企業のオフィスとは？役割・事例とスマートな管理方法まで解説

働き方が多様化する現代において、企業のオフィスは単なる「働く場所」ではなくなっています。社員の創造性や生産性を高め、企業文化を表現する空間として、その役割は年々進化しています。

本記事では、企業のオフィスの基本的な定義から、バックオフィスやベンチャー企業のトレンド、そしてスマートな管理方法までを詳しく解説します。

無料で資料をダウンロードする

Contents

企業のオフィスとは？その役割と進化

企業のオフィスは、業務を遂行するための物理的な拠点であると同時に、社員同士のコミュニケーションや企業文化の醸成、ブランド価値の発信にも関わる重要な存在です。

ここではその定義と役割、近年のトレンド、そして経営への影響までを整理します。

オフィスの定義と企業における役割

企業におけるオフィスとは、従業員が業務を行うための施設を指します。一般的には、執務スペース、会議室、休憩スペースなどが含まれますが、現代ではこれに加えて、リモートワーク対応のスペースやカフェ風のコミュニケーションエリアなども導入されつつあります。

オフィスは単に作業を行う場所ではなく、企業のビジョンや価値観を体現する空間でもあります。

近年のオフィストレンド：多様化する働き方に対応

コロナ禍以降、テレワークやフレックス勤務などの柔軟な働き方が広がり、それに応じてオフィスのあり方も大きく変化しました。たとえば、固定席を廃止したフリーアドレスや、業務の種類に応じて最適な空間を選べるアクティビティ・ベースド・ワーキング（ABW）が注目されています。

こうしたトレンドは、社員の生産性向上やワークライフバランスの実現にも寄与しています。

企業のオフィス戦略が経営に与える影響

オフィスの設計や運用方針は、企業の経営戦略に直結します。例えば、スタートアップ企業ではイノベーションを促進するような開放的なレイアウトを採用し、大手企業ではコラボレーションと集中のバランスを重視する傾向があります。また、オフィスの立地やデザインが採用活動に影響を与えることも少なくありません。

戦略的なオフィス運用は、社員のモチベーションや業績にも好影響をもたらします。

企業のバックオフィスとオフィス空間の関係性

バックオフィス業務は企業運営の土台を支える存在であり、それを支えるオフィス環境の整備も非常に重要です。この章では、バックオフィスの定義から、オフィス設計による業務効率化、そしてテクノロジーとの連携までを解説します。

企業のバックオフィスとは？業務と役割を整理

バックオフィスとは、営業や開発などのフロント業務を支える「裏方」の部門を指します。代表的な業務には、経理、人事、総務、情報システムなどがあります。

これらの業務は直接的な売上にはつながらないものの、企業運営を円滑にするためには欠かせない存在です。業務の効率化や制度の整備が企業全体のパフォーマンスに大きく影響します。

バックオフィスの生産性を支えるオフィス設計

バックオフィスの業務は細かく、集中力を要する場面が多いため、静音性や集中スペースの確保が重要です。

たとえば、個室ブースの導入や音漏れ防止のパーティション設計などが有効です。また、資料保管や機密性の高い情報を扱うことが多いため、セキュリティ対策も空間設計の要素として欠かせません。

テクノロジーで進化するバックオフィス業務とオフィス連携

近年はクラウド型のERPや勤怠管理ツール、ワークフローシステムの導入により、バックオフィス業務のデジタル化が進んでいます。これにより、オフィスの物理的な制約から解放され、在宅勤務とオフィス勤務をシームレスに連携することが可能になりました。

テクノロジーを活用することで、働く場所に縛られない柔軟なバックオフィス運営が実現できます。

ベンチャー企業のオフィスに見る最新トレンド

スピード感と柔軟性が求められるベンチャー企業では、オフィス設計にも独自の工夫が見られます。

この章では、ベンチャー企業が重視するオフィスの要素や、ブランディングと機能性を両立する最新トレンドをご紹介します。

柔軟性とスピード重視のレイアウト設計

急速な事業拡大や人員の増減に対応するため、ベンチャー企業のオフィスは「変化に強い設計」が求められます。

たとえば、デスクや会議スペースを可動式にすることで、用途や人数に応じてレイアウトを変更しやすくするケースが多く見られます。限られた空間の中でも最大限の活用を目指す姿勢が、ベンチャー企業の特徴でもあります。

スタートアップが重視する「コミュニケーション空間」

スピード重視の意思決定やチーム間連携を強化するため、コミュニケーションが生まれやすいオフィス設計も重要です。例えば、社員が自然に集まるカフェスペースや、立ち話しがしやすいオープンスペースの導入がその一例です。

物理的な距離を縮めることで、心理的なハードルも下がり、アイデアの共有やチーム力向上につながります。

ブランディングに貢献するオフィスデザイン

企業の理念やサービス内容を視覚的に表現するオフィスデザインは、採用活動や取引先への印象にも大きな影響を与えます。たとえば、自社のコーポレートカラーを使った内装、プロダクトを展示するスペース、来訪者に開放的な印象を与えるエントランスなど、空間全体が「ブランド体験」の場として活用される傾向があります。

ベンチャー企業は予算が限られていることが多いため、低コストでも機能的で魅力的なオフィスをつくる工夫が求められます。たとえば、DIYでの内装設計、シェアオフィスとの併用、中古家具の活用などが一般的です。コストを抑えつつも「らしさ」を表現することで、他社との差別化にもつながります。

