テレワークの利用が推進されているなか、企業としては、社員の稼働管理が新たな課題となっています。しかし、どこまで管理をすべきか、どのように管理をしていくか悩んでいる方も多いでしょう。
そこで本記事では、PC監視ツールの基本的な機能や目的について解説し、リモートワークにおける従業員の稼働状況を把握するうえでのリスクについても考察します。テレワーク時の稼働管理にお悩みの方は、ぜひ最後までご一読ください。
Contents
パソコン監視ツールとは？
パソコン監視ツールは、企業が従業員のコンピュータ使用状況をリアルタイムで監視し、分析するために使用するソフトウェアです。基本的な機能としては、使用されるアプリケーションの監視、ウェブサイトの訪問履歴の追跡、ファイルやフォルダへのアクセスログなどが監視できます。
導入のメリットとしては、社内のPCのセキュリティを向上させられる点です。例えば、許可されていないアプリケーションを利用していないのか、危険なサイトへアクセスしていないのか、社内のファイルを持ち出していないのかなどを監視することがあげられます。
パソコン監視ツールの導入状況
パソコン監視ツールの導入は、企業の規模や地理的位置によって大きな差が見られますが、一貫しているのは、テレワークの普及がその背景にあることです。
特に、欧米ではリモートワークを導入している企業の間で、従業員のパフォーマンス管理やセキュリティ強化を目的とした監視ツールの利用が進んでいます。Digital.comの2021年の調査によれば、米国でリモートワークを導入している企業の60%がPC管理ツールを導入しており、その結果、従業員の生産性向上に寄与していると報告されています。
日本においては、キーマンズネットの2022年10月の調査結果によると、大企業では「既に導入済み」が50.2%、「導入を検討」が17.5%となっており、従業員数が多い企業ほど導入率が高い傾向です。
さらに、導入済みの企業の約半数が「パッケージソフトウェア」を利用しており、SaaS形態での利用は21.4%でした。これらのデータから、PC監視ツールの導入は、リモートワークの普及と共に世界中で増加していることがわかります。
リモートワークにおけるパソコン監視の目的とは？
リモートワーク環境下でのパソコン監視は、単に従業員の行動を制限するためではありません。むしろ、効率的な業務運営、情報セキュリティの強化、そして最終的には従業員と企業双方の利益を守るために重要な役割を果たします。ここでは、それぞれの目的を詳しく解説します。
目的1: 業務効率化
リモートワークにおけるパソコン監視の主な目的の一つは、業務効率化です。従業員一人ひとりの稼働状況を正確に把握することで、企業は無駄なくタスクを配分し、プロジェクトの進行をスムーズに管理できます。
具体的には、従業員がどのタスクにどれだけの時間を費やしているかを分析することで、業務の優先順位を再評価し、必要に応じてリソースの再配分を行います。このプロセスにより、業務のボトルネックを特定し、解消することで全体の業務効率が向上するでしょう。
目的2: 情報漏洩リスクの検知
もう一つの重要な目的は、情報漏洩リスクの検知です。リモートワークでは、従業員が安全でないウェブサイトにアクセスしたり、不正なソフトウェアをダウンロードしたりするリスクが高まります。
パソコン監視により、こうした活動を早期に検知し、潜在的なセキュリティ脅威から企業の貴重なデータを守ることができます。監視ツールは、不審なウェブサイトへのアクセスや怪しいファイルのダウンロードなど、セキュリティ侵害の兆候を検出し、即座に対応することが可能です。
このように、リモートワークにおけるパソコン監視は、情報漏洩のリスクを軽減し、企業のデジタル資産を保護するために不可欠です。
リモートワークでパソコンを監視する方法
リモートワークでパソコンを監視する方法としては、主に下記の方法があげられます。
- アクセス監視
- 利用アプリ監視
- キーボードの監視
- 勤怠管理
- 在席管理
それぞれ解説します。
アクセス監視
アクセス監視は、従業員が業務中に訪れるウェブサイトやサーバーへのアクセスを追跡し、分析することで、企業の情報セキュリティを強化します。不適切なサイトへのアクセスを即座に識別し、防止することで、潜在的な情報漏洩やサイバー攻撃のリスクを大幅に低減させられます。
アクセス監視の実施は、セキュリティポリシーの遵守を確実にし、企業のデジタル環境を保護する上で欠かせません。
利用アプリ監視
利用アプリ監視は、従業員が業務で使用するソフトウェアやアプリケーションの利用状況を監視し、管理するプロセスです。この監視により、不必要または不適切なアプリケーションの使用を制限し、業務効率の向上を図ります。
また、ライセンス管理を強化し、ソフトウェア資産のコスト効率を改善する効果もあるでしょう。
キーボードの監視
キーボードの監視は、従業員のキーストロークを記録し、そのデータを分析することで、作業の効率性や正確性を評価する手法です。この監視は、特にテキストベースの作業が多い職種において、生産性の評価やデータ入力のミスを検出するのに有効です。
キーボード監視により、従業員の作業パターンを理解し、効率的なフィードバックを提供することで、作業の質を向上させることができます。ただし、従業員のプライバシーを尊重するために、明確なガイドラインと適切な通知が必要です。
勤怠管理
