会社で日常的に使われているスピーカーやプロジェクター、台車、PC周辺機器などの「備品管理」。総務部の重要な業務である一方で、「どこにあるか分からない」「誰が使っているのか把握できない」「気づいたらなくなっている」といった課題を抱えている企業は少なくありません。
Excelや紙台帳で管理していても、運用が形骸化してしまったり、フリーアドレスやオフィス拡張をきっかけに管理が追いつかなくなったりするケースも増えています。結果として、備品の重複購入や紛失、総務への問い合わせ増加など、見えにくい負担が積み重なってしまいます。
本記事では、会社における備品管理の基本的な考え方から、総務が直面しやすい課題、そして「なくならない」備品管理を実現するための改善方法までを分かりやすく解説します。これから備品管理を見直したい総務担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
会社の備品管理とは？総務部が担う役割
会社における備品管理とは、オフィス内で使用されるさまざまな物品を適切に把握・管理し、必要なときに必要な人が利用できる状態を維持することを指します。対象は文房具のような消耗品から、PC・モニター・プロジェクター・台車といった可動備品まで多岐にわたります。
これらを正しく管理することは、業務効率の向上だけでなく、無駄なコスト削減や内部統制の観点からも重要です。
会社における「備品管理」の基本的な考え方
備品管理の基本は、「何が・どこに・どれだけあるのか」を把握できている状態を維持することです。単に一覧表を作るだけでなく、実際の利用状況と情報が一致していることが重要になります。
たとえば、台帳上は存在しているはずの備品が現場では見つからない、といった状態は管理できているとは言えません。また、備品は時間とともに移動・劣化・故障します。導入時だけでなく、日常的な利用・貸出・返却・廃棄までを含めたライフサイクル全体を管理対象として考える必要があります。
この視点が欠けると、管理はすぐに形骸化してしまいます。
総務部が備品管理を任される理由
多くの企業で備品管理を総務部が担っているのは、部署横断で全社を支える役割を持っているからです。特定の事業部に属さず、オフィス環境や業務基盤を整える立場にあるため、備品管理との親和性が高いとされています。
一方で、総務は人事・契約管理・庶務など業務範囲が広く、備品管理に十分な工数を割けないケースも少なくありません。その結果、「本来は重要だが後回しになりやすい業務」として、属人的な運用に陥りがちなのが実情です。
備品管理が適切に行われないことで起きる問題
備品管理が不十分な状態が続くと、さまざまな問題が顕在化します。
代表的なのは「探しても見つからない」「同じ備品を何度も購入してしまう」といった無駄なコストの発生です。これは目に見える損失であり、経営層からも指摘されやすいポイントです。
さらに、必要な備品がすぐに使えないことで業務が滞ったり、特定の人しか所在を把握していない属人化が進んだりするリスクもあります。これらは日常業務のストレスとなり、結果として生産性低下につながります。
会社の備品管理がうまくいかない理由
「備品管理が大事なのは分かっているが、うまく回らない」という声は多くの総務部で共通しています。その背景には、管理方法そのものが現場の実態に合っていないという問題があります。
特に働き方やオフィス環境が変化する中で、従来の管理手法が限界を迎えているケースが増えています。
Excelや紙台帳による管理が形骸化している
Excelや紙の台帳による管理は、導入のハードルが低く、多くの企業で採用されています。しかし、更新作業が手間であるため、次第に実態とズレが生じやすくなります。異動やレイアウト変更のたびに更新が必要ですが、そこまで手が回らないのが現実です。
結果として、「一応あるが誰も信用していない台帳」になり、確認されなくなってしまいます。この状態では管理しているつもりでも、実質的には管理できていないと言えるでしょう。
貸出・返却が自己申告になっている
備品の貸出や返却を利用者の自己申告に任せているケースも多く見られます。一時的には問題がなくても、忙しさや意識の差によって記録漏れが発生しやすくなります。
特に複数部署で共有する備品ほど、「誰が最後に使ったのか分からない」「返却されたはずだが見当たらない」といったトラブルが起きがちです。これが積み重なると、総務への問い合わせや調整業務が増え、負担が大きくなります。
フリーアドレス・オフィス拡張による管理難易度の上昇
