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2022/09/02

進めるオフィスの最適化「ハイブリッドワークで変わるオフィスの在り方」|オフィス分析でオフィスの有効活用

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こんにちは!ビーキャップの添田です。

 

感染症対策の一環として行われたオフィスへの出社を自粛する動きは、テレワークや在宅勤務を急速に普及させ、結果として働き方改革に大きな影響を及ぼしました。そんな中で「ハイブリッドワーク」という、在宅勤務などのテレワークと従来のオフィス勤務を両方取り入れた新しいワークスタイルが定着してきています。

 

オフィスワークからテレワーク、テレワークからハイブリッドワークへと、ぐんぐん変化するワークスタイルですが、オフィスという「場所」は以前と変わらないままで良いのでしょうか。

 

広がりを見せるハイブリットワークで求められるオフィスとしての機能をもとに、これからのオフィス環境の在り方を考えていきましょう!

 

「ハイブリッドワーク」という新しいワークスタイル

 

働き方改革

 

ハイブリッドワークとは

 

 

その名の通り、「オフィスワーク」と「テレワーク」という2種類の働き方を組み合わせ使い分ける、まさに「ハイブリッド」な働き方です。

 

テレワークを導入する企業が増え、定着していくうちに、業務内容によってはテレワークに向いていなかったり、自宅では集中できる環境がないなど、オフィスワークの方が効率的に業務を遂行できる状況があるとわかってきました。オフィスワークにはオフィスワークの、テレワークにはテレワークの、それぞれのメリットとデメリットがあります。ハイブリッドワークでは、両方のメリットを活かし、それによってそれぞれのデメリットが解消されることが期待されています。

 

働く場所に囚われた考え方から脱却し、「どこで働いたらその業務を効率的に進められるのか」を考えて働く場所を選ぶ働き方がハイブリッド型の新しいワークスタイルと言えるでしょう。

 

 

 

 

ハイブリッドワークのメリット

 

 

ハイブリッドワークでは、社員一人一人がその日の状況に合わせて、働く場所を選択することができます。例えば新商品の企画を考えている時、新しいアイデアを出すためには一人で考え込むよりも、複数の人と話をしてさまざまな意見を取り入れた方がよりよいアイデアが生み出されるでしょう。その場合はもちろん、オフィスへ出社して業務につく「オフィスワーク」が適していると言えます。一方で、たくさん出たアイデアをまとめて企画書を作成するときは、個人で集中した方が効率的と考えられるため、オフィスワークよりも「テレワーク」の方が向いていると言えます。

 

業務の内容によって働く場所を選択することで業務効率が向上し、今までは着手できていなかった新しい業務にも手をつけられるようになるなど、生産性の向上が期待できます。

 

また現在では、育児や介護と仕事を両立させながら働くということが珍しくありません。そのため、ライフスタイルの変化に合わせて柔軟に働き方を変化できる環境は、社員の求めるところでもあります。この実現は安定した雇用や社員満足度の向上に影響し、離職率の低下や優秀な人材の確保につなげることができます。

 

ハイブリッドワークは社員と企業、双方に大きなメリットを生み出す可能性があります。

 

2022年新しい働き方“ハイブリッドワーク”について|メリットと導入成功の秘訣について解説

 

 

 

ハイブリッドワークでオフィスに求めるもの

 

 

充実したハイブリッドワークの実現を目指すために最適なオフィスは、

一体どんなオフィスなのでしょうか。

 

 

 

オフィスに必要な機能

 

 

オフィスワークのメリットを最大限活かせる環境

 

ミーティング

 

 

先ほどもお伝えしましたが、ハイブリッドワークでは業務の内容やその性質をもとに、働く環境を選べることができることが最大のメリットです。そのメリットを最大限引き出すためには、業務の棲み分けとそれに適した環境作りが必要です。

 

