社員の居場所が一目でわかる！社員の居場所を可視化するメリットとおすすめ可視化ツールのご紹介 -

ハイブリッドワークにフリーアドレス、ABWと働き手のニーズに合わせて働き方やオフィスもどんどん新しいカタチに移り変わっています。新しい働き方、オフィスにはたくさんの良い点がある一方、反対に上司や部下、一緒に働くチームのメンバーがどこにいるのかわからなくなってしまうという課題もあります。

こうした課題を解決するために注目が集まっているのが、社員の居場所の可視化です。社員の居場所可視化のメリットとおすすめツールを合わせてご紹介します！

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Contents

新しい働き方に合わせた現代のオフィスの課題

従来では毎日出社し、各自決められた座席に座り業務を遂行するという働き方が一般的でした。基本的に社員は社内の決められた場所にいますし、全員が出社しているので各々の業務状況や在席状況も目視で確認することができました。

しかし共働き世帯や単身世帯の増加などが影響し、ワークライフバランスを意識する働き手が増加している現在では、このような働き方は難しいと考える働き手が増えています。個人が仕事だけでなく家事や育児、介護などの家庭の務め果たす必要が出てきたためです。またその他にも自己研鑽のために時間を有効活用したいと考える人も多くなっています。こうした働き手のニーズの変化に対応するために生まれた「テレワーク」「ハイブリッドワーク」「フリーアドレス」「ABW（Activity Based Working）」などの新しい働き方は、近年の感染症拡大の影響を受け急速に普及しています。

新しい働き方のメリットは個人の状況に合わせた自由な働き方ができる点です。オフィスでなくとも仕事ができる環境を用意することで自宅やカフェなどでも業務につくことができ、家庭のために費やす時間と仕事に費やす時間を個人単位で調整できるようになります。また勤務地や通勤時間について考慮する必要がなくなるため、選べる仕事の幅も広がり、より自分の就きたい仕事を目指すこともできるでしょう。

一方で各々が日単位で自由に働く場所や時間を選択することで、会社内でのコミュニケーションが取りづらくなるという課題があります。

＊会社という場所に行けば毎日会えた人に会えなくなる　　　　　　　　　　　＊会いたい人がどこにいるのかわからない　　　　　　　　　　　　　　　　　＊直接話をするためにいちいちスケジュール調整をしなければいけない

社内でのコミュニケーションが滞ることで業務の遂行が遅れる、進行状況の把握が困難になる、部下の管理がしづらくなるなどの弊害が生まれることが想定されます。これらの問題は企業の業績や成長にも直結しますので、早期の対策・解決が求められます。

社員の居場所を可視化するメリット　

社員の居場所がわからなくなってしまうことによって問題が生じることはお分かりいただけたかと思います。では反対に、自宅やカフェ、サテライトオフィスなど、オフィスではない離れた場所にいても社員同士がお互いの居場所がわかるようになるメリットはどんなものがあるのでしょうか。

外部からオフィスに誰がいるかを知る

テレワークやリモートワークに限らず、商談や出張など外出する場面があるかと思いますが、オフィスにいなくともオフィスに誰がいるかを知ることで業務を効率的に進めることができるようになります。

例えば顧客からの依頼でオフィスにある荷物や書類を顧客にむけて発送してほしいとき、担当者である自分が外出をしていたら荷物の出荷が滞り、顧客に迷惑をかけてしまうことになります。誰がオフィスにいるのかわからない状況では誰に依頼をしていいかはっきりせず、複数の人に連絡をし、対応できる人を探す必要があります。これでは対応者を探すだけで時間がかかり、また複数人に連絡をするという手間もかかるため非効率的です。

社員の居場所を可視化し、オフィスにいる人を瞬時に把握できることで迅速に対応することができるのです。

また業務の上では、対面で直接会話をした方が伝わりやすいこともあるかと思います。そんな時も対象の人物がどこにいるのかを確認し、その人がオフィスや自分のいる場所の近くにいることがわかったらそこへ赴くことで簡単にコミュニケーションをとることができるようになるのです。電話やメールでスケジュールを合わせて対面での接触機会を作ることもできますが、それでは対面コミュニケーションのハードルが上がってしまいます。もっと気軽に、そして簡単にコミュニケーションの機会が作れるようになることで、業務の効率化を図ることができるでしょう。

