オフィスレイアウト変更の手順と費用！効果的な業者選定のポイントも解説！ - Beacapp Here(屋内位置情報サービス)

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オフィスレイアウト変更を行う際には、ゴール策定から、業者選定、見積り依頼など様々なタスクが存在します。これらを円滑に行うために、オフィスレイアウトの全体工程や必要タスクの事前把握が不可欠です。

そこで本記事では、オフィスレイアウト変更にかかる費用や業者選定のポイントについて解説していきます。

本記事をお読みいただくことで、オフィスレイアウト変更の全体像を理解し、自社でオフィスレイアウトを行う際にスムーズに進めるようになりますので、是非とも最後までお読みください。

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オフィスレイアウト変更の全体的な流れ

オフィスレイアウト変更を成功させるためには、計画的なステップを踏むことが重要です。以下に、オフィスレイアウト変更の全体的な流れを解説します。

1: 目的を決める

オフィスレイアウト変更を成功させるためには、まず最初にその目的を明確にすることが重要です。目的が明確でないと、プロジェクト全体が曖昧になり、結果として効果的なレイアウト変更が実現できない可能性があります。

オフィスレイアウト変更の目的としては、下記のようなものが一般的です。

開放的なオフィスにしたい
業務に集中できる環境を作りたい
リフレッシュスペースを作りたい
増員に伴い席を増やしたい

上記のような目的を明確にすることで、具体的なレイアウト変更の方向性が見えてきます。目的に応じたプランを立てることで、効果的なオフィスレイアウト変更が実現できます。

2: 業者を選ぶ

適切な業者選びも重要なポイントとなります。業者選定はコンセプト、デザイン、内装工事のそれぞれで業者を入れることになります。

また業者選定時には、業者の実績を確認することが重要です。過去のプロジェクト事例やクライアントの評価を調査し、信頼性を確かめましょう。

次に、デザイン力も大切です。業者が提供するデザインが自社のブランドイメージや業務効率に合致しているかを確認してください。

さらに一括して業者に依頼するか分けて依頼するかの方針決定も重要な要素となります。このように各ポイントを考慮した業者選定が重要となります。

3: 見積り依頼・契約

見積り依頼と契約のプロセスも非常に重要です。

見積り依頼の際には、具体的な要件や希望を明確に伝えることが大切です。例えば、レイアウト変更の目的、希望するデザイン、予算、スケジュールなどを詳細に伝えることで、業者側もより正確な見積りを提供することができます。また、業者の過去の実績やクライアントの評価も確認しておくと良いでしょう。

見積りが揃ったら、各業者の提案内容を比較検討します。価格だけでなく、提供されるサービスの質やアフターサポートの有無なども考慮に入れることが重要です。

最終的に、最も信頼できる業者と契約を結びますが、その際には契約書の内容をしっかりと確認し、不明点があれば事前に解消しておくことが必要です。

4: スケジュールを立てる

詳細なスケジュール策定も不可欠です。まず、変更の全体的なタイムラインを把握し、各ステップに必要な時間を見積もります。これには、現状分析、デザインの確定、業者との打ち合わせ、工事の実施、そして最終的な確認作業が含まれます。

さらに、予期せぬトラブルや変更に対応するためのバッファ時間を設けることも重要です。これにより、計画通りに進まない場合でも柔軟に対応できるようになります。

スケジュールを立てる際には、全体の進行を見渡しながら、細部にわたる計画を練ることが求められます。

5: レイアウト変更の実施

レイアウト変更の実施は、計画の最終段階であり、実際にオフィスの配置を変える重要なステップです。

この段階では、事前に立てたスケジュールに基づいて、各タスクを順次進めていきます。まず、従業員に対して変更内容とスケジュールを周知し、業務に支障が出ないように調整を行います。

レイアウト変更が完了した後は、目的が達成できたのかを確認する必要があります。不備があれば再度レイアウトや運用方法を見直すことも検討しましょう。

オフィスレイアウト変更にかかる費用と項目

オフィスレイアウト変更を行う際には、さまざまな費用が発生します。ここでは、主な費用項目について詳しく解説します。

レイアウト設計

レイアウト設計とは、オフィス内の各エリアの配置や動線を計画するプロセスを指します。これにより、従業員の働きやすさや業務効率を最大化することが可能となります。一般的な費用相場は20〜50万円となります。

