一度入社した企業に勤め続けるのではなく、自身の成長やキャリアアップのために転職をして、様々な経験を積むことが当たり前になっている現在において、人材定着率を高めることは大きな課題でしょう。職場環境を整えることで社員にとって「働きやすい」環境を与えることができるようになり、離職防止・生産性の向上などの効果を得ることができるようになります。
では、『社員にとって働きやすい職場』とはどのような環境なのでしょうか？
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「働きやすい職場」とは？
働きやすい職場とは、心身ともに健康に働くことができ、パフォーマンスを存分に発揮できる職場のことを指します。たとえば長時間労働が慢性化しているような職場では過重労働が体の負担になるだけではなく、家族との時間や休息、睡眠の時間が削られてしまい、心身ともに大きな負荷を与えることになります。このような職場では「働きやすい」とは言えません。また社内での発言がしづらい、チームのメンバーとの連携がうまくいっていないなどの状況でも、業務上に影響をきたし、「働きづらさ」を感じてしまうでしょう。
社員それぞれがモチベーション高く自分の仕事に取り組むことができる職場こそ「働きやすい職場」ということができます。
「働きやすさ」と「働きがい」
働きやすいと混同しがちな言葉に「働きがい」がありますが、意味は全く異なります。
【働きやすさ】
「働きやすさ」とは、外的な要因によって感じるものを指します。職場の人間関係が良い、福利厚生が充実している、働き方の選択肢が多いなど、目に見える環境や制度によって感じることができるのが「働きやすさ」です。
【働きがい】
「働きがい」とは、働くことから得られる心の満足度や価値を指します。自分の仕事を適正に評価されたり、仕事への誇りや楽しさなどの目には見えない内的な要因によって感じることができます。働きがいは社員それぞれの状況や価値観によって変化することが特徴です。
個人によって感じ方が大きく変化する「働きがい」に対して、制度や目に見える環境の整備によって実感できる「働きやすさ」を求める取り組みは企業として挑戦しやすいでしょう。
働きやすい職場環境の特徴
働きやすいと感じる職場の特徴をご紹介します。
働く時間と場所を自由に選ぶことができる
近年ではオフィスに限らず、自宅やサテライトオフィス、カフェなど様々な場所で働くことができるようになっています。またフレックスタイム制度の導入により、働く時間も自分の都合に合わせて調整することができる企業もあります。
このような働き方の変化により、社員は育児や介護と仕事を両立することができたり、プライベートな時間を確保できるなど、ライフワークバランスを大切にした働き方ができるようになっているのです。家族の形やライフスタイルが多様化する中で、自分の事情や都合に合わせて働き方を自由に選択できることは「働きやすさ」を感じる大きな要因となるでしょう。
コミュニケーションが円滑に取れている
社員同士のコミュニケーションがスムーズでないと、必要な連絡がされていなかったり、情報共有に不足が生まれる、認識に齟齬が生じるなどチームワークが発揮しにくくなってしまいます。このような環境ではミスが多くなってしまうことはもちろん、社員個人としても自分の仕事上における最大限のパフォーマンスを発揮できていると感じることは難しいでしょう。コミュニケーションが円滑に取れていることでチームとしても個人としても最大限のパフォーマンスを発揮することができるようになり、社員は「働きやすさ」を感じることができるでしょう。
福利厚生が充実している
社員が健康で快適に働くためには、働いている以外の時間をしっかり確保することができ、休息を取ることやリフレッシュできることが大切です。そのために福利厚生が充実していることは非常に重要と言えます。
有給休暇を取りやすいことや長期休暇の取得制度があること、残業や休日出勤を強要されないなど、企業としてプライベートを大切にしてくれていると感じることで「働きやすさ」を感じることができます。休暇の他にも住宅手当や家賃補助、娯楽施設の割引制度などプライベートを充実させる制度を用意することも、社員に働きやすいと感じさせる要因のひとつでしょう。
教育体制や評価制度が整備されている
給与や賞与などの待遇に直結する評価制度は社員のモチベーションに大きく関わります。自分の働きが正しく評価されていると感じることで、仕事へも意欲的に取り組むことができるようになり、会社に対する不満を感じにくくなります。また自身の成長を実感できることでモチベーションを高め、仕事への意欲を向上させることに繋がります。たとえば企業として個人のスキルアップにつながるような研修やセミナーを開催していたり、外部のセミナーへの参加を支援する、資格取得を支援する体制を整えているなどのサポート体制を作り上げることで、社員はより働きやすさを実感することができるようになるでしょう。
