在宅勤務制度は、多くの企業で導入が進んだ一方、「制度はあるがうまく運用できていない」「実態が把握できず形骸化している」といった課題も多く聞かれます。特に総務部は、制度設計から社内ルールの整備、運用サポート、見直しまでを担う立場にあり、その負荷は決して小さくありません。
在宅勤務制度は“作って終わり”ではなく、継続的な運用と改善が重要です。
本記事では、在宅勤務制度の基本的な考え方から、総務が押さえるべき導入・運用のポイント、そしてオフィス運用と両立させるための考え方までを整理します。
在宅勤務制度とは？基本的な考え方
在宅勤務制度とは、従業員が自宅などオフィス以外の場所で業務を行うことを認める制度です。働き方の多様化が進む中で、多くの企業が導入していますが、単に「出社しなくてもよい制度」ではありません。
業務の進め方や評価、オフィスの在り方にも影響を与えるため、制度の目的や前提を整理したうえで設計することが重要です。
在宅勤務制度が導入されてきた背景
在宅勤務制度が広く普及した背景には、働き方改革や人材確保の観点があります。通勤時間の削減や柔軟な働き方を実現することで、生産性向上やワークライフバランスの改善が期待されてきました。
また、社会情勢の変化をきっかけに、BCP（事業継続計画）の一環として在宅勤務を導入した企業も少なくありません。こうした流れの中で、在宅勤務制度は一時的な対応ではなく、恒常的な働き方の選択肢として位置づけられるようになっています。
テレワーク・リモートワークとの違い
在宅勤務、テレワーク、リモートワークは混同されがちですが、企業内での定義を整理しておくことが重要です。
一般的にテレワークは「ICTを活用して場所にとらわれず働くこと」を指し、在宅勤務はその中の一形態とされています。リモートワークも同様に広い意味で使われることが多く、定義が曖昧なままだと社内ルールや運用にズレが生じます。
総務としては、制度の対象や条件を明確にし、共通認識を作る役割が求められます。
在宅勤務制度の対象となる働き方
在宅勤務制度には、フル在宅、出社と在宅を組み合わせたハイブリッド型など、さまざまな形態があります。また、すべての職種・部門が対象になるとは限らず、業務内容やセキュリティ要件に応じた設計が必要です。
制度設計の段階で対象範囲を曖昧にすると、不公平感や運用トラブルにつながります。総務は現場の実態を把握しながら、無理のない制度設計を行うことが重要です。
在宅勤務制度を導入・運用する際の総務の役割
在宅勤務制度の導入・運用において、総務部は中心的な役割を担います。制度設計だけでなく、社内への周知や問い合わせ対応、運用状況の把握まで、継続的な対応が必要です。
制度を機能させるためには、現場任せにせず、総務がハブとなって運用を支える体制づくりが欠かせません。
就業規則・社内ルールの整備
在宅勤務制度を導入する際には、就業規則や社内規程の整備が不可欠です。勤務時間の管理方法、申請・承認フロー、情報セキュリティ対策など、明文化すべき項目は多岐にわたります。
ルールが不十分なまま運用を始めると、現場ごとに解釈が分かれ、トラブルの原因になります。総務は法令遵守の観点も踏まえながら、実態に即したルール作りを行う必要があります。
従業員・管理職への周知と運用サポート
制度を作っても、正しく理解されなければ機能しません。従業員だけでなく、管理職に対しても制度の目的や運用ルールを丁寧に説明することが重要です。
また、在宅勤務に関する問い合わせや相談は総務に集中しやすく、運用開始後のサポート体制も求められます。周知不足は制度形骸化の一因となるため、継続的な情報発信が欠かせません。
制度が形骸化しないための見直し
在宅勤務制度は導入後の見直しが重要です。実態に合わないルールや運用が放置されると、制度は徐々に形骸化していきます。総務は定期的に運用状況を振り返り、課題を洗い出す役割を担います。
そのためには、感覚ではなく客観的な情報をもとに判断する視点が求められます。
在宅勤務制度で総務が直面しやすい課題
在宅勤務制度の運用が進む中で、総務が直面する課題も明確になってきています。特に「実態が見えない」ことは、多くの企業に共通する悩みです。
制度とオフィス運用が噛み合わないことで、かえって混乱を招くケースも少なくありません。
出社率・在宅率の実態が見えない
在宅勤務制度を導入すると、「実際にどれくらい出社しているのか」「在宅と出社のバランスは適切か」といった疑問が生じます。
しかし、実態を把握できていない企業も多く、感覚的な判断に頼りがちです。出社率や在宅率が見えないままでは、制度の改善やオフィス方針の見直しも難しくなります。
オフィスが本当に必要か判断できない
在宅勤務が定着すると、オフィスの利用状況にも変化が現れます。空席が目立つ一方で、特定の曜日や時間帯に集中するケースもあります。こうした状況を把握できていないと、オフィス規模やレイアウトの見直し判断ができません。
総務にとっては、コストと働きやすさのバランスをどう取るかが大きな課題となります。
制度とオフィス運用が噛み合わない
在宅勤務制度を導入したものの、出社した際に座席が足りない、会議室が使えないといった問題が起こることがあります。これは制度とオフィス運用が連動していないことが原因です。
制度だけを整えても、オフィス側の運用が追いつかなければ、従業員の不満につながります。
在宅勤務制度とオフィス運用を両立させる考え方
在宅勤務制度を成功させるためには、制度とオフィス運用を切り離さず、一体で考えることが重要です。その鍵となるのが「見える化」と「データ活用」です。
総務が判断しやすい環境を整えることで、制度改善につなげることができます。
出社状況を「データ」で把握する重要性
出社状況を感覚ではなくデータで把握することで、在宅勤務制度の実態が明確になります。曜日ごとの出社傾向や利用状況を把握できれば、制度の見直しやオフィス設計の判断材料になります。
総務にとって、データは意思決定を支える重要な要素です。
在席・利用状況を見える化するメリット
オフィス内の在席状況や利用状況を見える化することで、従業員のストレス軽減や総務への問い合わせ削減につながります。また、空間がどのように使われているかを把握できるため、無駄のないオフィス運用が可能になります。
見える化は、在宅勤務と出社を両立させるための基盤といえます。
Beacapp Hereを活用したハイブリッドワークの最適化
Beacapp Hereは、オフィス内の在席状況や利用状況を可視化できるサービスです。在宅勤務と出社が混在する環境でも、オフィスの使われ方を把握しやすくなります。
データをもとにオフィス運用を見直すことで、在宅勤務制度を“形だけの制度”にせず、実態に合ったハイブリッドワークの実現を支援します。
まとめ
在宅勤務制度は、導入すること自体が目的ではありません。
運用し、見直し、改善し続けることで初めて意味を持ちます。
総務には、制度とオフィス運用をつなぎ、実態を把握しながら最適な環境を整える役割が求められます。
データを活用した可視化は、そのための有効な手段の一つです。
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