自社のガバナンス強化のために、BCPを整備しなくてはならない社内担当者の方は多いはずです。しかしながら、どこから手をつけていいのかいまいちわからず戸惑いを感じる方は多いはずです。
そこで本記事では、BCP(事業継続計画)の概要や策定のポイントについて解説していきます。自社のガバナンスにお悩みの方は、ぜひ最後までご一読ください。
BCP(事業継続計画)とは何か？
BCP（Business Continuity Plan）とは、企業が自然災害や人為的な事故、パンデミックなどの緊急事態に直面した際に、事業を継続するための計画を指します。
この計画は、企業が直面する可能性のあるリスクを特定し、それに対する対策を講じることで、業務の中断を最小限に抑えることを目的としています。
BCPの定義と基本概念
BCP（Business Continuity Plan: 事業継続計画）とは、企業が自然災害や事故、パンデミックなどの予期せぬ事態に直面した際に、事業を継続するための計画を指します。
BCPは、企業の重要な業務を特定し、それらを維持するための具体的な手順や対策を策定することを目的としています。基本概念として、BCPは「予防」「準備」「対応」「復旧」の4つのフェーズに分けられます。
まず、予防フェーズではリスクを特定し、発生を未然に防ぐための対策を講じます。次に、準備フェーズでは、実際の危機に備えて必要な資源や情報を整えます。
対応フェーズでは、危機が発生した際に迅速に行動し、業務を継続させるための手順を実行します。そして、復旧フェーズでは、通常の業務に戻るための計画を実施し、再発防止策を検討します。
BCPとBCMの違い
BCPとBCM（事業継続マネジメント）は、どちらも企業が危機に直面した際に重要な役割を果たしますが、その目的やアプローチには明確な違いがあります。
BCPは、特定の危機が発生した際に、企業がどのようにして重要な業務を継続するかを具体的に計画することを指します。これは、災害や事故、サイバー攻撃など、さまざまなリスクに対する具体的な対策を含むものです。
一方でBCMは、BCPを含むより広範な概念であり、事業継続に向けた全体的な管理プロセスを指します。
BCMは、リスク評価や事業影響分析を通じて、企業全体のリスクを管理し、BCPの策定や実施を支援する役割を果たします。
BCPの効果・メリット
BCPを策定することには、さまざまな効果やメリットがあります。
- 顧客の囲い込み
- 企業評価の向上
- 意識向上と迅速な行動
ここでは、各メリットについて解説します。
顧客の囲い込み
BCPを策定することは、企業にとって顧客の囲い込みに大きく寄与します。
顧客が求めるのは、信頼性と安定性です。自然災害やパンデミックなどの危機的状況においても、企業が迅速に対応し、サービスを継続できる姿勢を示すことができれば、顧客の信頼を得ることができます。
BCPを整備することで、企業は顧客に対して「私たちはあなたのビジネスを守るために準備をしています」というメッセージを発信できます。このような姿勢は、顧客のロイヤリティを高め、競合他社との差別化にもつながります。
企業評価の向上
BCPを整備することは、企業評価の向上に大きく寄与します。
まず、BCPが整備されている企業は、リスク管理がしっかりと行われていると見なされ、取引先や顧客からの信頼を得やすくなります。
特に、自然災害やパンデミックなどの不測の事態に対しても、迅速に対応できる体制が整っていることは、企業の信頼性を高める要因となります。
意識向上と迅速な行動
BCPの策定は、単に計画を作成するだけではなく、企業全体の意識を高め、迅速な行動を促すための重要なプロセスです。
BCPを整備することで、従業員は危機的な状況においても冷静に対応できるようになります。これは、企業が直面する可能性のあるリスクを事前に認識し、適切な対策を講じることによって実現されます。
BCPの策定を通じて、従業員は自社のリスク管理に対する理解を深め、危機発生時の行動指針を明確にすることができます。これにより、各自が自分の役割を理解し、迅速に行動することが可能となります。
BCPの課題、デメリット
