テレワークやリモートワークという働き方がさまざまな業界や企業で取り入れられ、働く環境の整備に注目されています。その中で新たな課題も見えてきました。
求められる働き方に対応すべく生まれた新たな働き方『ハイブリッドワーク』について解説します！
新しい働き方“ハイブリッドワーク”
ハイブリッドワークとは
ハイブリッドワークとは、従来の出社型勤務である「オフィスワーク」と自宅やシェアオフィスで働く「テレワーク」を組み合わせた新しいワークスタイルです。ふたつの働き方を合わせることで、両方のメリットを生かすことができ、偏った働き方よりもはるかに高い成果を生み出します。
従業員の求める柔軟な働き方に対応できるハイブリッドワークは、今後主流のワークスタイルになるとも考えられています。
ハイブリッドワークが注目されるワケ
コロナ禍で急激に普及したテレワークの煽りを受けて、ハイブリッドワークも注目されるようになりました。2020年から多くの企業がコロナ対策としてテレワークを導入しましたが、そのメリットに合わせて新たな課題も生じてきたのです。
そこで、従業員一人一人の状況に合わせた働き方を実現するために、オフィスワークとテレワークをバランスよく取り入れたハイブリッドワークが注目されるようになりました。
オフィスワーク｜メリットとデメリット
日本で長く取り入れられてきた従来の働き方、オフィスワークのメリットとデメリットにはどんなものがあるのでしょうか。
オフィスワークのメリット
仕事仲間との連携がとりやすい
オフィスワークの一番のメリットだと言えるのが、職場の仲間とコミュニケーションをとりやすいことではないでしょうか。同じ建物内に、同じフロアに、近くの席に仲間がいることで、情報のやりとりがしやすくなり、情報格差も生まれにくくなります。
また業務上でわからないことがあっても、上司や先輩に教えてもらったり、アドバイスをもらいやすいこともメリットの一つです。技術や知識をチーム全体で共有することで、モチベーションを上げたり、作業効率の向上、生産性の向上を図ることができます。
ON／OFFの切り替えができる
「職場」と「自宅」といったように環境そのものを変化させることで、「ON」と「OFF」の切り替えをしやすくなります。
身だしなみを整えて外に出る、仕事仲間に囲まれた環境下に身を置くことで、自然と気持ちがシャキッとし、仕事に集中することができます。反対に自宅に戻ったときにも、自然と仕事モードから抜け出してゆったりとしたリラックスモードに切り替えることができます。
生活に自然とメリハリをつけることができるのは、オフィスワークならではのメリットです。
身だしなみに気を使い、健康を維持できるようになる
出社のために外に出て、また社内でも多くの人と接するので、自然と身だしなみに気をつけるようになります。また通勤や広い社内での移動によって活動範囲が広がり、運動不足が解消され健康状態を維持できるようになります。
自宅で一人で作業をしていると丸まってしまう背中も、人のいる場所ではシャキッとなるのです。
オフィスワークのデメリット
通勤可能範囲でしか仕事ができない
自宅から会社までの距離が遠すぎると、その分通勤時間もかかることとなり、生活に影響を及ぼす場合があります。そのため「あの会社で働きたい！」と思っても、勤務先までの距離が理由で諦めなければならない場合もあるのです。就職や転職先の幅が狭くなってしまうのは大きなデメリットです。
また通勤にかかる時間を煩わしく感じる人も多い傾向があります。できる限り通勤時間は短くしたいと考える人が多いため、住居を選ぶ際も勤務先までの距離が重要視され、「住む場所」の範囲も限定的ですまくなってしまう可能性があります。
自分のペースで仕事ができない
社内にはさまざまな人がいますから、自分が集中したいときに声をかけられることもあるでしょう。人から声をかけられるたび手を止めていては集中ができませんし、自分のペースで仕事に取り組むことができなくなります。
人間関係が煩わしい
オフィスワークでは、上司、先輩、同僚、後輩、と多くの人に気をかけて仕事をしなければなりません。人間関係を築くことが苦手な人にとっては、この環境を強いられることが苦痛に感じる場合もあります。
