オフィス見える化とは？オフィスDXが進む中で注目される「オフィス見える化」について事例も含めて徹底解説！

こんにちは！ビーキャップの添田です。

昨今のワークスタイル変革により、「オフィスの見える化」が注目されています。

言葉ばかりが先行しておりますが、

「見える化ってどういうこと？」

「何をすればいいの？」

「見える化するとどんな効果があるの？」

と疑問を抱かれている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は実際にオフィスの見える化を進めている企業様の導入事例もご紹介しつつ、「オフィスの見える化とは」というところに注目、その効果について解説してまいります！

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Contents

オフィス見える化が注目される理由

オフィス見える化とは

見える化とは、「だれが、いつ、どこで、どんな業務についているか」を可視化できるようにすることを指します。オフィスの可視化について、従来のオフィスワークを中心とした従来の働き方ではあまり注目されていませんでした。しかし、昨今のワークスタイル変革で多様な働き方が生まれたことでその注目度は上昇しております。

従来では社内の固定席で業務につくことが一般的でした。そのためその社員が在籍しているのか、外出しているのか、また会議や商談など来客対応中なのかなど容易に把握することができました。また部署ごとにデスクが配置されているため、上司は部下の管理や評価がしやすくなっておりました。

2018年に「オフィスDX推進」が提唱されるようになり、また2020年からの感染症拡大でテレワークや在宅勤務、座席のフリーアドレス化などABWを導入する企業が急増しました。これらの多様な働き方は、現代に求められるものとして間違いはありませんが、それに伴って、社員の所在地や業務状況が不明瞭となってしまったのです。

なぜ今オフィス見える化が必要なのか

社員の所在や業務状況が見えないことで生まれる弊害はどんなものがあるのでしょうか。通常の企業では、勤怠管理として「タイムカード」や「勤怠システム」を利用しているところが多いかと思われます。就業開始時刻と退勤時刻を社員個人が記録していくものですが、これらはあくまでも自己申告性のシステムです。オフィスワークでは出社してきた社員が業務についている姿を目視で確認することができるので、本当にその時刻に出社・退勤しているのかを確認することができます。

しかし、フリーアドレスなどの実際に働く社員の姿を確認できないワークスタイルでは、その社員の勤務状況を目視で確認することができません。そのため過度な残業が生じている場合があったとしても、認識するまでの時間がかかってしまう恐れが生じるのです。

社員の働き方を目視で確認できないことは、社員評価にも影響します。部下がいつ、どこで、どんな業務をしているかを認識できていなければ、どのようにその社員を評価して良いかわかりません。評価する管理者層も不安が広がるでしょうし、評価される社員の立場でも何をもとに評価されているかがわからず、その評価やゆくゆくは企業に対して不信感を抱いてしまう恐れがあります。

これらの問題は、オフィスの中が見えない、可視化できていないことが原因と考えられます。多様な働き方を取り入れつつ、こうした問題をクリアにしていくには、どのように取り組んでいくべきなのでしょうか。

オフィス見える化のメリット

オフィスの見える化を進めるメリットについて、３つご説明します。

①所在地の見える化で人を探す手間がなくなる

ワークスタイルの変革で、オフィスのデザインも大きく変化しています。フリーアドレスはその代表とも言えますが、そこまでしなくとも、オフィス内にカフェスペースを設け、リラックススペースでの業務を推進している企業、また集中できる環境を整えるために一人用の個室ブースを作っている企業もあるでしょう。

そうした中で生じる問題が、

「誰がどこにいるのかわからない」ということです。

代表電話にかかってきた顧客からの電話を取り継ぎたい時、顧客の来訪を伝えたい時、その取次相手がどこにいるのかわからなければ必要以上に時間がかかってしまいます。探している間その社員の業務は停止状態となってしまい非効率的ですし、何より顧客を待たせてしまうこととなりますのでとても失礼です。

社員がどこで業務についているのか、その所在地を見える化しておくことで、こういった事態を避け、業務を効率的に遂行することができるようになります。

②社内の感染症への対応が早くなる

社内での感染症の拡大を抑えるためには、感染者と接した記録のある社員、所謂濃厚接触者の確認を急ぐことが重要になります。

通常であれば人の行動記録は残っていません。そのため従来では、感染者の動向をヒアリングし、接触状況を社員個人個人に聞いて回ることで対応していました。この方法では人の記憶や対話を頼りにしているため、正確性も薄れますし、何より時間がかかります。

では、オフィス内での社員の動向が記録されていたとしたらどうでしょう。

感染してしまった社員の行動記録を確認し、接触した記録のある社員に対して、検査を受けることや在宅勤務を進めることで社内での感染拡大を抑えることができます。社員のオフィス内での行動を見える化しておくことで、通常よりもはるかに正確で、より早く対応することができるようになるのです。

