いざという時は逃げ遅れ把握に、日常は人探しに。
防災とフリーアドレスを支える仕組み
利用者数
350名
検知エリア数
約140箇所
コーポレート管理部 総務課 主査 石塚 森悟 様
水処理施設の設計・施工・メンテナンスを手がける水道機工株式会社様では、本社における防災対策と、フリーアドレス環境での社員の所在把握に課題を感じていました。特に、災害発生時に「誰がオフィスにいるのか」「避難場所に移動できているのか」を迅速に確認できる体制づくりは、社員の安心・安全を守るうえで重要なテーマでした。
同社ではBeacapp Hereを導入し、避難訓練での活用に加え、日常の人探しや部門をまたいだコミュニケーションの円滑化にも役立てています。
Q1.防災対策に対するお考えや、現在の働き方について教えてください。
石塚様（以下、「石」）：当社の社長は、社員の安心や安全に対する意識を高く持っており、「いざという時に誰がオフィスにいるのかをすぐに確認できるようにしたい」と考えていました。夜間や休日に地震が発生した場合、残業や休日出勤をしている社員がいるかもしれないですし、全員帰宅しているかもしれません。そうした状況が把握できないことに問題意識を持っていました。
本社所属の社員は約200名ですが、リモートワークや出張、休暇などもあるため...
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Q2.位置情報の活用を検討されたきっかけや選定のポイントを教えてください。
石：検討のきっかけとしては、やはり防災対策の強化です。社長の方針にもあるように、社員の安心・安全を守るために、災害時に「誰がどこにいるのか」を把握できる状態にしたいという考えがありました。加えて、平常時にも社員の所在が見えにくいという課題があったため、防災と日常の両方で活用できる仕組みが理想だと考えていました。
実は当初、社内で内製して運用を試みたことがあります。二次元バーコードを読み取ってチェックインする仕組みで、出社時や会議室の利用時に、都度、二次元バーコードを読み取って、所在を記録する想定でした。しかし実際には...
Q3.Beacapp Here導入にあたり、社員の皆様へ周知するときに気をつけたことはありますか？
石：社員への周知で特に意識したのは、「位置情報を取得すること」に対する不安への配慮です。導入前のトライアル実施時に、高齢層よりも若手から40代の社員の方が慎重な反応を示すことが多く、デジタルツールへの理解があるからこそ、位置情報の取得に敏感に反応する人が一定数いると感じました。そのため、本導入にあたっては、事前に仕組みをしっかり説明することを重視しました。具体的には、どのように位置情報が取得されるのか、どこまで可視化されるのかを丁寧に伝えました。加えて...
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Q4.避難訓練でもご活用いただいたとのことですが、どのような変化がありましたか？
石：最も大きな変化は、避難後の状況把握が早くなったことです。直近の避難訓練では、Beacapp Hereが実際の避難場面においてどの程度使えるのかを検証する意味もあり、避難場所にビーコンを設置して、避難した社員をしっかり検知できているかを確認しました。
結果として、Beacapp Hereは期待どおり機能していたと感じています。避難場所に集まった社員数を把握できたほか、事前に訓練に参加できないという連絡をもらっていた社員は、オフィス内で検知されていました。一部、オフィスで検知されたままの社員もいましたが、最終的には避難場所で検知されており、そのタイムラグも長くて10分程度でした。実際の災害時でも...
Q5.今後の活用や展望について教えてください。
石：避難訓練での活用を通じて、Beacapp Hereをより有効に機能させるためには、社内の設定面や運用面をさらに整えていく必要があると感じています。あわせて、総務部門だけでなく、各部門の管理者にも、有事の際にどのように活用するのかを理解してもらうことで、防災対応の中でもより実践的に使えるようにしていきたいと考えています。
日常業務の面では、今後も「顔と名前が一致しにくい」という課題...
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コーポレート管理部 採用教育課 主査 平社 裕代 様
Q1.Beacapp Hereを使い始めたときの印象を教えてください。
平社様（以下、「平」）：使い始めた当初は、「人を探しやすくなって助かる」というのが率直な印象でした。Beacapp Hereが導入されたのは、私が入社して半年ほどたち、ちょうど先輩社員から独り立ちして、1人で中途採用を担当し始めるタイミングでした。業務上、他部署の社員や管理職と連携する場面も多いのですが、まだ顔と名前が一致していない方も多く、「どうやって探せばいいのだろう」と思っていた時期だったので、とても便利だと感じたことを覚えています。
先日も、中途入社して間もない方がBeacapp Hereを見ながら...
Q2.普段、どのような場面でご活用いただいていますか？
平：普段よく使っているのは、わざわざミーティングを設定するほどではないものの、直接会って話したいことがある時です。たとえば、Beacapp Hereで「執務室にいる」ことを確認してから伺う、という使い方をよくしています。
当社は部署ごとにフロアが分かれているため、他部署の方だと...
石：会議室の利用状況を確認する場面でも使うことがあります。予約が入っていないのに会議室が使われている時もあるため、そんな時にBeacapp Hereで誰が会議室を使っているのかを確認します。使用者によっては...
Q3.働き方やコミュニケーションにどのような変化を感じていますか？
平：人を探すことに対するハードルは、かなり下がったと感じています。Beacapp Hereが導入される前に先輩へ「皆さんどうやって人を探しているのですか」と尋ねたところ、「その部署の庶務の方に確認しています」と言われたことがありました。ただ、私自身は...
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※本記事に記載の所属・役職は、取材時点のものです。
