こんにちは！ビーキャップの添田です。
2020年以降、リモートワークなどの新しい働き方が急速に普及しておりますが、その中でお困りのことはありませんか？よく耳にするのは「姿が見えないことでコミュニケーションが取りづらい」「マネジメントがしづらい」「評価がしづらい/評価が不安」といったところでしょうか。これらの課題解決にむけた、オフィス向け屋内位置情報の活用方法についてご紹介します！
Contents
オフィス環境の変遷
2019年までのオフィス
オフィス環境の定番といえば、社員1人につき1つの座席が指定され、そこで業務を遂行するというものでした。毎日のオフィスへの出社はもちろんですし、働く場所をその日によって変えるなんてことは、考えつかなかった人も多いのではないでしょうか。
固定席があることのメリットは社員の在席状況が確認しやすく、外出しているのか、会議や商談中なのか、来客対応中なのかなど容易に把握することができる点です。また部署ごとに座席が配置されているため、同僚や上司、部下の業務状況の確認がしやすく、お互いにフォローし合えるという環境がありました。日常の業務のみならず、直接働いている姿を見られることで上司は部下の評価がしやすく、部下は評価に対する信頼と信用を感じることができていました。
2020年以降のオフィス
2020年以降、オフィス環境は大きく変化しています。
テレワークが普及し、自宅やカフェ、サテライトで働くことができるようになりました。他者とのコミュニケーションはWebを利用し、その日の気分や業務状況に応じて環境を選べるようになったことが最大のメリットです。出社率が降下したことでオフィスの稼働率も降下し、企業の上層部や管理部門では今のオフィスが適正なのか検討する必要が生まれました。
社員が出社の選択をできるということは、日毎に出社する社員としない社員が変化するということです。出社しない社員のデスクは空席となり、その日においては、その社員の座席は不要なスペースとなります。この無駄なスペースを無くしてオフィスを有効活用しようと広がったのが、フリーアドレスという固定席を持たないオフィスの在り方です。固定席がなくなった分、新たにカフェスペースなどのリラックススペースを設け、社員がリラックスしながら働ける空間を用意する企業も多くあります。このリラックススペースの活用で、リモートワークとオフィスワークを兼ね備えたハイブリッドワークのコミュニケーション活性化を図ることもできます。
オフィス内で社員一人一人がその日働く場所を決めるので、気持ちの切り替えがしやすく、たまたま隣の席に座った他部署の社員と新たな交流が生まれる場合というメリットもあります。その反面、特定の個人とコミュニケーションを取りたいと思った時、その居場所がわからないことはなかなか不便で、探す手間をかけるぐらいであれば、コミュニケーションを諦めるという人も多いのではないでしょうか。
オフィス環境が変わった理由
オフィスが変わった理由は様々ですが、その中で3つご紹介します。
◯労働人口の減少
日本では少子高齢化により、労働人口の減少が問題となっています。企業では社員を獲得するべく、また社員の離職率を下げ定着率を向上させるために、社員にとって働きやすい環境を考えるようになりました。
通勤時間のない在宅勤務やテレワークは、自宅で介護や育児をする必要のある人にとって、とても有効的な働き方です。出産・育児のために退職を余儀なくされていた女性社員が出産後も働けるようになり、企業としても優秀な人材を逃すことがなくなりました。現在ワークライフバランスを維持できることを求める労働者は現在多くなっています。社員の獲得・維持のためにも、オフィス環境の改善は必要不可欠だったのです。
◯労働環境の改善
日本ではかねてから長時間労働に代表される「ハードワーク」が問題視されていますが、なかなか解決はされませんでした。その理由は「多少の残業は当たり前」という考えが人や企業の中に根付いていたからです。
これを本格的に解消しようという動きが出てきたのは2016年、長時間労働における過労死が労災の補償対象として定められたことがきっかけです。これは企業としてはデメリットでしかありません。長時間労働は人件費を膨張させるだけでなく、万が一死に至った際には労災として補償までしなければならないので、長時間労働を強いれば強いるだけコストが嵩みます。また情報の拡散力が強い現代社会においてこのような企業は、若者の間で「ブラック企業」として瞬時に拡散されます。そうすると就職活動や転職活動を行なっている人材を集めることができず、慢性的な人手不足にも繋がってしまうのです。