③オフィスの有効活用ができる

近年の出社率を抑える動きの中で、物理的な会議室や場所に集まるのではなく、Web上で行う「Web会議」や「Web商談」の導入が進んでいます。Webで行われる会議や商談は、パソコンやスマートフォンなどのツールとネット環境さえあれば、場所を選ばずにどこからでもその会議や商談に参加できる、大変便利なサービスです。

これらのサービスの普及に伴って減少傾向にあるのが、「オフィス内における会議室の利用」です。在宅勤務やテレワークを導入し、出社率低下を推進している企業の多くでは、オフィス内にいなくても会議に参加できるよう「Web会議」を取り入れています。そうした中で自然と会議室の利用が減少しているのです。

さらに社員の出社を制限したことによって、オフィス内に空席が目立つという企業も多くあります。例えば100人の社員がいる企業で出社率を50％に制限した場合、50人はテレワークとなるため、毎日50席は空席となるのです。使わない会議室、使わないデスク、大変もったいない空間です。

オフィス内施設の実際の稼働状況を見える化することで、こうした無駄な空間を認識し、改善につなげることができます。会議室の部屋数や利用人数、デスクの数を適正値にすることでスペースに余裕ができます。ここにカフェスペースやリラックススペースを設けることで、社員個人が働く環境を選択できることで、業務効率を上げることができます。また現在のオフィスの大きさが適正以上に大きく、不要なスペースが目立つようであれば、よりコンパクトなオフィスに移転し、オフィス維持にかかるコストを削減することもできるでしょう。

オフィス見える化を推進する際の注意点

多くのメリットがあるオフィスの見える化ですが、取り入れていくためには注意が必要です。失敗することなく、より多くの利益を得られるようにするために、注意すべきことをご説明します。

社員の理解を得る

オフィスの見える化とは、すなわち社員の見える化とも言い換えられます。

オフィス内での自分の行動が可視化されることに「監視」と捉え、嫌悪感を抱く社員もいるかもしれません。嫌悪などの負の感情は蔓延しやすいため、導入失敗に繋がりやすくなるので注意が必要です。

オフィス見える化について、プラスのイメージを持ってもらうためには、きちんとした事前説明が必要です。社員が抵抗なくオフィスの見える化に取り組んでいけるよう、以下の点について説明しましょう。

＊事前説明事項＊

1:オフィスの見える化を進める理由

2:オフィスの見える化をするメリット

3：どのようにオフィスの見える化を進めていくのか

1については現状の課題を、2については社員が感じられるメリットを、3については導入方法について具体的な方法(使用するツールや目標)を提示できると良いでしょう。

自社にあっているサービスを取り入れる

簡単に「見える化」と言っても、どのように着手して良いか悩まれる方も多いでしょう。そんな中でおすすめできるのが、専用サービスの導入です。

オフィス見える化の必要性と有効性が提唱されるようになってから、さまざまなツールやサービスが生まれています。シフト整理などの勤怠管理をしやすくするようなもの、工数共有など業務管理をしやすくするものなどがありますが、大切なことは自社にあったサービスを利用することです。

そのため、サービスの導入を検討する際は、自社が求めるものや、オフィスのどこを見える化したいのかを明確にしましょう。また社内の体制や既存で利用しているツールに見合わないサービスも存在します。「実際に導入してみたら使えなかった！」なんてことのないように、既存のシステムやツールとの相性も踏まえて検討するようにしましょう。

定期的な分析を行う

オフィスの見える化をし始めたら、定期的にその効果を分析しましょう。

オフィス見える化の取り組みによってどれほどの効果が得られたのかを明確にすることで、今後どのように働く環境を整えていくのかを検討することができるようになります。

現在我々を取り巻く環境は、凄まじい勢いで変化しています。感染症の拡大が顕著である2020年から現在を生きる人であれば、その勢いは身に染みて感じるのではないでしょうか。日常生活の変化は働く環境にも変化を及ぼします。その時にあった働き方を常に選択できるように、定期的な分析と改善を続けていきましょう。

オフィス見える化の事例紹介

ここでオフィス見える化を積極的に取り入れ、既に成功を納めている企業をご紹介します。業界業種は異なりますが、各々の課題に寄り添った「見える化」を進めることで、より良い働く環境を作られています。

コクヨ株式会社：位置情報取得が浸透していたオフィス業界で求められる手軽さ

オフィス業界では働き方の変化に応じて、ICTの進化が進んでいました。多様な働き方を取り入れやすい「オフィス」という環境だからこそ、それにあったICT環境の整備も求められていたのです。その際にやはり注力されていたのは、社員の所在地の見える化でした。

今から10年ほど前、オフィス業界ではセンサーを利用した社員の位置情報取得が浸透してきていました。そんな中、業界内で大きなシェアを持つコクヨ株式会社では、Wi-Fiを利用した位置情報取得に挑戦しました。しかしそれにはコストや導入環境の制限、活用方法の制限などさまざまな課題があり現実的ではありませんでした。

