あの人は今どこにいる？ハイブリッドワークやフリーアドレスで、社員の居場所が見えにくくなってしまうことの解決法

働き方やオフィスの在り方が改めて考えされている中、注目を集めているのがハイブリッドワークとフリーアドレスです。ハイブリッドワークは現代人のライフスタイルにあった働き方を実現でき、フリーアドレスはコスト削減やコミュニケーションの活性化といったメリットがある一方で、社員の居場所が見えにくくなるというデメリットもあります。

課題を解決して新しい働き方やオフィスを活用するための方法をご紹介します！

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Contents

ハイブリッドワークとフリーアドレス

現代人の求める働きやすさを実現するハイブリッドワーク

共働き世帯や単身世帯の増加にともない、現代の働き手たちは「ワークライフバランス」を重要視する人が増えています。仕事と家事や育児、介護などの家庭での務めを両立させるためには、毎日オフィスへの出社する従来の一般的な働き方は難しいとされているのが現状です。

近年では感染症拡大の影響もあり、その対策としてテレワークが急速に普及しましたが、そもそも自宅に集中して業務に就くことの出来る環境がなかったり、また社内でないと実施できない業務もあるなど自宅でしか働くことができない事による弊害が生まれてしまったのです。

ハイブリッドワークはその名の通り、オフィスワークとテレワークの要素を兼ね合わせたハイブリッドな働き方です。社員それぞれがその日のスケジュールや業務内容に合わせてオフィスワークにするか、テレワークにするかを選ぶことができるのでとても柔軟性の高い働き方といえます。会社や部署ではなく個人単位で働く場所を決めることができるので、ライフワークバランスの維持という点に長けており、現代の働く人々の求める「働きやすさ」を実現できるのではないかと期待されています。

コスト削減/コミュニケーション活性化を叶えるフリーアドレス

ハイブリッドワークの普及によって働き方改革が進みオフィスへの出社人数が減少していく中で、オフィスの在り方についても変化の波が押し寄せています。従来の全社員固定席型のオフィスでは、上司の目が届く範囲に部下を座らせる座席配置が一般的でした。しかし、全社員が出社をする必要がなくなるハイブリッドワークでは、空席も目立つようになりこの利点が薄まってきてしまったのです。

そこで注目されたのがフリーアドレス型のオフィスです。フリーアドレスでは社員個人の固定席を設けず、その日の気分や業務内容によって座席を選ぶことができます。個室やオープンミーティングスペースなど、エリアによってその特性を分けることで業務内容に応じて最適な環境を選ぶことができ、生産性の向上を目指すことができるようになります。またたまたま隣に座ったことがきっかけとなり他部署の社員とも接する機会が増えるなど、部署の垣根を越えた社内コミュニケーションの実現を目指すことが可能となりました。

さらに全社員分のデスクを用意する必要がないため、社員の増員や人事異動に伴って行うレイアウト変更や引越しなどの手間を削減し、オフィス規模の見直しを行うことでオフィスの縮小化に成功すればコスト削減も叶えられるようになるのです。

ハイブリッドワークとフリーアドレスの課題

ハイブリッドワークやフリーアドレスによって社員自身が働きやすさを感じることは、会社の生産性を向上させることに繋がっていきます。しかし一方で、取り入れ方次第ではそのメリットを最大限活かすことができず、導入失敗へと陥ってしまう可能性もあるので要注意です。

社員の場所がわからない

フリーアドレス型のオフィスを採用している会社では、社内のどこに誰が居るのかわかりづらくなります。またハイブリッドワークを取り入れている会社では、そもそも出社しているのか、在宅勤務をしているのか、サテライトオフィスなどの外部の施設で働いているのかすらわからなくなってしまいます。

