事例）オフィスのフリーアドレス導入｜おすすめレイアウトと位置情報

フリーアドレスを、オフィスでの新しいワークスタイルとして取り入れる企業が増えています。社員が自由に座席を選べる柔軟なオフィス環境を提供し、業務の効率化を図ります。

しかし、この新しい働き方の効果を発揮させるには、適切な位置情報サービスの活用が不可欠です。位置情報サービスを利用した効果的なフリーアドレス管理方法と、サービス導入から見えてきたメリットをご紹介します。

Contents

フリーアドレスとは？普及した背景

フリーアドレスは、社員が固定の座席をもたずに、どこの席で仕事をしても良いとするオフィス運用方法です。業務のデジタル化が進み、チャットツールの活用などでその場にいなくても社員同士の連絡ができるため、固定席で顔を突き合わせる必要性がなくなっているのです。フリーアドレスは、在宅ワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークの導入の進展に伴い普及してきました。

在宅ワークの増加によって固定席の必要性が低下した結果、オフィスは縮小やレイアウトを変更し、省スペースな形へと変化しています。これにより、賃貸料金、備品のレンタル料といったオフィス維持にかかるコストを下げられるメリットがあるのです。

社内には、フリーに使うデスクだけではなく、ソファーやリラックスできるスペースを設置することで、社員の福利厚生面でも改革を目指せるでしょう。社員がより仕事をしやすい環境を作ることにより、生産性の向上、離職率の低減、優秀な人材の確保といった経営上の利点が期待できます。フリーアドレスは、単なるオフィスの形態の変化ではなく、働き方そのものの進化をあらわすものといえます。

フリーアドレス導入の準備①オフィスのレイアウト

フリーアドレス導入までの手順や必要になるものについて、順をおって見ていきます。フリーアドレスを実現するためにはじめに考えるのは、オフィスのレイアウトの再設計です。柔軟かつ効率的な空間利用を目指し、社員が自由に仕事できる環境を整備する必要があります。

フリーアドレス化に伴い必要になるもの

フリーアドレスの導入に際して、必要となる主要な項目は次の通りです。

社員がどこでも作業できるようにノートパソコン化する
固定電話の代わりになる各個人専用の電話番号（スマートフォン用の電話アプリで可）
大人数が同時に利用できる強力なWifi環境
会議室などの要所での有線LAN環境
各スペースにはモニター画面
大きめのパーソナルロッカーで個人の荷物の管理を容易に
共同作業に適した広めのテーブルや長机
複数人で利用可能な間仕切りのある会議室
一人作業や顧客とのオンラインミーティングに適した個室空間やブース
ランチや休憩を楽しめる共有のリラックススペース

これらはどの会社にも共通する主要な項目ですが、「業界や社員のニーズに合わせた必要なもの」も出てきます。男女、若手・ベテランなど、立場の異なる社員に広く意見を聞くことが大切です。

オフィスのレイアウトを考える・設備を購入する

フリーアドレスの導入にあたり、オフィスのレイアウト設計は重要な要素です。

始めに行うべきは、毎日、出社する社員の数や出社率を検討することです。この情報を基に、必要なスペースやテーブル、イスの数を大まかに決定し、計画を進めます。

この段階で、社員のニーズをつかみ、使い勝手の良いオフィスを想定してアイデアをまとめることが重要です。最終的なデザインや設計は専門家に依頼することになりますが、自社らしいオフィス作りを実現するためには、事前準備が不可欠です。

準備が整ったら、必要な設備の購入に進みましょう。現実的なオフィス運営を見据えながら、効率と快適さを両立させるための、具体的な計画を立てる必要があります。

フリーアドレス導入の準備②社員の位置情報サービスの検討

フリーアドレスには、課題も出てきます。この課題を解決するのが位置情報サービスの活用です。ここでは、その課題の解決と利用方法を提案します。

フリーアドレスの課題と解決策としての位置情報サービス

フリーアドレスを導入する際には、下記のような課題が伴います。

社員の出社状況が確認できない
出社時の座席不足
出社した社員の居場所がわからない
固定席の欠如によるコミュニケーションの希薄化

これらの課題を解決するための手段として多くの企業が導入しているのが、位置情報サービスです。位置情報サービスを導入することにより、各課題を解決できるだけでなく、フリーアドレスのメリットを最大に生かすことも可能になるのです。

