アフターコロナの現状では、オフィス出社の形をとる企業が増えてきました。
そこで本記事では、アフターコロナのオフィスの課題や改善案、事例について詳しく解説します。
本記事をお読みいただくことで、アフターコロナのオフィスの課題や改善案について理解を深めることができますので、是非とも最後までお読みください。
アフターコロナにおけるオフィスとは？
新型コロナウイルスの流行が落ち着きを見せる中、多くの企業がオフィスへの出社を再開しています。しかし、アフターコロナのオフィスは、パンデミック前とは大きく変化しています。
リモートワークの普及により、働き方に柔軟性が求められるようになり、オフィスの役割も再考されているのです。
このセクションでは、アフターコロナにおけるオフィスの現状と、リモートワークからオフィス回帰の流れについて掘り下げていきます。
リモートワークからオフィス回帰の流れへ
リモートワークが一般化したことで、多くの従業員は自宅での仕事に慣れ、その利便性を享受しました。
しかし、企業文化の醸成やチームワークの強化、直接的なコミュニケーションの重要性が見直され、オフィスへの回帰が進んでいます。
この流れにより、オフィスの機能を再定義し、従業員のニーズに合わせた空間づくりへとシフトしているのが現状です。
アフターコロナのオフィスは、単なる作業場所ではなく、コラボレーションとイノベーションの場としての役割が期待されています。
オフィスが抱える課題とは？
アフターコロナのオフィスが直面する課題は多岐にわたります。まず、コミュニケーションの問題が挙げられます。
リモートワーク中心の生活からオフィスへ戻った従業員は、対面でのコミュニケーションに再び慣れる必要があります。
また、オフィスのレイアウトも新たな課題です。ソーシャルディスタンスを保ちつつ、効率的な作業空間をどう設計するかが問われています。
さらに、災害対策としてのオフィスの機能強化、集中して仕事をするための環境整備、会議室の予約システムの見直し、フリーアドレス制の導入に伴う問題など、解決すべき課題は数多く存在します。
これらの課題にどう対応していくかが、アフターコロナのオフィスのあり方を左右することになるでしょう。
課題1: コミュニケーションの問題
コミュニケーションの問題は、アフターコロナのオフィスにおいて最も顕著な課題の一つです。リモートワークが長期化したことで、従業員間の対面でのコミュニケーション能力が低下しているケースが見受けられます。
特に、新入社員や若手社員は、オンラインでのやり取りに慣れている反面、対面でのコミュニケーションスキルが未熟なことが課題となっています。
この状況は、チームワークの構築やプロジェクトの進行にも影響を及ぼし、組織全体の生産性に悪影響を与えかねません。したがって、コミュニケーションの質を向上させるための具体的な施策が求められています。
課題2: オフィスのレイアウトの問題
オフィスのレイアウトは、従業員の働きやすさや生産性に直結する重要な要素です。アフターコロナのオフィスでは、ソーシャルディスタンスを保つためのスペース確保が必要になり、従来の密集したデスク配置を見直す動きが加速しています。
しかし、スペースを広げることで生じる問題もあります。
例えば、コミュニケーションの機会が減少する、チームの一体感が損なわれる、といった課題が挙げられます。
また、フレキシブルな働き方を支えるためには、個々の作業スタイルに合わせた多様なワークスペースの提供が求められるでしょう。
課題3: 災害対策
アフターコロナのオフィスでは、災害対策も大きな課題となっています。特に、地震や台風などの自然災害に対する備えは不可欠です。
オフィス内に非常食や防災用品を備えること、緊急時の避難経路や安全確保のための訓練を定期的に実施することが求められます。
また、リモートワークの普及により、在宅勤務中の従業員の安全を確保するための対策も考慮する必要があります。
災害時における業務継続計画（BCP）の策定や見直しも、アフターコロナのオフィスにおいては欠かせないポイントです。
課題4: 仕事に集中できない
アフターコロナのオフィスでは、集中力の維持が新たな課題として浮上しています。
オフィスへの出社が再開されたものの、家庭との境界が曖昧になったリモートワーク期間に慣れた従業員は、オフィスの環境に再適応することに苦労しています。
また、オフィス内の騒音や人の動きが多い開放的な空間では、仕事に没頭することが難しくなっているのです。これにより、生産性の低下やストレスの増加が懸念されており、集中できる環境作りが急務となっています。
