システム導入で失敗する理由｜フリーアドレスの課題を解決するITツールの導入成功のポイントとは？

多くの企業では同じ目的で複数のシステムを導入することがないため、どのシステム導入を検討するにしても、ほとんどが初めてのこととなるでしょう。そのためシステム選定のポイントや注意点がわからず、失敗を経験したことがある人も多いのではないでしょうか。

事実、日本トレンドリサーチと株式会社キャムが共同で行ったアンケート調査によると、システム導入の経験がある人のうち25.7%、およそ4人に1人が「失敗した経験がある」と回答しており、これは決して小さな数字ではありません。

参考：日本トレンドリサーチ｜【社内のシステム導入】経験者の25.7％が「失敗したことがある」どうすれば防げた？

システム導入失敗のリカバリーは一筋縄ではいきません。システム導入に失敗を防ぐためにはどうしたら良いのでしょうか?本記事ではその秘訣にあわせ、様々な企業で普及しているフリーアドレスの課題を解決するシステム導入成功のポイントをご紹介します。

無料で資料をダウンロードする

Contents

システム導入で失敗する理由

システム導入で失敗してしまう理由を解説します。

システムの導入目的が不明確

“様々なことができるタイプのシステムを導入したが、本当に使いたい機能は少なく、多機能にしたせいでかえって使いづらくなってしまった”

企業がシステムの導入を検討する時の多くは、何かしら解決したい業務課題や改善したい状況があります。この解決したい課題や改善したい状況を認識し、どのように解決したいのかを明確にしないことで、システム導入後も効果を感じることができず、「失敗」となってしまうケースがあります。また目的の不明確さからどのような機能が備わっているシステムが必要なのかを検討できていないことで、使いづらく、反対に業務を非効率化させてしまう可能性もあります。

システムのレベルが社員のスキルと一致していない

“複雑な運用方法で使いこなすことができず、社員に浸透しなかった”

システムも様々ですが、中には専門的な知識や少し複雑な設定・運用が必要なものもあります。システムに詳しい人材のいる企業であれば導入時は問題ないかもしれませんが、実際にシステムを運用する人の中には、システムに詳しくない社員も含んでいます。あまりに複雑すぎる機能や過剰な運用負荷がかかるシステムは理解するのも一苦労な上、社員の中に浸透しない恐れがあります。社員に浸透しないシステムは次第に使われなくなっていき、効果を感じることがないまま「導入失敗」となってしまう恐れがあるでしょう。

コストが導入効果に見合っていない

“導入コストが高く、コストに見合った導入効果を得ることができていない”

システムを導入するためにはある程度のコストがかかります。コストがかかることは理解した上で、そのコストに見合うだけの導入効果を得ることができるかということが非常に重要です。高額な導入コストをかけたのに期待する導入効果を得ることができなければ、「導入失敗」と感じてしまいます。またシステム導入に失敗したことがあると答える人の中には、「導入後に類似した機能を持つ同業他社のシステムを見つけた」という人もいます。「導入・運用コストに見合う効果を得ることができるのか」ということに合わせて、「割安でもっと良い製品はないか」と比較検討することも重要だということがわかります。

システム導入で失敗しないためのポイント

システム導入に失敗する理由を踏まえた上で、システム導入に失敗しないためのポイントをご紹介しましょう。

システム導入により解決したい課題を明確にする

システムの導入を検討する際には必ず「導入の目的」を明確にしましょう。もちろん、ここでいう導入の目的とは「システムを導入すること」ではなく、「システムによりどのような業務課題を解決したいのか」ということです。「誰がどのような業務課題を抱えていて、システム導入によりどのようにしたいのか」を明確にしておくことで、導入後のシステムと課題のミスマッチを防ぎ、導入効果を感じることができないという事態を避けることができるでしょう。

経営陣と現場の双方の意見を聞く

システム導入にあたり、経営陣と現場の双方から意見を得るようにしましょう。経営陣は企業の成長を意識するため、システム導入によるコストや費用対効果を気にするでしょう。一方現場では、自身の抱える業務がいかに効率化でき、スムーズに働くことができるようになるかを重要視しています。立場が異なる二者からの意見は食い違うところもあり、統制するのが難しい場面もあるかと思いますが、システムの導入時にはどちらの意見も非常に重要です。