そんな中でテレワークなどが普及し、社員の位置情報取得がより必要であると認識されるようになりました。そこで目をつけたのが「ビーコン」という端末を使用した位置情報サービスです。ビーコンを利用することで、社員の位置情報把握だけでなく、行動ログをとることで感染症拡大を防いだり、出社率の抑制を管理することもできるようになりました。

ビーコンの魅力はその導入の手軽さだといいます。iPhoneアプリと連動させるだけのパッケージ販売をしているBeacappHereを利用することで、コストも抑えられ、ユーザー社員も取り組みやすくなったそうです。より精度の高いデータが取れることも重要ですが、ユーザーに使ってもらえなければ意味がありません。使用者と管理者の両方の目線に立って導入ツールを選んだことが、成功の秘訣だったのではないでしょうか。

＊コクヨ株式会社の導入事例について、詳しくはこちらをご覧ください＊

https://jp.beacapp-here.com/case/kokuyo/

リコージャパン株式会社宮城支店：出社率50%を目指す！オフィスフリーアドレス化への挑戦

同じ企業でも部門や部署ごとに同じ建物内で、フロアが複数階に分かれているということがあります。部署が異なる場合でも、関わりが全くないということはないでしょう。こんな状況下ではより、話しかけたい人、用事のある人がどこにいるのかをすぐに知ることができたらいいのにと思います。

企業へ事務機を販売しているリコージャパン株式会社の宮城支店では、5フロアあるうちの1フロアをフリーアドレスへリニューアルすることになりました。すでにフロアが5つに分けられているということで、「人を探す」という手間が生じており、加えてフリーアドレスの導入となると、位置情報の取得が求められるようになりました。またその際に「出社率を50％にしよう」という目標も掲げられ、フロア内にどれぐらいの人がいるのかをデータとして管理することも求められました。

従来では出社状況などを手作業で管理していたといいますが、より複雑化する勤務状況の中で手作業での管理は困難となり、ICTツールの導入を検討しました。ここで導入されたのが「ビーコン」端末を使用したBeacappHereです。所在地の見える化やフロアごとの出社率を管理するなどの既存の課題を解決できたとともに、BeacappHereというサービスの「柔軟性」という特徴を活かして多様な活用ができているといいます。

＊リコージャパン株式会社宮城支店の導入事例について、詳しくはこちらをご覧ください＊

ps://jp.beacapp-here.com/case/ricoh-miyagi/

東京慈恵会医科大学：日本を支える医療従事者の勤務状況を管理する

日本国内における医療従事者の数は減少傾向にあります。そこに少子高齢化と感染症拡大の煽りを受けて、医療従事者への負担は止まることを知りません。そんな中で医療従事者の働く環境をよくしようと立ち上がったのが東京慈恵医科大学です。

医療の現場で抱える問題は多くありますが、中でも大きな問題が超過勤務とそれに基づく勤務体制の管理でした。一般企業では出退社時、社員個人で勤怠システムを入力するかと思います。しかし、多くの患者が絶えず待つ医療の現場では、勤怠入力の時間をとることができずその管理はずさんと言えるものとなっていました。またそうした中で医師や看護師の超過勤務が黙認されるようになり、過重労働を生み出してしまったのです。

慈恵医科大学病院の中では、現在ビーコンいうBluetootuを発する機器とそれを受信するiPhoneを連動させることで、医療従事者の在院状況を見える化しています。「在院時間」は、「勤務時間」と置き換えて考えることができます。医療従事者の在院状況を可視化することで勤怠入力の手間を削減し、それでいて超過勤務も抑えられるようになったのです。

＊慈恵医科大学病院の導入事例について、詳しくはこちらをご覧ください＊

https://jp.beacapp-here.com/case/jikeihere/

オフィス見える化ツール“Beacapp Here”

オフィス見える化に“BeacappHere”を利用することができます。

BeacappHereではビーコン端末とiphoneアプリを連動させて社員の位置情報を取得、社内マップ上に表示させます。ビーコン端末は名刺ほどのサイズしかなく、その設置も両面テープで貼り付けるだけなのでとても簡単です。社用携帯としてiPhoneを導入していない場合でもビーコンを持ち歩く方法や、その際利用する受信機についてのご案内など柔軟に対応ができます。より多くの企業様に使っていただきたいという思いから、柔軟な対応と低コストを心がけています。

位置情報を取得することで人を探すという手間の削減から業務効率の向上を目指すことができたり、人がたくさんいるフロアやブースの利用を避けることで感染症対策にも繋がります。またオプション機能を利用することにより、行動ログからの分析レポートの提示などにも対応しております。自社内で分析を行う手間を削減できますので、それにかけていた時間や人員を他の業務に回すことができます。この分析データをもとにオフィスの適正化を図ることもできるでしょう。