こうして社員一人一人の努力もそうですが、企業として労働環境の改善に力を注がなければならない状況が生まれたのです。
◯感染症の拡大
働き方改革が大きく普及することとなったきっかけは、やはり感染症の拡大でしょう。外出する人口を抑えるための政策が発表され、それに伴ってビジネスの現場においては出社率を下げる動きがされました。
出社率を抑えても通常通りに業務を遂行するためには、働き方改革とオフィスのDX化が必要です。DXというとITに詳しい人材が必要だ！と思われており、DXがなかなか進まなかった理由の一つにはIT人材不足が言われていました。しかし現在はIT初心者でも使いこなせるような様々なアプリやサービスが配信されているので、以前と比べて容易にDX化を進めることが出来るようになっています。
つまりDX化・働き方改革が進まなかったのは、ITへの強い苦手意識が我々の腰を重くしていただけなのです。感染症の拡大によって強制的に広げられた働き方改革の波は、こうした苦手意識をも解消し、働き方改革とオフィスDXを推し進めることとなったのです。
現在のワークスタイルに適応するための課題
働きやすいメリットしかないように思える現在の働き方も、継続していくことで新たな課題が生じます。
コミュニケーション活動の維持
直接会う機会が減ってしまう現在のワークスタイルでは、コミュニケーション活動の維持を心がけることが必要です。
社内のコミュニケーションは、スムーズに業務を遂行するために必要不可欠なものです。コミュニケーションが円滑に行われていれば、業務の進捗状況の共有や、課題の共通認識を持つこと、また困っているメンバーがいればサポートをすることもできます。業務がスムーズに行われることで業務効率が上がり、その分新たなことに着手できるなど、生産性の向上に繋がります。また社員間で友好的なコミュニケーションが取れていることは、社員満足度にもつながり、離職率の低下などへも働きかけることができるのです。
社内の円滑なコミュニケーションが必要なことは既知の事実ですが、今問題視しなければならないことは、現在のワークスタイルでは「会ってコミュニケーションをとる」という機会が減ってしまうということです。出社するメンバーと出社しないメンバーが入り混じる社内では、従来のように「会社に行けば会える」という状況がありません。その中で効率良く、従来と変わらないコミュニケーション活動を続けていくにはどうしたら良いのでしょう。
社員のトータルマネジメント
実際に働く姿を見る機会が少なくなる現在のワークスタイルでは社員や部下の業務面・精神面をまとめてマネジメントする必要がありますが、同時に、管理者や管理部門の社員が一般社員や部下の状況を把握・管理することが難しくなることが想定されます。
企業としての機能を滞らせないため、管理部門や管理者が社員や部下の業務状況の管理をすることは必要です。注意しなければならないことは、管理すべきなのは「業務面」のみでなく、「精神面」も含まれるということです。オフィスへの出社機会が減ることで、他のメンバーとの接触の機会が減り、日常会話などがなくなることで、疎外感や孤独を感じやすくなります。チームワークの低下やメンタルの問題などを生み出してしまう可能性があるので、そのような社員を生み出さないよう、メンタルケアにまで管理の視野を広げる必要があるでしょう。
働き方による格差の解消
オフィスへ出社している人としていない人で、情報や評価に格差が生まれるような事態がおこらないよう注意をする必要があります。
従来のオフィスでは、周囲の状況や会話が自然と耳に入ってきていました。顧客との電話や同僚との何気ない雑談が重要な情報となった場合もあるかもしれません。出社しないという働き方も選べる現在のワークスタイルでは、出社している人と出社していない人の間で、情報の格差が生じる恐れがあります。情報の格差が明確になってしまうと、一気に新しい働き方は衰退していくでしょう。
また情報だけでなく、評価にも差が生まれないよう配慮する必要があります。働く姿が見えないということは評価がしづらいと感じる管理者の方が多いかと思いますが、反対に評価される側の社員もどのように評価されているのかわからず不安に思っている場合があります。
情報の共有の方法と評価の基準を明確に定め、管理者にも社員にもわかりやすく伝える必要があるかもしれません。
DX化による情報格差の壁を乗り越える｜Beacapp Here×Microsoft Teams
オフィス×屋内位置情報
屋内位置情報とは
「GPS」は屋外での位置情報を取得するものです。外出中に地図アプリ上に自分の居場所が表示され、自分の動きと連動するので地図が見やすく、迷わずに目的地までいけた！という経験はありませんか。また自動車に搭載されているカーナビにもみられる自分の位置情報が表示される技術ですが、これもGPSという「屋外位置情報」サービスです。
