オフィスDXへの挑戦-2025年の壁に立ち向かえ、成功と失敗から学ぶ「成功の秘訣」-

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こんにちは！ビーキャップの添田です。

毎日を忙しく過ごす働きマンの皆様、お勤めされる中でこんなことを思ったことはありませんか？

「通勤時間が勿体無い」「書類の整理に時間が取られて大変」

「そもそもデータで管理していれば、時間がかかるこの業務がもっと楽になるのに」

こんな社内の声と社会の風潮を受け、オフィスのDX化を進めなければならない立場にいらっしゃる皆様、こんなことを思ったことはありませんか？

「DX…？」「ITを扱える人材がいない…」

「何から着手すればいいのかわからない」

さまざまな角度からオフィスDXの推進を求められますが、日本の中ではいまいち進んでいない現状があります。その理由にはこのような社員間のすれ違いもあるかもしれません。

本記事ではオフィスDXの成功事例と失敗事例をもとに、成功の秘訣を導き出していきたいと思います！

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Contents

オフィスDXを推進する理由
- 「2025年の壁」とオフィスDXの関係
- 日本企業のオフィスDXの進捗
  - なかなか進まないオフィスのDX化
  - オフィスDXが進まない理由
オフィスDXで得られる5つのメリット
ITツールを使用したオフィスDX事例
オフィスDXへの挑戦
まとめ

オフィスDXを推進する理由

「2025年の壁」とオフィスDXの関係

「2025年の壁」とは

そもそもオフィスDXが騒がれるようになったのは、2018年に経済産業省から発表された報告書「DXレポート〜ITシステム「2025年の壁」克服とDXの本格的な展開〜」が要因です。その中ではDXの必要性を唱えると共に、DXが進まなかった際「2025年以降、最大で年間12兆円の経済損失が生じる可能性がある」と報告されています。

この報告は多くの企業に衝撃を与え、DXに取り組もうとする企業を大きく増やすこととなりました。

2018年時点での企業意識のままで2025年を迎えた際に、国際競争への遅れや経済の停滞が想定されます。その結果大きな経済損失を生み出してしまうという「2025年の壁」ですが、一体何が原因となってこのような事態が起こるのでしょうか。

参考：DXレポート～IT システム「2025 年の崖」の克服と DX の本格的な展開～｜経済産業省

「2025年の壁」に指摘される現状の課題

「レガシーシステム」というものをご存じでしょうか。日々進化していくデジタルの世界においては、既存システムが老朽化するということも否定できない事実としてございます。過去のシステムで作られた老朽化したシステムのことを「レガシーシステム」といいますが、現在日本の企業で使われているシステムにはレガシー化が進んでいるものが非常に多いのです。

レガシーシステムが横行して生じる問題としては、まずシステムが複雑化することが挙げられます。どんなシステムにもメンテナンスは必要ですが、長年メンテナンスを繰り返しつつ使用されてきたシステムは内部がパッチワーク状に広がり複雑化、そして扱いづらいものとなってしまうのです。そんな複雑なシステムですから、使用する人材も選んでしまうことになります。人材を選ぶということはつまり、業務が属人化するということです。属人化を避けるために導入していたシステムが、属人化を進めてしまうという現状は打破せねばならない課題の一つです。

またレガシーシステムは古いシステムを使用していますので、エンジニアにも古いシステムに対する知見が求められます。しかし、エンジニアの人材不足が叫ばれる現在において、レガシーシステムに対応できるエンジニアやDX人材は特に少なくなっているのです。

多くの企業の参入により、2025年には様々な業務を支えてきたシステムやアプリケーションのサポート期間が終了すると言われています。エンジニアの不足とシステムのサポート切れによる保守運用のしづらさが非効率化を進め、企業競争力を下げてしまうのです。

