働き方改革が進んで多様な働き方が認められていくなか、『働きづらさ』を感じる声も出てきています。
みんなが働きやすい『ハイブリッドワーク』や『フリーアドレスのオフィス』の実現に向けて期待の高まる『屋内位置情報ソリューション』について解説し、サービスを導入した企業としていない企業の1日の働き方を比較してその有効性について考えていきます！
期待の高まる「屋内位置情報ソリューション」
『屋内位置情報ソリューション』はまだまだ成長段階にあるソリューションです。近年では働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大を受け、オフィスにも積極的に導入されるようになってきています。
屋内位置情報とは
GPSの情報を利用して屋外で位置情報を取得、またそれをもとに現在地や目的地などを表示させ、目的地までの経路や移動時間を表示する地図アプリは我々の生活の一部となっています。スマートフォンを操作するだけで居場所がわかり、表示された経路を辿ることで目的地まで迷うことなく行ける地図アプリはとても便利だということを実感します。
屋内位置情報とは、いわば屋内のGPSです。ただし屋内ではGPSの受信はできないので、BLE(Bluetooth Low Energy)を発信する端末を使用して、その電波をスマートフォンで受信することで位置情報を可視化しています。
屋内の位置情報をスマートフォン上で確認できることで、自分の居場所を把握することはもちろん、同じ環境内にいる人の居場所を表示させたり、検索することができるようになります。オフィスや病院などの複数の人が同一の空間で行動する場所では「人を探す」ということがよくあります。この時に広いオフィス内や病院内を探して回るのではなく、「スマートフォンで居場所を検索する」ようになれば時間と手間を削減することができ、業務が円滑に進むように働きかけることができるようになるのです。
屋内位置情報ソリューションは位置情報を検知し表示するだけのサービスではなく、コミュニケーション活動の活性化を促し、業務改善に働きかけるサポートツールということができるでしょう。
＊屋内位置情報サービスについて、詳しくはこちら＊
オフィス×屋内位置情報｜オフィス内の位置情報取得でオフィスを見える化して、新しい働き方をサポートする
市場規模の拡大
矢野経済研究所は2022年1月7日、屋内位置情報ソリューション市場に関する調査結果を発表しました。同調査は2021年10月〜12月の3ヶ月間、国内で屋内位置情報ソリューションを展開している主要事業者を対象に調査されました。
この発表によると、順調に拡大してきた国内の屋内位置情報ソリューションの市場(事業者売上高ベース)は、2020年度に一度成長が止まっていることが伺えます。売上高は31億8,000万円、前年度比99.7%と、わずかではありますが前年度を割り込む市場規模となりました。しかし2021年度には前年度比129.9%の41億3,000万円と市場規模を拡大させることが見込まれています。その後2022年度には前年度比120.7%、49億8,300万円とさらに拡大されていく予測となり、2024年度まで継続して市場規模が拡大されていくことが予測されています。
この予測については、都心のオフィスでの働き方の見直しの影響から、フリーアドレスやハイブリッドワークの普及にけん引されていくことでオフィスの可視化の需要が高まっていくことが理由と考えられるでしょう。
全ての社員が毎日必ず出社をすることを基本としなくなった現在の働き方では、見えにくくなってしまったオフィスの状況をいかに可視化し、社員間のコミュニケーションをサポートすることができるかが課題となっています。また多様な働き方が広がっていく中で、勤怠や労務管理の困難さも懸念されます。適切な管理を行うためには従来よりも多くの人員や時間を割く必要があり、これによって管理部門の負担が増加してしまう恐れがあるのです。これらの課題を考慮し、解決していくために、屋内位置情報ソリューションの活用が期待されています。
オフィスへの屋内位置情報ソリューションの導入をきっかけに市場規模は拡大し、また他の産業へも影響を及ぼしていくことが期待できるでしょう。
(参考：株式会社矢野経済研究所｜屋内位置情報ソユーション市場に関する調査を実施(2021年))
BeacappHere導入時の働き方の変化
屋内位置情報ソリューションをオフィスに導入した時、働き方はどのように変わるのでしょうか。ソリューションを導入している企業としていない企業での1日の働き方を比較してみましょう。
