運用負荷の少なさが、使い続けられる秘訣
居場所の可視化が、コミュニケーションと防災を考える土台に
利用者数
10,700名（12拠点の合計）
検知エリア数
1,500箇所（12拠点の合計）
デジタル情報通信本部 e-TOYOTA部 総括室
プロフェッショナル・パートナー 天野 裕二 様
情報通信企画部 事業管理室 総括G
グループ長 宇田川 旭 様
トヨタ自動車株式会社様では、2022年10月よりBeacapp Hereをご利用いただいています。
導入から約3年が経過した現在、ユーザー数はおよそ1,000名から10,700名まで増えました。
第2弾となる今回の取材では、運用を続けてきた中で感じている変化や課題について、改めてお話を伺いました。
前回の事例では、導入背景や初期の効果、防災活用の可能性についてご紹介しています。本記事ではその続編として、実際の利用シーンや社員の声を交えながら、Beacapp Hereがどのように使われているのか、そのリアルな実態に迫ります。
導入背景や初期の効果については、第1弾の事例記事をご覧ください。
▼ 第1弾事例はこちらからご覧いただけます。
https://jp.beacapp-here.com/case/toyota-connected/Q1.導入から3年、使い方や感じている効果に変化はありましたか？
宇田川様（以下、「宇」）：やっぱり圧倒的に「誰がどこにいるのか探す」という基本的な部分には、当初から変わらず、今も大きな効果を感じています。ロケーションが複数あるグループも多く、他拠点の部下の出社状況が見えるので助かるという話をマネージャーから頂く事も多いです。
運用面での変化でいえば、導入から1年を経過する頃から EntraID連携を始めました。毎月、入社頂く方、社内の異動者も多く...
天野様（以下、「天」）：以前インタビューに来てくださった時には、3拠点で使用していて、ユーザー数も1,000人を超えるぐらいでした。それが今では12拠点、約10,700人で使っているので、驚きますよね。私も何度か他拠点の担当者から相談というか、連絡を受けたことはありますが、どこもやっぱりオフィスのフリーアドレス化の話があって、誰がどこにいるかわからなくなるのを防ぎたいっていうのがあったと思いますね....
- ※EntraID連携（有償オプション）： Beacapp Hereを社内の認証基盤であるMicrosoft Entra ID（旧Azure Active Directory）と連携することで、部署異動や組織変更が発生した際も、ユーザー情報を手動で更新することなく、自動的に反映できる仕組みです。
- ※防災機能：出社しているメンバーの中から、事前に設定された独自のロジックに基づき、防災リーダーを任命する機能です。
他拠点へ広がるきっかけの一つに
導入企業インタビュー全文はこちら
Q2.運用を続ける中で、印象に残っている取り組みはありますか？
天：今の働き方に合わせた防災体制に課題を感じているという話から、防災機能という新機能の開発につなげてくださったときのタイムリーな対応は印象的でした。
元々弊社では、外出や休暇を除いて全ての社員が出社することが前提だったので、防災体制も整えやすくて機能もしていました。ですが、出社とリモートワークが混在するようになったので、万が一何かあった時に、防災体制の中心人物がオフィスにいない可能性が...
宇： EntraID連携もそうですね。導入から1年が経つ10月ごろに EntraID連携ができないか相談させてもらいました。大規模な組織改編がある前までに、連携できていないと結構厳しいなと思っていました。データの持ち方や設計の関係で難しいところもあったのですが...
Q3.現在感じている課題や、今後取り組みたいことを教えてください。
宇：新しく入社した人、異動してきた人は繋がりがなくて不安だと思うんですよね。誰かと接触しなければいけない時に、どこにいるかわからない、探さなければいけない、だと困るじゃないですか。現実問題としてBeacapp Hereのスマホアプリの設定を正しく行っていない人は...
天：避難訓練で使用した防災機能ですが、まだ社員の中に浸透していないという課題があります。年に2回、避難訓練を実施していますが、毎回同じ人が防災リーダーに任命されるわけではないので、社員からしたら馴染みのない機能になってしまい、「通知が来てもどうしていいかわからない」となってしまうのです。まだまだ機能として認知が足りないなという印象ですが、最近Beacapp Hereから地震速報連携機能がリリース...