勤怠管理は、従業員の勤務時間、休憩時間、残業時間を正確に記録し、分析するシステムです。リモートワーク環境でも、正確な勤怠データをもとに、労働時間の管理や人材配置の最適化を行えます。
これにより、従業員の過重労働を防ぎ、ワークライフバランスの向上が可能です。また、労働法規制の厳格な遵守を保証し、企業が法的なリスクから守られるようにします。
在席管理
在席管理は、従業員がどこで勤務しているかをリアルタイムで把握することで、リモートワークやハイブリッドワークにおけるチームの協働とコミュニケーションを促進します。
出社・在宅にとどまらず離席状況や休暇、外出といった従業員の在席ステータスを可視化することで、プロジェクトの進行管理や緊急時の迅速な対応が容易になります。
従来のフルリモート環境、また、出社(固定席)環境では、PC監視だけで十分と思われていましたが、ハイブリッドワークの環境下では、位置情報把握も強い味方となります。
在席管理の例として、Beacapp Hereというサービスでは、ビーコンを活用した位置情報の取得により、リアルタイムでの在席管理を実施可能です。
パソコン監視ツール導入時の注意点
パソコン管理ツールを導入するときには、下記の点に注意する必要があります。
- 社員はストレスに感じることがある
- 過度の監視は生産性低下につながる
- プライバシー侵害につながる
それぞれ解説します。
社員はストレスに感じることがある
パソコン監視ツールの導入目的が内部不正の感知であっても、過度な監視は社員にストレスを与え、職場の信頼関係を損なう可能性があります。監視の範囲や頻度は、業務の効率化やセキュリティ強化の必要性と、従業員の心理的負担の間で考慮されるべきです。
過度な監視は、従業員が監視されているという感覚に不快感を覚え、職場における自由度や創造性が制限されると感じることがあります。その結果、職場のモラルや満足度が低下することが懸念されるでしょう。
過度の監視は生産性低下につながる
監視によって社員が感じるストレスは、生産性の低下に直結することがあります。過度な監視が行われる職場では、従業員が自己表現や自由な意見交換をためらうようになり、これがチームワークやイノベーションの阻害要因となるかもしれません。
社員が自分の行動を常に監視されていると感じると、プレッシャーにより仕事のパフォーマンスが低下することが多く、これは組織全体の目標達成にも悪影響を及ぼすことになります。
プライバシー侵害につながる
パソコン監視は、業務効率化やセキュリティ強化のためには正当な手段とされていますが、監視の範囲を業務時間外まで広げると、従業員のプライバシー侵害につながるリスクがあります。
業務に関連する活動の監視は受け入れられる場合が多いものの、個人の時間にまで及ぶ監視は、法的な問題や倫理的な問題を引き起こす可能性があります。したがって、パソコン監視ツールを導入する際には、従業員のプライバシー権を尊重し、業務時間内の活動に限定することが重要です。
社内の業務管理にも役立つ位置情報サービスがおすすめ
リモートワークやハイブリッドワークの普及に伴い、社内の業務管理や社員状況の管理が新たな課題となっています。このような状況下で、位置情報サービスの導入は、業務効率化と社員の安全管理に大きく貢献するでしょう。
特に、Beacapp Hereは、リアルタイムでの社員の所在把握、ワークスペースの予約、行動の可視化、そして空きスペースの検索といった多様な機能を提供し、社内業務の管理を格段に向上させます。
リアルタイム所在把握機能を通じて、管理者は社員の勤務場所を即座に確認でき、迅速な対応や効率的なタスク配分が可能です。また、ワークスペース予約機能により、社員は会議室やデスクなどの必要なスペースを簡単に予約でき、出社管理も容易になります。
さらに、Beacapp Hereでは蓄積されたデータをもとに従業員の働き方やオフィスの使用状況を分析して行動を可視化し、業務の効率化やオフィス環境の最適化に役立てることができます。空きスペース検索オプションは、エリアの混雑状況や空席情報をリアルタイムで表示し、フリーアドレスのオフィスでのスペース利用を促進できるでしょう。
このように、社内業務の管理と社員の安全を確保するためにも、Beacapp Hereの位置情報管理サービスの導入をおすすめします。社内業務の効率化と社員の安全管理を一新するための第一歩として、ぜひ導入をご検討ください。
まとめ
パソコン監視ツールは、従業員の生産性を向上させ、企業情報のセキュリティを確保するうえで欠かせないツールです。しかし、その導入と運用には、従業員のストレスやプライバシー侵害といったリスクを適切に管理する必要があります。
また、社内の業務管理を効率化し、従業員の安全を確保するために、位置情報管理サービスが有効であることもご紹介しました。このようなサービスは、従業員の現在地を把握し、業務の効率化や安全管理に役立つだけでなく、リモートワークとオフィスワークのハイブリッドな働き方が増えるなかで、新たな働き方のサポートとしても期待されています。
Beacapp Hereは、これらのニーズに応えるための優れたソリューションを提供可能です。業務管理の効率化、さらには働き方の多様化に対応するための機能を備えており、多くの企業での導入が進んでいます。効率的な業務管理と従業員の満足度向上を実現するための第一歩として、Beacapp Hereをぜひご検討ください。
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