顔と名前が一致しない…！社内におけるコミュニケーショントラブルの対処法

リモートワークやハイブリッドワークが普及し、オフィスへの出社機会が減少したことにより、社員間のコミュニケーションに課題を感じている企業が多くあります。中でも対面でのコミュニケーション機会が減少し、チャットやオンライン会議など画面越しでのコミュニケーションが一般化してきたことで、「顔と名前が一致しない」といった問題が起こっています。

本記事では、相手の名前を忘れてしまった時の対処法について解説します。

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Contents

『顔と名前が一致しない』問題

人とコミュニケーションをとる上で、顔を見て相手の名前を認識し、名前で呼びかけることは非常に重要です。名前を呼ばれるとその人は「自分に向けて話しかけているんだ」と認識し、相手の話を聞こうと耳を傾けます。また名前を呼ばれて嫌な気持ちになる人はあまり多くはなく、むしろ好感を抱かれることの方が多いでしょう。「名前を呼ぶ」ということは、相手とコミュニケーションをとるための第一歩なのです。

働き方改革や感染症の拡大によりワークスタイルが大きく変化している昨今では、これまでになかった「顔と名前が一致しない」という問題が生じています。これはリモートワークやハイブリッドワークの普及により、対面でのコミュニケーション機会が減少したことに起因しています。

新しいワークスタイルでは全社員がオフィスで働くわけではないため、コミュニケーションの希薄化が懸念されています。その課題を解決するために導入されたのが、チャットツールやWeb会議ツールなどのオンラインツールです。どちらも離れた場所にいてもコミュニケーションをとることができる非常に便利なツールですが、やはり対面でのコミュニケーションがほとんどだった頃と比べると相手の顔と名前を認識したコミュニケーションが満足に取れているとは言い難いでしょう。そうした中で新たな社員が入社したり、他部署のメンバーとの繋がりも増え、「顔と名前が一致しない」という状況を生み出してしまったのです。

顔と名前が一致しない時の対処法

いざ対面でコミュニケーションを取ろうとした時に、対象の人物の顔と名前がわからないのでは、声をかけづらく、せっかくのコミュニケーション機会を逃してしまいます。そんなことにならないよう、対処法をご紹介します。

最初に自分の名前を名乗る

話しかける際、最初に自分の名前を名乗ることで、相手も挨拶を返す形で名乗ってくれる可能性があります。

謝罪の気持ちを込めつつ本人に直接聞く

誤魔化そうとして不自然な言動になってしまう可能性がある時には、正直に名前を伺うのがいいでしょう。もちろん「忘れてしまって」という言葉はあまりにも失礼なので、NGです。名前を忘れてしまったことに対する謝罪とさらに失礼を重ねないように、丁寧な聞き方を心がけましょう。

第三者に頼る

会議中や近くに誰かがいる場合は、自分ではない第三者がその人の名前を口にしてくれるかもしれません。自分は聞き役に徹するようにし、注意深く耳を傾けましょう。

社内ツールで検索する

社内で共有して使っているツールであれば社員番号や社員名、所属部署などの情報が登録されているケースが多いでしょう。「苗字は忘れてしまったけど名前は覚えている」「部門は覚えている」などの情報を持っていれば、社内ツールで検索をすることもひとつの手といえるでしょう。

名前忘れを解決するおすすめのツール

話しかけたい人物が目の前にいるのに、いざ話しかけようと思ったら名前を思い出せない…という状況は誰しも一度は経験したことがあるでしょう。そのような時におすすめのツールを2つご紹介します。

社員名簿ツール

社員の氏名や所属部署、社歴を登録し、社員間で公開して運用するツールです。社員名簿ツールでは個人の経験やスキル、趣味などを登録できるものもあります。「同じ趣味を持っている」「このスキルを持っている人に相談したい」このようなきっかけから、社内に新たなコミュニケーションが生まれることも期待できるでしょう。

顔写真を登録できるものが多いため、相手の名前を忘れてしまった際には顔写真から相手の名前を確認することができますが、確認までに時間を要してしまうことが懸念されます。

位置情報ツール

位置情報ツールでは対象の人物の「今いる場所」を表示します。ユーザー情報として顔写真や氏名を登録できるものもあるため、そうしたツールを選ぶことで「今ここにいる人に声をかけたいけれど名前を忘れてしまった」といった時にすぐに確認することができます。また新しいワークスタイルとともに普及しているフリーアドレスのオフィスなどにおける「誰がどこにいるのかわからない」という課題解決のためにも利用することができ、社内のコミュニケーション活性化に寄与することができるでしょう。

位置情報ツールを使って顔と名前を一致させたい時には、相手の居場所がしっかりと表示されなければいけません。位置情報を登録するためにQRコードの読み込みをするなどの社員の手を介するツールの場合、運用のための負荷が社員にかかってしまい、運用が定着・浸透しない恐れがあるので注意しましょう。

