2022/07/16

オフィスDXサポートツール“BeacappHere”のご紹介|悩みを解決して働き方改革

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サポート

 

こんにちは!ビーキャップの添田です。

 

働き方改革に伴って必要とされるオフィスのDX化ですが、多方面で課題が多く、なかなか進まないのが実態です。そんなオフィスDXをサポートする弊社のサービスをご紹介します!

 

実際にお問い合わせいただいたお客様のお声や、導入して課題が改善できたというお客様のお声を元にご紹介させていただきます。最後には導入して頂いているお客様の課題と、弊社サービスのサポートによって広がった「オフィスDXの輪」についてまとめております。

 

ぜひ最後までお付き合いいただけますと幸いです!

 

 

“Beacapp Here”とは

 

 

屋内型位置情報サービスとは

 

位置情報

 

位置情報サービスの代表“GPS”

 

 

 衛星測位システムのひとつである「GPS」は、スマートフォンへの搭載などによりすっかり我々の生活に慣れ親しんだものとなりました。「GPS」と聞くと、「居場所が地図上でわかるやつね!」と想像することができる人も多いのではないでしょうか。衛星測位システムというのは、最低3つ以上の人工衛星から発せられる信号を、地上の端末(スマートフォンなど)が受信することで、位置情報を知ることができるシステムです。そんな位置情報を可視化するメリットはどんなものがあるのでしょうか。

 

★位置情報システムを利用するメリット★

 

*目的地までの道のりや距離がわかるので、迷って時間や歩数を無駄にすることがない

*子ども用スマホに搭載することで、居場所の確認でき、安心できる

*スマホを紛失した際に、場所を特定して、探し出すことができる

*写真の撮影場所が記録でき、思い出の整理がしやすい

 

最近では位置情報を使ったゲームの配信もされています。安心と楽しさを提供し、我々の生活を豊かにするサービスこそが、「GPS」に代表される「衛星測位システム」であり、ひいては「位置情報サービス」ということでしょう。

 

 

屋内の位置情報を見える化するメリット

 

メリット、成功

 屋外の位置情報を可視化するということについてはすっかり日常化していますが、「屋内」となると「?」となる人が多いのではないでしょうか。「?」となった人は考えてみてください。生活をする中でこんな場面はありませんでしたか?

 

 ・家の鍵をなくしてしまって、どこにあるかわからない

 ・イベント会場で友人とはぐれてしまった。地図もないので自分の居場所もわからない…

 ・大型ショッピングモールのなかに入っているショップの情報を把握しきれなくて損をする

 

 そしてこんなことを考えたことはありませんか?

 

 ・鍵が自分の居場所を教えてくれたら楽なのに…

 ・イベント会場内のマップがスマホで見れて、自分の居場所がわかったらいいのに…

 ・ショップの前を通った時に、情報をプッシュ通知してくれたら便利なのに…(特にクーポン情報!)

 

そのご要望、全て解決しましょう!というのが、屋内位置情報サービスです。

  

 まだまだ日常生活における身近な環境にはないサービスですが、商業施設や企業では導入されている事例も多くあります。位置情報がわかることで、情報の漏れを防いだり、手間を削減することができることが、屋内の位置情報を可視化することのいちばんのメリットです。

 

 

屋内位置情報サービスについて

 

位置情報 

 

 GPSの電波が届かない屋内や地下で、人やものの所在地を可視化するツールが「屋内位置情報サービス」です。検知するためによく利用されるのが「ビーコン(Beacon)」という端末です。

 

 ビーコンはBLE(Bluetooth Low Energy)を発信しています。これをスマホなどの端末で受信することで、そのビーコンがどこにあるのか検知できるというシステムです。つまりこのビーコンを建物の中に設置することで、ビーコンの近くを通ったスマホが検知され、スマホの所持者が施設内のどこにいるのかわかるということです。またモノにビーコンを取り付けておけば、紛失した際にスマホから所在地を確認することができ、探す手間を削減することができます。これが今家電量販店などでも人気の「探し物発見器」のシステムですね!