また、職場の雰囲気と自分の性質が合わない場合もあるでしょう。仕事の内容は好きだけど、職場の雰囲気に合わせることが辛い、人間関係がめんどくさいと感じてしまう場合があります。
テレワーク｜メリットとデメリット
コロナ禍で急激に普及してきたテレワークですが、オフィスワークのメリットとデメリットにはどんなものがあるのでしょうか。
テレワークのメリット
多様な人材の確保
テレワークではオフィスまでの通勤時間が削減できるため、「通勤」に問題を抱えていた多くの人材の雇用を検討できるようになります。例えば、地方に在住していてオフィスまでの出社が困難な人がこれにあたります。また育児や介護のために時短勤務しかできなかった人も、通勤時間が削減できるのであればフルタイムで勤務できるという可能性もあります。
このように「住む場所」と「オフィスの場所」に囚われないことで、さまざまな企業を就職先として検討することができるようになります。また、企業側としても多様な人材を集めることができる中で、優秀な人材を得ることができるなど多方面にメリットがあります。
コスト削減
通勤や出張など、人材の移動にかかっていた「交通費」を削減することができます。さらに出社人員の減少により、オフィスの縮小化を進めることができ、オフィス賃料や施設代などの「固定費」を削減することができます。
テレワーク導入に伴うコストは別途かかってしまいますが、無理のない働き方を提示できることで従業員の満足度が上がり、離職率を下げることができます。それに伴って新たな人材を雇用するための費用などを抑えることができるので、長期で見たときにコスト削減へと繋がっていくのです。
営業効率・生産性の向上
従来の営業スタイルではだと商談先に向かうまでの移動時間が大きくとられていましたが、テレワークの普及と共に導入が広がったオンライン商談化を進めることで、営業効率を向上させることができるようになります。今まで移動に使っていた時間を商談準備や他の取引先の対応に充てることで、従来よりも充実した商談を行うことができ、より成果を上げることができるようになるのです。
また他の社員に不意に声をかけられる機会も減るので、一人で集中する時間がとりやすくなるのもメリットの一つです。集中して業務に取り組むことで、作業の効率化を図ることができ、より早く正確な成果を上げることもできるようになります。
テレワークのデメリット
社員間のコミュニケーション不足
オフィスや近くの席で働くのと違って全く別々の場所で働くテレワークは、社員間のコミュニケーションの頻度が下がってしまいます。コミュニケーションの頻度が下がることで、社員間で所持している情報に格差が生じる可能性があります。日常業務の中でなんでもない雑談が営業のヒントになったり、企業の意思決定のきっかけになることもあります。出社していれば知り得る情報を、テレワークでは得ることができなくなるのです。さらに業務上で困ったことがあった際、上司や先輩社員に教えてもらったりアドバイスをもらう機会が減ってしまうという懸念点もあります。
また他のメンバーとの接触の機会が減り、日常会話などがなくなることで、疎外感や孤独を感じやすくなります。チームワークの低下やメンタルの問題などを生み出してしまう可能性があるので、WEB会議や社内チャットツールの導入など、コミュニケーションをとりやすい環境を整える必要があります。
作業効率の低下
複数のタスクを抱えているときは優先順位や処理の方法を整理して、順番に処理をしていく必要があります。また抱えているタスクの管理なども必要となりますが、これらは全て「自己管理」となります。上司や他のメンバーがそばにいるオフィスワークでは、他者からアドバイスをもらうことができますが、自分一人しかいないテレワークではそれができません。その結果適正な処理ができず、作業効率を下げてしまう場合があります。
また管理をする上司やチームリーダーの立場から見ても、タスクの進行状況や部下の業務状況が把握しづらくなるデメリットがあります。
従業員管理の複雑化
従業員の姿が見えなくなるテレワークでは、従業員の勤怠管理が複雑化します。現在のテレワークでの勤怠管理は、勤怠管理システムを使用しないエクセルの出勤簿入力や上司へのメールなどを使用した、従業員の自己申告性によって成り立つものが多いです。これでは従業員側も管理者側もその信憑性に疑問を感じることもあるでしょう。また人事や労務部署では業務時間を集計する手間も増えています。
