ワンフロアでも「誰がどこにいるか分からない」。
ログイン率97％、人探しから防災・オフィス改善へ
広がるBeacapp Here活用
利用者数
約200名
検知エリア数
約92箇所
総務人事部 総務課長
清澤 隆子 様
総務人事部 総務課 係長
柴本 麻美 様
複数フロア・固定席から、約200名が働くワンフロア・グループアドレスへ。
「誰がどこにいるのか分からなくなるのでは」という懸念がある一方で、「ワンフロアなら目視でも探せるのでは」という考えもあった国際ビジネスコミュニケーション協会様。
なぜ、オフィス移転と同時に位置情報サービスを導入したのか。ログイン率97%まで定着した工夫と、人探しから防災・オフィス改善へと広がる活用について伺いました。
お伺いしたポイント
- ・「ワンフロアなら目視でも探せるのでは」という考えが移転準備を進める中で変わった理由
- ・位置情報への不安にも向き合い、ログイン率97%まで定着した方法
- ・人探しがコミュニケーションを支え、防災にも広がる具体的な活用
- ・「席が足りない」を感覚ではなくデータで判断するオフィス運用
Q1.固定席からグループアドレスへ。移転を機に働き方を変えられた背景について教えてください。
清澤様（以下、「清」）：以前のオフィスは固定席で区画も部署ごとに細かく分けられていたため横のつながりが生まれにくく、組織自体も縦割り化していることに課題を感じていました。こうしたサイロ化した組織をオフィスから改善していこうという考えも移転の背景の一つとしてあり、新オフィスでは「つなぐ」をコンセプトの一つとしていました。
ただ、いきなりフリーアドレスにしてコミュニケーションをとって、というのは...
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Q2.「ワンフロアなら目視でも探せるのでは」という考えもあった中で、位置情報サービスの導入を進められた理由を教えてください。
清：移転プロジェクトが動き出してから数ヶ月経った頃に、情報システム部部長からBeacapp Hereの導入を提案されました。
固定席ではなくなるので、「誰がどこにいるかわからない」ということは思っていましたが、当時はまだ什器なども入っておらず、何もないフロアを見ると意外と狭く見えたんです。ワンフロアということもあり、目視でも人を探せるのではないか、位置情報サービスを入れなくても大丈夫なのではないかという感覚にもなりました。ところが実際に什器が入り...
Q3.ログイン率97％。移転と同時に導入したBeacapp Hereを協会内に定着させるため、どのような工夫をされましたか？
清： Beacapp Hereの導入については、移転前に何度か開催した新オフィスの運用説明会で、移転準備の一つとして職員に伝えました。また、各部署の代表者との定例会でも新オフィスで必要になる準備を説明し、各部署に持ち帰って周知してもらっていました。「移転までにやること」をまとめた資料も用意していたので、ある程度、事前に浸透していたのではないかと思います。
一方で、位置情報を取得することに対して...
柴本様（以下、「柴」）：移転と同時に導入したことも、定着しやすかった理由の一つだと思います。長年の固定席からグループアドレスに変わることで、「誰がどこにいるかわからなくなる」という不安もあったと思うんです。その中で、新しい働き方を補うツールの一つとしてBeacapp Hereをあわせて案内できたことは大きかったと感じています。
導入当初には、利用のきっかけづくりとして...
方法に関する
案内を掲示
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Q4.「探しに行って、いなければ戻る」がなくなった。Beacapp Hereで日常業務はどのように変化しましたか？
清：固定席だった頃は座席表を見て人を探していましたが、グループアドレスになって座席表がなくなったので、代わりにBeacapp Hereを使うようになったのではないかと思います。
オフィス内に総務カウンターを設置しているのですが、担当者がカウンターの近くにいないことはよくあります。なのでカウンター上にはBeacapp Hereを使った総務課メンバーの探し方を説明するスタンドを置いています。オフィス内を見ていてもスマホを持って...