※前提として、オフィスワークとテレワークを選択できるハイブリッドワークと、固定席を持たない完全フリーアドレスのオフィスを想定して比較します。
国内No1導入実績を誇る屋内位置情報ソリューション『BeacappHere』
手のひらサイズのビーコンという端末とスマートフォンを連動させて位置情報を取得する屋内位置情報ソリューション『Beacapp Here』は、「オフィス向け屋内位置情報サービス 導入社数No.1」「オフィス向け屋内位置情報サービス ユーザー数No.1」を誇ります。(2021年11月時点(株)東京商工リサーチ調べ)
「Beacapp Here」では社員の所在地がリアルタイムで確認できることはもちろん、ビーコン検知のログをもとにオフィス内での行動を可視化することができます。この可視化された行動記録をもとに分析をすることでオフィスが適切に運用されているか、改善点はないか、また社員の働き方でも改善できる点はないかなど検討することができるようになります。
また会議室などの特定の場所を利用したい場合には、使用したい時に部屋が空いていないということがないように「予約」をするかと思いますが、フリーアドレスの社内では会議室以外の座席や共有のワークスペース(ミーティングスペースや個室など)を予約したい場面が出てきます。座席の予約ができていないと出社した際に、その日に働く座席を探すところから始める必要があり大変手間となるためです。これについてはBeacapp Hereのホテリング機能を利用することで解決ができます。
ユーザー目線で作られた直感的に操作でき、また実用的で活用の幅が広い屋内位置情報ソリューションが「Beacapp Here」なのです。
＊Beacapp Hereについて、詳しくはこちら＊
オフィスDXサポートツール“BeacappHere”のご紹介｜悩みを解決して働き方改革
一般社員｜オフィス勤務の場合
＜8:30AM 通勤中＞
出社のため電車に乗り込みます。BeacappHereを導入していない企業に勤めている人は、いつものように個人のスマートフォンを使って音楽を聞いたり、ネットニュースを読んだりしてプライベートの時間として過ごしています。
一方BeacappHereを導入している企業に勤めている人は、会社から支給されているスマートフォンを取り出してBeacapp Hereにログインしました。ホテリング機能を活用して、今日どの座席で仕事をしようかと考え、窓際のカウンター席を予約しました。ついでに、自部署検索機能で同じ部署の人が出社予定なのか在宅勤務予定なのかを確認して、その日の業務プランを考えました。
＜9:00AM 出社＞
Beacapp Hereを導入していない企業に勤めている人は、まず仕事をするための座席を探しますが、今日は出社予定の人が多かったためになかなか座席が空いていません。複数のフロアを移動して、ようやく比較的空いていて落ち着いて仕事ができそうな座席を見つけました。Beacapp Hereを導入している企業に勤める人は、電車のなかで予約した座席に座り、スムーズに業務を始めることができました。
＜10:00AM 来客対応＞
商談のために取引企業の方の来訪がありましたが、商談予定の上司が見つからず、電話をかけましたが繋がりませんでした。Beacapp Hereを導入していない企業に勤める人は社内を駆け回って上司を探しますが、Beacapp Hereを導入している企業に勤める人は、Beacapp Hereのユーザー検索機能で上司を検索し、表示された上司の現在地に向かいました。
＜12:00PM 休憩＞
フリーアドレスとハイブリッドワークによって、誰が出社していて、オフィス内もどこに誰がいるかわからないので、Beacapp Hereを導入していない企業に勤める人は一人でランチを食べにいくことにしました。一方Beacapp Hereを導入している企業に勤める人は、他部署に在籍している同期と久しぶりに交流を深めたいと思い、Beacapp Hereのユーザー検索機能で検索したら出社しているようだったのでTeamsチャットで連絡をしました。ちょうどお昼を取るタイミングだったようで、一緒にランチを食べに行き、部署を超えた交流を深めることができました。※Beacapp HereはMicrosoft Teamsと連携しています。
＜15:00PM 社内ミーティング＞
オープンミーティングエリアで、緊急社内ミーティングを行うことになりました。Beacapp Hereを導入していない企業に勤める人は、オープンミーティングエリアで参加者全員が座れるスペースがあるかを急いで確認しに行きます。一方でBeacapp Hereを導入している企業に勤める人は、BeacappHereの空きスペース検索機能でスペースの混雑状況を確認し、ホテリング機能を使用して、混雑を避けてスペースの予約しました。参加者へのミーティング開催場所の連絡も円滑に行うことができました。