 

 ビーコンが発するBLEですが、ワイヤレスイヤフォンなどを利用する際に使用するBluetoothの省エネ版と思っていただけるとわかりやすいです。通常のBluetoothよりも低電力で使用することができるので、ひとつのビーコンを長く使用することができるようになります。

 

 さて、この屋内位置情報サービスですが、最近ではオフィスや工場などの働く現場での導入が増えております。これには産業省から提唱されている「オフィスDX」や、感染症の拡大における急速な「働き方改革」の影響が見受けられます。しかし、急速に広がるDXの波に追いつけない企業様もあり、ビジネスの現場で混乱を招いているのも事実です。そこで、DXを支えるひとつのツールとして、弊社「BeacappHere」のご紹介をさせていただきたいと思います。

 

  

〜詳しい「DX」「オフィスDX」についてのご説明はこちらをご覧ください〜

IT初心者が考えた「DX」とは一体なに?? オフィスのDXやABW など学んだ内容を初心者目線でお伝えします!

https://jp.beacapp-here.com/blog/?p=502

オフィスDXへの挑戦-2025年の壁に立ち向かえ、成功と失敗から学ぶ「成功の秘訣」-

https://jp.beacapp-here.com/blog/?p=785

 

 

“BeacappHere”でできること

 

BeacappHere

 

 BeacappHereはオフィスでの利用に特化した屋内の位置情報サービスですが、その利用はオフィスだけでなく、工場や医療現場でも導入されています。BeacappHereはその柔軟性から様々な場面で活用され、利用の可能性を広げています。

 

 

リアルタイムな所在地把握

 

BeacappHere利用画面 

 

 「BeacappHere」は簡単にいうと、自社に対応した「地図アプリ」です。

 

 導入後はまず社内マップを作成し、ビーコンの設置、アプリのインストールとユーザー設定を行なっていただきます。複数のフロアがある企業様でも、フロアを分けて登録することができるので安心してください。登録されたユーザーの近くにあるビーコンの信号を、ユーザーの所持するスマホが検知することで、そのユーザーの居場所を特定することができます。これをクラウドにある社内マップ上に表示させることで、その社員が社内のどこにいるのか、ひとめで確認することができるようになるのです。

 

 パソコンはもちろん、スマホでもみることができるので、まさに「いつでもどこでもリアルタイムで」所在地の確認ができるということです。こうすることで例えば、「〇〇部長に用事があるのに、どこにいるのかわからない」「〇〇さんを探すのに15分もかかってしまった」という手間ややりづらさを軽減することができます。 また機能のひとつにある「おかえり通知機能」を使用することで、登録した社員が社内に戻ったことをメールで知らせることができます。社員間の交流を断つことなく、円滑なコミュニケーションを取ることができるようになるのです。

 

 

行動データログからの行動分析

 

解析

 

 「BeacappHere」では全ての検知ログをクラウドに保管しています。

 

 行動ログを解析することで、オフィスや会議室の利用頻度を確認することができ、オフィスのレイアウト変更の際などに生かすことができます。また社員や部下の行動ログをみることで、マネジメントや評価につなげることも可能です。

 

 さらに、感染症の拡大が懸念される今、行動データログが濃厚接触者の割り出しにも役立っています。

 

 

出退勤の管理サポート

 

 オフィスの出入り口にビーコンを設置することで、そのビーコンの検知データをもとに、出退勤のログとして管理することができます。これにより、社員の勤務時間記録漏れの際に、後から人事・総務部が確認することができるようになります。

 

 また最近では、在宅勤務を導入している企業も多いかと思います。多くの社員がいる中、社員一人一人が社内にいるのか、在宅をしているのか管理をすることは容易ではありません。そこで活用できるのが「在宅勤務ボタン機能」です。「在宅勤務ボタン」はアプリ内の「おうちマーク」のボタンです。これを押すことで自分が在宅勤務をしているということを、社内のメンバーに周知することができます。