自分以外の人に話しかけられる割合が少なくなるテレワークでは、より集中して行う必要のある業務の遂行が適しているでしょう。書類作成や提案資料作り、また資料や知識のインプットの時間に当てるのも有効的です。自宅でも集中できるような環境作りを心がけ、その一方で同居人や家族がいるために集中しづらいというのであれば、サテライトオフィスやシェアオフィスの利用も検討する必要があるでしょう。

 

複数の人が集まるオフィスでは、人が集まるからこそ効率的に進められる業務を割り振ることがおすすめです。主にテレワーク時のコミュニケーションとして導入されることの多い「Web会議」は、「報告」や「共有」を行うことには長けておりますが、さまざまなアイデアを出し合う「ブレスト」などにはあまり向いていないとされています。その理由は、「Web会議」では基本ひとりひとりが順番に発言をしていくため、その場にいた人の小さな発言やアイデアを拾いにくいという欠点があるためです。より活発で有意義な議論、コミュニケーションを展開するためには、オンラインよりもリアルの方がよいと言えます。オフィスでは、円滑にコミュニケーションが取れることを意識した環境を目指し、従来通りの閉鎖的な会議室だけではなく、より自由に利用、発言、交流ができるような場所を用意するのがよいと考えられます。

 

オフィスの最適化に向け、最近では社内にカフェスペースやリラックススペースを用意する企業も多くなっています。

 

 

 

企業のシンボルとしての役割を担える環境

 

シンボル

 

テレワークのデメリットのひとつに、「帰属意識の低下」というものがあります。「帰属意識」とは、「その組織の一人である・属している」という意識のことで、企業に対する帰属意識は一般的に、経営方針に対する共感や取り扱うサービスや製品への愛情から生まれるとされています。また自分の職務に対して抱くことのある、「組織を自分が支えている」「周りと協力して運営している」という気持ちも帰属意識の一種です。企業に対する帰属意識は初めから持っているものではなく、働いているうちに生まれてくる場合がほとんどでしょう。働いているうちに企業の本質を知ることで経営理念に深く共感したり、他の社員とコミュニケーションをとりながら業務につくうちに「自分もチームの一員だ」と感じるようになります。

 

テレワークは、オフィスワークよりもコミュニケーションの機会が減少してしまう恐れがあります。コミュニケーションが減少すると経営者層と社員の間や、上司や同僚と自分の間など、さまざまな面で認識のズレが生じることもあるかもしれません。このズレが解消されないままでいることで、だんだん違和感を抱くようになり、帰属意識が低下してきてしまいます。

 

帰属意識の低さは、つまり「組織への愛着のなさ」です。

企業で考えると帰属意識の低い社員は、「企業のためではなく、自分の生活のためだけに働こう」と考えており、仕事に対して非意欲的な状態といえます。このような状態では仕事に対するモチベーションが上がるはずもなく、結果として業務効率の低下や生産性の低下を招くことになります。またさらに退職への抵抗も少なくなるため、不満があった際に安易に退職を決断しやすく、離職率の増加、人材定着率の低下につながります。

 

ハイブリットワークの中で帰属意識の低下を防ぐために、オフィスを企業としてのシンボルとして機能させる必要があります。例えば半期に一度、全社員が本社に集まってキックオフミーティングを行うなど、会社が「そこにある」「この人たちが仲間だ」という認識をしっかり持てる機会を用意します。そうすることで企業内で共通認識を生み出し、さらに企業への理解を深めることができるようになるので帰属意識の維持・向上が期待できます。この時「オフィス」という存在は、企業の「象徴」として認識されるでしょう。さらに企業としてのブランディングに生かしたり、イメージ作りへの活用、リクルートへの活用、など対外的にアピールしていく時にもシンボルとして活用することができます。

 

 

 

 

今後のオフィスの活用

今後オフィスはどのように活用されていくのでしょうか。

 

オフィス 人 

 

 

コーポレートブランディング

 

 