働きやすい職場環境をつくるメリット
社員にとって働きやすい職場環境を作ることは、企業にとっても様々なメリットをもたらします。
人材の定着率を向上させる
働きやすい職場では、社員は安心して働くことができ、社内の雰囲気が改善されます。社内の風通しがよく社員間のコミュニケーションも円滑に取れているような職場ではストレスも軽減されるでしょう。ストレスの少ない職場環境では「働き続けたい」という気持ちが芽生え離職者や休職者を減少させるでしょう。
仕事の生産性が高まる
働きやすい環境においてしっかりとした休息が取れている、企業に対する不満やストレスが少ないことで仕事への集中力やモチベーションを高い状態を保つことができます。そうすると仕事のパフォーマンスが向上し、作業が効率化したり、スキルが磨かれるなどし、より高い生産性を発揮できるようになります。
企業のイメージアップに繋がる
職場環境が整っていることで自分の勤める企業や仕事に誇りを持つ社員が増え、より質の高いサービスを提供できるようになります。質の高いサービスの提供は取引企業にとって好印象を与えるでしょう。また企業の成長のためには優秀な人材の確保は欠かせません。働きやすさを求めて転職を検討する人材も多いため、「働きやすい職場環境」は採用活動の場においても大きな効果を発揮することができるでしょう。
大切な「若手」の視点
「働きやすい職場環境」を作り上げていくにあたり、大切なのは「若手の視点」です。人材採用にはコストと時間、また採用担当者の労力がかかります。また入社後には教育の時間、教育担当者の労力もかかるでしょう。大きな投資をしているにもかかわらず、入社後にすぐ退職されてしまうと、企業としては大きなダメージになるでしょう。そもそも入社時に「働きやすい」と感じることができ、その状態を継続できることで獲得した人材の離職を防止することができます。
たとえば最近の若者は連絡手段として、チャットなどの「テキストメッセージ」でのコミュニケーションに慣れています。これに対して企業の中には「報連相は口頭でするもの」と考える人もいるでしょう。このような世代間のギャップを考慮することなく、頭ごなしに「報告は電話でするのが当たり前だ！一方的にメールでするとは何事か！」と言われてしまっては、新入社員は働きづらさを感じてしまうでしょう。
これからの企業の成長を担っていく若手を育てていくためには、「若手にとっても働きやすい職場環境」を意識していく必要があります。そのためには企業としても風土や制度、取り扱うツールのアップデートが重要でしょう。
働きやすい職場環境を作るために取り組むべき施策
働きやすい職場環境を作るために取り組むべき施策をご紹介します。企業によって働きやすい環境は異なります。ぜひ自社にあった働きやすい環境を作るために施策を検討しましょう。
オフィス環境の整備
オフィス環境の良し悪しは業務効率に影響します。外部からの騒音が聞こえるようなオフィスでは集中力の低下を招き、必要な会話が聞き取りづらくなるなど、業務に支障を及ぼす恐れがあります。また話し声が外に漏れでれてしまうような作りでは機密情報が外部に漏洩するリスクもあり、騒音・防音対策が必要になります。
社員が働きやすさを感じるためには「社内のコミュニケーションがスムーズに行われており、社内の雰囲気が良い」ことが大切です。最近ではリモートワークやハイブリッドワークの影響もあり、社内コミュニケーションの希薄化が懸念されます。たとえばオフィス内にリフレッシュスペースやカフェエリアを設けるなどして、社内のコミュニケーションを活性化させるための工夫をすることができます。また従来の固定席型オフィスでは日頃話をする相手が限定的になってしまい、近くの社員が出社していない場合は孤立してしまうということもあるでしょう。そのような時にはオフィスのフリーアドレス化を進め、社員一人ひとりが自分で働くスペースを選べるようにすることもおすすめです。毎日働く場所を変えることで社員間の誘発的なコミュニケーションを生み出し、また業務内容に適したワークスペースで働くことで業務効率の向上が期待できます。
▶︎【フリーアドレスとは】フリーアドレスやABW、働き方改革で変わるオフィスの形と価値
業務ツールの整備
