フリーアドレスはデメリットしかない？課題と対策方法を解説！

働き方改革などの時代の変化に伴い、これまでの固定席型のオフィスにこだわらず、フリーアドレスを採用する企業が増えています。フリーアドレス型のオフィスは、限られたスペースを有効に活用し、リモートワークやフレックスタイム制といった柔軟な働き方にも適応しやすいということで注目を集めています。

ところが一部では、フリーアドレスの課題に対する対策がしっかりできておらず、「導入失敗」に陥ってしまっている企業もあります。本記事ではフリーアドレスの課題を明確にし、その対策方法を合わせて解説します。

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Contents

フリーアドレスのデメリット

フリーアドレスのデメリットとして、以下の4つが挙げられます。

だれがどこにで働いているのか分かりにくい
集中力が低下し、生産性の低下を招く
帰属意識が薄れ、離職率が高まる
セキュリティ対策がとりづらくなる

それぞれのデメリットについて、それぞれ解説します。

だれがどこで働いているのか分かりにくい

従来の固定席型オフィスでは、社員一人ひとりの座席が決まっていたため、何かを相談したい時や電話を取り継ぎたい時、郵便物を届ける時などの場面で人を探す手間や時間がかかりませんでした。

しかしフリーアドレスでは、社員それぞれがその日の気分や業務内容によって働く席を決定します。毎日決められた座席に座らない方が多くなるため、接触を図る際には必ずといっていいほど「探す」「居場所を確認する」といった手間が生じます。必要なタイミングで対象の社員を探す手間がかかってしまうことで、たとえば来訪者をお待たせしたり、電話の取り継ぎに時間がかかるなど、業務に支障をきたしてしまう恐れもあります。さらに「探す」ということにかけている時間中、その人は自分の業務を進めることができなくなってしまうため、業務効率の低下に繋がる恐れもあります。

社員間のコミュニケーションが取りづらい環境は、時間と労力を無駄にしてしまい、デメリットということができるでしょう。

集中力が低下し、生産性の低下を招く

フリーアドレスでは様々な部門・部署、立場の社員が、スペースを共有して仕事をします。たまたま隣の席に座った他部署の社員との交流のきっかけとなるなど、部署横断的なコミュニケーションが期待できます。

一方で、様々な部署・立場の社員が入り乱れて働くことで、他社員の会話や電話の声が気になってしまい、集中力の低下を招いてしまう恐れがあります。部署や立場によって業務の内容も特性も異なります。それぞれの特性に合わせたスペースを提供できないことでこうした問題が生じ、集中力の低下が業務効率の低下、ひいては生産性の低下まで影響を与えかねません。

帰属意識が薄れ、離職率が高まる

帰属意識とは、「集団に属している、またその集団の一員であるという感覚や意識」を意味します。帰属意識が高いことで企業理念や信念への理解が深くなり、より企業へ貢献しようと意欲的に働くことができます。また帰属意識の高い社員が多いことで、お互いに意思の疎通を図ろうとし、社内のコミュニケーションも活発になる傾向があります。このようなことから社員の帰属意識は企業の生産性向上や成長を考える上で非常に重要と言えるのです。

所属する部署の上司やチームのメンバーが自席の近くにいることが多い固定席型のオフィスでは、自分の居場所を実感したり、「チームで同じ目標に向かっている」ということを感じやすく、帰属意識が育ちやすい状況がありました。しかし、フリーアドレスにすることで上司やチームのメンバーとの距離が遠くなってしまうことから、帰属意識が薄くなってしまうというデメリットが生じてしまうのです。帰属意識が薄まることでモチベーションの低下を招き、会社に居場所がないと感じることで離職を考える社員が増えてしまう恐れがあります。

セキュリティ対策がとりづらくなる

フリーアドレスでは空いている共有スペースを活用して、チームのメンバー同士で集まったり、WEBでの会議を行うことが可能です。事前に会議室を予約する必要もないですし、人数に合わせたスペースを確保することができるため、業務効率向上に期待することができます。

一方でオープンスペースなどの会議室ではないスペースで会議やミーティングが行われることにより、情報漏洩の危険があります。たまたま通りかかった社外の人にミーティングの話を聞かれてしまう、WEB会議中に資料を見られてしまう、といった可能性があるため注意が必要です。

フリーアドレスのデメリットを解消する方法

フリーアドレスのデメリットはしっかり対策をとることで解消することができます。

座席管理システムの導入
導入目的・社員の働き方にあったオフィスレイアウトの検討
コミュニケーションツールの活用

デメリット解消の中心となる3つの方法についてご説明します！

座席管理システムの導入

社内コミュニケーションの希薄化に影響を与える恐れのある「誰がどこにいるのかわかりにくい」という課題の解決には、座席管理システムの導入がおすすめです。座席管理ツールを導入することで「座席の使用状況をリアルタイムに可視化する」「探している相手がどのスペースにいるのかをリアルタイムで確認できる」といった効果を得ることができます。また混雑時には人だけでなく、「座席を探す」といった場面も発生してしまいますが、多くの座席管理システムに搭載されているホテリング機能を活用することで、事前に座席の予約をすることもできるようになります。

