企業にとって、「働き方改革」は大切なキーワードです。中でも長時間労働の改善は緊急の課題となっています。「働き方改革」を適切に進めるためには、企業に課されている「労働時間を正確に記録し管理をする義務」の理由をしっかり理解する必要があります。
また、みなし残業は会社と労働者との間で一定の合意をもって、残業対応を行う制度ですが、長時間労働へつながるリスクもあるため、企業として残業時間の適切な管理を行うことが、従業員の健康と仕事の生産性を守るために大切といえるのです。
本記事では、労働時間を把握する義務の法的根拠や、長時間労働を改善するための具体的な対策について解説します。
働き方改革とみなし残業とは？長時間労働現状と課題
「働き方改革」とは、長時間労働を改善したり、有給休暇の取得推進、適正な労働賃金など労働環境を整えるための重要な取り組みです。なかでも、みなし残業の是正、時間外労働の適正管理はいまの日本社会で改革がなかなか進まない課題のひとつといえます。まずは、「働き方改革」について解説しましょう。
働き方改革とみなし残業・長時間労働とは？
近年、働き方改革という言葉を頻繁に耳にするようになりました。
これは、労働環境の改善を目指す厚生労働省が推進するもので、労働基準法（第36条、通称36協定）を中心に定められた法律に基づいています。 主な改革内容には、以下の要素が含まれます。
- 年間5日の有給休暇取得の義務化
- 時間外労働への規制強化
- 同一労働・同一賃金の原則 など
これらを考えるとき忘れてはいけないのは、「みなし残業」の課題です。
みなし残業とは、給料の固定分にすでに一定時間の残業代が含まれている給料形態をいいます。一般的には、残業の有無にかかわらず一定の残業代が支払われる形態のため、社員にとって不利益は少ないように見えますが、みなし残業時間内は残業してもよいという風潮を生み出し、長時間労働の慢性化を招く恐れがある点に注意が必要なのです。
「みなし残業」に隠されてしまう恐れのある長時間労働を見落とさないためには、企業は「みなし残業代を支払ったから大丈夫」ではなく、適切な勤務実態の把握を心がけることが重要であるといえるでしょう。
参考：働き方改革 特設サイト_厚労省
みなし残業について_厚労省
勤務時間のインターバル制度の導入
医療や介護業界、長距離トラックドライバーなど運輸サービス系業界では、2024年4月から重要な労働基準法の改正が施行されるのをご存じの方も多いでしょう。
これには、時間外労働の上限規制やインターバル制度の導入が含まれています。
医療や介護関係者は勤務の性質上、夜間勤務や長時間の労働が発生しがちです。人手不足なども関連し、夜勤明けの連続勤務など、過酷な労働環境に置かれることが多く、労働者の健康や安全に対する懸念を高めています。
これらの問題を解決するために、導入されることになったのがインターバル制度です。インターバル制度は、労働者が一定以上の休息時間を確保できるようにするために制定されました。
具体的には、労働者が一日の勤務を終えた後、次の勤務を開始するまでに最低限確保すべき休息時間を定めるものです。これにより、十分な生活時間や睡眠時間を確保し、健康と安全を守ることが目指されています。
この制度の導入は、長時間労働の是正と労働者の生活の質の向上を目指すものであり、労働環境の改善に向けた重要な一歩といえるでしょう。
働き方改革をしないと違法？労働時間を把握する義務・根拠と企業側のリスク
みなし残業が労働時間に関する問題にもつながっていることをご説明しましたが、このような長時間労働に関する働き方改革に取り組まない場合の企業側の主なリスクについて解説します。
労働基準法に違反とみなされたら懲罰や訴訟の可能性も
労働基準法の第36条（36協定）に違反した場合、深刻な法的責任が生じることがあります。使用者が36協定に違反した場合、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金刑に処される可能性があります。「使用者」は、事業主だけでなく部長や工場長、病院の院長など、組織内の個人も対象になることがありえるのです。刑事罰に至らない場合でも、労働基準監督署から未払い賃金の支払い請求が行われる可能性があります。
労働基準法の遵守は、企業にとって法的なリスクを最小限に抑えるだけでなく、労働者の健康と福祉を守る上でも不可欠な要素となります。
違法または違反とみなされないためにも、客観的な方法で労働時間を適正に把握する対策を講じることが重要です。
社員の仕事の質の低下や離職率増加の懸念
過剰な労働時間は、労働者に対して身体的な負担だけでなく、心理的な負担も課すことになり深刻な影響を及ぼします。たとえば、過度なストレスによる集中力の低下や業務効率の悪化、うつ病などでの長期の休職といったリスクを高めます。