 

 

[+1]オプション機能

 

 

 ここまでご紹介してきたのは、“Beacapp Here”の基本機能です。

 ここからはさらに便利な『オプション機能』についてご紹介します。

 

⑴Beacapp Here Pro

 

BeacappHerePro

 

 オフィスの分析に最適な分析ツールを、6種類利用することができるサービスです。「Beacapp Here」の通常の機能「行動データログ」を元に、オフィス分析において価値の高いさまざまな視点で分析を進め、グラフ形式で描画していきます。6種類の概要は以下の通りです。

 

①働き方分析

分析事項: 自分あるいは特定の部署がオフィスのどこに滞在して業務をしているのかを分析

成果:社員個人単位での働き方を確認でき、部署ごとにABWの浸透具合や理想の働き方との比較ができる

 

②在館率
 分析事項:全体の何%の社員が1拠点に滞在していたのかを、日別、時間帯別に分析

 成果; オフィスの移転の際に、オフィス規模の確認や席数の算出がしやすくなる

 

③在席率

 分析事項:部署ごとに自席に滞在している割合を分析

 成果: 外出が多いなどの部署ごとの特徴を掴むことができ、

     特に営業の部署では活動量の目安としても用いられる

     オフィス内のレイアウト変更の際に、自席の必要数を検討するのに便利

 

④スペース稼働率

 分析事項: 会議室などの、主に打ち合わせに利用されるスペースの稼働率を分析

       またセンサーの活用により精度を高めることも可能

 成果:スペースの利用状況を元に、そのスペースの数を適正に保つことができ、

    スペース保有のためのコスト削減に繋がる

 

⑤スペース利用人数

 分析事項: 会議室などの、主に打ち合わせに利用されるスペースの利用人数を分析

 成果:スペースのキャパシティに対して有効活用されているか確認することができ、

    各スペースの適正な大きさの設定に活用することが可能

 

⑥遭遇量調査(部署)

分析事項:部署間の遭遇時間、遭遇割合を分析

成果:部署間の交流の頻度を分析することができ、部署の統廃合の際の参考データとして活用できる

 

 このサービスは、オフィスコンサルティングの大手である三井デザインテック監修の元で用意されたものです。人的には調査することが難しい項目まで調査・分析することで、企業にとって最善のオフィス環境を整えることができます。

 

 

⑵Beacapp Here Pro Lite

 

 上記でご紹介した「Beacapp Here Pro」の中で、最もニーズの高い項目に絞った調査ができるプランです。調査ができるのは「働き方分析」と「スペース稼働分析」の2項目です。

 

 ProとLiteの使い分けの目安としておすすめなのは、調査期間です。さまざまな角度から分析ができるProは短期での調査に向いており、例えばオフィス移転の際に役立てることができます。またLiteは従業員の働き方やスペースの稼働状況の分析に特化しているため、長期的な利用がおすすめできます。成果をあげている社員の働き方を重点的に調査して他の社員のマネジメントに生かすことで、会社全体の成長に繋げることができます。

 

 

⑶空きスペース検索オプション

 

 フリーアドレスオフィスでの利用がおすすめなオプションです。フリーアドレスの社内ではいつどこで誰が働いているかわかりにくいというデメリットがあり、その結果「オープンスペースに行ったら席が空いていなくて困った」という問題も生じています。

 

 この「空きスペース検索オプション」では、さまざまなセンサーを活用します。例えば会議室に設置した人感センサーが人の動きを感知します。そうするとそのログがBeacapp Hereのクラウドに送信され、センサーを設置したエリア別に社内マップ、社内ブース一覧に表示することができるのです。マップ上には、混雑状況によって分かれている3色のアイコンで表示されるので、一目で確認しやすく混雑をさけて社内の施設を利用することができます。

 