BCPは、企業が災害や予期せぬ事態に直面した際に、業務を継続するための重要な戦略ですが、実施にあたってはいくつかの課題やデメリットも存在します。
- BCPが正常に機能しないケースもある
- BCPが自社に合わないケースもある
ここでは、各デメリットについて解説します。
BCPが正常に機能しないケースもある
BCPが策定されていても、必ずしも正常に機能するとは限りません。ここでは、BCPが機能しない可能性のあるケースについて考察します。
まず一つ目のケースは、BCPが実際のリスクを十分に反映していない場合です。企業が直面するリスクは多岐にわたり、自然災害やサイバー攻撃、パンデミックなど、様々な要因が考えられます。
さらに、BCPの内容が古くなっている場合も問題です。企業の環境や業務内容は常に変化しており、BCPもそれに応じて見直しが必要です。
定期的な評価や更新が行われていないと、実際の状況に合わない計画となり、効果を発揮できなくなります。
BCPが自社に合わないケースもある
BCPは、企業が危機的状況に直面した際に、業務を継続するための重要な手段ですが、すべての企業にとって最適な解決策とは限りません。
特に、自社の業務内容や組織文化に合わないBCPを策定してしまうと、逆に混乱を招くことがあります。
さらに、業種や業態によっては、BCPの策定自体が過剰な負担となるケースもあります。特に小規模な企業やスタートアップでは、リソースが限られているため、BCPに多くの時間やコストをかけることが難しい場合があります。
BCPの策定方法・ステップ
BCPの策定は、企業が危機的状況に直面した際に迅速かつ効果的に対応するための重要なプロセスです。ここでは、BCPを策定するための具体的な方法とステップについて解説します。
BCPの作成と実施
BCPの策定は、企業が危機的状況に直面した際に、迅速かつ効果的に対応するための重要なプロセスです。
まずは、BCPの作成にあたり、企業の特性や業務内容を十分に理解することが必要です。これにより、どの業務が重要で、どのリスクが影響を及ぼす可能性があるのかを明確にすることができます。
次に、BCPの実施に向けて、具体的な手順を設定します。まずは、重要な業務の特定を行い、それに関連するリスクを洗い出します。この段階では、業務の優先順位をつけることが重要です。
さらに、実現可能な具体策を決定し、実施計画を立てます。この際、関係者とのコミュニケーションを密にし、全員が理解し合意することが成功の鍵となります。
BCPは一度作成したら終わりではなく、定期的に見直しや更新を行うことで、常に有効な状態を保つことが求められます。
重要な業務とリスクの洗い出し
BCPを策定する際には、まず自社の重要な業務を特定し、それに関連するリスクを洗い出すことが不可欠です。
次に、これらの業務に対してどのようなリスクが存在するのかを分析します。リスクには自然災害、サイバー攻撃、人的ミス、設備の故障など多岐にわたります。
重要業務とリスクの洗い出しは、BCPの策定における第一歩であり、これを怠ると、計画全体の効果が薄れてしまう可能性があります。したがって、関係者を巻き込みながら、徹底的に業務とリスクを見直すことが重要です。
リスクに優先順位をつける
BCPを策定する際には、リスクの特定だけでなく、それぞれのリスクに優先順位をつけることが重要です。リスクにはさまざまな種類があり、発生頻度や影響度は異なります。
まず、リスクを評価するためには、リスクの発生可能性とその影響の大きさを考慮する必要があります。一方で、発生頻度が低いリスクでも、影響が甚大な場合は、無視できない要素となります。
さらに、リスクの優先順位をつける際には、定量的な評価と定性的な評価を組み合わせることが効果的です。定量的な評価では、リスクの発生確率や影響度を数値化し、比較することができます。
実現可能な具体策を決める
BCPの策定において、実現可能な具体策を決めることは重要です。
まず、具体策を決める際には、洗い出したリスクや重要業務に基づいて、どのような対策が必要かを明確にします。
