オフィスには、パソコンや書類などの情報資産だけでなく、従業員や来訪者、さまざまな設備・機器があります。これらを適切に守るためには、入退室管理や情報管理など、複数の観点からセキュリティ対策を講じることが重要です。
また、フリーアドレスやテレワークなど働き方が多様化するなかで、従来のように「決まった場所に従業員がいる」ことを前提とした管理が難しくなっています。
本記事では、オフィスセキュリティの基本的な考え方から、具体的な対策、強化するポイントまで解説します。
さらに、位置情報を活用したオフィスセキュリティの考え方についても紹介します。
オフィスセキュリティとは？
オフィスセキュリティとは、オフィス内にある人・情報・設備などを、盗難や不正アクセス、事故などのリスクから守るための取り組みです。建物への不正侵入を防ぐだけでなく、社内の情報資産や従業員の安全を守ることも含まれます。
オフィスセキュリティが重要な理由
企業には、顧客情報や従業員情報、営業資料、契約書など、さまざまな重要情報が保管されています。こうした情報が外部に流出した場合、顧客や取引先からの信頼を失うだけでなく、企業活動にも大きな影響を与える可能性があります。
また、オフィスにはパソコンやサーバー、複合機などの機器も設置されています。これらが盗難や不正利用の被害を受ければ、業務そのものが停止するケースも考えられます。
そのため、オフィスセキュリティでは「不審者を入れない」という対策だけではなく、情報や設備を適切に管理し、従業員が安全に働ける環境を整えることが重要です。
オフィスで想定されるセキュリティリスク
オフィスでは、さまざまなセキュリティリスクが発生する可能性があります。
代表的なものとして、部外者の不正侵入、書類やパソコンなどの盗難、機密情報の持ち出し、社内ネットワークへの不正アクセスなどが挙げられます。また、悪意のある第三者だけでなく、従業員の不注意によって情報が外部に流出するケースもあります。
さらに、フリーアドレスの導入によって座席が固定されていない場合、「誰がどこで仕事をしているのか」が把握しにくくなることもあります。こうしたリスクを洗い出したうえで、自社のオフィス環境や働き方に合った対策を検討することが大切です。
物理的な対策と情報セキュリティ対策の違い
オフィスセキュリティを考える際には、物理的なセキュリティと情報セキュリティの両方に目を向ける必要があります。
物理的な対策には、オフィスの入退室管理や監視カメラ、施錠設備、重要書類の保管などがあります。一方、情報セキュリティでは、パスワード管理やアクセス権限の設定、端末の管理、データのバックアップなどが代表的です。
両者は別々の対策に見えますが、企業の情報資産を守るという点では密接に関係しています。たとえば、社内に不正侵入されれば、物理的な盗難だけでなく、パソコンや紙の書類から情報が流出する可能性もあります。
そのため、設備・ルール・システムを組み合わせて、オフィス全体を包括的に管理することが重要です。
オフィスで取り組むべきセキュリティ対策
オフィスセキュリティを強化するためには、設備を導入するだけでは十分ではありません。入退室や情報管理のルールを整備し、従業員一人ひとりが適切に運用できる状態をつくることが重要です。
入退室管理やアクセス制御を行う
オフィスセキュリティの基本的な対策の一つが、入退室管理です。
たとえば、ICカードやスマートフォンなどを利用した認証システムを導入することで、許可された従業員だけがオフィスや特定のエリアへ入室できる環境を整えられます。
また、会議室やサーバールームなど、機密情報を扱う場所については、一般の執務スペースよりも入室できる人を限定する方法も考えられます。
来訪者についても、受付での確認や入館証の発行、入退館記録の管理などを行うことで、誰がオフィス内にいるのかを把握しやすくなります。
このように、エリアごとに必要なセキュリティレベルを設定し、それに応じたアクセス制御を行うことが重要です。
重要な情報や機器を適切に管理する
オフィス内にある情報や機器の管理も、重要なセキュリティ対策です。
紙の書類を机の上に放置しない、重要書類は施錠できる場所に保管する、離席時にはパソコンをロックするなど、基本的なルールを徹底するだけでも情報漏えいのリスクを抑えられます。
また、パソコンやタブレットなどの端末についても、利用者や設置場所を適切に管理する必要があります。特にフリーアドレスでは、固定席と比べて端末や書類の置き場所が変わりやすいため、管理方法を明確にしておくことが大切です。