柴：以前はフロアが分かれているオフィスだったので、別のフロアの職員に用事がある時には電話をしたり、いるかいないかわからないまま探しに行って、いなければ戻ってきたり、ということもありました。Beacapp Hereの導入によって、マップ上で在席状況を見た上で...
誰がどこにいるのかを検索 アイコンには
顔写真が登録されていて
顔と位置情報が
セットでわかる
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Q5.避難訓練での活用をはじめ、防災面ではBeacapp Hereをどのように活用されていますか？
柴：防災での活用は、導入した当初から考えていた目的の一つです。実際に避難訓練でも活用したのですが、前回の訓練では、スマートフォンを持って避難していない職員も多く、避難後の点呼に活用するうえでは課題も見えました。次回に向けて...
清：避難訓練では、事前に参加者を募ってリストを作成し、そのリストをもとに点呼しています。ただ、これは訓練だからできることで、実際に災害が発生した場合には、その日誰が出勤しているのか、誰が外出しているのかもすぐには分からないと思います。そう考えると...
■ 離れた場所からの所在確認が、日常業務で
役立つ場面も
清：防災とは少し違いますが、休日出勤していた職員から「空調をつけてほしい」と連絡をもらったことがありました。オフィスはエリアごとに空調が分かれているため、まずはどこにいるのかを確認しなければなりませんでした。真夏の暑い時期だったためできるだけ早く空調をつける必要もあり、Beacapp Hereで居場所を確認して...
担当者がビーコンを持って待機 スマートフォンで
オフィス内の状況と
避難所の状況を確認
柴：消火器などの防災備品の場所もBeacapp HereのMap上に表示しています。防災備品の情報はもともと別で管理していましたが、普段から多くの職員が見るところで、防災備品がどこにあるのかも確認できるというのは、ありそうでなかったなと思います。
表示した翌日には...
Q6.「席が足りない」「いや、空いている」。そんなオフィスの状況を感覚だけで判断しないために、今後、位置情報データをどのように活用していきたいと考えていますか？
清：オフィス内のさまざまな場所で働いてもらい、自分にとって働きやすい場所を見つけてもらえたらという思いから、グループアドレスは固定ではなく、年に2回ほど配置をシャッフルしています。どの部署同士が近くにいると仕事がしやすいのかということや、外出頻度によってオフィスの利用状況も異なるので、全体的なバランスを見ながら配置を考えています。今後はこうした全体のバランスを見るうえでも、Beacapp Here Pro Liteで可視化される...
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営業部 法人営業課 担当課長 山本 郁雄 様
Q1.協会内で誰かとコミュニケーションを取りたいとき、Beacapp Hereをどのように活用されていますか？
山本様（以下、「山」）：以前は50名ほどの執務室で働いていて、少し見渡せば誰がいるのか分かるような環境でした。今のオフィスに移転してからは、200名ほどがワンフロアで働くようになり、誰がどこにいるのか分からないことも増えたので、Beacapp Hereを活用しています。毎朝出勤したらブラウザでBeacapp Hereを立ち上げていて、基本的にブラウザは開いたままにしているので、1時間に1回以上は見ていると思います。それに加えて...
Q2.居場所を確認してから動けることで、人の探し方やコミュニケーションはどのように変わりましたか？
山：移転前のオフィスは固定席だったので、座席表を見れば誰がどこにいるのか分かりました。席にいなかったとしても、離席しているのか休暇なのかある程度当たりをつけられましたし、隣の人に聞けば分かるような環境だったと思います。今はグループアドレスなので、同じチームのメンバーでも、その日誰がどこに座っているのかは分かりません。それは自由に働けるグループアドレスの良さでもあると思うのですが、Beacapp Hereはそこで生まれる「誰がどこにいるのか分からない」という部分をカバーしてくれるツールだと思っています。
Beacapp Hereがなかったら、そもそも誰に聞けば探している人の居場所が分かるのかも分からず、オフィス内を歩き回って探すようなこともあると思います。もしかすると...
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※本記事に記載の所属・役職は、取材時点のものです。