勤務時間だけでなく、従業員の健康状態の管理も複雑化することがテレワークのデメリットでもあります。先にコミュニケーション不足によりメンタルに問題を起こす場合もあると述べましたが、こういった場面では企業側や管理者層が従業員の変化に気がつくということも必要になります。しかし、従業員の姿が見えないテレワークでは、それが成されず、サインを見逃してしまうことにもなるのです。
セキュリティリスク
テレワークではオフィス以外の場所で業務を行うため、オフィス勤務に比べてセキュリティリスクが高まります。ノートパソコンの紛失や盗難はもちろんですが、安全性の低いフリーWi-Fiやオフィス以外のネットワークの使用で情報漏洩の危険が生じます。
ハイブリッドワークのメリット
ハイブリッドワークはオフィスワークとテレワークの要素を取り入れた新しい働き方ですが、具体的にそのメリットはどんなものなのでしょうか。
優秀な人材の確保
「多様な働き方に柔軟に対応できること」がハイブリッドワークの特徴です。従業員が個人のワークスタイルに合わせた環境を企業側から提供できることで、企業のイメージがアップし、より優秀な人材が集まりやすくなります。またテレワークの要素である働く場所を選ばないという点で、より広範囲から人材を集めることができるのも魅力のひとつです。
さらに従業員一人一人の理想とするライフワークバランスを叶えられることで、人材の離職率を下げ、定着率を上げることができます。
生産性の向上
業務にはそれぞれ特性があります。その特性に合わせてスタイルを変化させることで、より高い成果を上げることが可能となります。
例えばチームメンバー間での意見交換が必要であれば、出社して、顔を合わせて打ち合わせをした方が意見も集まりやすいでしょう。例えば資料の取りまとめや作成であれば、自宅やシェアオフィスで、個人で集中して取り組んだ方が捗るでしょう。
より生産性を上げるためには、人的な努力や能力だけではなく、環境という外部的な要因も関わってくるでしょう。
オフィススペースの有効活用
従来の働き方では固定席が通常ですが、ハイブリッドワークでは従業員個人がその日の働き方、働く場所を選ぶことができるので、個人のデスクを用意する必要がありません。代わりにカフェスペースや集中ブース、音漏れを気にせずにWEB会議を行うことができるWEB会議ブースなどを用意することで、働く環境を選びやすいオフィスの有効活用ができるようになります。
さらにオフィス環境の整備を進める中で、不要なスペースが出てくるようであればオフィスの縮小化をし、賃貸料などのコストを削減することも可能です。
従業員満足度の向上
働き方や場所を従業員個人で選択できるようになることで、その働く環境はより個人にあったものとすることができます。自分に合わせたワークスタイルを自分で選択できるということで、従業員の満足度を向上させることに繋がります。
従業員満足度の向上は離職率を抑えることも期待できます。モチベーションの低下を抑えられることはもちろんですが、育児や介護などのライフイベントにも対応させることができるためです。ライフワークバランスの維持は従業員の長期的な雇用に繋がり、従業員の長期的な雇用は企業にとって継続的な成長への期待と繋がるのです。
ハイブリッドワーク導入成功のための秘訣
多くのメリットを持つハイブリッドワークですが、従来の働き方が定着している企業で無理やり進めてしまうと失敗につながってしまう可能性があります。失敗を避けるためにはどんなことに気をつけて、どうやって進めていったらいいのでしょうか。
オフィスの環境を整備する
まず、ハイブリッドワークに対応したオフィス環境を整えることをお勧めします。
働く場所を選べるハイブリッドワークでは、従業員個人の固定席は必要ありません。フリーアドレスを導入して、カフェスペースや集中ブース、WEB会議スペースを用意することで、業務内容や気分に合わせた働く方ができる環境を整備します。
ICT環境の見直しと整備
次にテレワークを実現するために、ICTツールの環境を整備しましょう。