オフィス環境の整備の他に、業務で使用するツールの整備も行いましょう。オフィスの環境、働き方も変わっていく中で、これまでと同じツールを使い続けるだけでは業務効率の低下を招く恐れがあり、そのやりづらさが「働きやすさ」に影響してしまう可能性があります。たとえば勤怠管理は外部やスマートフォンからでも登録できるようにする、マニュアルや資料は外部からでも見ることができるクラウド上に保管する、会議ツールやチャットツールを導入するなど、業務ツールの整備方法は様々です。自社のオフィススタイルやワークスタイルに合わせて検討していく必要があります。
またフリーアドレス型のオフィスやハイブリッドワークでは、「どこに誰がいるのかわからない」「今どのスペースが空いているのかわからない」「コミュニケーションが取りづらい」という問題が生じやすくなります。人やスペースを探してチャットや電話をしたり、自分自身が動き回るのでは非効率的でそれこそ働きづらさに直結します。このような課題は屋内での位置情報を見える化するツールの導入で解決することができるため、必要に応じて検討してみるといいでしょう。
▶︎ あの人は今どこにいる？ハイブリッドワークやフリーアドレスで、社員の居場所が見えにくくなってしまうことの解決法
▶︎ オフィス内の所在地見える化はBeacapp Here｜屋内位置情報ツールBeacapp Here
働き方の選択肢を増やす
労働者のライフスタイルの多様化が進んでいる近年では、これまでの固定的な働き方では働きやすさを感じることができません。個人の事情に合わせて働く場所や時間を選択できるように、自由に選べる選択肢を用意することが大切です。意識すべきは「ライフワークバランス」です。仕事とプライベートのバランスが保てるように、働き方の選択肢を設定しましょう。
たとえば、リモートワークとオフィスワークの要素を兼ね合わせたハイブリッドワークでは、オフィスで働くのか、自宅やサテライトオフィスで働くのかを自分の都合に合わせて調整できるため自由度の高い働き方ができます。また時間を選択するということでいえば、フレックスタイム制度を取り入れている企業もあるでしょう。朝早くから働いて夕方には業務を終了する、反対に朝は少しゆっくりで夜まで仕事をするなど、個人に合わせて時間を調整できるため働きやすさを感じることができるでしょう。企業の性質上、完全フレックスタイムが難しい場合は「コアタイム（全ての社員が働く時間を限定する）の設定」や「勤務時間枠を複数用意してそこから選んでもらう」などの方法もあります。
▶︎ ハイブリッドワークとは｜メリットと導入成功の秘訣について解説
評価制度や教育制度の見直し
働き方が多様化する中ではどのように自分が評価されているのかがわかりづらく、不安を抱くことがあります。どのような働き方でも平等で適切に評価をすることができるように、評価項目や評価基準の明示や評価方法の統一化をするのがいいでしょう。社員も納得できる消化制度を構築することで、社員のモチベーションを向上させたり、離職を防止することができます。
また教育面では新人教育制度として、上司や先輩社員が指導役となって実践的に仕事を覚えることのできるOJT制度やメンター制度を取り入れることがおすすめです。入社時は誰に何を聞いていいのかわからず不安に思うものですが、働き方の多様化が進み、ますますその傾向が強くなりました。指導役の社員を決めることで教育が行き届くようになり、新入社員の成長も促すことができるでしょう。さらに新入社員に限らず外部セミナーへの参加支援や資格取得支援を企業として行うことで、社員は自分の成長を実感することができ、そうした機会をサポートしてくれる企業に対し信頼を築くことができるようになります。
福利厚生の充実化
福利厚生が充実していると社員は満足感を感じやすくなります。健康診断や休暇制度はもちろんですが、フィットネスクラブや娯楽施設の利用補助、社員食堂などの食事補助、コーヒーサーバーやウォーターサーバーの導入など福利厚生の幅は多岐に渡ります。
社員のリフレッシュやストレス軽減を目的とした福利厚生を充実させることで、社員の満足度だけでなく、仕事のオンオフも切り替えを促すことにも繋がります。
まとめ
社員にとって働きやすい職場を作っていくことは、今後の企業の成長を考えていく上で非常に重要です。状況も価値観も異なる社員全員が働きやすさを感じられるようにするには、オフィスの環境だけでなく、働き方や業務ツールの整備、社内制度の見直し・整備が必要でしょう。
働きやすい職場環境を実現するためには様々な方法がありますが、社員一人ひとりが働き方を自由に選択でき、社内でのコミュニケーションをスムーズにとることができる働きやすい環境を整えるためにはBeacapp Hereがおすすめです。プライバシーに配慮された所在地見える化ツールで、自由度の高い働きやすさを実感できる職場作りを目指してみるのはいかがでしょうか。
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