- ※地震速報連携：気象庁により、企業ごとに事前に設定された震度以上の地震発生が発表された際、地震発生エリアにある拠点で検知されている人のリストを、導入拠点および全体管理者へ送信する機能です。
導入企業インタビュー全文はこちら
先進技術開発カンパニー プロジェクト領域
AD-V：バリューチェーン革新Project 主任 秋間 聡 様
e-TOYOTA部アプリ・事業基盤開発室 金成 敬子 様
Q1.Beacapp Hereを使いはじめたときの印象と、よく使っている場面を教えてください。
秋間様（以下、「秋」）：私がこのオフィスに来たのは2024年1月なのですが、それ以前は別の拠点で、出社時に自分で席を選んで登録する仕組みを使っていました。ただ、その仕組みでは出社した時以降は更新されていないケースがほとんどで、「登録上はそこにいるけれど、実際にそこにいるかどうかは分からない」という状態になることが多かったです。
そうした環境から移ってきたので、Beacapp Hereを初めて使ったときは、Bluetoothで自動的に位置が分かるという点がとても新鮮でした。手動で更新する必要がなく...
金成様（以下、「金」）：同じくBluetoothで居場所がリアルタイムにわかるということにすごく驚いたのですが、同時に便利だなと思いました。
私は派遣社員という形態で働いているのですが、最初は経理グループに所属していました。そのグループには弊社が入居している36階・37階の各部署から費用処理依頼が届くのですが、不備があると、申請者に戻す必要があるのです。そんな時...
「おかえり通知機能」をレクチャー
導入企業インタビュー全文はこちら
Q2.Beacapp Hereがあって「助かった」と感じた場面はありますか？
秋：日常的に上司を探す場面で使っているのですが、自動で居場所が更新されることにとても助かっています。というのも、やはり役職が上がると移動は多くなるし、細かい操作をする時間は取りづらくなってしまうと思うんです。なので今使っているツールが手動で居場所の登録操作をしなければならないものだったら、多分上司が今どこにいるかはわからなかったでしょうし...
宇：秋間さんのケースでは、まさに EntraID連携の効果を感じられました。短期間の異動ではあったものの、 EntraID連携していなければ異動する時と戻ってきた時とで合計2回、Beacapp Hereの登録を変更しなければならなかったのですが、 EntraID連携のおかげで...
金：今所属している部署では、働く時間や場所にとらわれない多様な働き方が浸透しています。固定的な出社・退社時間に縛られない環境だからこそ、相手の状況を把握しながらコミュニケーションを取ることが重要になります。Beacapp Hereで「今オフィスにいらっしゃる」と分かったタイミングで声をかけることで...
秋：金成さんのおっしゃる通りで、コミュニケーションを取るために居場所が知りたくて、居場所を知るために使う、といったように使っています。
Q3.今後、Beacapp Hereに期待していることや、こうなったらもっと便利だと感じる点はありますか？
秋：今よりもっと、なるべく多くの拠点で導入が広がると嬉しいです。この拠点にも24階に外部の方をお招きして打ち合わせを行うスペースがあるので、私の部署でも、24階に行っている人が結構います。なので、せめて「24階にいる」ってことだけでもわかるようになると...
金：そうですね。秋間さんのおっしゃるように、この拠点でも、連携のある他のフロアにいる人が見えるようになるといいなと思います。
また、今は任意での登録になっているのですが、顔写真の登録が進むともっと便利になるなと思います。フロアが分かれていてこれだけ多くの方がいらっしゃると...
秋：使い方の面でも工夫ができると思っていて、今後の使い方として、居場所が分かることで、人との距離感や話すタイミングを判断しやすくなるのではないかと感じています。
たとえば、組織体制の見直しや業務の進め方について意見交換をする場面など、まだ正式に決まっていない内容を話すこともあると思います。そうしたときに、関係者の耳に意図せず入ってしまうと、誤解を生む可能性もあります。Beacapp Hereで...
導入企業インタビュー全文はこちら
※本記事に記載の所属・役職は、取材時点のものです。