各社員の出社状況と位置情報をリアルタイムで把握可能
座席予約システムを提供するサービスなら、出社した際に座席がないという課題を解消し、座席スペースを有効活用できる
社員同士が互いの位置を把握できるサービスなら、必要な時にすぐに相手を探せる。仲間が集まっている場所に、自分も参加しやすくなる
アイコンに顔写真を設定できたり、プロフィール情報として氏名や所属部署を登録できるサービスであれば、他部署の社員や名前のわからない社員でも声掛けしやすくなるなど、社内コミュニケーションを活性化できる

フリーアドレスの課題を解決し、コミュニケーション豊かな職場環境を構築するために、位置情報サービスの導入は非常に有効な手段といえるでしょう。

勤怠管理をサポートするツールとして

一般的な勤怠管理システムは社員の自己申告に基づいているため、フリーアドレス下では新たな勤怠管理が求められます。理由は、勤務形態によっては正確な労働時間が記録されにくく、部署全体で過剰な負荷がかかるのを管理部が把握できないケースや、自己申告によるため隠れた過剰労働に陥っている社員へのフォローが遅れるといったリスクがあるためです。

位置情報サービスを勤怠管理のサポートツールとして活用すれば、社員の出社や行動状況を客観的なデータとして把握することができ、「社員を見守る視点」での勤怠管理が可能になります。

BCP対策としての重要性

フリーアドレスを取り入れる際には、ビジネス継続計画（BCP）としての対策も考えておかねばなりません。中でも、災害など緊急事態時においては、フリーアドレス環境では社員の所在が把握できないため、会社の安全対策の一環としての位置情報サービスの重要性が増すといえます。

具体的には、位置情報サービスを活用することで、災害発生時にオフィス内にいる社員と在宅で作業している社員をすぐに区別できたり、各フロアにいる社員の位置情報をリアルタイムで把握できるといったことから、迅速な避難誘導や安否確認が行え、社員の安全を確保できるのです。位置情報サービスは、日常の業務管理ツールを超え、非常時の安全確保のためのツールとしても重要な存在になってくるでしょう。

社員の位置情報を把握できるツール｜GPS・ビーコン

社員の位置情報を把握するためには、主にGPSとビーコンという二つの技術が活用されます。それぞれについて簡単に解説していきましょう。

GPS
衛星を利用した位置情報サービスで、屋外での使用に適しています。外回りの営業やドライバーなど、屋外を移動する社員の位置情報を把握するのに効果を発揮します。室内では精度が低下する傾向があります。

ビーコン
位置情報を把握したい室内のエリアに、Bluetooth Low Energy（BLE）を発信する「ビーコン端末」を設置します。社員は専用のアプリをスマートフォンにダウンロードすることで、位置情報の把握が可能になる仕組みです。
カバー範囲が広いGPSに対して、ビーコンは、設置された特定の範囲の位置情報の把握に特化しているため、オフィス内での社員の出社状況や所在の確認に最適です。

自社の社員の勤務形態に合った位置情報サービスを検討したり、GPSとビーコンを適切に組み合わせたりして、社員を見守れる環境を整えましょう。

フリーアドレス導入の準備③社員への周知と理解を得る

フリーアドレス導入時の社員への周知は、不安や疑問を解消し、理解と支持を得るために重要です。ここでは、適切なタイミング、方法、伝えるべきポイントについて解説します。

社員への周知とアンケートの実施

フリーアドレス導入の計画が50〜80％程度固まった段階で、社員への周知とアンケートの実施を行うことをおすすめします。理由は、社員が不安をもつ可能性のあることに対して、事前に計画を周知し、不安や希望に対するアンケートで会社側が聞く姿勢を示すことで、フリーアドレス導入への抵抗感を軽減することができるためです。

たとえば、「今ある自分の物を置ける場所はあるか」「本当に座る席は確保されるのか」といった不安や懸念が出てくるのは想定できるでしょう。周知する際に伝えるべき主要なポイントは以下の2つです。

制度や運用に関する面
私物を置ける大型ロッカーの設置、出社記録システム・座席予約システムの導入などの制度や運用に関する点
位置情報サービスの導入に関する面
管理・監視ではないという点（居場所が分かることで話しかけやすくなる・コミュニケーションが活性化する、座席の予約ができる、BCP対策としての機能など）