まず、現状のオフィスレイアウトを詳細に分析し、どのエリアがどのように使われているかを把握することが必要です。

次に、会社の業務内容や従業員のニーズに応じて、最適なレイアウトを考案します。

例えば、チームごとのコミュニケーションを重視する場合は、オープンスペースを多く設けることが有効です。一方で、集中作業が多い場合は、個別のブースや静かなエリアを設けることが求められます。

内装工事

オフィスレイアウト変更において、内装工事は非常に重要なステップです。一般的な費用相場は1坪30〜50万円となります。

内装工事には、床工事、パーテーション工事、家具の移動・組み立てなどが含まれます。各項目について解説します。

床工事

床工事は非常に重要な工程の一つです。床はオフィス全体の雰囲気を決定づける要素であり、従業員の快適性や作業効率にも大きな影響を与えます。床工事には主に以下のような作業が含まれます。

まず、既存の床材の撤去が行われます。これは新しい床材を敷設するための準備作業であり、古い床材が劣化している場合や、新しいデザインに合わせて変更する場合に必要です。

次に、新しい床材の選定と敷設が行われます。床材にはカーペット、フローリング、タイルなど様々な種類があり、それぞれの特性やデザインに応じて選ぶことが重要です。

さらに、床工事には防音対策や断熱対策も含まれることがあります。特にオフィスビルでは、階下への音漏れを防ぐための防音対策が求められることが多いです。

パーテーション工事

パーテーションは、オフィス内のスペースを効率的に区切るための仕切りであり、プライバシーの確保や業務効率の向上に寄与します。

パーテーションにはさまざまな種類があります。例えば、固定式のパネルパーテーションや、移動可能なフレキシブルパーテーションなどがあります。

固定式のパーテーションは、しっかりとした構造で安定感があり、長期間使用することができます。一方、フレキシブルパーテーションは、必要に応じて簡単に配置を変更できるため、柔軟なオフィスレイアウトを実現するのに適しています。

家具の移動・組み立て

家具の移動や組み立ても非常に重要な工程です。新しいレイアウトに合わせて家具を適切に配置することで、作業効率やコミュニケーションの向上が期待できます。しかし、この作業は専門的な知識と技術が求められるため、プロの業者に依頼することが一般的です。

まず、家具の移動についてですが、オフィス内のスペースを最大限に活用するためには、効率的な配置が必要です。重い家具や大型のデスクを移動する際には、適切な道具と技術が必要となります。

次に、家具の組み立てについてです。新しい家具を導入する場合や、既存の家具を再配置する際には、組み立て作業が発生します。特に、複雑なデザインの家具や多機能なオフィスチェアなどは、正確な組み立てが求められます。

通信工事

通信工事は、インターネット接続や電話回線、社内ネットワークなど、通信インフラの整備を行うプロセスです。これらの通信設備が適切に機能しなければ、業務に大きな支障をきたすことになります。一般的な費用相場は5〜20万円/坪となります。

通信工事には、LANケーブルの配線や無線LANの設置、電話回線の引き込みなどが含まれます。特に、オフィスの規模やレイアウトによっては、配線の長さやルーターの配置を慎重に計画する必要があります。

什器廃棄・家具購入費

什器廃棄や新しい家具の購入は避けて通れない重要な項目です。まず、古い什器や家具を廃棄する際には、廃棄費用が発生します。これには、廃棄物の種類や量、地域の廃棄ルールによって異なる費用がかかるため、事前に確認しておくことが重要です。

次に、新しい家具の購入費用についてです。オフィスのレイアウト変更に伴い、業務効率や社員の快適性を向上させるために、新しいデスクやチェア、収納家具などを導入することが一般的です。