放置するとどうなる…

「2025年の壁」を現状のまま放置することで、経済産業省が報告をあげているように、2025年以降5年間で年間約12兆円の経済損失が起こるでしょう。

2019年から流行している「Covid-19(新型コロナウイルス)」における経済損失は日本国内で10兆円から50兆円と推定されています。経済産業省のリポートによると、日本の経済損失は対GDP比でマイナス6.1%、約30兆円以上に上ると推定されています。国主体の大規模な外出自粛や活動制限は、需要と供給の双方に大きな影響を与え、それが経済にも打撃を与えています。人流の妨げは物流の妨げを生み出し、回り回って、所得や雇用の減少、物価の上昇など我々の生活に大きく影響しているのです。

「2025年の壁」を放置することで、2030年には経済損失が最大で約60兆円となる見込みです。また損失が継続していくとなると、日本の未来はだいぶ雲行きが怪しいように思います。

日本企業のオフィスDXの進捗

なかなか進まないオフィスのDX化

2018年に「DXレポート」「25年の壁」が報告・提唱されてから、約4年が経ちました。2022年1月に帝国データバンクが発表した「DX推進に関する企業の意識調査」では、「DXの意味を理解し取り組んでいる」企業は15.7％であると報告されました。約7社に1社がDX化に挑戦しているというこの数値ですが、正直、高い数値ではないと感じます。

DX化に成功する企業は、DX化に挑戦した企業の20〜30％といわれております。DXに取り組んでいる15.7%の企業の中で2〜3割ほどしか成功しないとなると、現状でDX化の実現できている企業はそう多くないようです。　

オフィスDXが進まない理由

「オフィスDXって何からやればいいのかわからない」このように感じたことのある方は多いのではないでしょうか。また近年の働き方改革や在宅ワークの浸透などを通じて、「デジタルで処理できるようになればいいのか！」と認識し、「印鑑の電子化」などをして満足してしまっていないでしょうか。

オフィスDXが進まない理由には三点考えられ、そのひとつが「取り組み方がわからない」というものです。先ほど述べたレガシーシステムの存在も影響していますが、業務の属人化やブラックボックス化が進んだことで業務の全貌が見えず、改革の課題が見えづらくなっています。また課題点が見えたとしても、ITへの苦手意識が先行し、停滞してしまうということもあるようです。

次にDXの認識の相違です。実はDXに類似した言葉で、下記の２語がございます。

　■Digitization(デジタイゼーション)

　【定義】アナログ・物理データのデジタルデータ化

　【解説】「ツールのIT化」とも言い換えられ、

　　　　ITシステムを利用して業務や業務フローを局所的にデジタル化すること

　【目的】業務を効率化すること

　【具体例】書類のデジタル化、印鑑の電子化など

　■Digitalization(デジタライゼーション)

　【定義】個別の業務・製造プロセスのデジタル化

　【解説】特定の業務プロセスを整理してデジタル化すること

　　　　　デジタル技術を用いて、新たなビジネスモデルを生み出すこと

　【目的】従来には存在しなかったビジネスモデルを生み出し、

　　　　　ユーザーの満足度を上げること

　【具体例】カーシェアリングサービス、ビデオオンデマンド　

これらはDXの要素となる言葉です。DXとは「デジタイぜーション」と「デジタライゼーション」を企業全体として継続的に行い、企業という組織そのものや企業としてのビジネスモデル、あり方を変革していくことです。「ビジネスのデジタル化」と言っても過言ではない「DX」です。ツールをIT化することや業務の一部だけをデジタル化するだけでは、到底及び得ないのです。

最後に「DX疲れ」です。DXの必要性や生み出す価値の大きさは理解していても、いつまで続ければいいのかわからない、ゴールが見えないなどの理由でDXへの意欲が減少しているという調査実績があります。見えないゴールへ向かっていくことは厳しいものがありますが、DX化に取り組んでいる企業のうち約２割ほどの企業で意欲が減退しているという報告がされました。