フリーアドレスの導入や拠点拡張により、備品の移動が日常的に発生するようになりました。
固定席を前提とした管理方法では、こうした変化に対応することが難しくなっています。
「どのエリアにあるか分からない」「別フロアに持っていかれていた」といった状況は、管理の前提が崩れているサインです。オフィスの柔軟性が高まる一方で、備品管理には新しい仕組みが求められています。
総務部が実践すべき会社備品管理の改善方法
備品管理を改善するためには、すべてを完璧に管理しようとするのではなく、現実的に運用できる範囲から見直すことが重要です。総務の負担を増やさず、継続できる仕組みを選ぶことが成功のポイントとなります。
管理対象を明確にし「なくなりやすい備品」から着手する
まずは、管理対象を明確にすることが重要です。
すべての備品を同じ粒度で管理しようとすると、運用が破綻しやすくなります。特に紛失しやすい、移動が多い、高額といった特徴を持つ備品から優先的に管理対象とするのがおすすめです。たとえば、プロジェクターやスピーカー、台車などは代表的な対象です。ここから着手することで、効果を実感しやすく、社内の理解も得やすくなります。
「誰が・どこで・使っているか」がわかる状態を目指す
備品管理の理想は、「今どこにあり、誰が使っているのか」がすぐに分かる状態です。完璧な履歴管理である必要はありませんが、問い合わせが来たときに即答できるレベルを目指すだけでも、総務の負担は大きく軽減されます。
そのためには、人の記憶や善意に頼るのではなく、自然に情報が集まる仕組みを取り入れることが重要です。管理ルールを厳しくするよりも、手間なく把握できる状態を作ることがポイントです。
総務の手間を増やさずに管理できる仕組みを選ぶ
どれだけ優れた管理方法でも、総務の作業が増えてしまえば長続きしません。日常業務の中で無理なく回せるかどうかを基準に、仕組みを選定する必要があります。
自動で情報が更新される、確認作業が減るといった仕組みは、属人化の防止にもつながります。管理のための管理にならないよう注意が必要です。
会社の備品管理を効率化する方法の一つ「Beacapp Tag」
こうした課題に対する一つの解決策として、位置情報を活用した備品管理がありますBeacapp Tagは、備品にタグを取り付けることで、所在を可視化し、管理負荷を抑えながら運用できる仕組みです。
Beacapp Tagで実現できる備品管理の考え方
Beacapp Tagは、「人が管理する」のではなく「仕組みで把握する」ことを前提とした備品管理を実現します。備品の移動に合わせて自動的に情報が更新されるため、台帳更新の手間を大幅に削減できます。
これにより、総務は探す・聞く・確認するといった作業から解放され、本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。
スピーカー・プロジェクター・台車など可動備品との相性
Beacapp Tagは、オフィス内を頻繁に移動する可動備品との相性が高いのが特徴です。予約管理と組み合わせることで、「使われていないのに見つからない」といった状況を防ぐことができます。
利用頻度やエリアごとの偏りを把握することで、備品配置の見直しや追加購入の判断材料としても活用できます。
備品管理を“属人化させない”仕組みとしての活用
担当者が変わっても同じ水準で管理できることは、総務業務において重要なポイントです。Beacapp Tagを活用すれば、特定の人の経験や記憶に依存しない備品管理が可能になります。
結果として、引き継ぎ負担の軽減や業務の標準化につながり、長期的に安定した備品管理体制を構築することができます。
まとめ
会社の備品管理は、単なるモノの管理ではなく、業務効率やコスト、従業員の働きやすさにも直結する重要な業務です。しかし、Excelや自己申告に頼った管理では、オフィス環境の変化に対応しきれず、属人化や形骸化が起こりやすくなります。
備品管理を改善するためには、
- 管理すべき備品を明確にすること
- 「誰が・どこで・使っているか」を把握できる状態をつくること
- 総務の手間を増やさず、自然に運用できる仕組みを選ぶこと
が欠かせません。
Beacapp Tagのように、備品の所在や利用状況をデータで可視化できる仕組みを取り入れることで、備品管理は「探す・確認する業務」から「改善につなげる業務」へと変わります。属人化しない、なくならない備品管理を実現する第一歩として、ぜひ自社の管理方法を見直してみてはいかがでしょうか。
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