重要なのは、セキュリティ設備を導入するだけでなく、日常の業務のなかで無理なく継続できる管理方法を整えることです。
従業員のセキュリティ意識を高める
どれだけ設備やシステムを整えても、従業員がルールを理解していなければ、十分なセキュリティ対策にはつながりません。
たとえば、パスワードを他人と共有しない、離席時には端末をロックする、不審なメールやファイルを開かない、機密書類を適切に廃棄するといった基本的な行動を徹底する必要があります。
そのため、定期的な研修や社内ルールの周知を行い、従業員がセキュリティ対策を自分ごととして捉えられる環境をつくることが重要です。
また、ルールを増やしすぎると現場で運用されなくなる可能性もあります。実際の働き方を踏まえ、従業員が守りやすいルールにすることもポイントです。
働き方の変化でオフィスセキュリティの考え方も変わる
テレワークやフリーアドレスなどの導入によって、従業員の働く場所やオフィスの使い方は変化しています。こうした働き方に合わせて、オフィスセキュリティの考え方も見直す必要があります。
フリーアドレスで従業員の所在が把握しにくくなる
フリーアドレスでは、従業員が毎日同じ席で仕事をするとは限りません。部署の垣根を越えて座席を利用できる一方で、「誰がどこにいるのか」を把握しにくくなるという課題もあります。
特に、従業員を探すためにオフィス内を歩き回る必要がある場合、業務効率の低下につながる可能性があります。
さらに、緊急事態が発生した際には、従業員の所在を把握できないことが安全面での課題になる場合もあります。
そのため、フリーアドレスを導入する企業では、座席予約や在席情報などを活用し、従業員がどこで業務をしているのかを把握できる仕組みを整えることが重要です。
外部来訪者や社外勤務者への対応が必要になる
働き方が多様化すると、オフィスに出入りする人も増える可能性があります。
取引先や業者などの来訪者に加え、他拠点から訪れる従業員や、普段はテレワークをしている従業員など、オフィスを利用する人の種類も多様になります。
そのため、入退室管理だけでなく、「現在オフィス内に誰がいるのか」を把握できる仕組みが重要になります。
たとえば、来訪者と従業員を区別して管理したり、エリアごとにアクセス権限を設定したりすることで、オフィス内の状況をより適切に管理できます。
オフィスの利用者が増えたり働き方が変わったりした場合には、従来のセキュリティルールが現在の環境に合っているかを見直すことも必要です。
オフィス内の「誰がどこにいるか」を把握する重要性
オフィスセキュリティを考えるうえでは、「誰がオフィスに入ったか」だけでなく、「現在どこにいるのか」という情報も重要です。
たとえば、フリーアドレス環境では、出社していることは分かっていても、どのエリアや座席を利用しているのかまでは把握できないケースがあります。
こうした状況では、従業員を探す際の手間が増えるだけでなく、緊急時の所在確認にも時間がかかる可能性があります。
そこで、座席情報や位置情報などを活用して、オフィス内の従業員の所在を可視化する方法があります。平時の業務効率化だけでなく、万が一の災害や事故が発生した際にも、従業員の所在を確認するための情報として活用できます。
オフィスセキュリティを強化するためのポイント
オフィスセキュリティは、一度対策を導入すれば終わりではありません。オフィスの利用状況や働き方の変化を踏まえながら、定期的にルールや仕組みを見直すことが重要です。
オフィスの利用実態に合わせてルールを整備する
セキュリティルールを整備する際には、実際のオフィスの使われ方を把握することが大切です。
たとえば、会議室や特定のエリアへのアクセスが集中している場合、利用者や利用時間帯に応じて管理方法を見直す必要があるかもしれません。
また、フリーアドレスを導入している場合は、固定席を前提としたルールでは対応しきれないことがあります。座席の利用方法や書類・端末の管理方法など、現在の働き方に合わせてルールを設定することが必要です。
「以前からこのルールだから」という理由だけで運用するのではなく、実際の利用状況を確認しながら、必要なルールと不要なルールを整理していくことがセキュリティ強化につながります。
セキュリティ設備とシステムを組み合わせる
オフィスセキュリティを強化するためには、設備とシステムを組み合わせることも重要です。
たとえば、入退室管理システムや監視カメラなどの設備によって物理的な安全性を高めながら、従業員の所在や座席情報などをシステム上で可視化する方法があります。
