時間をムダに使っていないように思ってはいても、実はムダにしてしまっている、もっと効率的な使い方があるということがあります。業務時間中のムダな時間とは何か、どうしたらこのムダな時間を削減し、有効な時間に使うことができるのでしょうか。
業務時間中のムダな時間と削減のためのコツについてご紹介します。
生産性向上のために重要なこと
企業が存続・成長していくためには生産性の向上が必要不可欠です。しかし、近年の日本社会では少子高齢化による労働力不足が深刻な問題となっており、少ない労働力で生産性を向上させていくためには業務効率化が重要となっています。
「業務効率化」とは、様々な業務プロセスに隠れた「ムリ」「ムダ」「ムラ」を見つけ出し、省略したり無くしたりすることでプロセスを改善し、会社や組織の生産性を高める取り組みを意味します。またプロセスの見直しだけでなく、便利なツールやシステムを導入したり、社外にアウトソーシングしたりなど、その手法は様々です。業務効率化を進めることで従業員数が同じであっても労働時間を短縮することができたり、同じ労働時間でもこれまで以上の成果を上げることができるようになるなどの効果が期待できます。
業務効率化にはムダな時間の削減がおすすめ
日頃普通に業務をしている中にも、気がつかないうちに時間をムダにしてしまっている可能性があります。業務時間には限りがあります。業務時間中のムダな時間を見極め、その時間を削減することで大幅な業務効率化を図ることができるようになるでしょう。
業務時間中のムダな時間とは
業務時間中のムダな時間と考えられる時間をご紹介します。
長引く会議やミーティングの時間
これは実際に感じている人も多いかもしれませんが、あまりにも長すぎる会議や結論が出ないまま頻発するミーティングの時間は「ムダ」な時間となりがちです。ひとつの会議やミーティングが開催されると短くても30分から1時間、長いものでは2時間以上を費やすこともあるでしょう。その時間に何も得ることができなければ、大きなタイムロスとなってしまいます。
使用頻度の少ない資料/書類を作成する時間
資料や報告書を作るにも時間はかかります。資料を作成するために調べ物をしたり、データをとって集計したり、またそれをまとめるという作業が生じるため、時間だけでなく多くの労力を使うことにもなるでしょう。そんな苦労を重ね作り上げた資料があまり使われないものであったり、二度と見られることのない報告書であったりすれば、その制作時間や労力はまるっとムダになってしまうでしょう。
待つ時間
業務フローの中には缶らず「待つ」という時間が生じます。報告書や顧客へ提出する見積もりを確認のために上司に提出したのでそのフィードバックを待つ時間や、決済に関する稟議書を展開したので承認がおりるまで待つ時間など、「待つ」場面は様々です。待っている間はその業務が停止していることを意味しますので、待つ時間が長ければ長いほど、ムダな時間を生み出している可能性があるでしょう。
モノやヒトを探す時間
ハイブリッドワークやフリーアドレスの環境では「誰がどこにいるのかわからない」「物がどこにあるのかわからない」といった問題が起こる可能性があります。そうした時にその対象人物や物を探すために、オフィスや施設の中を歩き回るのは大幅な時間のムダとなってしまいます。また探している対象が人であれば電話やチャットをして確認するということもできますが、今度は相手からの返信や返事を待つ時間が生じてしまい、その間業務は停止してしまいます。業務が停止してしまう以上、この時間も「ムダ」と言わざるをえないでしょう。
ムダ時間削減のコツ
ムダな時間を削減することで大幅な業務効率化に繋げることができますが、闇雲に削減し、手抜き作業による品質・業務の質の低下やミスの温床になってしまっては意味がありません。このような事態を招かないために、「コツ」を抑えた削減を進めていく必要があるでしょう。
事前に会議の目的やアジェンダを整理して共有する
しっかりとした目的があり、何かしらの決定がされ、そして時間内に終わる、こんな会議ができたら「ムダ」な会議ではなくなります。企業として業務を遂行していくにあたり、会議やミーティングをゼロにすることはできません。会議のムダを削減するためには、ゼロにすることではなく、無意味な会議を削減し、有益な会議だけ効率的に行っていくようにすることが大切です。
会議を効率的におこなていくようにするためには、「議題を整理する」「資料とアジェンダを事前に共有する」「参加者を絞る」「ファシリテーターを決める」などを実施することがおすすめです。これらの状態を整えた会議を行うことで会議全体をスムーズに進行でき、会議のゴールまで持って行きやすいという効果が期待できます。また会議がスムーズに進めが想定時間内で終えることができるようになるため、想定より早く終わった場合は別の作業に取り掛かることができるなど全体的な業務の効率化を図ることができるようになるでしょう。
資料を作成する目的や狙いを考える
資料や報告書を作成する際には、その資料を作る意味や目的、狙いを明確にする必要があります。資料や報告書を作成する目的を考える際は、作成した「後」の活用場面を想像することが重要です。実際にその資料をどのような場面で、誰に対して、どうやって展開するのかまでを考えることで、資料作成の必要性を判断することができます。あまり活用場面が具体的に想像できなければその資料を作成する必要はなく、そうすることで不要な資料を作成するために割く時間や労力を削減できるでしょう。
