こんにちは！ビーキャップの添田です。
フリーアドレスやテレワーク、ハイブリッドワークなど、働き方、働く場所の自由度が上がっている中で、「情報格差」という大きな壁が立ちはだかっています。
同じ企業の中にいるのに持っている情報が人によって違うとなると、
業務の進行を妨げたりすれ違いが起きるなど、何かと不便を感じるでしょう。
なぜ情報格差が生まれてしまうのか、解消するために何ができるのか解説します！
オンラインとオフラインの壁
情報格差とは
情報格差とは、働く環境によって所持する情報に差が生じることをいいます。
例えばテレワークで自宅やシェアオフィスを中心に働く人と、オフィスへの出社を基本に働く人では得られる情報の量に差が生じてしまいます。オフィス内で勤務する人は同じ環境下で働く社員が他にいることで、周囲を見渡すことができ、情報交換がしやすいためです。
従来のオフィス出社を原則とする働き方では、この情報格差はあまり感じられず、企業の抱える問題として注目されることもありませんでした。経済産業省の提唱する「2025年の壁回避のためのDX化推進」やコロナ禍における「テレワークの急速な普及」によって、問題として注目されるようになったのです。
情報格差による働きづらさ
上司「この間の会議の後に話したA社の件だけど進捗どう？」
同僚「その件は先方にお見積りを送っていて検討いただいておりまして・・・」
自分「・・・(この間の会議はオンラインで参加してたから、会議後のそんな話知らないよ)・・・」
テレワークをしていてこのような場面に陥ったことはありませんか？
コロナ禍で一気に広がったテレワークという働き方ですが、最近ではオフィスワークのメリットも見えるようになり、出社をシフト制にするなどしてオフィスワークとテレワークの２つの働き方を取り入れている企業も多くあります。このような導入をすることによってメリットもありますが、上記のように社内の話に置いてけぼりにされる…なんてこともあるようです。
社内の情報共有についてですが、テレワークでは基本として電話やメール、Web会議などのオンラインツールを使用して行われます。一方オフィスワークでは、物理的な会議室での会議や紙、何気ない雑談など、オンラインでは共有されていない場所での情報共有が多くされています。見えない場面での情報がテレワークとオフィスワークの情報共有の格差を生み出しているのです。
会議中の場面でこんなことはありませんか。
上司「新商品の発売時期について意見のある人いますか？」
先輩「その商品であれば季節感が強いので、夏頃に発売できたらいいと思います」
同僚「賛成です。パッケージのデザインも含め、夏仕様で制作進めております」
上司「では7月の発売で設定しましょう」
自分「・・・(類似商品が他社から7月に発売予定される？という情報があるので6月の下旬には発売した方がいいと思うけど・・・会議室の空気感がわからないからいいづらいな)・・・」
オフィス勤務の社員とテレワーク勤務の社員が、同じ会議に参加するという場面で起こりやすい事例です。オフィス勤務の社員は物理的な会議室に集まり、テレワーク勤務の社員はそこにWebで参加します。Web上だと会議室での空気感が伝わりづらく、発言を控えてしまうことが多くなるようです。
実際にテレワークを働きにくいと感じている人は一定数以上います。その理由は「社内の人と相談や雑談がしづらい」や「社内の人とディスカッションがしづらい」など、コミュニケーションに関わる面が多く見られます。情報格差が業務に支障を来たし、テレワークよりもオフィスワークの方が多くの情報が得られるとなれば、この働き方は衰退していってしまうでしょう。
情報格差を生み出すポイント
Point1: 雑談不足による情報格差
オフィスと自宅、オフィスとサテライトオフィス、など物理的な場所の違いが生み出す情報格差です。先に述べた「テレワークが働きづらい」という気持ちを引き起こす大きな要因の一つですが、そもそも出社を前提とした情報共有をしていることが主な原因です。
申請書や報告書が紙文書のやりとりに限定されている、オフィスの会議室で会議を行う文化が根付いていることで情報格差が生まれてしまいます。というのも、顔を合わせて会話ができるオフィスへの出社では、社員同士で会話というコミュニケーションをとる時間が増えるからです。会議の前後など、ちょっとした業務の合間に挟んだ雑談から、深い業務の話に繋がっていくなんていうこともあるでしょう。
そう考えると、テレワーク勤務の人よりもオフィス勤務の人の方が、仕事に関連した多くの情報を所有するようになるのは当然のようにも思えます。