コーポレートブランディングとは、企業全体のイメージを向上させてブランド化し、企業としての価値を高めていくことです。コーポレートブランディングの手法としてコーポレートサイトの公開・運営が代表的ですが、新たに「オフィス」という環境も生かすことができます。テレワークによってオンラインでのやりとりが基本となり、直接オフィスへ訪問するという機会が減っている今だからこそ、改めて企業のオフィスを訪れることで「会社」を実感し、特別感を感じることができます。

 

コーポレートブランディングは顧客に対してのみでなく、社員や出資者も対象となります。コーポレートブランディングによるリアルな会社体験は、企業の将来像を具体的に提示することができ、信頼性や将来性を感じさせることができます。それによって社員の仕事へのモチベーションが向上され成果に繋がったり、出資者からの支持を得ることができれば資金調達を有利に進めることができます。

 

 

 

 

顧客へのプロモーション

 

 

集中する業務は自宅やサテライトオフィスなどで行ったほうが効率的ということから、オフィスは「個人の仕事をする場所」というより、顧客や社外に向けた「プロモーション」を目的として活用することが中心となるとも考えられます。

 

先述しましたが、オフィスには企業のシンボルとしての機能も兼ね備えています。企業のシンボルということは企業の理念や風土、イメージを象徴しているということです。この場で顧客との打ち合わせやセミナーを開催することで、より有効的に企業について印象付けることができます。

 

 

 

 

社員のコミュニケーションを図る

 

 

テレワークで損なわれてしまう恐れのある、コミュニケーション活動の維持を目指すために活用できるでしょう。複数の人が集まるオフィスでは、対面でのコミュニケーションを取る機会が多くあります。例えばオフィスの運用として、仕事をするだけのスペースのみでなく、コミュニケーションを促進するようなカフェスペースやリラックススペースを設置することで、より濃厚なコミュニケーションを生み出すことができます。

 

オフィスの中にさまざまなエリアを設けることで、オフィスの中でも業務内容によって働く場所を選ぶことができるようになります。オフィス利用の選択肢を広げることで、より社員にとって有効的なオフィスとなっていくでしょう。

 

 

 

オフィスの最適化

 

選ばれる 正解 注意

 

オフィス環境を見直すべき理由

 

既に全社員が毎日出社するという状況は少なくなりつつあります。そうなると全社員分用意されている固定席は、無駄なスペースとなってしまう恐れがあります。またWeb会議の普及で、会議室の利用が減少してきているということも考えられるでしょう。オフィスの維持にはコストがかかります。不要なスペースにコストを割くことがないよう、オフィスの見直しをしていく必要があります。

 

不要なスペースを見直して、新たに、有効的なスペースとして活用することもできます。座席のフリーアドレス化を進める企業も増えており、こうした企業では固定席を削減する代わりにコミュニケーションスペースを設置したり、会議室の数を減らす代わりにWeb会議用の個室を設置するなど、オフィスの改革が続けられています。

 

ワークスタイルが大きく変化している今、それに合わせてオフィスの見直しも行うことで、無駄の削減を行い、働きやすい環境を手にすることができるのです。

 

 

 

最適なオフィスを作り上げるために必要なこと

 

チェックリスト

 

 

社員の声を聞く

 

 

オフィスの改善は、オフィスではたらく社員の働きやすさを向上させるために行うものです。最適なオフィスを目指すためには、現場の社員の声を大切にしましょう。社員の不満や意見を集めることで、現状のオフィスの課題が見えてきます。

 

「オフィスの椅子が座りづらい」「コーヒーマシンを設置してほしい」「◯◯部署へいくのに時間がかかって手間」「コピー機が遠い」など、現場の社員が日々感じている不満や課題はさまざまです。これを意識してオフィスの改善を行うことで、より最適なレイアウトや動線設計を行うことができ、その後の従業員満足度の向上に繋げることができます。

 