たとえば経営陣の意見ばかりを意識して実際には必要のない機能がたくさんついているシステムを導入すれば、現場としてはどの機能を活用すればいいのかわからず、使いづらいシステムを導入してしまったということになるでしょう。また反対に現場からの意見ばかりを聞いてシステム導入をすれば、想定外にコストがかさんだり、コストに見合った導入効果を感じることができないという事態に陥る可能性があります。導入時に双方から意見を得ることで、どちらかの意見に偏ったシステムを導入してしまうことを防ぐことができます。

導入後のビジョンを持つ

システム導入により解決したい課題を明確にするだけでなく、導入後の運用におけるビジョンを持つことでよりシステムの導入に近づくことができます。システムを導入したらどの部署がどのように活用するのか、システムの持つどの機能をどのように活用していくのか、といった使用者や使用のイメージをしっかり持つことで最適なシステム選定を行うことができるでしょう。

フリーアドレスの持つ課題

フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たず、自由に好きな席で働くワークスタイルのことです。座席を固定化しないことでこれまで接触のなかった部門の社員と交流を持つことができたり、出社していない人の座席を空席としないことでオフィスの有効活用ができます。またその日の気分や業務内容に応じた座席を使用することで、業務効率が向上し、生産性の向上に繋がる効果も期待できます。

フリーアドレスはIT企業やベンチャー企業などを中心に導入が進んでいましたが、社会情勢の変化や政府主導の働き方改革の影響により、近年では官公庁や大手企業でも広がりをみせています。

フリーアドレスの抱える課題

これまで接触のなかった部門の社員と偶発的なコミュニケーションを生み出したり、オフィススペースの有効活用ができるなど、フリーアドレスには多くのメリットがあります。しかしその一方でデメリットもあり、これを課題と感じている企業が多く存在します。ここではフリーアドレスの抱える課題についてご説明します。

フリーアドレスのメリットについて詳しくはこちら：オフィスDXとは？フリーアドレスやABW、働き方改革で変わるオフィスのカタチと価値

誰がどこにいるかわからない

フリーアドレスでは社員がいつも決まった座席に座っているわけではないため、誰がどこにいるのかわかりにくくなってしまうことはデメリットということができるでしょう。外部からの電話の取次や郵便物の配布するときなどのほか、上司に承認をもらいたい、先輩に相談をしたいといった日常の中でも「誰がどこにいるのかわからない」というのは大変不便です。ちょっとしたコミュニケーションを取りたいだけなのに、必ず「探す」という時間と手間が生じてしまいます。

座席の空席状況がわからない

広いオフィスの中で空いてる座席や数に限りのある個室、ミーティングブースの空き状況を把握するのは非常に困難です。使いたいと思っていた座席が行ってみたら埋まっていた、個室が空いていなくてWEB会議に遅れてしまったといったトラブルもあるでしょう。

業務につくためにまず座席を探すところから始めなければならないのでは、スムーズな業務開始を妨げてしまいます。

部下やチームメンバーの出社状況がわからない

フリーアドレスを導入している企業で併用されていることが多いのがハイブリッドワークです。ハイブリッドワークは社員一人ひとりが出社するのか、リモートワークにするのかを決めることができるため、現在の働き手のニーズにあった働き方ということができます。

ハイブリッドワークとフリーアドレスを組み合わせることで社員にとって働きやすい環境を提供することができますが、その一方で出社状況の把握が難しくなるというデメリットがあります。出社状況の把握ができないことでコミュニケーションが取りづらくなったり、部下やチームのマネジメントが行いづらくなるだけでなく、「オフィスの中を探してみたけど見つからず、結果リモートワークだった」というように時間と労力を無駄にしてしまい、業務の妨げになってしまうケースもあるのです。