一般社員｜在宅勤務の場合
＜9:00AM 始業＞
勤怠管理の適正化のため、管理部門では「出社したのか在宅勤務をしたのか」を把握する必要があります。Beacapp Hereを導入していない企業に勤める人は、事前に管理部門へ「在宅勤務届」を提出しました。その後勤務開始を伝えるために在籍部署の上司とWeb朝礼を行います。一方Beacapp Hereを導入している企業に勤める人は、BeacappHereの「在宅勤務登録ボタン」を押して在宅勤務を開始しました。在宅勤務のログが残るので、管理部門への事前申請などは必要ありません。
＜11:00AM Web商談＞
商談に参加予定の上司が定刻になっても参加しません。電話をかけてもつながらず、チャットにもメールにも返信がありません。Beacapp Hereを導入していない企業に勤める人は社内にいる他の人に上司の所在を確認しようとしましたが、誰が出社しているかわからなかったので会社の代表電話にかけ、上司を探してもらいました。Beacapp Hereを導入している企業に勤める人は、BeacappHereのユーザー検索機能で上司を検索して居場所を確認し、そのそばにいた同僚に上司に声をかけてもらうように依頼をしたので、すぐに上司と連絡を取ることができました。どちらも上司とコンタクトを取ることはできましたが、スピード感は段違いでした。
＜13:00PM 社内スペース確保＞
社外イベントのため、オフィスのオープンエリアを貸切にする必要があります。Beacapp Hereを導入していない企業ではオープンエリアの予約ができないため、当日どのようにして貸切にできるか考える必要があります。貸切状態を徹底するため、人員の用意も必要でしょう。Beacapp Hereを導入している企業では、ホテリング機能を活用して会議室以外の場所の予約もできるので、指定日の指定の時間、オープンエリアの予約をとり、貸切の体制を瞬時に整えました。
＜15:00PM 社内在庫確認＞
取引先から緊急の備品手配依頼があり、社内に確保している在庫から本日出荷することになりました。社内にいるメンバーに依頼をしたいのですが、Beacapp Hereを導入していない企業に勤めている人では出社しているメンバーがわからず、誰に依頼をすればいいか決めきれなかったため、グループチャットでメッセージを送りました。グループチャットを見た社内にいるメンバーが対応をしてくれましたが、チャットを見てもらうまでの時間、社内倉庫までの移動時間などで取引先へ対応完了までの連絡に1時間程度かかってしまいました。
一方Beacapp Hereを導入している企業で勤める人は、BeacappHereで表示拠点選択機能を使用して社内の、しかも社内倉庫の近くにいるメンバーに依頼をしました。直接依頼をすることができたので、この案件の緊急度と重要度をしっかりと伝えることができました。また出荷先や必要な備品の数などの情報をTeamsチャットで共有することができたので、情報の間違いがなく対応することができました。コミュニケーションがスムーズに行えたので30分ほどで取引先に連絡をすることができました。※Beacapp HereはMicrosoft Teamsと連携しています。
＜18:00PM 終業＞
終業時間となりました。Beacapp Hereを導入していない企業に勤める人は、朝礼同様、上司とのWeb終礼を行う必要があるのですが、上司の会議が長引いているらしく終礼ができずに業務を終わらせることができません。一方Beacapp Hereを導入している企業に勤める人は、Beacapp Hereの「在宅勤務登録ボタン」を押して在宅勤務を終了しました。在宅勤務のログはもちろんですが、Beacapp Hereを使って離れた場所にいても社内のメンバーとコミュニケーションを取りながら業務遂行ができたので、上司とのWeb終礼などは必要ありません。
管理部門による運用
＜勤怠管理＞
企業には適切な勤怠管理を行う義務がありますが、テレワークや在宅勤務など多様な働き方が増えていく中で、「適切な勤怠管理」を行うことは困難を極め、また管理部門の業務を圧迫しています。通常の勤怠管理システムだけでは対応しきれず、申請書やExcelシートで出勤表を作成し、それをもとに管理部門が手動で勤怠データをまとめていることもあるようです。