これらの家具の選定には、デザイン性だけでなく、機能性や耐久性も考慮する必要があります。また、予算に応じて中古家具の活用も検討すると良いでしょう。

梱包費

梱包費も見逃せない重要な項目です。オフィス内の家具や機器、書類などを安全に移動させるためには、適切な梱包が必要です。

特に、デリケートな機器や重要な書類は、破損や紛失を防ぐためにしっかりと梱包することが求められます。

梱包費には、梱包材の費用と作業費が含まれます。梱包材としては、段ボール箱、バブルラップ、テープなどが一般的に使用されます。これらの材料費は、梱包材1つあたり500円〜1,000円程度が相場となります。これらはオフィスの規模や梱包する物品の量によって変動します。

オフィスレイアウト変更を依頼する業者選びのポイント

オフィスレイアウト変更を成功させるためには、適切な業者選びが欠かせません。ここでは、業者選びの際に注目すべきポイントをいくつかご紹介します。

実績数で選ぶ

まず注目すべきポイントの一つが「実績数」です。実績数が多い業者は、様々な規模や業種のオフィスレイアウト変更を手掛けてきた経験が豊富であり、予期せぬトラブルにも柔軟に対応できる能力を持っています。

また、実績が多いということは、多くのクライアントから信頼されている証でもあります。信頼性の高い業者を選ぶことで、プロジェクト進行がスムーズになり、安心して任せることができます。過去の実績は業者のホームページに公開されているため、事前に確認しましょう。

デザインで選ぶ

デザインも重要な要素となります。デザインは単に見た目の美しさだけでなく、従業員の生産性にも大きく影響を与えます。

まず、業者の過去実績を確認しましょう。事例紹介を通じて、どのようなデザインを手掛けてきたのかを把握できます。特に、自社の業種や業態に合ったデザインを提供できるかを確認することが重要です。

価格で選ぶ

オフィスレイアウト変更を依頼する際、価格も重要な要素です。予算内で最大の効果を得るためには、複数業者から見積もりを取り、比較検討することが不可欠です。

まず、見積もりを依頼する際には、具体的な要件や希望を明確に伝えることが大切です。これにより、各業者が正確な見積もりを提供しやすくなります。

価格だけでなく、提供されるサービスの内容や品質も考慮する必要があります。安価な業者を選んだ結果、品質が低く、後々追加費用が発生することもあります。したがって、価格とサービスのバランスを見極めることが重要です。

クライアントの要望を適切に汲み取れる業者で選ぶ

クライアントの要望を的確に理解し、それを実現できる業者を選ぶことも重要です。

まず、業者との初回打ち合わせで、自社のニーズや希望を詳細に伝えることが大切です。具体的な要望や予算、スケジュールなどを明確に伝えることで、業者が適切な提案を行いやすくなります。

また、業者とのコミュニケーションが円滑に行えるかどうかも重要です。クライアントの要望を適切に汲み取れる業者を選ぶことで、オフィスレイアウト変更の成功率を高めることができます。

オフィスレイアウト変更で費用を抑える方法

オフィスレイアウト変更は大きな投資となるため、費用を抑える方法を知っておくことが重要です。以下に、コストを削減するための具体的な方法を紹介します。

既存家具を活用する

費用を抑える有効な方法は、既存家具の活用です。

新しい家具の購入は確かに魅力的ですが、全てを揃えるとその分コストも大きくなります。そこで、現在使用している家具を再利用することで、予算の大幅な削減が可能です。

まず、既存の家具の状態をしっかりと確認しましょう。傷や汚れが目立つ場合でも、修理やクリーニングで再利用できることが多いです。

最後に、既存家具の活用は、従業員にとってもメリットがあります。慣れ親しんだ家具を使い続けることで、作業効率が維持されるだけでなく、新しい環境への適応もスムーズに進みます。

費用対効果の高い業者を選ぶ

費用対効果の高い業者を選ぶことも重要です。

まず、総合的なサポートを行っている業者に依頼することで、自社負担の軽減が可能です。デザイン会社や複数の内装工事会社に依頼した場合、中間マージンが複数社分発生することもあります。

また、業者が提供するデザインや提案内容も費用対効果に大きく影響します。単に安価なだけでなく、オフィスの機能性や社員の働きやすさを向上させる提案ができる業者を選ぶことが大切です。例えば、スペースの有効活用や動線の最適化など、具体的な改善策を示してくれる業者は信頼性が高いと言えます。