで見据えて業者を選定する
デジタルサイネージは長期間利用する設備であるため、導入費用だけでなく、保守やサポート体制も含めて業者を選ぶことが大切です。機器の故障時の対応やソフトウェアのアップデート、コンテンツ配信システムのサポートなど、導入後の運用体制を確認しておくことで、トラブル発生時も安心して利用できます。
また、自社の運用規模や予算に合った提案をしてくれる業者を選ぶことで、無理のない継続的な活用につながります。
展示場やエントランスで活用されるデジタルサイネージの活用事例
デジタルサイネージは、オフィスだけでなく展示場やエントランスなど、さまざまな場所で活用されています。目的に応じたコンテンツを表示することで、情報発信の質を高め、来訪者や社員にとって利便性の高い環境を実現できます。
展示場で製品・サービスの魅力を効果的に伝える
展示会やショールームでは、限られた時間で来場者に製品やサービスの魅力を伝えることが重要です。デジタルサイネージを活用すれば、製品紹介動画や導入事例、活用イメージなどを視覚的に分かりやすく発信できます。
静止画だけでは伝えきれない情報を動画やアニメーションで表現できるため、来場者の興味を引きやすく、商談のきっかけづくりにも役立ちます。また、展示内容の変更にも柔軟に対応できるため、運用負荷を抑えながら効果的な情報発信が可能です。
入口・受付で来訪者のスムーズな案内を実現する
オフィスの入口や受付では、来訪者が迷わず目的地へ移動できる環境づくりが求められます。デジタルサイネージを設置することで、受付方法やフロアマップ、会議室案内、企業からのお知らせなどを分かりやすく表示できます。
さらに、イベント開催時には会場案内やタイムスケジュールを表示することも可能です。紙の掲示物と異なり、必要に応じて表示内容をすぐに更新できるため、常に最新の情報を提供でき、来訪者の利便性向上と受付業務の効率化につながります。
社内コミュニケーションやイベント告知にも活用できる
デジタルサイネージは、社内向けの情報共有ツールとしても活用されています。経営方針や社内ニュース、イベント開催のお知らせ、福利厚生に関する情報などを共用スペースや休憩エリアで配信することで、社員が自然と情報に触れられる環境を整えられます。
また、社員紹介や表彰、社内イベントの様子などを発信することで、部署を超えたコミュニケーションの活性化や組織への一体感の醸成にもつながります。リアルタイムに情報を更新できるため、タイムリーな情報発信を継続しやすい点も大きなメリットです。
オフィス移転を機に「人の動き」も見える化することが重要
オフィス移転の効果を高めるには、設備やレイアウトだけでなく、社員が実際にどのようにオフィスを利用しているかを把握することが重要です。
人の動きを見える化することで、より働きやすいオフィスづくりにつながります。
新オフィスではレイアウトだけでなく利用実態の把握も必要
オフィス移転では、フリーアドレスやABW（Activity Based Working）など、新しい働き方を取り入れる企業が増えています。しかし、実際に社員がどのエリアを利用しているのか、会議室や共有スペースが適切に活用されているのかを把握できなければ、レイアウトが最適とはいえません。
移転後も利用状況を継続的に確認し、実態に合わせて改善を重ねることで、オフィスの価値をさらに高めることができます。
デジタルサイネージだけでは分からないオフィス利用状況
デジタルサイネージは、情報発信や来訪者案内に優れたツールですが、「誰が、いつ、どこで働いているか」といったオフィスの利用実態までは把握できません。
例えば、出社率の変化や座席の利用状況、部署間の交流状況などは、デジタルサイネージだけでは可視化できない情報です。オフィス移転の効果を検証するためには、情報発信だけでなく、人の動きやオフィスの利用データをあわせて把握することが重要です。
Beacapp Hereでオフィス利用状況を可視化し、移転効果を最大化する
Beacapp Hereは、社員の出社状況や座席利用状況を可視化し、オフィスの利用実態をデータとして把握できるオフィスDXツールです。移転後の出社率やエリアごとの利用状況を分析することで、レイアウトの改善や座席数の最適化、コミュニケーション活性化に向けた施策へ活用できます。
デジタルサイネージによる情報発信と組み合わせることで、「伝える」だけでなく「働き方を見える化する」ことが可能となり、オフィス移転の効果を継続的に高められるでしょう。
まとめ
オフィス移転は、デジタルサイネージを導入・見直す絶好のタイミングです。受付や入口での来訪者対応の効率化、社内外への情報発信の強化、企業ブランディングの向上など、さまざまなメリットが期待できます。
一方で、移転の効果を最大限に引き出すためには、情報発信だけでなく、オフィスの利用実態を把握することも重要です。Beacapp Hereを活用して人の動きを可視化することで、データに基づいたオフィス改善を継続的に行い、より快適で生産性の高い職場環境を実現できるでしょう。
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