社員の声に従った改善を行なった場合は、その後の業務効率やモチベーションの変化について改めてヒアリングし、必要に応じて改善を重ねていくことが大切です。

 

 

 

 

感覚値に頼らないオフィス利用分析

 

 

特にオフィスや会議室などのオフィス内のスペースの縮小を検討する場合は、より具体的な実績データの取得が必要です。一口に「縮小」と言っても、縮小のしすぎは問題となります。縮小しすぎることなく、どの程度の規模が必要なのかを判断するために、現状のオフィスの利用状況を分析しましょう。

 

ここでいうオフィス分析で大切なことは「感覚値」ではないということです。実際にオフィスで働いている社員のオフィス利用に対する感覚は大切かもしれませんが、この感覚というのは人によって異なってしまいます。Aさんは会議室の利用が減っていると感じている一方で、Bさんは会議室の利用が増えていると感じているかもしれません。100人の社員がいれば、100通りの感覚があります。これを集約するのは至難の業です。

 

オフィスの利用状況を「数字」データとして管理・分析することで、利用実績という根拠に基づいた最適化を図ることができます。現状会議室が5部屋あったとして、直近2ヶ月調査した際に、同時に会議室が利用されている最大値が3部屋だったとしたら、会議室の適正数は3部屋と考えることができるでしょう。

 

ワークスタイルが従来のものとは大きく変わっていますので、従来のオフィスづくりの考え方では対応できないケースも多いでしょう。オフィスの最適化の指標として、感覚値ではない、実際の利用実績に基づいた分析を重ねましょう。

 

 

 

オフィス分析は“Beacaapp Here Pro/ProLite”にお任せ

 

Beacapp Here Pro

 

屋内位置情報サービスとしてオフィスへの導入企業No.1を誇る“Beacapp Here”では、オフィス利用の分析を行うための分析オプション“Beacapp Here Pro”を用意しています。“Beacapp Here”の特性として、リアルタイムな位置情報の取得の他に、行動ログの記録というものがあります。この行動ログはユーザー企業の方に通常公開されているものですが、こちらを分析しようと思うと、なかなか容易なものではありません。

 

“Beacapp Here Pro”ではこの「行動ログ」を、大手オフィスコンサルティング企業である三井デザインテック監修のもと、よりオフィス分析に長けた記録が取れるように6種類のレポートが取れるようになっています。

 

Pro 分析項目

 

分析されたオフィス利用状況のデータを、見やすくわかりやすいグラフで確認できるので、オフィス移転やレイアウト変更の際に役立てることができます。人的調査では把握しきれない詳細なデータを取得することで、オフィス運用の指標を得ることができ、今の働き方にあった最適なオフィスを作ることができるでしょう。

 

分析画面:スペース稼働

分析画面:働き方分析

 

オフィスに大きな変化を与える際は複数の項目に分けてデータが取得できる“Pro”がおすすめですが、日常的に社員の行動(働き方)とオフィスの利用状況を簡潔に調査したいという場合には、分析項目を絞った“Lite版”がおすすめです。“Beacapp Here Pro Lite”では、よりニーズの高い「スペース稼働分析」と「働き方分析」の2種目のみを分析します。長期的に分析を重ねることによって、社員の働き方の変化を把握し、オフィスの最適化を進めていくことができます。

Beacapp Here Pro/Pro Lite

 

 

 

まとめ

 

働き方の変化に応じて、オフィスの存在意義も変化しています。

オフィス利用の頻度が下がると考えられるハイブリッドワークでは、従来のオフィスのあり方が正解とは言い切れないようになっています。

 

オフィスの利用状況を分析し、指標を得ることで、今求められているオフィスの実現を目指すことができます。オフィスの分析は人的調査のみでは難しいところもあるので、必要に応じてITツールの利用も検討することでより良いデータを取得することができるでしょう。

 

過去に囚われることなく、今の働き方に合わせた「最適なオフィス」を目指していきましょう。

 

 

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