課題5: 会議室予約の問題
さらに、アフターコロナのオフィスでは会議室予約の問題も顕在化しています。テレワークが一般化したことで、オフィスに出社する目的が「チームでのコラボレーション」や「重要な会議」に特化してきたため、会議室への需要が以前にも増して高まっています。
しかし、限られた会議室を効率的に使うためのシステムが未整備である企業も少なくなく、予約の重複や会議室不足によるトラブルが生じています。
これにより、業務の遅延や従業員間の衝突が発生するケースも見受けられ、スムーズなオフィス運営を妨げる要因となっているのです。
課題6: フリーアドレスの問題
フリーアドレス制を採用する企業も増えていますが、これには課題が伴います。従業員が毎日異なる席に座ることで、チーム間のコミュニケーションが取りづらくなることがあります。
また、個人の荷物の置き場所に困る、お気に入りの作業環境を確保できないといった問題も生じています。フリーアドレスは柔軟な働き方を促進する一方で、従業員の満足度や生産性に影響を与える可能性があるため、慎重な導入と運用が求められます。
オフィスの課題を改善するメリット
オフィスの課題を改善することには、多くのメリットがあります。
まず、コミュニケーションがスムーズになることで、社員間の意思疎通がスムーズになり、チームワークの向上が期待できます。結果として、社員間でのアイデアの共有もできるようになることから、社員の創造性向上にも繋がります。
また、作業環境が整うことで従業員の満足度が高まり、結果として生産性の向上にもつながります。
社員のストレスを限りなく軽減することができれば、業務改善、業績改善にも繋がることから、その重要性については明白でしょう。
オフィスの改善案・アイデア
オフィスを改善する上では、次のような方法が存在します。
- 作業スペースの改善
- 音・光・空気対策
- 災害対策
- オフィスレイアウトの改善
- 管理ツールの導入
ここでは、それぞれのオフィス改善案について紹介していきます。
作業スペースの改善
作業スペースの改善において重要なのは、従業員がそれぞれの業務に最適な環境で作業できるようにすることです。
具体的には、集中を要する作業のための静かなエリアの設置や、クリエイティブなアイデアを出すためのリラックスできる空間の提供が挙げられます。
また、デスクや椅子は人間工学に基づいたデザインのものを選び、長時間の作業でも体への負担を軽減することも大切です。デスクや椅子に関しては、次の基準のものが良いと言われます。
- デスク: 一般的に幅120cm、奥行き60～70cm
- 椅子: 長時間座っても疲れず、角度や高さが柔軟に調整できるもの
これらの改善を行うことで、従業員の満足度と生産性の向上が期待できます。
音・光・空気対策
オフィスでの作業効率を高めるためには、音・光・空気の環境を整えることが不可欠です。騒音を抑えるためには、防音材の利用や静かなエリアの設定が効果的です。
また、自然光を取り入れつつ、ディスプレイの映り込みを防ぐための遮光カーテンの設置も重要です。自然光に関しては、労働安全衛生規則第604条・605条で下記のように定められており、遵守が求められます。
（照度）
第六百四条 事業者は、労働者を常時就業させる場所の作業面の照度を、次の表の上欄に掲げる作業の区分に応じて、同表の下欄に掲げる基準に適合させなければならない。ただし、感光材料を取り扱う作業場、坑内の作業場その他特殊な作業を行なう作業場については、この限りでない。
（採光及び照明）
第六百五条 事業者は、採光及び照明については、明暗の対照が著しくなく、かつ、まぶしさを生じさせない方法によらなければならない。
２ 事業者は、労働者を常時就業させる場所の照明設備について、六月以内ごとに一回、定期に、点検しなければならない。(労働安全衛生規則 第三編 第四章 採光及び照明)
さらに、空気の質を保つためには、定期的な換気や空気清浄機の導入が推奨されます。一般的に、夏は室温25〜28℃、湿度55〜65％、冬は室温18〜22℃、湿度45〜60％が目安と言われます。
これらの対策を講じることで、従業員の快適性と集中力を向上させることができます。
災害対策
災害対策は、オフィス環境においても重要な課題の一つです。地震や台風などの自然災害は予測が困難であり、オフィスが被害を受けるリスクを常に抱えています。
そのため、非常用品の備蓄や避難経路の確保、従業員への災害時の行動指針の周知徹底など、万全の準備が求められます。