また、現代は「同じ企業で一生働く」という感覚が薄れており、転職へのハードルが低くなっています。過酷な労働環境では、よりよい労働条件を求めて離職するケースも増える懸念があります。
その結果、企業は新しい人材を採用したり、育成するといった人的コストが増加し、企業の負担も重くなってしまうのです。
参考：うつ病等のメンタルヘルス不調事例に関する企業調査 労働安全衛生総合研究所
働き方改革に向けてのおすすめの対策・取り組みと具体例
労働時間管理のシステム導入、柔軟な勤務体系の採用、遠隔勤務の促進などが、働き方改革を支援する効果的な対策になります。それぞれについてみていきましょう。
長時間労働を減らすための新制度の導入
残業が当たり前という考え方や、黙って耐える忍耐力を美徳とする時代は過去のものとなりました。労働時間を減らすための対策として、以下のような新しい制度の導入があります。
フレックスタイム制度の導入
たとえば、海外との取引が多い貿易企業では、従来の9時〜17時の勤務体系では、時差の関係で夜間の残業が増加する傾向にあります。フレックスタイム制度を導入することで、11時〜19時のように勤務時間をシフトし、無駄な残業を減らすことが可能です。
時短勤務社員制度の積極的な導入と適正な運用
近年では多くの企業が、主に子育てや介護をしている社員向けに時短勤務制度を導入していることでしょう。しかし実際のところは、早く帰りにくい環境だったり、同部署の別の社員に負担が多くのしかかるなど、適切な運用に至っていない企業が少なくありません。
そのような職場環境を改善するひとつの方法として、多様な勤務形態の社員の採用があげられます。たとえば8時〜15時までといった早い時間帯に働ける時短勤務社員や、午後から夜にかけて働けるパートタイマーや業務委託の個人事業主など多様な勤務形態の人材をうまく活用することで適正な運用が図れるようになるでしょう。
時代の変化に合わせた柔軟な勤務体系の採用は、働き方改革を推進する上で欠かせない要素となります。
仕事の効率化を目指せる新ツールの導入
仕事の効率化を図るためには、誰もが使いやすいツールの導入が必要になります。多くの時間を占める会議資料の作成や報告書の作成、過去の資料の調査などの作業を効率化することがポイントになります。
Googleドキュメントやスプレッドシートの利用
これらのツールは、URLを知っている人なら誰でもアクセスができ、複数人で同時に閲覧・編集ができるため、資料作成の効率化に大いに貢献します。アクセスできる人を限定することもできるので、情報漏洩のリスクも減らせるでしょう。
連絡ツールの導入
SlackやLINEビジネスなどの連絡ツールの活用もおすすめです。メールや電話よりも、リアルタイムで気軽にやり取りできるため、分からないことを迅速に解決できたり、コミュニケーションが活性化するといったメリットがあります。気軽に連絡できるツールの活用で、在宅ワーク時の孤独感の軽減やコミュニケーションの増加による心的負担が減るといった効果も期待されているのです。
ツールの導入により、無駄な作業を減らし、本来の業務に集中できる時間が増えれば、生産性の向上と労働者の満足度も高まることが期待されます。よりよい労働環境へつながる可能性が広がるでしょう。
労働時間・残業時間を見える化できる新ツールの導入
働き方改革を実践するにあたり、社員の勤務時間の可視化は重要な課題です。勤怠管理の多くは社員の自己申告に依存しているため、社員本人が長時間労働を隠してしまい実際の労働時間を把握できないようなケースも見られます。
これらの課題を解決するためのツールとして、位置情報サービスがあります。位置情報サービスがあれば、社員の勤務時間が客観的なデータとして記録されるため、勤務実態を正確に可視化することができます。
位置情報サービスというと、社員をぎちぎちに「管理」するというイメージを持つ方が少なくありませんが、実際には社員の労働時間が適切な状態かを「見守る」ためのツールになるといえるのです。
一般的な勤怠管理システムと併用することで、社員の勤務時間を的確に把握し、健康と福祉を重視した労働環境の構築ができます。企業としても、生産性の高い労働環境を実現することを期待できるでしょう。
Beacapp Hereを活用した効果的な働き方改革
働き方改革を支援するための位置情報サービスとしてBeacapp Hereをおすすめします。主な特徴を紹介します。
Beacapp Hereとは？
Beacapp Hereは、オフィス内で検知された位置情報データから勤務時間を客観的に把握し、効率的な勤怠管理をサポートする位置情報サービスです。
Beacapp Hereの特徴
ビーコンを設置したエリア内で人や物の位置情報を取得します。52mm×81mm×4mm(17g)ほどの小さなビーコン端末を、必要なエリアに必要な台数を設置するだけなので、柔軟な運用が可能です。
簡単な導入