社員の要望を取り入れ理解を得る

オフィスレイアウトや位置情報サービスに関するアンケートを行ったら、それらの結果をオープンにしましょう。社員の要望をできる範囲で取り入れたり、代替案を共有したりすることで、社員の不安を払拭し、導入をスムーズに進められます。位置情報サービスを取り入れる際には、オープンなコミュニケーションが、社員の理解を得る鍵となります。

プライバシーが守られることを明示

位置情報サービス導入時には、個人情報保護への配慮が重要です。個人情報保護への意識が高まっており、総務省が提示する「個人情報保護に関するガイドライン」に違反する可能性についても事前に考慮する必要があるのです。

プライバシーを守る運用方法と、企業として守ることを明示することがポイントになります。ここで紹介した、GPSとビーコンにおける一般的な「オフ」機能を紹介します。

GPS
一般的に、アプリの設定をオフにすることで、位置情報の取得機能をオフにできます。ただし、社員が位置情報をオフにし忘れたときのための対策として、会社として「業務時間外は社員の位置情報を確認しない」「管理画面を見られる人を限定する」といった対策を取る必要があります。

ビーコン
ビーコンを設置した範囲外では情報が把握されない機能です。アプリをオフにするといった作業も不要で、会社から出た時点で位置情報は把握されません。

これらの「位置情報のオフ」に関する視点は、社員の信頼と安心を確保し、制度導入を成功に導くために、重要な要素となるでしょう。

参考：個人情報等の保護に関するガイドライン(令和4年)総務省

【事例】フリーアドレスの位置情報サービスの導入

フリーアドレス化の準備の中で、社員からの抵抗感が出やすいのが、位置情報の部分かもしれません。そこで、ビーコンを使った位置情報サービスである「Beacapp Here」の導入による成功事例を紹介します。

社員同士のコミュニケーションが活発化

「BeacappHere」導入後、社員からは何もしなくても、自分や出社中の社員の場所がリアルタイムで反映される利便性に対して肯定的な意見が多く聞かれました。

誰が今どこにいるのかがすぐにわかるようになり、他部署のメンバーとの交流も増えて、コミュニケーションの幅が広がっています。

また、万が一の災害時にもこのシステムが役立つことが期待されています。

▼Beacapp Hereの導入事例はこちら▼
社員同士のコミュニケーションが活発化

在宅勤務・フリーアドレスの見える化を実現

オフィスのリニューアルにより、1フロアをフリーアドレス化し、在宅勤務とオフィス勤務の状況が明示的に見えるツールとして位置情報サービスの「BeacappHere」を導入。

電話やチャットで相手の居場所を確認する手間がなくなり、外出先から戻った時の対面コミュニケーションも取りやすくなりました。また座席・フロアの利用状況をアプリで確認できるため、働く場所をスムーズに選択できるようになりました。

▼Beacapp Hereの導入事例はこちら▼
社員の見える化で出社状況の把握の効率化へ

出社予約・座席予約ができるホテリング機能が大活躍

「Beacapp Here」に標準で搭載されている「ホテリング機能」を元にした「出社予約システム」を導入。その中で各部署ごとの出社予定率がリアルタイムで表示される出社率ダッシュボードを独自で開発。出社率確認のためにかかっていた作業を大幅に削減でき、管理者と各部署の出社率入力担当者の負荷が軽減され業務効率を大きく向上することができました。また社員からは別の拠点にいる社員の居場所を簡単に確認することができて便利になったとの声が上がっています。

さらに社員の氏名や所属部署などのプロフィール情報が登録されているので、顔と名前を一致させやすく、あまり話したことのない他部署の社員ともコミュニケーションを取りやすくなったと感じています。

▼Beacapp Hereの導入事例はこちら▼
出社予約・座席予約で社員も安心

BeacappHereで手軽に導入

「Beacapp Here」は、設置範囲や台数を希望に応じてカスタマイズできる便利な位置情報サービスです。大規模オフィスから1フロアの小規模オフィスまで、どのような企業でも自社に適した規模で導入が可能になります。社員はスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで利用開始できるため、導入時の負担が非常に少ないのが特徴です。

スマートフォンを持ち込めない工場や病院・介護施設、スマートフォンを導入していない会社でも社員がビーコンを持ち歩くことで容易に導入できます。

さまざまな業種や職場環境においても「Beacapp Here」のメリットを活用することが可能で、手軽な導入プロセスと広い適用範囲が、このサービスの大きな強みとなっています。

▼Beacapp Hereの詳しい紹介はこちら▼
Beacapp Hereなら手軽に位置情報サービスを導入できる