外部からオフィスの混雑状況を知る　

オフィスに誰がいるのかを可視化することで、並行してオフィスの混雑状況を知ることができます。その日の自分の働き方を選択する際、オフィスの混雑状況を知り、誰が出社しているかを把握できることで、その日に出社するか否かの判断に役立てることができます。

またオフィス内でも人が密集している場所とそうでない場所があります。混雑状況が見えないままに出社をすると、人が密集していて仕事がしづらかったり、そもそも座席が空いていなくて座席の確保に時間がかかるなどのデメリットが生じます。混雑状況の可視化によってその場所に行かずともその状況を把握できるため、出社後にどのエリアに足を運ぶかを考えることができスムーズに業務に就くことができるようになるのです。

特定の人物がオフィスのどこにいるのかを知る

これはフリーアドレス型のオフィスを採用している企業によくある問題ですが、自由に座席を選ぶことができるため、オフィス内にいることはわかってもオフィスのどこにいるかがわからないというのです。電話の取り次ぎや来客対応、書類や業務の確認など、特定の人物を探したい場面は業務上たびたび訪れるでしょう。その際ワンフロアで目視で見渡して誰がどこにいるのかわかる設計のオフィスであれば問題ないのですが、複数フロアに分かれていたり、大きな衝立があるなどして目視での把握が難しい場合には対象の人物を探すという手間が生じます。

オフィス内で人を探すためには、広いオフィスを行き来しする必要があるため時間と労力がかかります。自分の業務を一時中断しなければならないためその業務の遅れを生じさせる恐れもありますし、来客を伝えたい場合などは何よりお客様を待たせてしまうので失礼な対応となってしまう恐れもあります。

チャットや電話でも連絡をとることはできますが、緊急の場合、電話に出てもらえない/チャットに返信が来ないといった状況では問題が生じます。社員の居場所を可視化しておくことで誰がオフィスのどこにいるのかを瞬時に知ることができ、その場所に赴くことで手間や時間をかけず、確実に接触を図ることができます。

所在地可視化ツールのご紹介　

社員の居場所を可視化するためのツールとして重要なポイントは、ユーザーとなる社員にしっかりと使ってもらえるかということです。どんなに優れた機能を備えたツールでもユーザーに使用してもらわなければ情報がとれず、全く意味がありません。ここでは「ユーザー目線での活用のしやすさ」を大切にしている弊社サービス「Beacapp Here」についてご紹介します。

Beacapp Hereについて　

手のひらサイズのビーコンという端末とスマートフォンを連動させて位置情報を取得する屋内位置情報ソリューション『Beacapp Here』は、「オフィス向け屋内位置情報サービス導入社数No.1」「オフィス向け屋内位置情報サービスユーザー数No.1」を誇ります。(2021年11月時点(株)東京商工リサーチ調べ)

「Beacapp Here」では社員の所在地がリアルタイムで確認できるため、オフィスのどこに誰がいるのか、オフィスがどれぐらい混雑しているのかを常時把握できるようになります。スマートフォンではBeacapp Hereアプリを利用することができ、パソコンではブラウザ経由で利用することができます。またMicrosoft Teams版アプリもリリースされているため、Microsoft Teamsを導入している企業であればTeams内でBeacapp Hereの操作が可能です。

リアルタイムにいつでもどこでもオフィスの状況が把握できるのが、Beacapp Hereという所在地可視化ツールなのです。

Beacapp Hereの特徴　

Beacapp Hereでは「本当に使えるシステム」の設計を心がけており、機能はもちろん、画面設計も「ユーザーが使いやすい」ということに焦点をあてております。

ユーザー目線で使いやすい機能が満載

多くのユーザーがいる中で特定の人物を毎回検索するのは案外億劫かと思います。ユーザーにこうした不便な気持ちを抱かせないよう、さまざまな機能を備えています。

⑴「お気に入り登録」

検索頻度の高いユーザーをお気に入り登録しておくことでユーザーリストの上部に常に表示されるようになります。

⑵「お帰り通知」

外出中の上司がオフィスに戻った際はすぐに知りたい！と思ったときにお帰り通知予約をしておくことで、上司が戻った際にメールでお知らせしてくれます。

⑶「在宅勤務登録」

誰が在宅勤務をしているのか一目でわかるようになる機能です。ボタン一つで登録でき、ユーザーリスト上で「在宅勤務中」のアイコンが表示されるので把握がしやすいです。また絞り込み機能で在宅勤務中の人だけを絞り込んで表示させることも可能です。