PCでの業務がほとんどを占めるオフィスワークでは、PCが持ち出せなければテレワークは実現できません。オフィスにあるPCを遠隔で操作できるように整えたり、デスクトップPCからノートPCに変更するなどの対応をする必要があります。
また他にもWEB会議ツールや社内チャットツールの導入を検討して、社内外問わず、コミュニケーション不足とならないように働きかけることも必要です。
企業としてハイブリッドワーク導入の方策を打ち出し、従業員に定着させる
従業員が迷わずにハイブリッドワークに取り組めるよう、企業としての方策を細かく決めておくことが必要です。
方策が曖昧な状態で導入が進められた場合、従業員としては取り組み方がわからないために定着しません。「ハイブリッドワーク導入」という企画だけが一人歩きしないように注意しましょう。そのためには対象者や勤務場所、時間などのルールや規範を定めることが大切です。
さらに、従業員に向けた説明会を開催したりマニュアルを作成することで、従業員への意識づけを行い、新しいワークスタイルの定着を図ることができるでしょう。
部署やチーム間でルールを決める
従業員が別々の場所で働くこととなるハイブリッドワークですので、テレワーク同様「情報格差」が生まれないようにするための配慮が必要です。格差が生まれてしまうとやりづらさや不平等感が目立ち、ハイブリッドワーク導入の成功が遠のいてしまいます。それを避けるためには、企業が決めた方策をもとに、部署やチーム間でのルール決めをすることをお勧めします。
出社してる人も出社してない人も同じ状況、同じ情報を所有するようにするために、口頭のみでのやりとりは避けるようにしましょう。口頭でやりとりしたことや会議の議事録もオンライン上に保管することで、その場にいなくても知ることができ、また後から見返すこともできるようになります。オンライン上への保管についてはITツールを利用すると便利になります。
他にも出社する場合としない場合において、不平等や不満が生じないようにするため、メンバーと相談しながらルールを設定するといいでしょう。
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オフィスDXへの挑戦-2025年の壁に立ち向かえ、成功と失敗から学ぶ「成功の秘訣」-
Beacappでできること
BeacappではオフィスのDX化の促進を目指し、ABWやフリーアドレスの導入によって企業の課題が解決できるようなサービスの提供をしております。Beacappが提供するサービス“Beacapp Here”では、オフィス内における「人」の所在地を可視化することで、社員間のコミュニケーションが円滑になるように働きかけます。さらに出社状況や在宅状況の管理も行えるため、勤怠管理に役立てることも可能です。
働く場所が多岐にわたるハイブリッドワークの導入では、社員間のコミュニケーションの円滑化を意識しなければなりません。そのためのサポートとして、我々Beacappがお役に立てたら幸いです！
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まとめ
ハイブリッドワークは、オフィスワークとテレワークの両方のメリットを兼ね備えた新しい働き方です。導入のためには環境整備やルール決め、注意しなければならない点もありますが、導入成功となれば、その成果はとても大きなものとなります。
柔軟性の高い新しいワークスタイルですので、今後のオフィスワークの主流となるとも考えられています。現場の意見を大切にしつつ、有効的に取り入れていけると良いのではないでしょうか。
そのために弊社がお手伝いできるようなことがあれば、ぜひ一度ご相談ください。最後までご覧いただき、ありがとうございました。
関連サイト：勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」| 労務管理のクラウド化ならジンジャー（jinjer）
-勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」は、シフト管理、
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