理想的なオフィスをつくるための設計ポイント

社員の生産性やエンゲージメントを高めるためには、単なる見た目ではなく「行動科学」や「働き方の多様性」に根差したオフィス設計が必要です。

ここでは、理想のオフィスづくりに向けた具体的な設計ポイントを解説します。

社員の行動特性から逆算したオフィス設計

業務内容や社員の行動特性を分析することで、オフィスの最適な配置が見えてきます。たとえば、頻繁に連携する部署同士を近くに配置する、外出が多い営業部門には出入りしやすい場所を割り当てるなど、社員の動線に基づいた設計が生産性向上に直結します。

調査やヒアリングをもとに設計を進めることが重要です。

集中・協働・リラックスのバランスを取る空間づくり

オフィスでは、業務に応じた「集中ゾーン」「協働ゾーン」「リラックスゾーン」を明確に分けることが有効です。

集中ゾーンでは静音性と遮蔽性が求められ、協働ゾーンではオープンなミーティングスペースが役立ちます。リラックスゾーンの存在は、社員の心理的安全性や創造性を高める効果があります。

多様な働き方に応えるゾーニングの工夫

フレックス勤務やテレワークの普及により、オフィスの使い方も多様化しています。こうした流れに対応するには、固定席に加え、フリーアドレス、集中ブース、オンライン会議対応スペースなどを組み合わせた柔軟なゾーニングが求められます。

社員一人ひとりが「最適な働く場所」を選べることが理想です。

オフィスづくりは従業員満足度・エンゲージメントにも直結

良いオフィス環境は、単に働きやすいだけでなく、社員の満足度や会社への帰属意識にも影響します。例えば、自然光が入る設計や快適な空調、適度なプライバシー確保などが挙げられます。

社員の声を取り入れた設計プロセスも、エンゲージメントを高める一助になります。

オフィスの「見える化」で変わる働き方

働き方改革やハイブリッドワークの普及により、「誰が・いつ・どこで働いているのか」をリアルタイムで把握する「オフィスの見える化」が注目されています。

ここでは、見える化の意義とメリット、具体的な活用方法について解説します。

出社状況・利用状況を把握する重要性

出社・在宅のハイブリッド勤務が一般化する中で、オフィスの稼働状況を正確に把握することは極めて重要です。

実際に「どの部署が何人出社しているか」「どの会議室が利用されているか」を把握することで、過不足のないスペース管理や、感染症対策にも役立ちます。従来の感覚頼りの管理から脱却し、客観的なデータに基づく運用が求められます。

データに基づく空間活用の最適化とは

オフィスの利用状況を可視化することで、空間のムダや使いにくさが浮き彫りになります。たとえば、使用頻度の低い会議室を改装して集中ブースにする、常に満席のエリアに席を追加するなど、データに基づいた判断が可能になります。

これにより、限られたオフィススペースを最大限に活用できるようになります。

リアルタイム情報がマネジメントの精度を上げる

マネジメント層にとっても、リアルタイムの出社状況や在席情報は、業務の進捗管理や人員配置の判断材料になります。特にプロジェクト単位での動きが多い企業では、チームメンバーの出社タイミングを把握し、効率的な打ち合わせや進行管理に役立てることが可能です。

働き方の柔軟性を保ちつつ、業務効率を落とさない仕組みづくりが重要です。

行動データの蓄積で未来のオフィスを設計す

見える化ツールによって蓄積された行動データは、今後のオフィス設計や人事戦略の根拠として活用できます。たとえば、「ある部署は在席率が常に高い」「このエリアの滞在時間が短い」などのデータから、次回のレイアウト変更時に活かすことが可能です。

PDCAを回しながら、継続的にオフィスを改善していくための基盤として注目されています。

Beacapp Hereで実現するスマートなオフィス管理

こうした「オフィスの見える化」やスマートな管理を可能にするのが、位置情報を活用したオフィス可視化ツール「Beacapp Here」です。

この章では、その機能や導入効果について詳しくご紹介します。

Beacapp Hereとは？主な機能と概要

Beacapp Here（ビーキャップヒア）は、ビーコン技術を活用して社員の位置情報を自動で取得し、出社状況や在席状況をリアルタイムに可視化するクラウドサービスです。

専用アプリをスマホにインストールし、オフィス内のビーコンと連携するだけで、誰がどこにいるかを把握できます。個人のプライバシーに配慮しつつ、組織全体の働き方を「見える化」することが可能です。

出社管理・行動分析による効率的なオフィス運用

Beacapp Hereを導入することで、オフィスの使用状況や社員の動線がデータとして可視化され、空間の効率的な運用が可能になります。

特定のエリアが混雑している時間帯や、逆に使われていないスペースを特定し、レイアウト改善や設備投資の判断材料として活用できます。出社状況の自動記録により、出社申請や勤怠管理の負担も軽減されます。

従業員の働き方を可視化して得られるメリット

オフィス内の行動データが見えるようになることで、マネージャーはチームの動きを把握しやすくなり、より的確なマネジメントが可能になります。また、社員自身も「どこで誰が働いているか」がわかることで、スムーズなコミュニケーションが実現します。

結果として、業務の属人化やサイロ化の防止にもつながります。

導入事例と改善効果の紹介

あるIT企業では、Beacapp Hereを導入したことで、使われていないスペースの特定とレイアウト変更を実施し、フリーアドレスの運用効率を大幅に改善しました。また、感染症対策として「出社人数の制御」が必要な時期にも、リアルタイムの出社管理が役立ちました。データに基づいた意思決定が可能になり、経営判断のスピードと精度が向上したという報告もあります。

▶︎ Beacapp Hereの導入事例はこちら：https://jp.beacapp-here.com/case