(IDC Japan社による調査〜400人を対象にしたアンケート調査に基づく〜)

IT初心者が考えた「DX」とは一体なに?? オフィスのDXやABW など学んだ内容を初心者目線でお伝えします！

オフィスDXで得られる5つのメリット

業務の効率化と生産性向上の実現

オフィスには企業経営に欠かせない、重要な業務が集中しています。従業員の働きやすい環境を整える労務業務や、企業の資産管理、税金などの経理、従業員の採用や教育などの人事業務がこれにあたります。これらの業務は比較的目立たないものが多いのであまり認識されませんが、企業の維持のために非常に重要な業務です。

ボリュームの多い業務ですので、もちろん多くの人員を必要としますし、煩雑なルーチン業務も多いので作業時間も要します。これをデジタル化できることで、業務の効率化が図れるとともに、今まではできなかった業務に人員や時間を割くことができ、より良いものを生み出せるようになります。

業務の属人化を防ぐ

煩雑な業務は専門性の高い人材を求めることもあり、これが属人化を招きます。業務における属人化は企業にとって大きなリスクとなり、担当者不在時に業務が停滞するなどの不都合を生み出します。DX化を進めることで、業務の整理やマニュアルかができ、このような事態を防ぐことができます。また人為的に起こるミスを防ぐこともできるようになるので、業務の正確性を保ち、大きなトラブルを避けることができます。

人的コストの削減

これまで二人がかりで行っていた業務が一人でできるようになったり、作業のために迎え入れていたアルバイトや派遣社員の人数を削減することができます。携わる人数の減少により、管理側の業務負担も減る事となります。

大切なことは何より、削減できた分だけ、他の業務に人的リソースを割けるようになったということです。今までできていなかった業務や、利益や価値を生む新たな業務を遂行することが可能となるのです。

情報の可視化

これまで感覚値でしか表現できなかったことが、データとして目でみることができるようになります。在宅勤務やフリーアドレスが普及した昨今、オフィスのあり方も変わってきています。在宅率や出社率、会議室の使用状況などをデータとして把握することで、オフィスのレイアウトの検討に生かすことができます。もしかしたら今までのような社員全員分のデスクがおける広いオフィスは必要ないかもしれません。そうなればオフィスの規模を縮小し、縮小した分浮いたコストで、新たなビジネスを生み出すことができるようになります。

多様な働き方ができる

「働き方改革」の提唱もあり、仕事とプライベートを両立できるような働き方を求める労働者が多くなっています。通勤時間の削減を目的とした「リモートワーク」「サテライトオフィス通勤」もそのひとつでしょう。業務時間の自由度を高める「フレックス制度」もまた、求められる働き方のひとつです。

働く場所と時間が個人の自由になるということによる、社員管理の複雑化が懸念されますが、こちらはデジタルシステムを使用することで解消することができます。ワークライフバランスが保たれるようになることで、社員のモチベーションが保たれより良いものが生み出せるようになるのです。また女性の出産・育児による労働離れを避けることができ、企業は人材を保つことができるようになります。

ITツールを使用したオフィスDX事例

電話転送システムを導入して、社外でも会社電話の対応が可能に

出張などの外出が多い職業についている方や、昨今のリモートワークの普及で、会社の固定電話にかかってきた顧客からの電話を携帯やスマホに転送したいという声が多くなりました。会社の固定電話にかかってきた電話は会社内でしか対応できないということが原則でしたが、これがシステムやサービスが進化し、社外への転送も可能となっているのです。

電話回線事業者の提供する転送サービスを使用したり、電話転送アプリを使用するなど、様々なサービスがあります。それぞれにメリット・デメリットがありますので、より自社にあったサービスを選ぶことが大切となります。もちろんコストがかかるものもありますが、電話を転送することのメリットは「外出時に電話対応ができること」だけではないのです。担当者が直接対応できることで、「取次・伝言による人為的なミスを削減すること」が可能となり、また「代理で対応するなどの業務を削減する」ことで業務の効率化を図ることが可能となります。