 センサーの設置場所としておすすめなのは、ミーティングエリアや会議室、集中作業エリア、カフェエリアです。「行ってみたら席が埋まっていた!」という問題を解決するだけで、ブースを移動する時間と手間を削減することができ、業務効率を向上させることができます。また管理者の立場から考えると、混雑エリアを常に確認することができるので、密を避けた座席レイアウトに生かすこともでき、感染症対策に繋げることもできます。

 

 

⑷ホテリング機能

 

 空きスペース検索オプションと同様に、「実際に足を運んだら席が埋まっていて困った」という課題を解決できる第2のオプション機能です。「ホテリング機能」では、まさにホテルに予約をするように、座席や会議室を予約することができるようになります。

 

 Beacapp Hereの画面上で予約操作ができ、実際の利用はビーコンが検知することで確認できるので、いわゆるチェックインのような操作は不要です。また万が一予約していないユーザーが予約されている施設を使用しようとした際には、「未予約防止フラグ」として「未予約ラベル」を表示するようになっているので、予約なしでの利用を防止し、予約者と未予約者間での座席の使用トラブルを回避することも可能です。

 

 自分以外のユーザーも含めた予約施設の一覧を表示することができるので、他のユーザーの予約状況から出社日を確認し、コミュニケーションを図ることもできるようになります。

 

 

“Beacapp Here”を選ぶ理由

 

選ばれる

 

 「Beacapp Here」はオフィス向け屋内位置情報サービスのなかで、『導入社数No1』『ユーザー数No1』を誇ります。(2021年11月時点(株)東京商工リサーチ 調べ)そのユーザー数は10万人を超えます。数あるサービスの中で「Beacapp Here」が選ばれる理由をご紹介します!

 

 

導入しやすい安価設定と導入までのサポート体制

 

 

 「Beacapp Here」では導入しやすい「安価設定」に力を入れています。これには「実際に使ってもらわないと効果を実感してもらいにくい」「どんなに有能なツールでも、高額すぎるものは使ってもらいにくい」という考えがあるからです。まず使っていただき、その効果を実感していただきたいという思いがあります。

 

 導入効果を実感していただくために、「トライアルプラン」を用意しております。システムの初期導入、環境構築を含め、基本サービスの利用が最大2ヶ月利用できるプランとなっております。

 

 初めてのツールを導入されることを心配される企業様は少なくありません。さらに屋内位置情報サービスはオフィス業界の中でも浸透して間もないものですので、そのサービスの不明瞭さも相まって不安に思われながらお問合せをいただくことが多いのが現状です。不安な気持ちの中でお問合せをくださった企業様にお答えするべく、弊社では以下の点を心がけております。

 

 

 ★レスポンスの速さと迅速な対応

  弊社へのお問い合わせは、弊社企業HPとサービスHP内にございます、お問合せページから受け付けております。お問合せをいただきましたら、即日もしくは翌日中にはご返信をするようにいたしております。(非営業日は除く)またサービスの詳細や価格帯についてご案内するお打ち合わせについても、進んでご対応させていただきます。

 

 ★企業様のお悩みに合わせた柔軟な対応

  お打ち合わせの中で企業様のお悩みや課題について、しっかりお伺いさせていただきます。企業様によって状況も課題も異なりますので、型にはめた提案はせず、標準サービスのみで良いのか、オプションサービスを併用する方がよいのか、場面に合わせてご提案させていただきます。

 例えば「トライアルプラン」は、「利用期間2ヶ月・設置箇所15箇所・利用人数50名まで」と定めておりますが、「3ヶ月利用してみたい」「100名利用したい」などの要望があった場合は、その内容で見積させていただきますので、導入をご検討いただくことが可能となります。

 

 

 弊社のサービスが企業様の課題解決となるよう、導入までのサポートを心がけております。

 

 

 

レイアウト変更は自分でもできる導入の手軽さ

 