社員はアプリをスマートフォンにインストールするだけで、すぐにBeacapp Hereを利用開始できます。（スマートフォンの導入がされていない場合でも、社員がビーコンを持ち歩くという方式でBeacapp Hereの利用が可能です。）
プライバシーの保護
Beacapp Hereは、設定されたエリア外では位置情報を取得しません。個人情報の視点からも安心です。
コミュニケーションツールとしての活用
ユーザー検索機能や見やすいMap画面で話したい相手の居場所を確認しやすいのも特徴です。任意で顔写真をアイコンに設定できるため、顔と名前が一致せず話しかけづらいという状況も解消できます。
同僚が集まっている場所を把握し集まりに参加するなど、コミュニケーションの活性化を促します。
Beacapp Hereを使った効果的な勤怠管理サポート
位置情報サービス「Beacapp Here」を利用したときに期待できるポイントを紹介します。
- 社員がオフィスに出社してから退社するまでの勤務時間や行動を客観的なデータとして把握できます。
- 他の社員と比較して、特定の社員の勤務時間が異常に長いなど、社員間の勤務実態の比較ができるようになります。
- 行動履歴データの分析により、働きすぎにつながる原因の調査や改善施策につながります。社員の長時間労働の防止と健康管理など働き方改革の促進に貢献するでしょう。
- 在宅勤務登録システムでリモート勤務の管理も可能です。ハイブリットワークの勤怠管理サポートとしても有効です。
Beacapp Hereの導入により、オフィス勤務とリモート勤務の両方において、有効なツールとなり働き方改革の実現を促すでしょう。
▼Beacapp Hereの詳しい紹介はこちら▼
Beacapp Hereなら手軽に位置情報サービスを導入できる
Beacap Hereの導入で働き方改革ができた事例
Beacapp Hereの導入により、適切に勤務時間を可視化した例と、効率的なフリーアドレス化やハイブリッドワーク管理を実現した企業の事例を紹介します。
労働時間管理の支援ツールとして
Beacap Hereの導入事例として、医療現場での効果的な活用が挙げられます。
2024年4月から始まる医師の働き方改革に向け、「医師が病院に来た時間と、病院を出た時間を自動で把握できるシステム」を求めて導入された成功事例です。
＜導入後の声＞
病院では、勤務と勤務の間に最低9時間のインターバルを設ける「追加的健康確保措置」への対応が課題となっていました。
当院で使用している出退勤システムでは、医師の方の意思によって入力するため不安を感じていましたが、Beacapp Hereを導入したことで、医師の方々が毎日何時に病院に出勤していて、何時に退勤しているかを正しく把握し、勤務間インターバルがきちんと取れているかを見守れるようになりました。
一部の医師からは、位置情報によるプライバシーへの懸念が挙がりましたが、一時的に位置情報の取得をオフにできる「ステルスモード」の利用により解決されました。Beacap Hereの導入により、医師の適切な勤務時間と健康維持が可能となり、働き方改革の一環として大きな成果を上げています。
▼Beacapp Hereの導入事例はこちら▼
医師の健康確保措置を見据えて医師の働き方改革
フリーアドレス化に伴う最適化ツールとして
在宅やサテライトオフィス勤務の導入により、本社のオフィスに空きスペースが多く生じるという課題が浮上しました。社内のフリーアドレス化とより最適な運用を実現するため、「誰がどこで働いているか」を把握できる屋内位置情報サービスのBeacap Hereを導入して成功された事例です。
＜導入後の声＞
社員の行動ログを蓄積できる点が大きな魅力でした。
会議室の利用率やどのスペースが頻繁に使用されているかといったリニューアル後のオフィスの活用状況を把握し、解析・見える化していきたいと思っています。
▼Beacapp Hereの導入事例はこちら▼
社員の勤務時間を適正化し働きやすい環境へ
Beacapp Hereを活用して働き方改革を推進しよう
みなし残業に隠された長時間労働は根深い課題となっています。それを解消に導くための働き方改革に取り組むことは企業として必要不可欠であり、企業の付加価値にもなっていくでしょう。その第一歩として、位置情報サービスを導入して社員のリアルな勤務状況を把握し、客観的なデータに基づいて勤務時間などの勤務体制を見直すことは非常に重要です。
自社の状況や希望に合った新しいツールや仕組みを取り入れ、適切な労働環境を築き・見守り・支援する体制を整え、社員が安心して働ける職場へとつながります。適切な労働管理は、社員にとっての利益やメリットとともに、生産性の向上や企業の安定経営につながり、社員・会社ともによい結果を導くことでしょう。
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