受付システムの利用で受付の無人化に成功

会社への来訪者へ対応するため、受付部署を設けている企業もあるでしょう。そうでなくても、訪問客への対応は、どの企業にも必ずといっていいほど存在する業務です。来訪者への対応は、自分が行っている業務を一度中断する必要があったり、取次に時間がかかるなど効率的なものではありません。

受付システムは会社の入り口にipadなどのタブレットを設置することで成立します。タブレットを操作することで直接担当者を呼び出すことができ、他社員が業務を中断して対応する必要がなくなります。また来訪者へ事前に受付番号やQRコードを送付するサービスを使用することで、来訪時に行う社名の記載などの手間を省くことができ、企業側も入退室の管理をすることができ、セキュリティ対策にも繋がります。

屋内位置情報サービス利用による社員の行動把握で管理・業務の効率化

ABW(Activity Based Working)を意識する企業が増え、コロナ禍でのリモートワークの普及や座席のフリーアドレス化が広がったことで、社員の居場所がわからずに探す手間が増えたり、勤務状況が管理しづらいなどの問題が生じています。

屋外での行動を追跡するGPSは今や我々の生活に浸透した機能のひとつですが、これと同じように、屋内でも人物の行動を追跡できないだろうかと考え生まれたのが「屋内型位置情報サービス」です。ビーコンという装置とスマホを連動させることで可能となるこのサービスですが、ビーコンの発した電波を付近のスマホが感知すると、スマホの所持者の居場所を特定できるというものです。これをアプリやWebで社内のマップ上に表示させることで、社員の居場所を可視化することができます。

位置情報を可視化することで社員の出社状況が確認でき、残業などの勤務状況も管理することができます。またフリーアドレスを導入している企業や一部フリー席を設けている企業でも、社員の居場所をすぐに知ることができるので、探す手間が省け、コミュニケーションの円滑化、業務効率の向上を行うことができます。

オフィスDXへの挑戦

オフィスDXを失敗する理由

オフィスDXの失敗率は70~80%と言われております。DXは企業の成長・存続を図るための大切な取り組みのひとつです。なのでまず経営者層が立ち上がり、企業全体として、DXへの積極的な姿勢を保たなければなりません。一部門だけで取り組もうとしたり、漠然とした局所的な業務だけをDX化しようとしても頓挫してしまうことが多いのです。

企業全体の士気を高めたところで、プロジェクトとして確率し、プロジェクトリーダーを設けます。人員不足もDXが失敗してしまうひとつの原因ですが、そういった際はDXを専門としているコンサルタント事業者へ依頼することも検討していかなければなりません。

人員の確保やツールの初期導入コストを考え、DXに消極的になる企業も多いようです。しかし、DX化に成功した後は、業務効率アップやコストの削減、新規ビジネスの立ち上げによる生産性の向上など、多くの成果が得られます。企業の将来への初期投資として、DX推進の意識を減退することなく挑戦していきたいものです。

オフィスDXを成功するためのポイント

これまでオフィスDXの必要性や導入例をご説明し、最後に「オフィスDXの失敗」という可能性についてご説明しました。DXには人員、コストといった面で莫大なリソースがかかります。また企業の存続がかかっている以上、失敗はできません。

オフィスDXに失敗する企業が全体の70〜80%を占める中で、20〜30%の企業は成功を収めています。成功した企業はどのように取り組んでいたのでしょうか。

オフィスDXを成功に導くポイントを解説します。

課題を明確にする

オフィスDXへ取り掛かる際に、「何から始めていいかわからない」といった声が多くあります。そんなお悩みを抱えている皆様、「業務の課題を洗い出す」ところから始めましょう。