屋内での人やモノの所在地を可視化するために屋内位置情報システムを導入する企業も多くなっています。このシステムはオフィスなどの決められた施設内でのみ所在地をリアルタイムに可視化する仕組みになっており、プライバシーにも配慮された中で、よりリアルタイムに位置情報の把握を行うことができます。屋内位置情報サービスの中には座席管理として使用できる「ホテリング機能」を搭載しているものもあるため、システム導入時には検討してみると良いでしょう。

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導入目的・社員の働き方にあったオフィスレイアウトの検討

社員の生産性の低下やそれに伴う生産性の低下を防ぐためには、フリーアドレスの導入目的や社員の働き方にあったオフィスレイアウトを行う必要があります。導入目的が「コミュニケーションの促進」であるならば、社員がオフィス内を回遊し、偶発的なコミュニケーションが生まれるようなレイアウトが最適と言えるでしょう。コミュニケーションの活性化にはオープンエリアやリラックスエリアの用意がおすすめですが、そうしたエリアだけでは、社員は集中して書類を作成したり、自分の業務と向き合う時間が取りづらくなってしまう恐れがあります。そこで社員の働き方をあらゆる方向から考え、集中して業務に取り組むことのできる集中エリアや、WEBミーティングが行いやすい個室ブースの用意などの検討も必要となります。またこのように働き方に適した座席を用意できることで、生産性の向上だけでなく、情報漏洩などセキュリティ対策にも良い効果を与えることができるでしょう。

フリーアドレスのオフィスレイアウトを検討する際に、従来の固定席型オフィスの指標を活用することは難しいと考えられます。社員の働き方やオフィスの稼働状況を定量的に可視化し、それに基づくレイアウト変更を行うことでより社員の働き方にあったレイアウトを実現することが期待されます。

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コミュニケーションツールの活用

社内のコミュニケーションの希薄化を防ぐためには、チャットなどのコミュニケーションツールの活用がおすすめです。メールや電話よりも気軽に送ることができ、受け取り側も都合の良いタイミングで確認・返信のできるチャットツールは、双方に負荷が少なく、迅速なコミュニケーションをとることができます。メールよりもリアルタイムで確認しやすいチャットを活用することで、コミュニケーションの粒度が細かくなり、コミュニケーション不足を防ぐことができるようになるでしょう。

またひとつのコミュニケーションツールの中で、チャットだけでなく、WEB会議や電話機能などが搭載されていれば、相手の居場所に合わせたコミュニケーションを行うことも可能です。相手にとって無理のないコミュニケーション方法を選択することで、よりスムーズなコミュニケーションを実現することができるようになるでしょう。

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フリーアドレスに期待される導入効果

フリーアドレスにはデメリットもありますが、それらのデメリットを解消することで得られる効果がいくつもあります。ここではフリーアドレスの導入効果についてご説明します。

社員のニーズにあった柔軟な働き方の実現

現代の働き手の多くは「柔軟な働き方」を求めています。それは少子高齢化や核家族化、晩婚化などが影響し、一人ひとりが仕事だけではなく、育児や介護・家事などの家庭の仕事も担う必要が出てきたためです。

近年ではこうした働き手のニーズに応えるため、リモートワークやフレックスタイム制度など、ワークライフバランスを意識した多様な働き方を導入する企業が多くなっています。このような働き方に加えてオフィス内でも気分や業務内容によって働く場所を自由に選ぶことができるフリーアドレスを導入することで、より柔軟さを感じることができ、働きやすさを実感することができるようになるでしょう。

部署横断的なコミュニケーションが取りやすくなる

所属部署にかかわらず、オフィス内のあらゆるスペースを選んで使用することができるフリーアドレスでは、部署の垣根を超えたコミュニケーションの実現を期待することができます。たまたま隣の座席に座った他部署の人や、近くのスペースにいる話したことのない人との偶発的なコミュニケーション機会を創出することで社内でのコミュニケーションを活性化させ、社内全体で連携がとりやすく、働きやすい環境を作り出すことができます。

またこれまでのオフィスでは複数のメンバーが集まる時には「会議室の空室状況」を意識しなければなりませんでしたが、フリーアドレスにより、参加人数や相談内容を元に会議室以外のスペースを使用して交流を図ることができるようになります。会議室の事前予約などの手間を削減し、「今集まりたい」を実現できるようになるため、コミュニケーションの促進に寄与することができるでしょう。

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省スペース化によるコスト削減やスペースの有効活用

フリーアドレスでは社員総数分の座席を用意する必要がありません。リモートワークで出社頻度の少ない社員の座席スペースを削減したり、会議室のスペースを縮小・削減することでオフィスの有効活用をすることができます。

スペースの縮小を行うことで、その分デスクやチェアなどの用意も減り、コスト削減効果を期待することができます。また1日あたりの出社人数やオフィスの稼働状況に合わせたオフィスの最適化を行うことで、結果として大きなオフィスを借りる必要がなくなることもあります。オフィスの賃貸料は販管費の中でも大きな割合を占めるため、大きなコスト削減へ繋がることもあるでしょう。