新型コロナウイルスの影響で増加したリモートワークによる就業環境から、オフィス回帰の流れが加速しています。オフィス回帰の結果として、従業員のニーズに合わせた柔軟なオフィス作りをするなどフリーアドレスを採用する企業が増加しており、さらなる生産性向上が求められるようになっています。
そこで本記事では、フリーアドレスの課題と、その課題を解決するおすすめグッズについてご紹介します。本記事をお読みいただくことで、フリーアドレスのオフィス環境下でも快適に過ごせる方法について理解を深めることができますので、是非とも最後までお読みください。
フリーアドレスのオフィスの課題
フリーアドレスのオフィスでは、従業員が自由に席を選べる一方で、次のような課題が存在します。
- 席にコンセントがない席がある
- 仕事道具の持ち運びが必要になる
- 周囲の音が気になる
- 誰がどこにいるかわからない
ここでは、それぞれの課題について解説します。
席にコンセントがない席がある
フリーアドレスではさまざまなスタイルの座席がありますが、その全てにコンセントが完備されているわけではありません。このため、電源が必要な作業を行う際には、事前にコンセントの位置を確認しておく必要があります。
また、席によってはコンセントが遠く、電源コードが届かないことも。これにより、作業効率が低下する可能性があります。特に、ノートパソコンやスマートフォンなどの電子機器を使用する現代のビジネスパーソンにとっては、大きな課題となります。
仕事道具の持ち運びが必要になる
フリーアドレスのオフィスでは、固定の席がないため、毎日異なるデスクで作業を行うことになります。これにより、必要な仕事道具を毎日持ち運ぶ必要が生じます。
特に、ノートパソコンや文房具、ノート類など、日々の業務に欠かせないアイテムを効率的に運ぶためには、適切な収納ソリューションが必須です。
この持ち運びの必要性は、準備と後片付けの時間が増えることを意味し、それが生産性に影響を与えることもあります。したがって、フリーアドレスを採用するオフィスでは、個々の労働者がスムーズに移動できるような工夫が求められます。
周囲の音が気になる
フリーアドレス環境下では、普段と異なる場所で作業をすることから、音を発する環境での作業を強いられることもあります。
特に、オープンスペースでの作業は、周りの会話や電話の声、キーボードのタイピング音などが直接聞こえてきて、集中力を削がれる原因になります。
誰がどこにいるかわからない
フリーアドレス環境では、その日の状況に応じて自由に席を選べるため、誰がどこに座っているのか把握しにくいという問題があります。
これにより、必要な時に特定の社員を探すのが難しくなり、コミュニケーションの効率が低下することがあります。
また、チームでの協力作業が必要な場合にも、メンバーがどこにいるかわからないと、プロジェクトの進行に支障をきたすことがあります。このような状況を改善するためには、メンバーの位置情報を把握できる屋内位置情報サービスなどを活用するのが効果的です。
参考: Beacapp Here(屋内位置情報サービス) | 所在地見える化でオフィス内の在席管理 | オフィス DX
フリーアドレスにおすすめの便利グッズ10選
フリーアドレスのオフィス環境での作業を快適にするためには、適切なグッズの選択が重要です。ここでは、フリーアドレスでの作業をサポートする便利グッズを10点紹介します。
モバイルバック
フリーアドレスのオフィスでの作業効率を高めるためには、モバイルバックが非常に便利です。このバックは、必要な仕事道具を一つにまとめて持ち運べるため、フリーアドレスの環境でも、スムーズに作業を開始することができます。
特に、筆記用具、ノート、モバイルデバイス、充電器など、日常的に使用するアイテムを効率的に収納・携帯できるよう設計されています。
さらに、多くのモバイルバックには、パソコンやタブレットを保護するためのクッション材が内蔵されており、移動中の衝撃から大切な機器を守ります。オフィス内での移動が多い方や、外出が頻繁なビジネスパーソンにとっても、このバックは日々の業務を効率化する強い味方となるでしょう。
バッグハンガー
フリーアドレスのオフィスでは、個々人が自由に席を選べるため、荷物の置き場所に困ることがあります。
特に、大きなバッグを持ち歩く場合、床に置くと通路を塞いでしまうことがありますし、セキュリティ上も望ましくありません。一方で、ロッカーの設置にはそれなりのコストがかかるため、「バッグハンガー」を利用する企業が増えています。
バッグハンガーを使えば、テーブルやデスクの端にバッグを掛けることができ、床に置く必要がなくなります。これにより、スペースを有効活用できます。
また、バッグが視界に入る位置にあるため、盗難防止にもつながります。バッグハンガーはそのコンパクトさから、持ち運びにも便利で、フリーアドレスでの作業効率を格段に向上させるアイテムです。
スマホスタンド
スマホスタンドは、フリーアドレスでの作業効率を格段に向上させる便利なアイテムです。フリーアドレスのオフィスでは、固定のデスクがないため、毎日異なる場所で作業を行うことが多く、スマートフォンを使う機会も増えます。
