フリーアドレスは社内のコミュニケーション活性化につながると言われる一方で、指定の席がないことから、電話の取次がしづらいなど問題が発生します。
そこで本記事では、フリーアドレスにおける電話の問題や対策についてご紹介します。本記事をお読みいただくことで、フリーアドレス環境下の電話取次について理解を深め、自社の電話環境を最適化することができます。
フリーアドレスの電話問題とは？
フリーアドレスは、従業員が固定の席を持たず、自由に席を選んで作業するワークスタイルです。この働き方は柔軟性の向上や、コラボレーションの促進など様々なメリットがありますが、電話に関してはいくつかの問題が生じることがあります。ここでは、各問題点について解説します。
取り次ぎがしづらい
フリーアドレスオフィスでは、電話の取り次ぎがしづらくなる問題が生じます。
特に、外部からの重要な電話があった場合、特定の担当者を探すのが困難になり、迅速な対応が求められるビジネスシーンにおいては大きな障害となることがあります。
電話機の近くの人に負担がかかる
フリーアドレスオフィスでは、電話機が設置されている場所に近い席に座っている社員が、電話応対の負担を不均等に負うことがあります。この状況は、特定の社員に過度なストレスを与え、業務の効率低下を招く可能性があります。
また、電話の内容によっては、プライバシーの問題や情報漏洩のリスクも考慮する必要があります。このような問題を解決するためには、オフィス全体で電話応対の責任を分散させる工夫が求められます。
固定電話を設置しづらい
フリーアドレスオフィスでは、従業員が固定の席を持たないため、固定電話の設置が一般的なオフィス環境よりも難しいという問題があります。
また、重要な通話の場合、適切な担当者がすぐに対応できないという問題も生じます。このような状況は、業務の効率を低下させるだけでなく、顧客サービスの質にも影響を与えかねません。
そのため、フリーアドレスオフィスでは固定電話の代わりに、より柔軟な通信手段を検討する必要があります。
フリーアドレスの電話問題への対策
フリーアドレスオフィスでは、電話問題に対処するための様々な対策が考えられます。
- デジタルコードレス電話機の使用
- 電話番号を非公開
- 社用携帯を配布する
- クラウドPBXを導入する
- 電話代行サービスを利用する
- 座席表システムを導入する
ここでは、各対策について紹介します。
デジタルコードレス電話機の使用
デジタルコードレス電話機とは、子機型の固定電話と同じくアンテナから電波を飛ばして通話を行う電話機を指します。
デジタルコードレス電話機の使用は、フリーアドレスオフィスにおける電話問題の一つの解決策として注目されています。従来の固定電話と異なり、デジタルコードレス電話機は場所を選ばずに持ち運びが可能であり、どの場所にいても社内外の通話がスムーズに行えます。
これにより、フリーアドレス環境下での電話の取り次ぎが困難である問題を軽減することができます。
座席表システムを導入する
フリーアドレスオフィスにおいて、座席表システムの導入は電話問題の解決策として非常に有効です。
座席表システムにより、社員がその日にどの席に座っているかが一目でわかるため、電話の取次ぎがスムーズに行えるようになります。
さらに、デジタル化されている座席表システムでは、リモートワーク中の社員の位置も把握できるシステムも増えていることから、オフィス内外を問わず柔軟なコミュニケーションが可能になります。
参考: 座席管理システムとは？座席の見える化でフリーアドレスの利用を効率化！
電話番号を非公開
社内の電話番号を外部に公開せず、内線のみでのコミュニケーションを基本とする方法です。必要以上に電話が入る状態を防ぎ、業務の中断を最小限に抑えることが可能になります。
また社員への電話が直接かかってくることもなくなり、電話対応の負担が減少します。ただし、この方法を採用する際は、社内のコミュニケーションがスムーズに行われるよう、内線システムの整備が必要です。
電話代行サービスを利用する
フリーアドレスオフィスでは、電話の取り次ぎや管理が難しいという問題がありますが、電話代行サービスを利用することで、これらの問題を効果的に解決することができます。
電話代行サービスは、専門のオペレーターが企業の代わりに電話応対を行うサービスです。これにより、社員は自分の仕事に集中することができ、電話対応による中断を減らすことが可能です。
さらに、高品質なカスタマーサービスを提供することで、顧客満足度の向上にもつながります。
社用携帯を配布する
各従業員に個別の携帯電話を提供することで、どこにいても直接連絡を取ることが可能となり、取り次ぎの手間が大幅に削減されます。
また、社用携帯は従業員がオフィス外でも連絡手段としても機能することから、固定電話設置に関する課題解決に繋がります
クラウドPBXを導入する
クラウドPBXは、インターネットを利用して電話システムを構築するサービスで、物理的な電話機や交換機が不要となります。オフィスのどこからでも同じ番号で電話を受けることが可能になり、固定電話を設置しづらい課題も解決できます。
また、外出先からでもオフィスの電話番号を使って発信や受信が行えるため、柔軟な働き方をサポートします。導入にあたっては、初期設定や運用のシンプルさも魅力の一つです。
まとめ
フリーアドレスオフィスにおける電話問題は、取り次ぎの難しさや電話機の配置による負担など、多岐にわたります。
しかし、デジタルコードレス電話機の導入やクラウドPBXの利用、社用携帯の配布など、様々な対策を講じることでこれらの問題は解決可能です。
フリーアドレスを導入する際は、これらの対策を事前に検討し、スムーズなコミュニケーション環境を整えることが重要です。最適な方法を選択し、効果的に実施することで、フリーアドレスオフィスのメリットを最大限に活かしましょう。
また、フリーアドレス環境整備のためには、従業員の屋内位置情報を把握するなどの環境整備が重要となります。このような場合にはリアルタイムに誰がどの座席を使用しているか把握する機能がある屋内位置情報サービスの活用も検討されることをおすすめします。
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