「上司に確認したいことがあるのにどこに居るのかわからない…探すのに時間がかかった上に在宅勤務だった…」

「チームメンバーの業務の進行業況を確認したいけれど、それぞれどこに居るのかわからず確認がしづらい…」

お互いの居場所が見えなくなってしまうとこのような弊害が生まれ、部下のマネジメントに影響が出たり業務の遂行を妨げるなどの問題も生じかねません。

前と同じ働き方をしてしまう

「社員同士の居場所がわからない」という軽微な問題にも思えますが、常に人を探すという状況が億劫に感じられると困った事象が生じます。業務内容に限らず毎日出社する人やまるで自分の席であるかのようにいつも同じ座席に座る人などがでてくるのです。これでは従来の全社員固定席型のオフィスと変わりません。

ハイブリッドワークではライフワークバランスを大切にした働き方が実現できること、フリーアドレスでは部署の垣根を越えた社内コミュニケーションのきっかけが生み出されることが期待されています。しかし、ハイブリッドワークもフリーアドレスも社員の人々に活用してもらわなければ、最大限その効果を実感することは難しいのです。

出社したけど座席がない

フリーアドレスのオフィスでは一般的なカフェのように、自分がその日に業務につくための座席を社内で探すことになります。ここで問題となるのが「座席がない」ということです。

日によってはオフィスが混雑している日もあるでしょう。そんな中で座席を探してオフィスの中をうろうろしていては時間の無駄となり、効率的に業務を遂行することが難しくなってしまいます。また場合によっては自分が使いたいと思っていたエリアが混雑をしていて、最適な環境での業務が難しくなってしまったというようなこともあるでしょう。業務の内容や特性に応じて環境をかえることで、常に同じ環境で働いた場合以上の成果を期待することができますが、希望する座席の確保ができていないとその効果を実感することができません。

BCP対策が困難になる

災害が発生した時などの緊急時、社員それぞれの居場所がわからないために、安否確認が困難になることが予想されます。また感染症に罹患した社員が感銘した際に濃厚接触者の割り出しなども困難になります。

BCP対策は事業継続に直結しているため、ルール付けをしっかり行うなど事前準備が必要です。

課題解決のために必要なことは「可視化」

先述したような課題が生じてしまう理由は社員同士の居場所が見えないことにあります。解決するために必要なことはオフィス内での居場所の情報や勤務地の情報、またオフィスの混雑状況、そして新しい働き方を取り入れる目的が可視化されることです。

社員の居場所や座席の可視化

BeacappHereでは同じ企業環境にいる人物の居場所の情報をリアルタイムで見ることができます。在宅勤務をしていることがわかればすぐにチャットや電話をしてもいいですし、同じ拠点にいることがわかればその人の元へ一直線に向かうことができます。さらに「××さんが出社しているからオフィスへ行ってこれについて聞こう！」などと新しいコミュニケーションを生み出すきっかけにもなります。

社員の居場所が可視化されることでオフィス内の混雑状況を把握することもできるようになります。またオフィス内だけでなくエリア単位でどれだけのにとがいるかを絞り込むこともできるので、「集中ブースが空いていないなら今日は自宅で仕事をしよう」などとその日の働き方を決定するための要因のひとつとして活用することもできるのです。さらに座席を予約できるホテリング機能を活用することで出社後に座席を探して右往左往する必要などなく、自分が働きたい最適な環境で業務を遂行することができます。

社員の居場所を可視化することで人も座席も探す必要がなくなり、ハイブリッドワークやフリーアドレスのオフィスを活用するための物理的な準備ができました。

新しい働き方を取り入れる「目的」の可視化

新しい仕組みを取り入れる時には反発が生まれやすくなります。「今の働き方で特に不満はない」「新しいシステムやルールに適応するぐらいなら今のままの方が楽」などという後ろ向きな意見が生まれてしまうことは避けられないのです。

大切なことはこのような意見に対してしっかりと向き合うことです。

・どういう課題があって変革が求められたのか

・どうしてこの仕組みの導入が決まったのか

・新しい働き方によって期待できる効果は何か

これらのことを浮き彫りにし、なぜ新しい働き方を取り入れていくのか「目的」を明確にし協力を仰ぐことが必要です。新しい働き方を実際に活用していくのは社員の方々です。BeacappHereでは現場の社員の方に受け入れていただきやすいよう、直感的に操作しやすい機能設計や見やすい画面設計を行うことを大切にしています。