このスタンドを使用することで、デスクスペースを最大限に活用しながら、スマートフォンを適切な角度で設置できるため、ビデオ会議や資料の閲覧がより快適になります。
また、スマホスタンドは持ち運びが容易で、デスクが狭い場所でもスペースを取らずに設置可能です。さらに、スマートフォンを充電しながら使用できるため、作業効率が途切れることなく、常に最高のパフォーマンスを維持できます。
PC充電用軽量アダプタ
オフィスで働く際、PCの充電が切れると作業が中断されてしまうことがあります。特に、コンセントの位置が限られている場所では、充電のために席を移動する必要が出てきます。そこで役立つのが「PC充電用軽量アダプタ」です。
PC充電用軽量アダプタは、一般的なACアダプタは300g程度なのに対して、100g程度と軽量で持ち運びやすく、さまざまなPCに対応しています。また、高速充電をサポートしているため、短時間でPCを充電することが可能です。
忘れ物ボックス
フリーアドレスのオフィスでは、毎日異なるデスクを使用するため、個人の持ち物を忘れてしまうことがしばしばあります。そんな問題を解決するためにおすすめなのが「忘れ物ボックス」です。
発見した忘れ物を一時保管する忘れ物ボックスを利用することで、忘れ物を管理する手間や持ち主を探す手間を削減できます。また一定期間が経過しても持ち主が現れない場合には、処分するといったルールを決めておくことで忘れ物が減り、従業員のストレス軽減にも繋がります。
フリーワゴン
フリーワゴンは、必要な文房具や書類、個人のノートパソコンなどを一括で収納し、オフィス内のどこへでも簡単に移動できるモバイルストレージです。
フリーワゴンがあれば、フリーアドレスのオフィスでも、自分の作業スペースを素早く設定し、作業に必要なものをすぐに取り出すことができます。また、フリーワゴンはデザインが多様で、オフィスのインテリアに合わせやすいのも魅力の一つです。軽量で操作が簡単なモデルを選ぶことで、日々のストレスも軽減されます。
卓上型パーティション
フリーアドレスのオフィスでは、プライバシーの確保や集中力の維持が課題となることがあります。そんな中でおすすめしたいのが「卓上型パーティション」です。
卓上型パーティションは、簡単に設置できる上に、移動も容易なため、日々異なる席で作業するフリーアドレスの環境に最適です。また、周囲からの視線を遮ることができるため、プライバシーを保ちながら集中して作業を進めることが可能になります。
さらに、デザイン性の高い製品も多く、オフィスの雰囲気を損なうことなく使用できるのも大きなメリットです。
デスクマット
フリーアドレスでは、毎日異なるデスクで作業を行うため、デスクの表面が様々であることが多く、マウスの動きがスムーズでなかったり、書き物をする際に不快感を感じることがあります。デスクマットを使用することで、これらの問題を解消し、どのデスクでも一定の快適さを保つことができます。
また、デスクマットは個性を表現するアイテムとしても機能します。自分の好きなデザインや色のマットを選ぶことで、フリーアドレスでも自分のスペースをパーソナライズし、作業に集中しやすい環境を作り出すことが可能です。
在席表示マグネット
フリーアドレスのオフィスでは、誰がどこにいるかを把握することが一つの課題です。この問題を解決するために便利なのが「在席表示マグネット」です。各従業員がデスクに自分の在席状況を示すマグネットを置くことで、誰がオフィスにいるのか、どの席にいるのかを一目で確認できるようにするアイテムです。
マグネットは色や形で在席、外出、会議中などの状態を示すことができ、視覚的にもわかりやすいため、コミュニケーションの効率化に大いに貢献します。
屋内位置情報サービスでフリーアドレスの運用を効率化
従業員の位置情報の把握のために、リアルタイムかつ自動で位置情報のアップデートができる屋内位置情報サービスが有効です。
屋内位置情報サービスを導入することで、施設内を移動した際の情報アップデート漏れや会議室の空予約を防ぎ、さらにコミュニケーションの効率化や業務のスピードアップの実現も期待できます。
屋内位置情報サービス「Beacapp Here」は、ビーコンを導入するだけで、あとは端末で情報を確認できるため、物理的な場所を取ることもありません。早期に業務効率化を図る上でご検討してみてはいかがでしょうか。
参考: Beacapp Here(屋内位置情報サービス) | 所在地見える化でオフィス内の在席管理 | オフィス DX
まとめ
本記事では、フリーアドレスの課題に対処するための便利グッズを紹介しました。これらのアイテムを活用することで、フリーアドレスのオフィスでも効率的かつ快適に仕事をすることが可能です。
屋内位置情報サービスはフリーアドレスの運用を支えるだけでなく、蓄積したデータを活用することで、より働きやすい環境を作り出すためにも活用することができます。
なかでも、屋内位置情報サービスの導入により、フリーアドレスの運用をさらにスムーズに行うことができます。これからフリーアドレスを導入する企業や、すでに導入している企業でも改善を図りたい場合には、ぜひ参考にしてください。
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