GPSでは衛星から発される電波を利用するため、衛星電波の通らない屋内や地下では活用することができません。しかし屋内でも位置情報を把握することで有益な場面は多々あるのです。屋内位置情報の取得にはGPSではなく、ビーコンというBLE(Bluetooth Low Energy)を発する端末を使用することが一般的です。
オフィスDXサポートツール“BeacappHere”のご紹介｜悩みを解決して働き方改革
屋内における位置情報を取得することで広いショッピングセンターでの迷子を防ぐことができたり、鍵などの小さいものの紛失を防ぐことができるなど、使い方次第で様々な問題を解決できます。日常のちょっとした問題が解決されるだけで、過ごしやすい毎日を作ることができると思いませんか？屋内位置情報サービスは、日常のちょっとした課題を解決するためのサポートツールであり、その力は今、オフィスなどの働く環境で発揮されています。
オフィスにおける位置情報の活かし方
変化が止まらない現在のオフィス事情の中で、屋内位置情報サービスはどのように活かすことができるのでしょうか。「オフィス向け屋内位置情報サービス導入社数No.1」「オフィス向け屋内位置情報サービスユーザー数No.1」を誇る「BeacappHere」に注目してご説明します。
◯社員の居場所管理
固定席が用意されていないフリーアドレス制度が取り入れられているオフィスでは、「出社している社員が今どこにいるのかがわからなくて困る」という不満をよく耳にします。業務上で聞きたいことがある時、来客を伝えたい時、電話を取り継ぎたい時、話かけたい時にその人がどこにいるかがわからないと困る場面がオフィスの中では往々にして存在します。「人探し」に時間がかかってしまうと、顧客を待たせてしまったり、探している人自身の業務遂行の妨げとなってしまうことが心配されます。顧客満足度の低下や作業効率の低下は、企業として対応しなければならない問題です。
BeacappHereでは、取得したオフィス内の位置情報を、オフィスマップ上に表示させます。「あの人は今どこにいるんだろう」と思ったときに、アプリを開いてマップ上で検索するだけで対象者の居場所がわかります。探しにいく時間も手間も労力も削減できるのです。
広い社内で簡単に1人の人を見つけ出すことができるので、「コミュニケーションを取りたい」と思ったその気持ちを妨害するものがなくなります。屋内の位置情報を提供するBeacappHereは、コミュニケーションのきっかけを大切にするサポートツールとなります。
◯社員の勤怠管理
社員の勤怠管理は企業に定められたひとつの義務ですが、在宅勤務などのオフィスへの出社をしない働き方では、この勤怠管理が社員の自己申告に依存したものとなってしまうことが多くなります。自己申告に依存した形の勤怠管理は必ずしも正しい情報とは限らないため、適切な勤怠管理を行うためには、客観的な管理をすることが求められています。
(参考: 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省）
BeacappHereでは、検知したビーコンのログを行動ログとして控えておくことができます。このログとは、社内に設置されたビーコンの検知状況のログなので、検知されている間は社内にいるということがわかります。つまり検知履歴のない営業日は、在宅勤務をしていたということです。(BeacappHereには、別途、在宅勤務を登録する機能があります。)これを活用することで在宅勤務の管理のみでなく、オフィスにおける労働状況も管理することができ、長時間労働の注意喚起を促すこともできるようになるのです。
どうする？ハイブリッドワークの勤怠管理｜勤務実態の見えづらい環境で適切な勤怠管理を目指す
◯座席の使用状況管理
フリーアドレスのオフィス内でありがちなのは、「使おうと思っていた席が使われている」「混雑していて席が空いていない」ということです。オフィスが複数階に分かれているような企業では、より一層在席状況を確認することは難しいでしょう。出社しても席が空いていなかったら空席を探す手間と労力がかかり、これらは業務時間内に行われていることなので、タイムロスでもあります。
BeacappHereでは社内の全体マップ上に人の位置情報が表示されるので、そこから比較的空いていそうなエリアを選択することで、座席がないという困った事態を避けることができるでしょう。また混雑状況を表示する機能もあるので、こちらを使用すればより効果的に、空席・混雑していないエリアを選択することができます。(空きスペース検索オプション)