Point2: 無意識の情報獲得
オフィスの中にいると、直接自分に関与しない情報も耳に入ってきます。漏れ聞こえてくる近くの席にいる社員の電話、自分以外の他の社員同士の会話、他部署の会話など、オフィスにはさまざまな音が溢れています。自分は直接会話に参加していなくても、漏れ聞こえてくる情報で、状況を察し、理解することができます。
また目から確認できる情報もあります。デスクに向かっている作業をしている社員の雰囲気から、その業務の進行状況を察することができます。必要であれば、声を掛けてフォローをすることもできます。一人で抱え込むことがないので、全体として業務をスムーズに行うことができます。
これらの耳と目からの情報は、特定の個人に宛てられたものではありません。その場にいたことで無意識に得た情報なので、テレワーク勤務の人は入手しづらいものです。テレワーク勤務の場合、メールなどで自分を宛先に入れてもらえないと情報が入りにくく、無意識の情報が多く入るオフィス勤務と比べるとその情報量に差が出てきてしまいます。
情報格差を生み出さないためにできること
働く場所が違うからこそ生み出されてしまう「情報格差」の問題。
解決・軽減するためにどんなことができるでしょうか。
情報をオンライン上に保存する
紙媒体での情報保存はやめて、オンライン上に保存するようにしましょう。契約書や申請書などを紙媒体で管理していると、「その業務はオフィスでしかできない」と場所を限定してしまうことになります。オンライン上で行うことによって、いつでもどこでも、ネット環境さえあれば共通の情報にアクセスすることができるようになります。また申請状況や進捗状況をリアルタイムで確認することができるのもメリットの一つです。会議の資料などもオンライン上に保存することでいつでも見返すことができ、必要以上にメモを取る必要もなくなるので、より会議に集中できるようになり、生産性の向上に繋がります。
この時に注意すべきポイントは、「口頭のみでのやりとりを避ける」という点です。オフィスの中にいるメンバーのみでの口頭のやりとりは、オフィス外にいるメンバーには共有しづらいものとなります。口頭でやりとりした内容も、社内チャットやメールを利用して、オンライン上に残すようにしましょう。
「わざわざ口頭でやりとりしたものをオンラインに残すのが手間」と感じる人もいるかもしれません。しかし、万が一体調不良や家族の都合で出社できない場面に陥った時、オンライン上にデータを保管していた効果が感じられるはずです。自身の記憶を頼りにしながら、慌てて電話で引き継ぎをする必要はありません。必要な情報は全てオンライン上にあるので、ファイルと業務内容を指示するだけで引き継ぎ完了です。
オフライン可でもオンライン会議を導入
複数の社員が集まる会議の場では、オフィス勤務の社員もいれば、テレワーク勤務の社員もいるでしょう。そのような会議の時、テレワーク勤務の社員のみオンライン参加で、オフィスにいる社員は会議室に集まってオフライン参加という方針をとっていませんか？
このように同一の会議で二つの参加方法があった場合、オンラインでの会議参加は、物理的な会議室で行われている会議の雰囲気や空気が伝わりづらい場合があります。特にディスカッションを主とする会議では、周囲の空気感がわからないので、意見が発しづらいという声もあります。
ここで注意すべきポイントは、「会議参加者全員がオンライン参加にする」ということです。参加方法を共通にすることで全員が同位置の状況となり、会議室という物理的な空間の雰囲気を意識する必要がなくなります。そうすることでテレワーク勤務の社員の意見も取り入れやすくなるのが狙いです。
またオンライン会議に統一することで、会議の全貌を録画機能で保存することができます。この録画データもまたオンライン上に保存することで、万が一会議に参加できなかった社員がいたとしても後からその全てを確認することができます。さらに別途で議事録もオンライン上に保存することで、より情報の格差を軽減することができます。
ビジネス向けチャットツールの導入
テレワークの導入によって生じてしまう「コミュニケーション不足」は、「雑談不足」とも言い換えられます。電話や形式のかしこまったメールをするほどではないけれど、誰かに共有したい、聞いてもらいたいと思う話題を持っている人は少なくないでしょう。従来の出社型勤務の際は出会った場面でその話題を共有したり、誰かが雑談している内容を耳にして自分の情報として無意識に蓄積されるといったこともありました。