また作成前に作成後のイメージをしっかり持つことで資料の形式やボリューム、載せるコンテンツを検討することもできるため、継続して使いやすい資料を作ることができるようになるでしょう。
報告や承認のフローを整理する
報告や承認のフローが複雑であったり必要以上に多い場合、ムダなやり取りや待つ時間が増える恐れがあります。このムダな時間を削減するためにはフローそのものの見直しがおすすめです。フローの見直しをして承認や決済の流れをシンプルにすることで、待つ時間を削減することができるだけでなく、そもそも承認にかかっていた時間そのものを削減することにも繋がります。本来承認までに7営業日かかっていたものが、1営業日で完了するようになれば、これは大きな業務効率化ができたと言えるでしょう。さらに承認する管理者の立場から見ても確認する作業や時間を削減できるため、部署や企業全体での効率化を期待することができます。
モノやヒトの見える化をする
物や人を探す時間を削減するためには、見える化をすることがおすすめです。探している人が今どこにいるのか、探しているものが今どこにあるのかをスマートフォンやパソコンなどの媒体を使って遠隔で把握できるようになれば、この探す時間を大幅に削減することができます。探す時間の削減においてはリアルタイムで確認ができたり、いつでもどこでも確認できることが条件となるため、人力での把握は限界があると考えられます。そのためモノやヒトの見える化については、デジタルツールやシステムの導入を検討するといいでしょう。
大塚商会の調査によると、通常のビジネスパーソンは、仕事中のモノ探しの時間に年間150時間も費やしているそうです。1年間の労働日数を250日とすると、1日あたり36分モノ時間になります。また探し物を始めると集中力も削がれてしまいます。一度切れてしまった集中力を取り戻すためには約25分かかると言われています。このように考えると物や人を探す時間がいかに生産性を低下させるか認識せざるを得ず、デジタルツールやシステムを使ってモノやヒトの見える化をすることは、企業の成長のためにも必要な投資と考えられるでしょう。
削減してはいけない必要な時間
これまで業務効率化として削減できる時間とそのコツについて説明してきましたが、そんな中でも削減してはいけない時間があります。それは「考える時間」です。作業効率を向上させるためには「慣れた方がいい」、会議であれば「定例化した方が楽」と思われがちですが、現状のやり方のままでいると根本的な改善がされず、結果として業務効率がされないという状況に陥る恐れがあります。資料作成であればなぜその資料を作成する必要があるのか、会議であればなんのための会議なのかなど十分に考えてから取り組む必要があるでしょう。
「考える時間」を十分にとることで、作業手順も明確に見え、ムダな作業をすることがなくなり、作業効率の向上を期待することができます。さらに考えた分、検討を重ねた分、高クオリティなものに仕上げることができるため、業務効率・生産性の向上のためには、考える時間は必要不可欠な時間ということができるでしょう。
待つ時間とモノ探しの時間をまとめて解消
承認フローを整理することも必要ですが、稟議書を回している際などは、今誰が持っているのかもわかりにくくなるものです。誰が持っているかわからないので、稟議がどこまで回っているのかわからず、確認に時間がかかってしまう場合があります。また決済を待っている方もムダな時間となってしまい、確認している方としても探す時間がムダになります。
待つ時間と探す時間、双方を解決できるツールをご紹介します。
モノ探しの所在地を可視化する「Beacapp Tag」
Beacapp Tagは対象のモノの屋内での所在地がスマートフォンやPCブラウザ上で簡単に確認することができるサービスです。モノを探す時間や棚卸しの時間を削減し、オフィスだけではなく病院や倉庫、工場などのあらゆる現場での活躍が期待されます！
Beacapp Tagについて詳しくはこちら：https://lp.beacapp-here.com/beacapp_tag.html
まとめ
業務時間中を効率よく過ごし、生産性を向上させるためには、ムダ時間の削減が重要ですが、闇雲に削減をしてしまえばミスの温床や手抜き作業による業務クオリティの低下を招きかねないため注意が必要です。目的や狙いをしっかり考えた上で業務に取り組み、業務効率の向上を目指しましょう。またヒトやモノ探しの時間を削減する場合など、デジタルツールを活用することでムダ時間の削減ができることがあります。
ムダ時間を削減して、業務効率・生産性の向上を目指しましょう！
▶︎株式会社ビーキャップ
https://jp.beacapp-here.com/corporate/
▶︎Beacapp Here｜ホームページ
▶︎Beacapp Here｜Facebook
https://www.facebook.com/BeacappHERE/
▶︎Beacapp Here｜Youtube