それぞれの仕組みを単独で利用するのではなく、目的に応じて組み合わせることで、オフィス全体の状況をより把握しやすくなります。
また、システムを導入する際には、現場で継続して利用できるかどうかも重要です。セキュリティを強化することだけを優先して業務負担が大きくなれば、運用が定着しない可能性があります。
自社の規模や働き方、管理したい情報に合わせて、必要な仕組みを選択しましょう。
定期的に運用状況を見直し改善する
セキュリティ対策は、導入後の運用まで含めて考える必要があります。
たとえば、入退室管理を導入したものの、実際には権限設定が適切ではなかったり、利用されていない機能があったりする場合があります。また、組織変更やオフィスレイアウトの変更によって、以前設定したルールが現状に合わなくなることもあります。
そのため、定期的に運用状況を確認し、課題があれば改善することが大切です。
特に、オフィス移転やレイアウト変更、フリーアドレス化などのタイミングは、セキュリティ対策を見直す良い機会です。実際の利用状況をデータで確認しながら、設備やルールを改善していくことで、より実態に合ったセキュリティ環境を構築できます。
位置情報を活用してオフィスのセキュリティを強化する
オフィス内の従業員の所在を把握する方法として、位置情報を活用する方法があります。ここでは、位置情報をオフィスセキュリティに活用するメリットについて紹介します。
従業員の所在をリアルタイムで把握する
位置情報システムを活用すると、従業員がオフィス内のどこにいるのかを可視化できます。
たとえば、フリーアドレスのオフィスであれば、出社している従業員がどのエリアや座席付近にいるのかを確認できるため、必要な人を探す際にも活用できます。
また、従業員同士が互いの所在を確認できれば、内線やチャットで「今どこにいますか」と確認する手間を減らすことにもつながります。
もちろん、位置情報の活用にあたっては、従業員への説明や利用目的の明確化など、適切な運用ルールを整えることが重要です。そのうえで、業務効率化と安全管理の両面から活用することで、位置情報をオフィス運営に役立てられます。
災害や緊急時の所在確認にも活用する
位置情報は、平時だけでなく災害や事故などの緊急時にも活用できます。
地震や火災などが発生した場合、まず重要になるのは従業員の安全を確保することです。しかし、フリーアドレスや複数フロアのオフィスでは、従業員がどこにいるのかをすぐに把握できない場合があります。
位置情報を活用して従業員の所在を可視化しておけば、緊急時にどのエリアに従業員がいるのかを確認するための情報として利用できます。
もちろん、位置情報だけで安否を判断できるわけではありません。安否確認の仕組みなどと組み合わせながら、従業員の安全確保を支援する情報として活用することが重要です。
平時のオフィス運用と非常時の安全確保につなげる
位置情報の活用は、災害などの非常時だけに限定されるものではありません。
平時には、従業員の所在確認や座席利用の把握、オフィス内のコミュニケーションなどに活用できます。一方、非常時には、従業員の所在を確認するための情報として役立てることができます。
このように、一つの仕組みを平時と非常時の両方で活用できれば、日常的に利用しながら、いざというときにも備えられます。
オフィスセキュリティを考える際には、入退室を管理するだけでなく、「オフィス内で誰がどこにいるのか」という情報も含めて管理することが重要です。働き方が多様化する今だからこそ、位置情報を活用した新しいセキュリティ対策も選択肢の一つとなります。
まとめ
オフィスセキュリティを強化するためには、入退室管理や情報管理などの基本的な対策に加えて、自社の働き方やオフィス環境に合わせてセキュリティの仕組みを整えることが重要です。
特にフリーアドレスやテレワークなどが普及した現在では、従業員の所在を把握することもオフィス運営における重要な要素になっています。
Beacapp Hereでは、位置情報を活用してオフィス内の従業員の所在を可視化できます。普段の所在確認やオフィス運営だけでなく、災害などの緊急時における所在確認にも活用できます。
オフィスの働き方やレイアウトが変化している企業は、現在の環境にセキュリティ対策が合っているかを見直し、設備・ルール・システムを組み合わせた安全なオフィスづくりを検討してみてはいかがでしょうか。
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