他にも対面での接触をしたいと思う頻度が高い人物を登録する機能や、所在地情報を一定時間非表示にする機能などもございます。これらの機能がほぼワンタップ、ワンクリックで操作できるようになっており、ユーザーリストからも簡単に絞り込み表示ができるように設計されています。

直感的に操作しやすい画面

システムを導入すると分厚い取扱説明書を読破しないと使いこなせないという印象を持たれますが、Beacapp Hereではユーザー単位でそのようなことをする必要はありません。

①人を探す

②居場所を知る

③Mapを表示する

これらの基本的な操作が「なんとなくだけど…ここを押したら地図が出るかな？」「多分ここを押したら検索できるよね？」といったユーザー様の直感に任せた操作ができるような画面設計をしております。

（もちろんユーザーマニュアルのご用意もございますのでご安心ください。）

特許技術で毎日の手間を削減

通常のアプリケーションでは毎日起動したりログインをしないとスリープ状態となり、そのうち機能しなくなるという問題があります。アプリが正確に機能していないとなるとビーコンの検知がしっかりできず、正確な位置情報の取得が困難となってしまうため、多くの座席管理サービスは毎日のログインや再起動をお願いしているケースが多くなります。

Beacapp Hereでは2022年8月に「検知向上技術」に関する特許を取得しました。これにより毎日のログインや再起動がなくても検知率を下げることなく運用することができるようになります。

＊検知向上技術について詳しくはこちら
https://jp.beacapp-here.com/#methods

毎日の小さな手間も削減し、ユーザー目線で使いやすい機能を詰め合わせたサービスがBeacapp Hereなのです。

所在地可視化の新しい活用　

社員の居場所を可視化することで、ただ所在地を把握する、管理するだけではない幅広い活用を見込むことができます。

対面コミュニケーションを活性化

今までご説明してきたように、新しい働き方では対面でのコミュニケーションの希薄化が懸念されます。顔を合わせて話をするためだけに社員間でスケジュールの調整を行う必要があるという手間から対面コミュニケーションのハードルが上がってしまうということももちろんですが、そもそも顔を合わせる機会が少ないため「顔がわからない」「名前がわからない」ということもその要因の一つとなりえます。

特にコロナ禍となってからテレワークやリモートワークが急速に普及し、その間に入社した新入社員は初めからリモートワークが中心であったことから、いざ出社した際に名前と顔が一致しないということがあるようです。この時に名前を尋ねるのも失礼ですし、万が一名前を間違えて声をかけてしまったら…と不安に思う気持ちから声をかけることをためらってしまうそうです。せっかく同じ場所にいて対面でコミュニケーションをとれる環境があるのに、チャットや電話でコミュニケーションをとっているとしたらこんなに勿体無いことはありません。

社員の所在地を可視化することで誰がどこにいるかがわかるようになります。つまり自分のそばにいる人の名前がわかるので、名前がわからないという以前と比較すると断然声をかけやすくなります。またユーザーアイコンとして顔写真を登録することで顔と名前の両方を知ることができるようになるため、アイコンを活用することでよりコミュニケーションの活性化に働きかけることができるようになるでしょう。

災害発生時などの迅速な対応を促進

ハイブリッドワークやABWでは誰が出社しているか瞬時に把握ができないため、災害などの有事の際に逃げ遅れ者の特定に時間がかかってしまうということが想定されます。またフリーアドレスを採用しているオフィスでは逃げ遅れ者がいることはわかっても、その逃げ遅れ者がオフィスのどこにいるかわからず救出に時間がかかってしまうということも懸念されます。