手軽 嬉しい
 

 サービスの運用のためには、ビーコンの設置とスマホアプリのインストールが必要となります。ビーコンは手のひらサイズ(一般的な名刺とほぼ同サイズ)のもので、両面テープを使用して、机や壁に貼り付けさせていただきます。社内でスマホを導入していない企業様や、導入されててもiOSではないキャリアをお使いの企業様もあるかと思いますので、その場合の対応もできるよう準備しておりますのでご安心ください。

 

 初期導入後に社内でレイアウト変更があり、ビーコンの設置位置が変更された場合などは、企業様の中におられるサービスの管理者様の方で変更が可能となります。その変更も管理者ページ内でマップ上に表示されるビーコンをドラック&ドロップで動かすだけなので、わかりやすく簡単です。

 

 

 

導入後も安心のカスタマーサクセス

 

カスタマーサクセス

 

 導入してみたけれど実績が出ない、成果を感じられないということがないよう、カスタマーサクセスチームを設けております。導入後の運用について、ご不明点がございましたら是非お問合せください。

 

 初期導入が完了しましたら、顔合わせを兼ねまして、カスタマーサクセスチームとのお打ち合わせのお時間をいただくことをお願いしております。お打ち合わせの際にはサポート内容について詳しくご説明させていただくのでご安心いただけたらと思います。導入後にはよく「利用率や検知率を上げるためにどうしたら良いか」といった内容のお問合せを受けることがございます。その際には担当者様とメールやお電話で相談しながら、メール配信を行い社内でのアプリの利用を促してみるなどのご提案をさせていただきます。またメールやお電話でのご対応が難しい場合は、お打ち合わせや現地へ赴いてのサポートも行なっております。

 

 導入前のサポート同様、迅速な対応を心がけるようにしております。初めてのサービス、初めてのツール運用でお困りになることがないよう、誠心誠意サポートさせていただきます。

 

 

 

さまざまなセキュリティ設定で企業の情報を守る

 

セイキュリティ

 

 ユーザー情報や社内の設備情報など、社内の内部情報を使用したサービスとなります。安心してご利用いただくために、さまざまなセキュリティ設定を選択することができます。

 

 

 ★ユーザー情報を一括で更新できる管理画面へのログインは、指定されたIPのみに制限する

 ★初期ログイン時に使用したパスワードを、必ず変更するように促す

 ★一定回数以上パスワードの入力に失敗した場合、そのアカウントをロックします

 ★管理者側でユーザーIDを無効化することで、そのアカウントのログインを制限する

 ★メールを利用した二段階認証により、不正アクセスを防ぐ

 

 

 導入の際に必要なセキュリティ機能をご選択いただくことが可能です。大切な企業情報をしっかり守っていきたいと思いますので、ご安心ください。

 

 

 

“Beacapp Here”で繋がるオフィスDXの輪

 

 

 ここまで“Beacapp Here”というサービスについてご紹介させていただきましたが、実際にはどのような場面で活用することができるのでしょうか。

 

 

社員マネジメントの変化に対応

 

 

お悩みユーザー:Aさん(45歳|男性|営業部部長)

お悩み内容:

コロナ禍になって勤める会社で「在宅勤務」が導入された。部署の社員の出社日を管理する必要があるようになり、とても手間に感じる。自分自身部下がいつ出社するのかを常に覚えておくことはできず、業務が滞る場面もあり、また業務状況が見えづらいので評価もしづらく困っている。

そんな中、部下のひとりから社内のコミュニケーション不足が原因で精神な病にかかり、どうにかならないかと相談を受けた。

 

 

 【Beacapp Hereで解決】

 

 在宅勤務の管理は「在宅勤務ボタン」を利用することで、負担を軽減することができるかと思います。BeacappHereでは全社員の出社状況を表示することができますが、その中で自分の部署のメンバーのみを表示させることもできますので、見やすく管理がしやすいかと思います。またスマホアプリでみることができるので、例えば電車の中でも確認が可能です。