テレワークではこの雑談の環境を作ることが難しく考えられています。「こんなことでわざわざ連絡をするなんて迷惑かもしれない…」「もしかしたら今忙しいかも…」こうした配慮から、業務に関する悩みをそのままにしてしまうこともあるかもしれません。表情や雰囲気を直接みることもできないので、上司や先輩の方から、部下や後輩に寄り添ってフォローを入れることも難しくなってしまいます。
ここでのポイントは「ビジネス向けチャットツール」を導入することです。メールよりもフランクに書き込みができるチャットツールを利用することで、相談やアドバイスを受けやすい環境を用意します。また部署のグループチャットを用意することで、特定の個人に向けたメッセージだけでなく、「誰か」に聞きたいことも発信できるようになります。ある企業ではその日の自分の気分や体調を、お天気マークに置き換えて発信しているということもあるようです。
チャットツールを利用することでより多くの情報を発信しやすく、またその情報を複数名で共有しやすくなります。
Microsoft Teams App “Beacapp Here” 登場
屋内型位置情報サービスである“Beacapp Here”のTeams版アプリが登場しました。
チャットやWeb会議の機能で代表されるMicrosoft社のTeamsですが、Beacapp Hereとの連携でどのような場面に生かすことができるのでしょうか。
Teams App “Beacapp Here” でできること
Teams上で“Beacapp Here”アプリをインストール・ログインすると、表示されるのはいつもの Beacapp Hereのマップ画面です。ユーザーを選択すると、ユーザーの詳細情報の中に「Teamsアイコン」が表示されます。そのアイコンをクリックすると選択したユーザーにTeamsチャットを送れるようになります。
「社員の位置情報を確認＋チャットでメッセージを送る」、この一連の動作がTeamsの中だけで完結するようになります。複数のアプリやシステムを併用することで手間取っていた工程が一つに集約されることで、業務の効率化を図ることができるようになります。
情報格差のないコミュニケーションを目指す
ここまでオフラインとオンラインの間で生じてしまう「情報格差」について解説してきましたが、Teams版App“Beacapp Here”で情報格差のないコミュニケーションを目指すことができます。
BeacappHereでは、社員各々の勤務状況(出社・在宅)を確認することができるので、勤務状況に合わせたコミュニケーションを選択することができます。出社している人と直接コミュニケーションを取りたい場合は、Teamsのチャット機能を使って待ち合わせや約束をすることができます。在宅勤務の人とコミュニケーションを取りたければ、TeamsのWebミーティング機能が有効です。コミュニケーションの機会が増えることで、雑談の機会も生まれるでしょう。そこで生まれた情報をTeamsのグループチャットで共有するのです。コミュニケーションのきっかけを作り、コミュニケーションをとり、共有するまでを完結することができます。
コミュニケーションを生み出す“BeacappHere”と、サポートする“Teams”を利用して、情報格差のないコミュニケーションを取れるように目指していきたいですね。
まとめ
多様な働き方が生まれる中で生まれてしまった「情報格差」という問題。様々な人の理想にあったワークスタイルを維持するためには、この情報格差問題を軽視することはできません。
情報格差問題の解決にはオンラインの利用が有効的と考えられます。社内情報の管理に関してオンラインを意識した環境を整えることで、いつでもどこでも自分のタイミングで情報を確認することができるようになります。それによって情報の取りこぼしも少なくなり、引き継ぎの手間なども軽減できるため、作業効率の向上も期待できるでしょう。
また、社内のコミュニケーションを効率化させる屋内位置情報サービスである“Beacapp Here”から新しくリリースされたTeams版アプリは、居場所を確認してチャットやビデオ通話での連絡へ瞬時に移行することができ、コミュニケーションの活性化や情報共有の促進を望むことができます。
社内のIT環境を整備して、情報格差の問題と戦っていきましょう！
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
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