ハイブリッドワークについて詳しくはこちら：ハイブリッドワーク”とは｜メリットと導入成功の秘訣について解説

オフィスの利用状況がわからない

フリーアドレスは新たなオフィススタイル・ワークスタイルであるため、これまでのオフィスを参考にすることができません。座席数が適正なのか、ブース設計が適正なのか、オフィスやミーティングスペース、会議室の広さはちょうどいいのかなど、今の社員の利用状況に合わせて最適化していく必要があります。ですが働く場所を自由に選べるフリーアドレスでは、いつどの座席が使用されているのかがわからず、どのスペースを社員が求めているのかがわかりません。この状況では社員の求める働きやすい環境を作り出すことができないため、対策が必要とされています。

オフィスの利用状況を可視化するツールについて詳しくはこちら：注目を集める“ホテリング”とは？座席や個室、様々なスペースの予約運用で進めるオフィスの有効活用！

フリーアドレスの課題解決システムの選び方

フリーアドレスには課題もありますが、その課題を解決するために様々な企業から、多くのITツールが提供されています。ここでは企業にあったシステムを導入をするための成功のポイントをご紹介します。

1.どの課題を解決したいのかを明確化する

先述したようにシステムの導入を検討する時には、解決したい課題があります。「フリーアドレスの課題を解決をしたい」といっても、フリーアドレスには様々な課題があることをご紹介しました。ツール導入の際は、自社が抱える課題がどれに当たるのか、また複数の課題を感じている時は優先順位を明確にするようにしましょう。

2.必要な機能を選定する

「課題を解決するために必要な機能は何か」を考えましょう。システム導入を失敗してしまう企業の中では「機能が使いこなせなかった」「機能が多すぎてどれを使えばいいのかわからなかった」という声もあります。システムによって持つ機能も、できる幅も異なります。自社の課題を解決するために必要な機能はなにかを事前に選定しておくことで、スムーズにシステムを選ぶことができるようになり、その後の運用でも不便さを感じることがなくなるでしょう。

3.システムを運用する現場の意見を取り入れる

企業でシステムを導入する場合、導入担当者を筆頭に導入検討チームが発足されるケースが多いでしょう。もちろんチーム内で議論を繰り広げることは重要ですが、実際にシステムを運用する現場の意見を取り入れることも非常に重要です。特にフリーアドレスの課題は現場が抱えているものが多くあり、解決するためには現場の協力が必要不可欠です。現場が何を求めているのかをヒアリングした上でシステム導入を進めましょう。

4.システムの比較検討をする

システム導入をするにあたって、複数のシステムを比較することが大切です。自社の求める機能が備わっているか、現場が求めるシステムと一致しているか、最終的に抱えている課題を解決できそうか、を総合的に評価して検討しましょう。検討の中でコスト面やすでに社内で使用しているシステムとの互換性も考慮できると、継続して使いやすいシステムを導入することができます。

フリーアドレスの課題解決はBeacapp Here

屋内位置情報サービスとしてオフィスへの導入企業No.1を誇る“Beacapp Here”は、フリーアドレスを運用している企業様のオフィスで幅広く利用されています。Beacapp Hereはリアルタイムでヒトやモノの所在地を可視化し、「今誰がどこにいるのか」「どのスペースが空いているのか」をマップ上にわかりやすく表示します。

フリーアドレスの課題を解決するシステムを導入する上で重要なことは、現場の運用負荷をいかに軽減し、運用してもらえるかです。Beacapp Hereはフリーアドレスの課題を解決することに特化した機能のみを厳選して用意しており、位置情報もビーコンとスマートフォンの活用により自動で取得するため、現場の手間を最小限に抑えています。また特許取得技術による安定した検知率を誇り、取得・蓄積したデータを活用したオフィス分析も可能です。

フリーアドレスのオフィスでBeacapp Hereを活用する事例はこちらからご覧いただけます。

▶︎ フリーアドレスでの所在地把握を目的に導入｜トヨタ自動車株式会社コネクティッドカンパニー

▶︎フリーアドレスで働く社員の居場所・出社状況の把握に活用｜日清食品ホールディングス株式会社

▶︎社員の利用率を高く保って、コミュニケーションツールとしても活用｜都築電気株式会社