また、データのバックアップやシステムの復旧計画も整え、ビジネスの継続性を確保することが不可欠です。これらの対策を行うことで、万が一の時にも迅速かつ冷静に対応することが可能となります。
オフィスレイアウトの改善
オフィスレイアウトの改善は、働きやすい環境を作る上で欠かせません。フレキシブルな空間設計により、コミュニケーションの活性化やプライバシーの確保が可能になります。
例えば、オープンスペースと個室をバランス良く配置することで、集中が必要な作業とチームでの協働を両立させることができます。
また、リラックスできる休憩スペースの設置は、従業員のストレス軽減にもつながります。効果的なレイアウト変更には、従業員の意見を取り入れつつ、柔軟性と機能性を重視した設計が求められるでしょう。
管理ツールの導入
管理ツールの導入は、オフィスの運営を効率化し、多くの課題を解決する鍵となります。
特に、会議室予約やフリーアドレスの問題に対しては、専用の管理システムを活用することで、スムーズなスペース利用が可能になります。オフィススペースの稼働状況や人の動きを可視化することができれば、業務効率化につながるオフィス運用が実現できます。
また、タスク管理ツールを導入することで、チーム内の進捗状況が一目で把握でき、コミュニケーションの効率も大幅に向上します。これらのツールは、リモートワークとオフィスワークの双方に対応しており、柔軟な働き方を支援する重要な要素です。
オフィスの改善事例
社員の健康や柔軟な働き方を支援するために、様々な取り組みを行ってるのが下記企業です。
- 三井不動産株式会社
- 日清食品ホールディングス株式会社
ここでは、各社の取り組みについて簡単にご紹介します。
事例1: 三井不動産株式会社
三井不動産株式会社では、アフターコロナを見据えたオフィス改善に取り組んでいます。
オフィス移転をきっかけに、社員の位置情報がわかるようなICTツールの導入を検討する中で、屋内位置情報サービスであるBeacapp Hereを導入しました。
さらには、分析オプションサービスであるBeacapp Here Proを活用し、オフィスレイアウト変更などの改善活動も実施し、オフィス改善のPDCAを回し、最適なオフィス環境を目指しています。
参考：三井不動産株式会社 | 導入事例 | Beacapp Here(屋内位置情報サービス)
事例2: 日清食品ホールディングス株式会社
日清食品ホールディングス株式会社では、フリーアドレス制を導入する上で、社内オフィス環境の改善に取り組んでいます。
完全フリーアドレス制を導入したのに合わせ、社員同士がお互いの居場所を把握するためのソリューションとして、Beacapp Hereを導入しました。
ホテリング機能を含む「出社予約システム」を利用し、部署ごとの出社率や、座席の使用状況を把握することに成功。
また、近隣地域の2拠点に導入することで、オフィスごとの社員の動きも把握できるため、確認の手間が省けるなど、業務効率化に成功しています。
参考：日清食品ホールディングス | 導入事例 | Beacapp Here(屋内位置情報サービス)
まとめ
アフターコロナのオフィス環境は、リモートワークの経験を活かしつつ、出社する意義を再考する動きが見られます。
コミュニケーションの活性化、レイアウトの最適化、災害対策の強化、集中力の向上、会議室の効率的な利用、フリーアドレス制の見直しなど、多岐にわたる課題に対応するための改善案が提案されています。
三井不動産や日清食品ホールディングスのような事例を参考に、各企業が独自の改善策を模索し、より良いオフィス環境を目指していくことが求められています。
Beacapp Hereは、これらのニーズに応えるための優れたソリューションを提供可能です。
業務管理の効率化、さらには働き方の多様化に対応するための機能を備えており、多くの企業での導入が進んでいます。効率的な業務管理と従業員の満足度向上を実現するための第一歩として、Beacapp Hereをぜひご検討ください。
▶︎株式会社ビーキャップ
https://jp.beacapp-here.com/corporate/
▶︎Beacapp Here｜ホームページ
https://jp.beacapp-here.com/
▶︎Beacapp Here｜Facebook
https://www.facebook.com/BeacappHERE/
▶︎Beacapp Here｜Youtube
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