BeacappHereではオフィスへ出社した時はビーコンの検知ログが残るようになっており、このデータをCSV出力することができます。また在宅勤務の際にも、在宅勤務ボタンを最初に押した時間(業務開始)と最後に押した時間(業務終了)をログとして残し、CSVで一括ダウンロードができるので、いつ在宅勤務を行ったのかを確認しやすくなります。
＊BeacappHereを用いた勤怠管理のサポートについてはこちら＊
どうする？ハイブリッドワークの勤怠管理｜勤務実態の見えづらい環境で適切な勤怠管理を目指す
＜労務管理＞
BeacappHereではオフィスの状況を外出先からでも確認することができます。例えば出張先や自宅からオフィスの状況を確認し、残業が続いてしまっている社員がいないかなどを確認することができます。またTeams連携機能を利用することで、「今日はもう終わりにしよう！明日また頑張ろう！」など、やんわりと帰宅を促すような指導ができるようになります。また業務過多となっている社員がいないかなどを見極めることもできるでしょう。
＜行動分析＞
取得した検知ログを分析して、社員の働き方やオフィス内スペースの稼働状況などを分析することができます。分析したデータをオフィス移転やレイアウト変更に役立てることができ、社員の働き方にあった最適なオフィスづくりを行うことができます。
＊BeacappHereを用いた最適なオフィスづくりについてはこちら＊
進めるオフィスの最適化「ハイブリッドワークで変わるオフィスの在り方」｜オフィス分析でオフィスの有効活用
オフィス可視化のメリット
働き方改革が進んだことで、在宅勤務やテレワークが定着し、オフィス勤務と併せてその日の状況によって働く場所を選ぶハイブリッドワークも普及しました。これらの新しい働き方の普及に伴い、オフィスのあり方も変わり、固定席を持たないフリーアドレスのオフィスを導入する企業も増えています。
そうした中で課題となるのが「誰がどこで働いているのか、わからない」ということです。業務の遂行には複数のメンバーが関わっているので、円滑なコミュニケーション活動の維持はスムーズな業務の遂行に不可欠な要素となり、この「誰がどこにいるのかわからない」という状況は、この円滑なコミュニケーション活動の妨げとなってしまう恐れがあるのです。
オフィスの可視化、つまり「オフィスの中で誰がどこにいるのか簡単にわかる」ようになれば、多様な働き方を社員単位で選択したとしても円滑なコミュニケーションを維持できるようになります。オフィスにいる人同士であれば対面でのコミュニケーションの機会を生み出すことができ、自宅にいる人からはオフィスにいる人へのコミュニケーションのアクションが取りやすくなるのです。
また業務上のコミュニケーションにおいてはチャットやメールなどのテキストベースでは伝わりにくいこともあり、さらには電話による口頭のやりとりでも、その人の表情や雰囲気を読み取りづらいことから正確に内容が伝わらない場合もあります。円滑な業務遂行においては、ある程度の対面コミュニケーションは必要なのです。
そうなると自分がコミュニケーションを取りたい相手が「今どこにいるのか」を知る必要がありますが、広いオフィスの中で特定の個人を探すことは大変です。オフィス内を右往左往して探したのに見つからず、実は在宅勤務でした・・なんてこともあるでしょう。これでは時間と労力の無駄となってしまいます。
オフィスの可視化によって誰がどこにいるのかを瞬時に知ることができるようになれば、人を探す手間や時間を削減することができ、居場所に応じたコミュニケーション活動を行うことができるようになるのです。
＜オフィス可視化のメリット＞
＊円滑なコミュニケーションの促進・維持
＊人を探す手間や時間の削減
まとめ
1日を通して見てみると、やはり業務におけるコミュニケーションの大切さを実感します。多様な働き方を取り入れ、働き方改革を推進していくためには、円滑なコミュニケーション活動を維持できることが必要不可欠です。また働き方を自由に選択する中でも勤怠や労務の適切な管理は求められており、働き方改革の推進が管理部門への業務圧迫の影響とならないよう配慮する必要があります。
社員と管理部門、両サイドが抱える課題を解決できるのが屋内位置情報ソリューションである「BeacappHere」です。多様な働き方を取り入れることによる課題にしっかりと目を向け、それを改善できるツールも取り入れていくことで、働く環境がより良くなることを目指していきましょう。
▶︎株式会社ビーキャップ
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