 

 リアルタイムの出社状況が管理できることで出社時の部下の動向を見守ることができ、また行動ログも評価の参考として使用することができます。

 

 管理職ともなれば、部下のメンタル管理・メンタルケアも必要かと思います。コミュニケーション不足は在宅勤務の影響で生じやすいデメリットの一つです。社内のメンバーと話ができないことで、業務に対する不安や環境に対する不満を共有することができなくなり、このように精神的に負担を感じる事例も増えているようです。また成果や達成感を共有できないことから、生産性や業務に対する意欲の低下が問題となる場合もあります。

 

 コミュニケーションを円滑に行うためには、Webミーティングやチャットツールの導入がおすすめできます。BeacappHereではマイクロ社が提供する「Teams」とのシステム連携をしておりますので、合わせて導入することで 社内コミュニケーションを円滑にすることができます。また会いたい社員の出社に合わせて出社するなど、直接会ってコミュニケーションをとることもしやすくなります。

 

 

勤怠管理が手軽に

 

 

お悩みユーザー:Bさん(27歳|女性|人事部)

お悩み内容:

会社では社員個人に過度な業務負担がかからないように気をつけている。そこで注視しているのが「残業時間」だ。過度な残業をしている社員がいれば積極的に声をかけ、負担が軽減されるように働きかけていた。

しかし最近、勤務時間を誤魔化している社員・部署があるようだ。打刻は就業定時にされているが、深夜ごろまでその部署の電気がついており、作業している社員がいるとの報告を受けた。

 

 

【Beacapp Hereで解決】

 

 BeacappHereではビーコンを検知したログを、クラウド上に保管しております。社内に設置したビーコンが発する信号を受信できる範囲内にいれば、その検知ログを後から確認することができますので、自己申告制の勤怠システムに頼り切らない勤怠管理が可能となります。

 

 また業務に追われる中で勤怠入力が漏れてしまった社員の対応や、公共交通機関の運行遅れによる遅刻、体調不良による早退など、イレギュラーな勤怠状況の管理も行いやすくなります。

 

 

管理層における人材リソースと社内設備の整理

 

 

お悩みユーザー:Cさん(35歳|男性|総務部)

お悩み内容:

会社が移転することとなった。移転先を決めなければならないし、移転先での会議室の数や座席の数などレイアウトを考えなければならない。従来の形を参考にしようと思ったが、社員から「在宅勤務でWebミーティングが増えたので、大人数が集まるような会議室は使わなくなった」という話を聞いた。

最近の働き方改革の影響で、最適な会議室の数、規模の見当がつかない。

 

 

【Beacapp Hereで解決】

 

 オフィスの移転に伴う社内分析には、「Beacapp Here Pro」のご利用をご提案します。「Beacapp Here Pro」ではオフィス分析に最適な6種の分析機能を使用することができ、人的には分析できない細部まで調査することが可能です。現在の会議室の利用状況や利用人数など、データとして可視化することで、感覚値ではない正値を得ることができ、オフィスのレイアウトに生かしていくことができます。

 

 オフィスの分析をすることで、スペースの有効活用ができるようになり、また不要なスペースを削減することで、コストの削減にもつながります。

 

 

 

まとめ

 

 弊社がご提供する“Beacapp Here”は、GPSの届かない屋内の位置情報を可視化するサービスです。オフィスの中には目には見えないけれど、見えたら解決できる問題が多くあります。そんな問題を解決し、働く環境の改善に繋がれば良いと切に思います。そしてその手助けを、弊社で担わせていただけましたら大変嬉しく思います。

 

オフィスDXでお困りの方、ぜひ一度弊社にお問い合わせいただけましたら幸いです。

 

ご覧いただきありがとうございました!

 

◇株式会社ビーキャップホームページ

https://www.beacapp.co.jp/

◇Beacapp Here サービス紹介

https://jp.beacapp-here.com/

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