「顔」と「位置情報」で名前を知るBeacapp Here

Beacapp Hereはビーコンとスマートフォンを利用して屋内の位置情報を可視化するツールです。Beacapp Hereは居場所を知るだけでなく、「顔と名前が一致しない問題」の解決にも非常に有効です。

▶︎ 屋内位置情報サービス「Beacapp Here」| 社員の所在地見える化でオフィスDXをサポート

Beacapp Hereで名前を知る仕組み

Beacapp Hereでは、位置情報をMap上にわかりやすくアイコンで表示します。アイコンはユーザーごとに任意で登録することができるため、好きな食べ物やペットの写真などを登録することで個性を出すことも可能です。Map上に表示されたアイコンをタップすると、今そこにいる人（そこで検知されている人物）の氏名とアイコンを表示します。

「ここにいる人に話しかけたいのに名前がわからない」「多分〇〇さんだと思うけれど自信がない…」といったときに位置情報から名前の特定ができるため非常に便利です。またこの時、アイコンに顔写真が登録されていると、より確実に名前と顔を確認することができるようになります。

顔と名前を一致させるためにBeacapp Hereがおすすめな理由

アイコン画像登録のサポート

アイコンの画像は任意登録となるため、登録されていなければデフォルトの画像が表示されます。社員によっては積極的にアイコンの登録をしてくれない方や、自分で顔写真の登録をすることを恥ずかしがる方もいるでしょう。そんな時にはBeacapp Hereの運営元であるビーキャップのカスタマーサクセスチームがサポートします。

ユーザー企業側ではBeacapp Here上に登録されたユーザーIDをファイル名に設定した、正方形のユーザー画像を用意するだけで、カスタマーサクセスチームが一括でアイコン画像の登録をします。

社員の方の抵抗感を少なくするためにも、顔写真のアイコン登録はツールの導入時がおすすめです。ユーザー社員によるアイコン登録という手間をなくし、確実に登録をするためにおすすめのサポートです。

位置情報の取得は完全自動

Beacapp Hereはビーコンが発するBLE(Bluetooth Low Energy)が発する電波を、社員が持ち歩くスマートフォンか、施設内に設置された受信機が受信することで位置情報を取得します。電波の受信はもちろん自動で行うため、社員の手を介すことなく、確実に居場所を検知することができます。

どのような目的であっても位置情報ツールを取り扱うのであれば、社員に定着し、しっかりと使ってもらわなければ意味がありません。運用の定着を目指すためには、社員の手間を削減し、運用負荷を軽減した仕組みであることが大切です。

▶︎ Beacapp Hereの導入方法

Beacapp Hereの導入事例

Beacapp Hereの導入のきっかけとしては「誰がどこにいるかわからない」「社員の居場所を把握したい」といったものが多いです。しかし、導入効果としては「位置情報だけではなくて、コミュニケーションの活性化にもつながった」というユーザー企業が多くあります。

在宅勤務・中途採用が多くても“顔と名前”がわかる環境に

【導入経緯】

オフィスのフリーアドレス化をきっかけにBeacapp Hereを導入しました。フリーアドレスにした当初は社員が自分で居場所を入力するシステムを使用していたのですが、更新漏れや一時的な離席の反映が追いつかないなど、リアルタイムの状況が追いつかない状況でした。

【導入効果】

社員に支給しているスマートフォンにアプリをインストールするだけで運用できるので、各自が意識しなくても自動でデータがアップデートされて非常に便利です。また社員はIDカードを首から下げているのですが、よく見えず名前の確認ができないことがありました。周囲や本人に尋ねるのも気が引けるので、「今あそこにいる人は」とBeacapp Hereでさっと確かめるスタイルが定着しました。相手の名前と居場所がすぐにわかるBeacapp Hereのおかげで他部署のメンバーとの交流も増えていると実感しています。

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人を探すだけでなく、コミュニケーションツールとしても活用

【導入経緯】

複数のフロアにまたがるオフィスをフリーアドレス化したことで、「誰がどこにいるかわからない」「部下の管理がしづらくなる」こうした不安な声が社員から寄せられました。そんな不安を解消すべく、社員の運用負荷が少なく、オフィスへの施行も手軽なBeacapp Hereを導入しました。

【導入効果】

位置情報ツールを取り扱うにあたり、社員の利用率を高く保たなければツールとして成り立たなくなると考えたので、導入当初から社員への情報周知を心がけました。おかげで今はログイン率98%超えという数値を誇り、社員の中でもただの「人を探すツール」ではなく「社員間のコミュニケーションのためになくてなはならないツール」となっています。部署移動があった際にも前の部署の人へはBeacapp Hereの位置情報を元に挨拶にいき、新しい部署ではアイコンに登録されている顔写真と名前を見ながら、顔と名前を覚えるために活用されています。

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