オフィスDXの最終的な目的はもちろん、企業全体の成長と存続ですが、そのためには現状の業務を改善していくことが必要です。担当部署や担当者へのヒアリングや、勤務状況を確認しましょう。時間外労働が常態化しているような部署は要注意です。人員の不足や業務内容の複雑化が、業務負荷を高めている可能性があります。またそういった状況では、人為的なミスが起こりやすくなるというリスクがあります。人員を増やすことで解消するのか、システム化できる作業はないのかなどの視点で課題を洗い出していきます。

業務課題を明確にしておくことで、その成果を感じやすく、取り組みやすくなります。

優先順位を決める

課題の洗い出しができたら、取り組む優先順位を決めましょう。全ての業務から課題を洗い出すとその量は少ないものではないでしょう。とはいえ、その優先度がすべて等しいとは限りません。いちばんに解決しなければならない課題はどれか、余裕を持って対応できる課題はどれか、と順位づけすることで焦点を絞ってDX化に挑戦することができます。

優先順位を決める時には、重要度と発生頻度を注視することをお勧めします。ミスが重大なトラブルに発展する可能性のある課題は重要度が高くなります。また1年に1度しか起こらない業務があったとして、例えその業務が複雑で手間のかかるものだったとしても、1年に1度しか起こらないのですから優先順位は低くなるでしょう。

優先順位を決めて取り組むことで失敗のリスクが下がると共に、DX導入の効果を早期に感じることができます。

DX化で得られるメリットについて従業員の理解を深める

日々の業務をこなしている従業員にとって、既に構築された作業を改築されることは、時としてマイナスなイメージに繋がる場合があります。新しいやり方やシステムを覚え使いこなすことは、想像以上の労力を強いる可能性が高く、慣れるまでの業務を圧迫する場合があるからです。結果として新しいITツールは活用されず、DX化が進まないという事態に陥ってしまうのです。

こういった事態を避けるために、従業員への説明をしっかり行うことが重要です。DX化を進めることによって得られるメリットとその重要性を説明し、理解をしてもらうことで消極的な意識を変える必要があります。新たなITツールやシステムを導入する際は、「説明会を開催する」「ツールの使い方をレクチャーする」「使用上のサポート体制を整える」などの工夫も必要です。

オフィスDXの成功に向けて取り組みを推奨する施策

DXの推進においては現場の意見を大切にしつつ、段階を追って進めていくことが必要です。成果が感じられやすく、手軽で、現場の方に取り入れてもらいやすい施策をふたつご紹介します。

ペーパーレス化

請求書、契約書、稟議書など、紙で管理している書類をデータとして保管し、紙媒体の減少を目指す施策です。書類や画像を読み込んで電子化するスキャナーを利用することで、紙で保管していた書類を簡単に電子化することができます。また最近では電子契約書やメールでの請求書の送付も法律で認められていますので、対顧客についても対応しやすいものとなります。

紙媒体から脱却することで、印刷や保管の手間とスペース、郵送やコピー代などのコストを削減することが可能です。また複数の社員で同一の資料を同時に閲覧することができるので「会議や打ち合わせの効率がよくなる」こと、検索性が向上され「ほしい資料がすぐに見つかる」といったことも期待できます。

従業員の方に喜ばれるのは、データで管理することで働く場所を選ばなくなるということです。サインや押印のためだけに出社する必要がなくなり、自分にあった働き方を選択することができるようになります。

クラウド利用の拡大

ペーパーレス化が進んだら、クラウドサービスを活用することをお勧めします。資料や情報をクラウド上に保管することで、ネット環境さえあれば、いつでもどこでも、それこそハードウェアにこだわることなく閲覧・編集・共有することができます。編集した内容が編集直後に共有されるので、確認を依頼するためにいちいちデータをメールで送る、といった手間も省くことができます。

ペーパーレス化と並行して進めることで、リモートワークの推進をより促進することができ、出社が困難な事態に陥った際に業務が停止してしまうというリスクを避けることができるようになります。