例えば、自然災害やサイバー攻撃などのリスクに対しては、避難経路の確保やデータバックアップの手順を具体的に定めることが求められます。また、業務の継続に必要なリソースや人員の確保についても、具体的な計画を立てることが重要です。
さらに、策定した具体策が実行可能であるかどうかを検証します。これには、実際の業務フローやリソースの状況を考慮し、必要なコストや時間を見積もることが含まれます。
BCP策定・運用のポイント
BCPの策定と運用は、単なる計画書の作成にとどまらず、企業全体のガバナンスを強化するための重要なプロセスです。ここでは、BCPを効果的に策定し、運用するためのポイントをいくつか紹介します。
評価・改善を繰り返す
BCPの策定は一度きりの作業ではありません。実際には、計画を実施した後にその効果を評価し、必要に応じて改善を行うことが重要です。
まず、BCPの実施後には、実際に計画が機能したかどうかを評価するためのフィードバックを収集することが必要です。評価の結果をもとに、どの部分が効果的であったか、または改善が必要であったかを分析します。
さらに、評価結果を踏まえてBCPを改善するプロセスも重要です。新たに発生したリスクや変化するビジネス環境に対応するために、計画を定期的に見直し、必要な修正を加えることが求められます。
社内で周知・教育する
BCPを策定する際には、計画を社内で周知し、従業員に教育することが不可欠です。BCPは単なる文書ではなく、実際の危機において企業がどのように行動するかを示す重要な指針です。
まず、BCPの目的や重要性を社内でしっかりと伝えることが重要です。これにより、従業員は自分たちの役割を理解し、計画に対する意識を高めることができます。定期的な研修やワークショップを開催し、BCPの内容を具体的に説明することで、従業員の理解を深めることができます。
業務の属人化・ブラックボックス化を解消する
BCPの策定において、業務の属人化やブラックボックス化の解消は不可欠です。
これらの問題が存在すると、BCPの効果が大きく損なわれる可能性があります。例えば、特定の社員が急に休職した場合、その人が担当していた業務が滞り、事業の継続性が脅かされることになります。
また、業務プロセスが不透明であれば、緊急時に迅速な対応ができず、企業の信頼性にも影響を及ぼします。
多様な働き方に対応する
BCPもこれらの新しい働き方に対応する必要があります。特に、災害や緊急事態が発生した際に、従業員がどのように業務を継続できるかを考慮することが重要です。
まず、リモートワークを導入している企業は、従業員が自宅や他の場所からも業務を遂行できる体制を整える必要があります。これには、必要なITインフラの整備や、セキュリティ対策の強化が含まれます。
さらに、フレックスタイム制度を採用している場合、従業員が柔軟に働ける環境を整えることが求められます。これにより、各自のライフスタイルに合わせた働き方が可能となり、業務の効率化が図れます。
まとめ
BCPは、企業が様々なリスクに直面した際に、事業を継続するための重要な戦略です。BCPの策定は単なる計画に留まらず、企業のガバナンス強化やリスク管理の一環として位置づけられます。
また、BCPの策定には、重要な業務やリスクの洗い出し、リスクに優先順位をつけること、実現可能な具体策を決めることが含まれます。BCPは一度策定したら終わりではなく、評価・改善を繰り返しながら運用していくことが重要です。
社内での周知や教育を行い、業務の属人化を解消し、多様な働き方に対応することで、BCPの効果を最大限に引き出すことができるでしょう。自社のBCPを見直し、強化することで、より強固な事業基盤を築いていきましょう。
▶︎株式会社ビーキャップ
https://jp.beacapp-here.com/corporate/
▶︎Beacapp Here｜ホームページ
https://jp.beacapp-here.com/
▶︎Beacapp Here｜Facebook
https://www.facebook.com/BeacappHERE/
▶︎Beacapp Here｜Youtube
https://www.youtube.com/channel/UCSJTdr2PlEQ_L9VLshmx2gg