さらに座席を予約できる機能を使用することで、自分がその日使いたい座席を事前に予約することができ、よりオフィスを有効活用していくことができます。(ホテリング機能)
「座席」のIoT化でフリーアドレスの課題を解決｜最新テクノロジーの導入で手に入れる理想のオフィス環境
屋内位置情報サービス“BeacappHere”の特徴
ビーコンとスマートフォンを連動させることで位置情報を取得する屋内位置情報サービスですが、まだまだ馴染みの浅いサービスということもあって不安に思われる声もあります。
・位置情報が公開されるなんて、監視されているみたいでいや
・アプリをずっと起動しておくと充電がすぐなくなるから困る…
・常にパソコンを持ち歩いているわけじゃないから、パソコンだけでしか使えないなら不便だな…
これらの悩みをBeacappHereではクリーンに解決しております！
オフィスDXサポートツール“BeacappHere”のご紹介｜悩みを解決して働き方改革
◯プライバシーの保護
「位置情報の取得・共有」と聞くと、「監視される」と感じる人がいることも事実です。確かにオフィス外のプライベートな場所でも位置情報が公開されていたら不便ですが、ビーコン設置によって位置情報を取得するBeacappHereでは、ビーコンが設置されたオフィス内しか位置情報を取得することができません。つまり、ビーコン設置のないオフィス外でのプライバシーは、しっかり守られているということです。
さらにBeacappHereには位置情報の公開範囲を制御する機能や、一時的に非公開にする「ステルスモード」の設定ができます。どうしても位置情報を公開されることが不都合な場合には、これらの機能を使用することでよりプライバシーが守られることになるでしょう。また業務時間内の社員の位置情報管理については、「時間・目的・態様」の3つの観点から、条件を満たすことで法律によって認められています。
BeacappHereではこの3つが守られていると考えられるため、適法サービスと言えますので、安心して導入していただくことができます。
◯省電力
BeacappHereではアプリがバックグラウンドの状態でも、正常に機能し続けることができます。アプリをバックグラウンド状態にしておくことで省電力化することができるので、スマホ充電の消費が激しくなるという心配がありません。
また通常のアプリケーションでは、一定期間対外的な動作が確認できないと省電力モードとなり、安定して動作しなくなります。そのため毎日の起動が求められるアプリが多いのですが、BeacappHereでは「毎日の起動」という手間を削減し、また安定した検知データを取得できるように独自の技術を活用しています。※検知向上用ビーコンを用いた滞在状況監視システムは株式会社ビーキャップが特許を取得しております。
省電力で、手間を極力省き、安定したデータが取れるサービスであることは、BeacappHere最大の特徴ともいえるでしょう。
◯管理者＜ユーザー
BeacappHereはユーザーの使いやすさに注目したサービスです。どんなに優れたアプリでもユーザーに使ってもらえなければ意味がありません。そのためスマホアプリでの利用のしやすさを心がけています。
自宅にいながらオフィスの状況がスマホで確認できる、通勤中にスマホで座席の予約ができる、オフィスの移動中に探したい人を探せる、なんてことない動作ですが、これらが全てパソコンでしかできなかったらずいぶん不便です。BeacappHereではパソコンを開かなくても手元のスマホでオフィス内の管理が可能です。
また管理者向けに分析機能を盛り込んだオプション機能などもありますので、ユーザーだけでなく管理者にも不便のないサービスともいえるでしょう。(BeacappHerePro/ProLite)
まとめ
ワークスタイルが変わっていくことによって、オフィスの環境も変化しています。変化によって働きやすい環境は手に入りますが、その一方で社員が顔を合わせてコミュニケーションをとる機会が減少してしまうという課題もあります。
屋内位置情報サービスを活用することで、コミュニケーションの機会を生み出すサポートをすることができます。またそれだけでなく勤怠管理や労務管理など、働き方改革によって業務圧迫が叫ばれる人事・総務・労務部門の業務負担軽減へと働きかけることができるのです。多方面に有効的に働く「屋内位置情報サービス」を取り入れることで、オフィスのあらゆる課題が解決できるかもしれません。「オフィス×屋内位置情報」で、オフィスの見える化を進め、より良いオフィス環境を手に入れましょう。